Bài tập cá nhân Quản lý Hành vi tổ chức trong các dự án nhóm môn Hành vi tổ chức | Đại học kinh tế Quốc dân

lOMoAR cPSD| 58564916
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
-------- -------- BÀI TẬP CÁ NHÂN
Môn: Hành vi tổ chức
Quản lý Hành vi Tổ chức trong các Dự án Nhóm: Học từ
Trải Nghiệm Cụ Thể
Họ và tên: Vũ Phương Điệp
Mã số học viên: CH320139 lOMoAR cPSD| 58564916 Hà Nội, 2024 MỤC LỤC
I. Giới Thiệu............................................................................................................................................3 1.
Mở đầu với sự quan trọng của Hành vi Tổ chức trong quản lý dự án nhóm...........................3 2.
Nêu rõ mục đích của bài lbáo cáo và tầm quan trọng của việc áp dụng kiến thức về Hành vi
Tổ chức vào thực tế...............................................................................................................................3
II. Trải Nghiệm/ Tình huống thực tế:.....................................................................................................4 1.
Về doanh nghiệp: Viện Trí tuệ Nhân tạo.....................................................................................4 2.
Vấn đề thực tế gặp phải:..............................................................................................................4 3.
Xác định yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề:......................................................................................5 4.
Một vài biện pháp theo quan điểm cá nhân để cải thiện vấn đề:..............................................6
III. Kết Luận..............................................................................................................................................7 lOMoAR cPSD| 58564916 I. Giới Thiệu
1. Mở đầu với sự quan trọng của Hành vi Tổ chức trong quản lý dự án nhóm
Hành vi Tổ chức đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án nhóm, nhấn mạnh sự tương tác
phức tạp giữa thành viên và cách họ hoạt động cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Sự quan
trọng này được thể hiện qua các khía cạnh sau:
Một trong những khía cạnh chính của Hành Vi Tổ Chức là việc xây dựng và quản lý nhóm.
Người học không chỉ học cách hình thành một nhóm làm việc tích cực mà còn làm thế nào để duy
trì sự đồng thuận và đạt được mục tiêu chung. Sự hiểu biết về cách tổ chức nhóm có thể tạo nên
một nền tảng vững chắc cho quá trình quản lý dự án nhóm, giúp tối ưu hóa hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn.
Hành Vi Tổ Chức cũng hướng dẫn về quản lý dự án nhóm, cung cấp cho người học những kỹ
năng và chiến lược cần thiết để lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý nguồn lực hiệu quả. Quản
lý dự án nhóm không chỉ là việc phân công nhiệm vụ mà còn liên quan đến cách các thành viên
tương tác, đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề.
Giao tiếp hiệu quả trong nhóm là một khía cạnh quan trọng khác của Hành Vi Tổ Chức. Người
học được hướng dẫn về tầm quan trọng của việc truyền đạt ý kiến, lắng nghe và xây dựng một môi
trường giao tiếp tích cực. Giao tiếp hiệu quả giúp tránh được sự hiểu lầm, tăng cường sự hợp tác
và đồng thuận trong nhóm, tạo điều kiện cho một quá trình làm việc mượt mà.
Quản lý xung đột và đàm phán là một khía cạnh khác được đề cập trong nội dung. Việc này giúp
người học nhận thức về tính không tránh khỏi của xung đột trong quá trình làm việc nhóm và học
cách giải quyết nó một cách tích cực. Đồng thời, khả năng đàm phán được coi là yếu tố quan trọng
để duy trì sự hòa hợp và đồng thuận trong nhóm.
Tạo môi trường làm việc tích cực là một mục tiêu của Hành Vi Tổ Chức trong quản lý dự
án nhóm. Người đọc được khuyến khích xây dựng mối quan hệ tích cực, tạo ra một không gian
làm việc thoải mái và hỗ trợ, nơi mà mọi người cảm thấy tự tin chia sẻ ý kiến và ý định. Môi
trường tích cực có thể giảm căng thẳng và thúc đẩy hiệu suất làm việc nhóm.
Cuối cùng, mục tiêu hướng đến còn tập trung vào việc áp dụng kiến thức từ Hành Vi Tổ Chức
vào thực tế. Người học không chỉ học từ lý thuyết mà còn có cơ hội áp dụng những nguyên tắc đã
học vào các dự án và trải nghiệm thực tế. Điều này giúp phát triển kỹ năng quản lý và tư duy tổ
chức thông qua việc học hỏi từ những trải nghiệm thực tế và đối mặt với thách thức trong quản lý dự án nhóm.
2. Nêu rõ mục đích của bài lbáo cáo và tầm quan trọng của việc áp dụng kiến
thức về Hành vi Tổ chức vào thực tế
Bài báo cáo này nhằm mục đích thể hiện quá trình áp dụng kiến thức về Hành Vi Tổ Chức vào
thực tế, đặc biệt trong ngữ cảnh quản lý dự án nhóm. Bài báo cáo sẽ đi sâu vào ví dụ cụ thể trường
hợp sự việc xảy ra tại doanh nghiệp – Viện Trí tuệ Nhân tạo – nơi người học làm việc, mô tả và
xác định vấn đề, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề và thảo luận về cách phương án/cách
thức giúp xử lý tình huống hiệu quả hơn. lOMoAR cPSD| 58564916
II. Trải Nghiệm/ Tình huống thực tế:
1. Về doanh nghiệp: Viện Trí tuệ Nhân tạo a. Số Lượng Lao Động:
Tổng số lao động: 55 người (35 chính thức + 20 khoán). b. Lao Động Chính Thức:
• Số lượng: 35 người, chiếm phần lớn lao động của doanh nghiệp.
• Phân bố theo độ tuổi: Đa dạng, tuy nhiên, đặc biệt chú ý đến số lượng lao động sinh từ
1998 trở đi (20 người), có thể đại diện cho đội ngũ nhân viên trẻ, đầy năng động và có khả
năng thích ứng nhanh chóng với các xu hướng mới. c. Lao Động Khoán:
• Số lượng: 20 người, trong đó có Giáo sư, Phó Giáo Sư, Tiến sĩ bằng cấp quốc tế.
• Đánh giá: Đây là một phần quan trọng của đội ngũ lao động, đặc biệt nếu họ có bằng cấp
quốc tế. Điều này có thể đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có nguồn lực với kiến thức
chuyên sâu và kinh nghiệm quốc tế, làm tăng khả năng cạnh tranh và sáng tạo. d. Ưu Điểm:
• Độ Tuổi Đa Dạng: Việc có sự đa dạng về độ tuổi trong lao động chính thức là một điểm
mạnh, vì nó mang lại sự kết hợp giữa sự trẻ trung và sự trải nghiệm.
• Chất Lượng Lao Động Khoán: Việc sử dụng Giáo sư, Phó Giáo sư tiến sĩ có thể tăng cường
chất lượng kiến thức và năng lực của doanh nghiệp. e. Thách Thức và Đề Xuất:
• Chủ Động Đào Tạo: Cần chú ý đến việc chủ động đào tạo cho nhóm lao động chính thức,
đặc biệt là nhóm sinh từ 1998 trở đi, để họ có cơ hội phát triển và tiến bộ trong công việc.
• Tối Ưu Hóa Sự Hài Hòa: Điều chỉnh cơ cấu lao động sao cho sự hài hòa giữa các nhóm
lao động, tận dụng sức mạnh và đặc điểm tích cực từ mỗi nhóm.
2. Vấn đề thực tế gặp phải:
Trong vai trò nhân sự kiêm đào tạo, tôi đang đối mặt với một thực tế công việc đa dạng và
thách thức. Công việc chủ yếu của tôi là quản lý hành chính nhân sự, chiếm 80% thời gian làm
việc. Tuy nhiên, 20% còn lại lại đòi hỏi sự tập trung và kỹ năng quản lý cao đặc biệt trong lĩnh
vực quản trị đào tạo.
Trong khía cạnh quản trị đào tạo, nhiệm vụ chính của tôi là kết nối giữa thầy cô giảng viên, trợ
giảng và đại diện khách hàng. Điều này đòi hỏi tôi phải truyền đạt một cách chính xác yêu cầu từ
đối tác và phối hợp công việc giữa các bên liên quan. Phân công công tác giảng dạy, xây dựng lịch
trình đào tạo, và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người tham gia là những phần quan trọng trong phần việc này.
Đặc biệt, phân công xây dựng bài giảng là một trong những khía cạnh quan trọng, yêu cầu hiểu
biết sâu rộng về nội dung đào tạo, nắm bắt được trình độ chuyên môn và khả năng truyền đạt của
mỗi thầy cô giảng viên. Tôi cũng phải đảm bảo rằng lịch trình đào tạo là hợp lý và đáp ứng đúng
nhu cầu của người học, khách hang sử dụng gói dịch vụ đào tạo.
Sự đa dạng của công việc này đòi kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian và sự linh hoạt. Tuy
nhiên, dù đã nỗ lực, tôi vẫn gặp một vài khó khăn trong việc quản lý nhóm đào tạo trong mỗi kỳ
làm việc với khách hàng, chi tiết như sau: lOMoAR cPSD| 58564916
• Mất kết nối khi giao tiếp và trao đổi với thầy cô giảng viên
• Dễ dàng xảy ra xung đột giữa các bên
• Thái độ không hợp tác từ một số cá nhân/đối tượng đặc biệt
• Thiếu sự hỗ trợ từ cấp quản lý
3. Xác định yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề:
Đầu tiên, với lịch trình giảng dạy dày đặc ở trường Đại học (nơi các thầy cô trực tiếp giảng
dạy và thuộc biên chế) và thời gian lớn cho việc nghiên cứu các dự án, việc liên hệ để trao đổi với
các thầy cô là khó khăn, nhiều thách thức. Tin nhắn thường bị trôi, không có phản hồi trong nhóm.
Hẹn họp trực tiếp cũng gặp khó khăn do lịch trình bận rộn, dẫn đến mất kết nối trong quá trình
trao đổi ý kiến và thông tin quan trọng.
Thứ hai, xung đột giữa các bên là một thách thức lớn và thường xuyên xảy ra. Yêu cầu thay
đổi bài giảng, thay đổi lịch học từ phía khách hàng không được đồng ý từ phía thầy cô, tạo ra xung
đột về ý kiến. Những vấn đề về lịch trình thay đổi bất ngờ là thường thấy do có nhiều yếu tố ảnh
hưởng đến lịch trình của doanh nghiệp đối tác. Tuy nhiên với khối lượng công việc quá lớn và thời
gian làm việc dài, gần như không có thời gian trống để thay đổi thì thầy cô khó có thể thay đổi lịch
trình hay phát sinh bổ sung, thay đổi những bài giảng đã chuẩn bị từ trước. Việc thống nhất từ sớm
là rất quan trọng nhưng không còn là cách giải quyết mâu thuẫn và đảm bảo lịch trình được duy
trì một cách hiệu quả như trước kia.
Cuối cùng, một số cá nhân có học thức và bằng cấp cao hơn thường không muốn nghe theo
phân công, tìm kiếm sự đồng ý để thực hiện theo ý cá nhân. Đôi khi còn có hành vi cố tình không
phản hồi tin nhắn dù được nhắc nhở khi không/chưa hoàn thiện bài giảng hoặc bàn bạc đến vấn đề
mà đối tượng không đồng tình. Tình trạng "cái tôi cao" này đôi khi tạo ra sự không nhất quán trong
nhóm và đòi hỏi sự quản lý tận tâm để tạo ra sự đồng thuận và hiệu suất cao hơn.
Sau khi tôi có trao đổi với quản lý trực tiếp, cũng chưa có sự hỗ trợ hay sự can thiệp nào từ
cấp quản lý. Điều này cũng ảnh hưởng đến tinh thần làm việc cũng như hiệu suất làm việc của bản
thân do xuất hiện sự thất vọng và chán nản trong tôi.
Từ đây, có thể xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề được trình bày ở trên như sau:
• Yếu tố ảnh hưởng: Lịch trình giảng dạy dày đặc và khó khăn trong việc liên lạc với thầy cô
Giải thích: Môi trường làm việc quá tải tạo áp lực không cần thiết và gây khó khăn trong
việc tương tác. Đây là yếu tố chủ quan từ mỗi thầy cô giảng viên do lựa chọn làm nhiều
công việc 1 lúc từ nhiều đơn vị khác nhau. Điều này tạo nên môi trường làm việc mất cân
đối, ảnh hưởng đến mức độ thỏa mãn trong nhu cầu sinh học theo đánh giá của tháp nhu cầu Maslow.
• Yếu tố ảnh hưởng: Xung đột về yêu cầu thay đổi bài giảng và lịch học:
Giải thích: Các yêu cầu thay đổi không được đồng ý có thể làm tăng xung đột ý kiến và
làm suy giảm hiệu suất của nhóm. Theo tháp nhu cầu Maslow thì yếu tố này dẫn đến sự
không thỏa mãn về nhu cầu xã hội của toàn bộ thành viên trong nhóm nói chung. lOMoAR cPSD| 58564916
• Yếu tố ảnh hưởng: Tình trạng “cái tôi cao’ của một số cá nhân:
Giải thích: Sự không nhất quán trong nhóm có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất
và tinh thần làm việc của nhóm. Theo tháp nhu cầu Maslow, yếu tố ảnh hưởng này dẫn đến
sự không thỏa mãn về nhu cầu được tôn trọng đối với người làm việc là quản lý đào tạo.
• Yếu tố ảnh hưởng: Thiếu hỗ trợ từ cấp quản lý
Giải thích: Sự thiếu hỗ trợ có thể dẫn đến tình trạng thất vọng và chán nản trong nhóm.
Theo tháp nhu cầu Maslow, vấn đề này dẫn đến sự không thỏa mãn về nhu cầu xã hội của
người lao động, ở đây là quản lý đào tạo.
4. Một vài biện pháp theo quan điểm cá nhân để cải thiện vấn đề:
a. Biện pháp giải quyết yếu tố ảnh hưởng “Lịch trình giảng dạy dày đặc và khó khăn trong
việc liên lạc với thầy cô”
• Hội đồng quản trị đào tạo: Thiết lập một hội đồng quản trị đào tạo để giảm áp lực lên các
thầy cô, người quản trị và tối ưu hóa lịch trình giảng dạy.
• Hệ thống giao tiếp hiệu quả: Sử dụng các công cụ trực tuyến hoặc ứng dụng để tăng cường
giao tiếp và đảm bảo mọi tin nhắn đều được ghi chép và phản hồi. Tổ chức các buổi họp
online trực tuyến qua các phần mềm, công cụ trực tuyến như GoogleMeet, Teams, Zoom,
… để hạn chế thời gian di chuyển và “mở rộng” khung thời gian có thể họp để trao đổi giữa các bên.
• Thống nhất lịch trình giữa các bên: Lập bảng lịch trình chung, đề nghị các thầy cô giảng
viên phản hồi về thời gian làm việc và lịch trình (có thể công khai) tối thiểu 1 tuần 1 lần để
quản trị đào tạo có thể chủ động nắm bắt và sắp xếp lịch.
b. Biện pháp giải quyết yếu tố ảnh hưởng “Xung đột về yêu cầu thay đổi bài giảng và lịch học”
• Hội đàm và đàm phán: Tổ chức các buổi họp để thảo luận và đàm phán với khách hàng về
các yêu cầu thay đổi, đồng thời tạo ra sự thống nhất từ đầu.
• Lập kế hoạch dự trữ: Xây dựng kế hoạch dự trữ và đề xuất sự linh hoạt trong lịch trình để
giảm thiểu tác động tiêu cực. Bổ sung giáo viên, trợ giảng sẵn sàng thay thế (khi cần).
• Đặt ra quy tắc rõ ràng: Xây dựng quy tắc rõ ràng về thay đổi lịch trình và định rõ trách nhiệm của mỗi bên.
c. Biện pháp giải quyết yếu tố ảnh hưởng “Tình trạng "cái tôi cao" của một số cá nhân”
• Đào tạo và phát triển: Cung cấp chương trình đào tạo, phát triển về quản lý nhóm và làm
việc nhóm để tăng cường tinh thần đồng đội. Hỗ trợ tối đa cho nhân sự trực tiếp làm việc
được học tập và phát triển, nâng cao vị thế bản thân. Giảm thiểu cách biệt về trình độ học
vấn giữa các đối tượng làm việc cùng nhóm.
• Hỗ trợ tâm lý: Tổ chức buổi trao đổi để giúp cá nhân hiểu rõ hơn về vai trò của họ trong nhóm.
d. Biện pháp giải quyết yếu tố ảnh hưởng “Thiếu hỗ trợ từ cấp quản lý” lOMoAR cPSD| 58564916
• Hội đàm và phản hồi: Tổ chức cuộc họp giữa nhóm và quản lý để chia sẻ ý kiến và đề xuất
biện pháp cải thiện. Tiếp tục đề nghị sự hỗ trợ từ cấp quản lý trong khoảng thời gian thích
hợp và nêu rõ các vấn đề và mức nghiêm trọng của vấn đề.
• Hệ thống phản hồi liên tục: Thiết lập một hệ thống phản hồi liên tục giữa nhóm và cấp quản
lý để đảm bảo thông tin và ý kiến được truyền đạt một cách hiệu quả. Giúp quản lý năm
bắt tình hình một cách rõ ràng và kịp thời nhất. III. Kết Luận
Qua việc xác định vấn đề, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề trong môi trường
làm việc quản lý dự án nhóm thực tế của bản thân tại Viện Trí tuệ Nhân tạo, có thể thấy rằng tình
trạng áp lực và xung đột trong nhóm có xu hướng xuất phát từ một số yếu tố cơ bản: Lịch trình
làm việc cá nhân dày đặc và khó khăn trong giao tiếp, cùng với sự thiếu hỗ trợ từ cấp quản lý, đã
tạo ra một môi trường làm việc không thuận lợi.
Nếu nhìn vào góc độ của Tháp Nhu cầu Maslow, có thể thấy rằng các vấn đề này đặt ra
những thách thức lớn về thỏa mãn nhu cầu cơ bản, an toàn, xã hội, và tự thực hiện của các thành
viên trong nhóm. Sự không nhất quán và tình trạng "cái tôi cao" có thể làm giảm động lực làm
việc và tạo ra môi trường làm việc không ổn định.
Để giải quyết tình trạng này, cần thiết phải tìm ra các biện pháp nhằm cải thiện giao tiếp,
quản lý lịch trình, và tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn. Đồng thời, sự hỗ trợ từ cấp
quản lý là quan trọng để khắc phục những khó khăn và đảm bảo tinh thần làm việc tích cực trong
nhóm. Quản lý đào tạo cần có vai trò quan trọng trong việc giải quyết xung đột và khích lệ sự đồng
thuận trong nhóm, tạo điều kiện cho mọi thành viên có thể đóng góp và cảm thấy được trọng dụng.