Bài tập lớn: Nghiên cứu về làm việc nhóm và động lực môn Hành vi tổ chức | Học viện Ngân hàng

LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh toàn cầu hóa với sự phức tạp ngày càng tăng của các dự án, làm việc nhóm
hiệu quả không chỉ là một kỹ năng mềm mà đã trở thành yếu tố then chốt quyết định sự
thành bại của một tổ chức. Sức mạnh tập thể khi được khơi dậy và định hướng đúng đắn có
thể tạo ra những kết quả vượt trội so với nỗ lực của các cá nhân đơn lẻ. Bài tập của nhóm em
đi sâu vào nghiên cứu vai trò của làm việc nhóm và đặc biệt là động lực nhóm – ngọn lửa
thúc đẩy sự gắn kết, sáng tạo và hiệu suất của các thành viên trong việc đạt được mục tiêu
chung. Động lực từ lâu đã được coi là một trong những yếu tố cốt lõi chi phí hành vi và hiệu
suất của con người, nó không chỉ thuộc về mỗi cá nhân mà còn mang tính tương tác và lan
tỏa giữa các thành viên. Có thể nói, làm việc nhóm và động lực nhóm là hai yếu tố không thể
tách rời, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của mọi tập thể.
I.Tổng quan về nhóm và làm việc nhóm 1.Lý thuyết về nhóm làm việc a.Khái niệm
+ Nhóm: là một tập hợp từ 2 người trở lên, ảnh hưởng và tác động lên nhau, cùng chia sẻ
những đặc điểm tương đồng, cùng những mục tiêu và quy chuẩn, cùng có cảm nhận về cái chung.
Nhóm là một mô hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân, tương tác và phụ thuộc lẫn
nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể.
+ Nhóm làm việc: một nhóm làm việc sẽ sinh ra sự hợp lực tích cực thông qua việc cùng nỗ
lực. Mỗi nỗ lực cá nhân sẽ dẫn đến mức độ hiệu quả lớn hơn so với tổng các yếu tố đầu vào
của các cá nhân. b.Phân loại b.1. Khái niệm -
Nhóm chính thức: được tạo ra một cách có chủ đích bởi các tổ chức để đạt được các
mục tiêu hoặc nhiệm vụ cụ thể. Những nhóm này hoạt động trong cấu trúc của tổ chức và
được đặc trưng bởi các vai trò, trách nhiệm và quy định rõ ràng. -
Nhóm không chính thức là các hiệp hội được hình thành một cách tự phát giữa các cá
nhân dựa trên sở thích chung, nhu cầu xã hội hoặc các mối quan hệ giữa cá nhân, thay vì
được thành lập bởi các tổ chức chính thức b.2. Đặc điểm Nhóm chính thức -
Hình thành có mục đích: các nhóm chính thức được tổ chức với các mục tiêu cụ thể
trong tâm trí, chẳng hạn như hoàn thành dự án, đưa ra quyết định hoặc thực hiện các chiến
lược. Việc hình thành của chúng nhằm giải quyết các nhu cầu cụ thể của tổ chức -
Cấu trúc được định nghĩa: những nhóm này có một hệ thống phân cấp rõ ràng xác
định vai trò và trách nhiệm. Các thành viên được chỉ định theo chức năng công việc của họ,
đảm bảo rằng các nhiệm vụ được quản lý hiệu quả -
Thành viên dựa trên công việc: thành viên của các nhóm chính thức thường được xác
định bởi vai trò công việc, chuyên môn, hoặc trình độ. Các cá nhân được chỉ định hoặc chọn
cho các nhóm chính thức dựa trên sự liên quan của họ với các mục tiêu của nhóm -
Giao tiếp chính thức: giao tiếp trong các nhóm chính thức tuân theo các quy trình và
kênh đã được thiết lập, điều này duy trì trật tự và sự rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin.
Các tương tác thường được lên lịch và ghi chép lại -
Trách nhiệm và đánh giá: các thành viên của các nhóm chính thức phải chịu trách
nhiệmvề hiệu suất của họ và các đánh giá định kỳ có thể được thực hiện để đánh giá tiến độ
của họ trong việc đạt được các mục tiêu của nhóm - Gồm 2 loại: nhóm chỉ huy và nhóm nhiệm vụ
Nhóm phi chính thức -
Tính tự phát: nhóm không chính thức hình thành một cách tự nhiên khi mọi người tự
họp dựa trên sở thích chung hoặc tương tác xã hội, mà không có bất kỳ sự khởi xướng chính thức nào -
Thiếu cấu trúc: chúng thường không có vai trò, hệ thống cấp bậc hoặc quy trình chính
thức nào điều hành hoạt động của chúng. Tính linh hoạt này cho phép sự thích ứng và thay đổi trong nhóm -
Tập trung vào nhu cầu xã hội: mục đích chính của các nhóm không chính thức thường
là xã hội, cung cấp cho các thành viên sự hỗ trợ về mặt cảm xúc, tình bạn và cảm giác thuộc
về, điều này có thể nâng cao sự hài lòng trong công việc tổng thể -
Giao tiếp linh hoạt: giao tiếp trong nhóm không chính thức là thoải mái và cởi mở,
cho phép các thành viên chia sẻ thông tin một cách tự do và giải quyết các vấn đề dễ dàng
hơn so với trong các bối cảnh chính thức -
Ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức: các nhóm không chính thức có thể hình thành văn
hóa tổ chức một cách đáng kể bằng cách thiết lập các chuẩn mực xã hội, ảnh hưởng đến hành
vi và tạo điều kiện cho việc kết nối giữa các thành viên -
Gồm 2 loại: nhóm lợi ích và nhóm bạn bè
b.3. Phân biệt nhóm chính thức và phi chính thức Đặc điểm Nhóm chính thức Nhóm phi chính thức
Hình thành Do tổ chức thành lập
Tự phát dựa trên tương tác cá nhân Cơ cấu
Rõ ràng, có người lãnh đạo/quản lý
Không chính thức, lãnh đạo có thể được chỉ định không rõ ràng Mục đích
Thực hiện mục tiêu của tổ chức
Đáp ứng nhu cầu xã hội, tình cảm của thành viên
Tính chất Công việc, hiệu quả, năng suất
Cá nhân, tình cảm, xã hội Quy tắc
Theo quy định, quy chế của tổ chức
Theo chuẩn mực ngầm của nhóm
c.Lý do hình thành nhóm - An toàn:
+ Giảm tình trạng mất an toàn của tình trạng đơn lẻ + Cảm nhận sự mạnh mẽ, tự tin khi
thuộc vào một nhóm - Hội nhập:
+ Nhu cầu xã hội + Phát triển mối quan hệ - Sức mạnh:
+ Thực hiện đa dạng công việc + Khả năng hội tụ: tài năng, kiến thức,..
d.Giai đoạn hình thành nhóm (Áp dụng mô hình Tuckman’s phân tích các giai đoạn phát
triển của nhóm)
Giai đoạn 1 - Hình thành (Forming) -
Đặc điểm: đây là giai đoạn đầu tiên khi các thành viên mới tập hợp để tạo thành một
nhóm. Họ bắt đầu quá trình làm quen, tìm hiểu về các thành viên khác và mục tiêu chung của
nhóm. Đây là giai đoạn khó để mọi người hòa hợp, khó xác định mục tiêu chung và chưa
hiểu rõ nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên trong nhóm. Vì vậy vai trò của người lãnh đạo
hết sức quan trọng, phải xác định mục tiêu rõ ràng và dẫn dắt các thành viên đi đứng hướng. -
Tâm lý: Các thành viên có thể cảm thấy hào hứng nhưng không chắc chắn và lo lắng
về vai trò của mình trong nhóm -
Vai trò của lãnh đạo: cung cấp cấu trúc, hướng dẫn rõ ràng, hình thành mục tiêu của
nhóm (SMART), tạo môi trường an toàn và tin tưởng, giúp các thành viên làm quen và xác định được vai trò.
Giai đoạn 2 - Biến động (Storming) -
Đặc điểm: giai đoạn này xảy ra khi dự án đã bắt đầu hoạt động, các thành viên đã làm
quen được với nhau, quen với môi trường từ đó bắt đầu thể hiện quan điểm cá nhân và ý kiến
khác biệt dẫn đến xuất hiện xung đột. Xung đột nảy sinh từ phong cách làm việc, cách cư xử,
cách tiếp cận công việc,.. -
Tâm lý: tinh thần các thành viên có thể đi xuống, cảm thấy hụt hẫng, hoài nghi dẫn
đến sự hình thành phe phái, tranh chấp, mâu thuẫn nội bộ -
Vai trò của lãnh đạo: giải quyết xung đột một cách xây dựng, tạo điều kiện cho các
thành viên bày tỏ ý kiến, giúp nhóm tìm được tiếng nói chung và thiết lập các quy tắc làm việc
Giai đoạn 3 - Chuẩn hóa (Norming) -
Đặc điểm: Đây là giai đoạn khi các thành viên đã vượt qua xung đột và bắt đầu làm
việccùng nhau một cách hiệu quả hơn. Trong giai đoạn này, các thành viên đạt được sự đồng
thuận về các quy tắc, chuẩn mực và quy trình làm việc từ đó giảm xung đột, mối quan hệ trở nên gắn kết hơn -
Tâm lý: các thành viên cảm thấy thoải mái, tin tưởng lẫn nhau và cảm thấy mình là
một phần của tập thể -
Vai trò của lãnh đạo: tạo điều kiện cho sự hợp tác, củng cố các chuẩn mực và xây
dựng tinh thần đồng đội
Giai đoạn 4 - Ổn định (Performing) -
Đặc điểm: đây là giai đoạn nhóm hoạt động ở mức cao nhất, các thành viên làm viejc
cùng nhau một cách hiệu quả và đạt được kết quả xuất sắc. Các mục tiêu được hoàn thành
đúng hạn và chất lượng công việc được nâng cao. Nhóm có thể tự quản lý và đưa ra quyết
định mà ít cần sự can thiệp của lãnh đạo -
Tâm lý: các thành viên cảm thấy tự tin, có động lực và tự hào về thành tựu nhóm, mối
quan hệ ngày càng được gắn kết -
Vai trò của lãnh đạo: tạo điều kiện để nhóm tự quản lý, tập trung vào việc hỗ trợ và
pháttriển các thành viên
Giai đoạn 5 - Kết thúc (Adjouring) -
Đặc điểm: đây là giai đoạn cuối cùng khi nhóm đã hoàn thành hoặc không hoàn thành
mục tiêu, chính thức kết thúc vai trò của nhóm. Các thành viên có thể cảm thấy buồn bã hoặc
hài lòng về những gì đã đạt được. Đây là thời điểm để nhìn lại quá trình làm việc, đánh giá
kết quả, ghi nhận những thành công và rút ra bài học kinh nghiệm. Giai đoạn này cũng là cơ
hội để các thành viên chuẩn bị cho những thách thức mới trong tương lai - Tâm lý: các thành
viên trải qua nhiều cảm xúc khác nhau, từ hài lòng đến buồn bã -
Vai trò của lãnh đạo: tổ chức các hoạt động tổng kết, ghi nhận đóng góp của các thành
viên, giúp các thành viên chuyển tiếp sang các nhiệm vụ mới hoặc nhóm mới 2.Lý thuyết về nhóm hiệu quả
a.Định nghĩa nhóm hiệu quả
Nhóm hiệu quả là một tập hợp các cá nhân làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu
chung, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi các thành viên phát huy được
tối đa tiềm năng của mình và cùng nhau phát triển. b.Đặc điểm của nhóm hiệu quả - Thành
viên có kỹ năng làm việc -
Quan hệ làm việc thoải mái -
Thành viên yêu quý và trung thành với nhóm/ người lãnh đạo -
Giá trị và mục tiêu của nhóm và cá nhân hòa hợp -
Động viên cao độ trong nhóm -
Thân thiện và hỗ trợ khi tương tác, giải quyết vấn đề -
Thành viên tương hỗ nhau trong khai thác tiềm năng cá nhân -
Thành viên chấp nhận mục tiêu và đòi hỏi chung của nhóm -
Giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên -
Bầu không khí thân thiện, kích thích sự sáng tạo - Thông tin cởi mở -
Thích ứng với thái độ và mục tiêu của các thành viên khác -
An toàn trong ra quyết định
c.Phân biệt nhóm hiệu quả và nhóm không hiệu quả Đặc điểm Nhóm hiệu quả Nhóm không hiệu quả Mục tiêu Rõ ràng, được cam kết Mơ hồ, thiếu cam kết Giao tiếp
Cởi mở, trung thực, lắng nghe
Kém, một chiều, tiêu cực Tin tưởng Cao, tôn trọng lẫn nhau
Thấp, nghi ngờ, thiếu tôn trọng Hợp tác
Tích cực, hỗ trợ lẫn nhau
Độc lập, cạnh tranh không lành mạnh Quyết định
Dựa trên sự đồng thuận
Vội vàng, độc đoán, trì hoãn Lãnh đạo
Hiệu quả, truyền cảm hứng, tạo điều
Yếu kém hoặc độc đoán kiện Tinh thần
Đồng đội cao, gắn kết, trách nhiệm
Đồng đội thấp, xa cách, ích kỷ tập thể
d.Phân tích các hoạt động đã làm để xây dựng nhóm hiệu quả -
Đào tạo: tiến hành những bài tập cho phép các thành viên tham gia để trải nghiệm
cảm giác hài lòng mà công việc nhóm có thể đem lại. Những buổi hội thảo giúp nhân viên
phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp, thương lượng, quản lý xung đột.
VD: Công ty L’Oreal nhận thấy để kinh doanh thành công họ cần những nhóm bán hàng
hiệu quả hơn là những nhân viên bán hàng có năng lực: công tác quản lý cần phải tập trung
chú trọng nhiều hơn vào vấn đề xây dựng nhóm -
Đặt mục tiêu chung cho nhóm: để phát huy hết năng lực của các thành viên, mỗi
nhóm cần phải đặt ra mục tiêu chung để hướng các thành viên cùng đạt được kết quả hoàn thiện nhất -
Luôn lắng nghe ý kiến của các thành viên trong nhóm: đây cũng là kỹ năng hỗ trợ
phát triển bản thân từ đó mọi công việc đều được hoàn thành và thuận lợi nhất -
Phân chia công việc hiệu quả và hợp lý: người lãnh đạo nhóm phải biết cách phân
chia công việc phù hợp với điểm mạnh của từng thành viên từ đó sẽ nhận được kết quả công việc như mong muốn -
Đặt tinh thần gắn kết lên hàng đầu: từng thành viên phải tôn trọng, thấu hiểu lẫn nhau
đồng thời tin tưởng vào khả năng công việc của từng thành viên -
Xử lý, giải quyết những xung đột đang dần nảy sinh: các thành viên cùng nhau bình
tĩnh, lắng nghe và đưa ra những phương pháp giải quyết sao cho phù hợp -
Khen thưởng: hệ thống khen thưởng của một tổ chức phải được tái cơ cấu để khuyến
khích các nỗ lực hợp tác thay vì các nỗ lực cạnh tranh. Thăng chức, tăng lương và những
hình thức ghi nhận khác nên được áp dụng cho các cá nhân làm việc hiệu quả trong vai trò
một thành viên nhóm như đào tạo các đồng nghiệp mới, chia sẻ thông tin, giúp giải quyết
xung đột nhóm và tinh thông những kỹ năng mới cần thiết
VD: Tập đoàn Hallmark Cards đã thêm vào hệ thống khen thưởng cá nhân hàng năm của
mình một phần thưởng hàng năm dựa trên những thành tích đạt được của các mục tiêu nhóm -
Đóng góp ý kiến và nhận lại những phản hồi tích cực: mạnh dạn đưa ra góp ý qua lời
nói nhẹ nhàng, lịch sự, tích cực để hoàn thành công việc hiệu quả LỜI KẾT
Qua quá trình nghiên cứu và phân tích, nhóm chúng em nhận thấy sự phối hợp nhịp nhàng
giữa các thành viên, cùng với nguồn động lực được phát huy đúng cách chính là chìa khóa để
mở ra tiềm năng tối đa của một tập thể. Làm việc nhóm và động lực nhóm là một lĩnh vực
năng động và không ngừng phát triển. Những bài học kinh nghiệm chúng em rút ra từ vấn đề
này có giá trị ứng dụng cao, không chỉ trong phạm vi học thuật mà còn trong thực tế quản lý
và phát triển đội nhóm ở mọi tổ chức đồng thời cung cấp một cái nhìn tổng quan về vấn đề,
mở ra những câu hỏi và hướng nghiên cứu mới. Việc tiếp tục khám phá các phương pháp
nâng cao động lực và tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm sẽ đóng góp quan trọng vào sự
thành công bền vững của các tổ chức trong tương lai.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
https://pms.edu.vn/yeu-to-quan-trong-de-xay-dung-nhom-lam-viec-hieu-qua/