Bài tập tình huống môn Quản trị học - Trường Đại học Văn Hiến.

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG QUẢN TRỊ
Câu 1. Hãy trình bày và phân tích cơ cấu quản trị cũ của công ty có những
nhược điểm gì. Nguyên nhân tại sao? (Trìnhbàycơcấuquảntrịbằngsơđồ)
Cơ cấu quản trị cũ là phân chia theo chức năng:
Ông Bình là chủ tịch – còn ở dưới là các chức danh phó chủ tịch được phân
chia theo chức năng (phụ trách tài chính, bán hàng, quảng cáo, sản xuất, mua
sắm và nghiên cứu sản phẩm...). Nhược điểm:
- Trách nhiệm quy hết về một người là lãnh đạo cấp cao nhất – ông chủ tịch Bình.
- Các phó chủ tịch, những nhà quản trị cấp dưới không thể hiện trách nhiệm rõ
ràng, minh bạch dẫn đến việc họ đùn đẩy, trốn trách trách nhiệm.
- Khó tìm ra được nguyên nhân chính yếu là cụ thể nằm ở bộ phận nào để xử lý, giải
quyết được vấn đề. Nguyên nhân:
- Khi phối hợp với nhau thì gặp khó khăn do có rào cản nhất định giữa các bộ phận
chức năng đo: thông thường ít có sự giao tiếp phối hợp các bộ phận với nhau
một cách chặt chẽ tạo ra kết quả cuối cùng của toàn tổ chức một cách kém hiệu
quả và khi tổng hợp sẽ thể hiện rõ sự thiếu hiểu biết.
- Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ
phận, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.
- Nhiều lúc dễ quên đi mục tiêu chung của toàn tổ chức do mải mê theo đuổi
chức năng riêng, từ đó dẫn đến những việc chỉ chuyên tâm cho chức năng của
mình, còn những vấn đề khác không có sự quan tâm – nên mới dẫn đến sự rời
rạc trong tổ chức dễ dàng.
- Đặc biệt có thể dễ dàng thấy rằng sự bất ổn, không minh bạch, rõ ràng trong
chế độ trách nhiệm của mỗi chủ thể gây ra bởi cơ cấu tổ chức là theo chức
năng, mà các chức năng theo lẽ thường là được thực hiện tuần tự hoặc đồng thời
nhưng các thành quả của các bộ phận chức năng lại có liên kết với nhau. Tuy
nhiên, nếu không biết liên kết,
thiếu sự liên kết chặt chẽ giữa các chức năng thì dẫn đến hệ quả như trên của
công ty – các bộ phận rời rạc, và đùn đẩy trách nhiệm.
- Sơ đồ cơ cấu quản trị:
Chủ tịch công ty (Ông Bình) | | | | | Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch Tài chính Bán hàng Quảng cáo Sản xuất Nghiên
Câu 2. Giả sử bạn được mời làm tư vấn cho công ty Thành công, bạn sẽ tổ chức lại
bộ máy quản trị cho công ty theo cách nào? Phân tích ưu nhược điểm để
thuyết phục được ông Bình cơ cấu quản trị mà bạn đề xuất là hiệu quả.
(Trìnhbàybằngsơ đồcơcấuquảntrịmàbạnđềxuất)
- Nếu tư vấn cho công ty Thành Công, tôi sẽ tổ chức lại bộ máy quản trị cho công
ty: cơ cấu phân chia theo sản phẩm là chủ yếu. (theo các loại lương thực).
- Sơ đồ cơ cấu quản trị:
Chủ tịch công ty (Ông Bình) |
Quản lý Marketing sản phẩm (Điều phối trung tâm) | | | Nhóm Sản phẩm A Nhóm Sản phẩm B Nhóm Sản
phẩm C (Quản lý sản phẩm) (Quản lý sản phẩm) (Quản lý sản phẩm) | |
Chức năng (Tài chính, Sản xuất, Nghiên cứu, Quảng cáo, Bán hàng, Mua sắm) Thuyết phục:
- Thứ nhất dựa vào đặc điểm của công ty hiện giờ:
Công ty đang phát triển theo chiều hướng là “đa dạng hóa sản phẩm” – tức là sẽ tồn
tại nhiều loại hàng hóa khác nhau. Ngoài ra, với “quy mô lớn” hiện giờ, thì việc lựa
chọn tổ chức bộ máy cơ cấu phân chia theo sản phẩm là phù hợp - theo quan điểm của tôi.
- Thứ 2 nhìn vào ưu điểm:
Các quản trị viên nói riêng và bộ phận đó nói chung sẽ hiểu rõ và nắm chắc
thông tin cần về loại lương thực mà mình chịu trách nhiệm. => nâng cao chuyên
môn, tập trung nắm chắc về sản phẩm.
Từ đó có nhiều thêm thời gian, nhân lực phân bổ vào việc nghiên cứu phát
triển sản phẩm một cách tốt hơn, hiệu quả hơn theo từng ngày. => càng bảo đảm,
cải thiện chất lượng đầu ra cho công ty – góp phần thúc đầy uy tín, doanh thu, lợi nhuận cho công ty.
Trách nhiệm về lợi nhuận đối với từng sản phẩm là được phân chia, tách bạch rõ ràng
=> yếu tố chính nhằm khắc phục được tình trạng, cũng như đáp ứng được nhu
cầu về vấn đề trách nhiệm của ông Bình.
Lúc này vấn đề lợi nhuận sẽ được cả biệt hóa về trách nhiệm của từng cá nhân nhà quản trị cấp.
- Cuối cùng, đối với nhược điểm:
Tạo thành tình trạng trùng lắp trong tổ chức: Mỗi phó chủ tịch chịu trách nhiệm về
sản phẩm thi đều phải tự mình nắm hết tất cả các khâu từ nghiên cứu sản
phẩm, sản xuất, quảng cáo, marketing, bán hàng... - Việc này đồng nghĩa với
việc xuất hiện sự trùng lắp lại công việc, nhiệm vụ ở mỗi bộ phận mà quản trị viên quản lý.
⇒ Mặc dù, không khó tránh khỏi việc trùng lặp nhiệm vụ, công việc này –
có thể càng làm cồng kềnh bộ máy và tiêu tốn nhiều nhân lực, nguồn lực hơn các cơ
cấu tổ chức khác. Tuy nhiên, nhược điểm này dưới góc độ tích cực thì có thể thấy:
sẽ có thể xuất hiện nhiều cách thức thực hiện, nhiều biện pháp giải pháp được
đưa ra cho cùng một vấn đề
từ đó các quản trị viên có thể nhìn nhận lẫn nhau ở từng khâu, từng công việc
mà đưa ra cách hoạt động, cách làm việc hiệu quả và tối ưu nhất. Chẳng hạn
như, Phó chủ tịch và bộ phận chuyên trách về các loại lúa, gạo đang gặp vấn đề
Marketing của họ không tiếp xúc được với quá nhiều khách hàng từ nhiều thị
trường khác nhau để bán được nhiều hàng. Thì họ có thể tham khảo, nhìn qua
học hỏi các quản trị viên quản lý về các sản phẩm khác, cách họ quản trị, cách
thức các nhóm marketing dưới họ hoạt động và thực hiện việc marketing như thế
nào, có hiệu quả không... Từ đó có thể tham khảo, chọn lựa lấy cách nào phù
hợp với nhu cầu, đặc điểm cho việc Marketing sản phẩm lúa gạo; hoặc lấy nền
tảng từ đó mà sáng tạo, xây dựng nên một cách làm, cách hoạt động khác đề áp
dụng mà giải quyết vấn đề của mình. Đó là con đường học hỏi, lấy nhau làm
kinh nghiệm, bài học để công ty càng phát triển nhanh hơn. Như vậy, đây là một
trong những cách thức mà tạo sự nối kết liên kết giữa các nhánh quản trị; để cho
các nhánh, bộ phận bổ trợ giúp lẫn nhau ngoài sự cạnh tranh.
⇨ Vậy thì nhìn vào việc cơ cấu tổ chức này phù hợp với giai đoạn mà công ty
phát triển theo xu hướng đa dạng hóa nhiều sản phẩm và quy mô lớn như hiện giờ,
đồng thời những ưu điểm được nêu ra khả phù hợp và có khả năng đáp ứng
được nhu cầu, giải quyết được vấn đề đối với ông Bình thời điểm hiện tại.