Bài Thảo Luận về Chức Năng Lãnh Đạo và Kiểm Soát | Quản trị học

lOMoAR cPSD| 46342576
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
--------------- --------------- BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC
ĐỀ TÀI THẢO LUẬN: Từ những đề tài liên quan đến quản trị, nhóm đưa ra một
đề tài và hướng giải quyết liên quan đến chức năng lãnh đạo, kiểm soát.
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: Nguyễn Thị Thanh Nhàn
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 12
LỚP HỌC PHẦN: 2316BMGM0111
Hà Nội, ngày 14 tháng 04 năm 2023 1 lOMoAR cPSD| 46342576 Contents
LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................3
CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÍ THUYẾT.................................................................4
1. 1.Chức năng lãnh đạo.................................................................................4
1.1.1.Khái niệm, vai trò và các nguyên tắc lãnh đạo.................................4
1.1.2.Phong cách lãnh đạo........................................................................4
1.1.3.Động cơ............................................................................................4
1.1.4.Lãnh đạo nhóm................................................................................5
1.1.5.Giải quyết xung đột..........................................................................5
1. 2.Chức năng kiểm soát...............................................................................6
1.2.1.Khái niệm, vai trò và các nguyên tắc của kiểm soát.........................6
1.2.2.Các loại kiểm soát............................................................................6
1.2.3.Quy trình kiểm soát..........................................................................7
Chương 2: Tình huống...................................................................................7
2. 1.Nội dung tình huống...............................................................................7
2.2. Phân tích chức năng lãnh đạo.................................................................8
2.2.Phân tích chức năng kiểm soát................................................................9 2 lOMoAR cPSD| 46342576 LỜI MỞ ĐẦU
Sản phẩm của hoạch định và tổ chức có trở thành kết quả hiện thực mà nhà quản
trị tổ chức mong muốn hay không còn tùy thuộc vào hiệu quả của lãnh đạo và các
biện pháp kiểm soát mà nhà quản trị sử dụng. Lãnh đạo hiệu quả giúp khơi dậy
được các nguồn tiềm năng vô tận của mỗi cá nhân, tập thể, biến chúng thành sức
mạnh vượt qua mội khó khăn, thách thức để đạt tới mục tiêu. Còn kiểm soát giúp
nhà quản trị đảm bảo các quyết định quản trị được triển khai trên thực tế thông
qua các công việc như đo lường, đánh giá và điều chỉnh. Như vậy, kiểm soát sẽ giúp
tổ chức đi đúng hướng được xác định và đảm bảo các nguồn lực của tổ chức được
sử dụng một cách có hiệu quả nhất.
Chính vì sự quan trọng và cần thiết này, nhóm đã chọn chức năng lãnh đạo và
chức năng kiểm soát làm đề tài của bài thảo luận. 3 lOMoAR cPSD| 46342576
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 1.1.Chức năng lãnh đạo
1.1.1.Khái niệm, vai trò và các nguyên tắc lãnh đạo
 Khái niệm: “Lãnh đạo là gây ảnh hưởng đến nhân viên hay tổ chức để họ hoàn
thành một cách tự nguyện các mục tiêu của tổ chức.”
(Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019)
 Vai trò của lãnh đạo
• Hiện thực hóa các sản phẩm của hoạch định và tổ chức
• Tạo ra sức mạnh tinh thần cho tổ chức
• Nâng cao năng lực làm việc của cá nhân, nhóm trong tổ chức
• Tạo bầu không khí tốt trong tổ chức
 Các nguyên tắc lãnh đạo
• Đảm bảo sự kết hợp hài hòa giữa các mục tiêu
• Nhà lãnh đạo phải đóng vai trò là “phương tiện” để giúp nhân viên thỏa mãn nhu
cầu và mong muốn của họ
• Lãnh đạo phải theo chức trách và quyền hạn
• Tuân thủ các nguyên tắc của ủy nhiệm, ủy quyền trong lãnh đạo
1.1.2.Phong cách lãnh đạo
 Là cách thức khá ổn định mà nhà quản trị gây ảnh hưởng đến người thừa hành
để thực hiện mục tiêu  Phân loại: • Phong cách chuyên quyền • Phong cách dân chủ • Phong cách tự do
 Các nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn phong cách lãnh đạo •
Các nhân tố bản thân nhà quản trị: trình độ năng lực, trạng thái tâm sinh lí, vị trí, mục tiêu, tính cách •
Các nhân tố bên ngoài: do nhân viên hoặc do tình huống lãnh đạo 1.1.3.Động cơ
 Là quá trình tâm lí của con người kích thích (thúc đẩy) họ hành động để đạt được
mục tiêu của cá nhân hay tổ chức.
 Một số lí thuyết về động cơ trong lãnh đạo
• Lí thuyết cổ điển (F.Taylor): Chú trọng kích thích kinh tế để động viên nhân viên.
• Lí thuyết tâm lí xã hội (R. Owen, H. Munsterberg): Nhấn mạnh trao quyền
cho nhân viên, thúc đẩy quan hệ xã hội trong tổ chức. 4 lOMoAR cPSD| 46342576
• Lí thuyết hiện đại (A. Maslow, J.S. Adam) : Tập trung vào xác định đúng
nhu cầu của nhân viên để gây ảnh hưởng thích hợp. 1.1.4.Lãnh đạo nhóm  Khái niệm nhóm
• Là một tập thể các cá nhân
• Cùng nhau chia sẻ những chuẩn mực nhất định
• Tìm cách thỏa mãn nhu cầu của mình thông qua việc đạt được mục tiêu của nhóm  Vai trò của nhóm
• Kết hợp nỗ lực của các cá nhân
• Thúc đẩy hoạt động đổi mới, sáng tạo
• Tăng hiệu quả làm việc của tập thể  Phân loại nhóm
• Nhóm chính thức và không chính thức
• Nhóm điều khiển, nhóm nhiệm vụ, công việc
• Nhóm có cùng sở hữu hay lợi ích • Nhóm bạn bè
• Nhóm đặc biệt (các ủy ban)
• Các tổ, nhóm tự quản • Nhóm đa văn hóa
 Lãnh đạo trong các giai đoạn phát triển nhóm
• Hình thành: Thống nhất các mục tiêu nhiệm vụ để đạt được sự đồng nhất
• Sóng gió : Nhận dạng đúng mâu thuẫn, giải quyết và đưa vào ổn định
• Chuẩn hóa : Nhà quản trị cần tạo điều kiện cho các thành viên chia sẻ
thông tin, hợp tác với nhau
• Thực hiện : Nhà quản trị cần tận dụng tối đa nắng lực các thành viên
• Ngừng lại :Nhà quản trị cần tổng kết, rút kinh nghiệm
1.1.5.Giải quyết xung đột
 Khái niệm xung đột: Là sự bất đồng giữa hai hay nhiều phía mà mỗi phía cố
gắng làm tất cả những gì có thể để bên kia chấp nhận quan điểm của mình trong
việc giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích hay các giá trị xã hội.
 Bản chất của xung đột: Có thể gây ra hậu quả xấu hoặc có thể có tác dụng tốt, tạo ra sự phát triển  Các loại xung đột
• Xung đột giữa các cá nhân
• Xung đột giữa cá nhân với nhóm
• Xung đột giữa các nhóm
 Giải quyết xung đột • Né tránh • Xoa dịu 5 lOMoAR cPSD| 46342576 • Cưỡng bức • Thỏa hiệp
• Giải quyết tận gốc vấn đề 1.2.Chức năng kiểm soát
1.2.1.Khái niệm, vai trò và các nguyên tắc của kiểm soát
 Khái niệm: “Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các
tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm
cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định.”
(Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019)  Vai trò
• Giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc
• Tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức
• Đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường
• Giúp thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao
• Tạo thuận lợi cho việc phân quyền và hợp tác trong tổ chức  Các nguyên tắc
• Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả
• Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng
• Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan
• Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
1.2.2.Các loại kiểm soát
 Theo thời gian tiến hành kiểm soát
• Kiểm soát trước  Kiểm soát trong • Kiểm soát sau
 Theo tần suất các cuộc kiểm soát • Kiểm soát liên tục • Kiểm soát định kì
• Kiểm soát đột xuất
 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát • Kiểm soát toàn bộ • Kiểm soát bộ phận • Kiểm soát cá nhân
 Theo đối tượng kiểm soát
• Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật • Kiểm soát con người • Kiểm soát thông tin • Kiểm soát tài chính 6 lOMoAR cPSD| 46342576 1.2.3.Quy trình kiểm soát
CHƯƠNG 2: TÌNH HUỐNG 2.1.Nội dung tình huống
Thôn Hạnh Phúc là một thôn nhỏ chuyên canh tác nông nghiệp và chủ yếu là buôn bán
trong thị trấn nên sự hung thịnh của thôn chưa có mấy là nổi bật. Chị Vân một người
dân trong làng đã đứng lên hướng dẫn mọi người tập hợp hàng hóa để chuyển lên thị
trấn. Bước đầu không mấy khả quan nhưng 1 thời gian sau sản phẩm của thôn vực dậy
lên nhanh chóng. Để thuận tiện hơn cho mọi người, chị bắt tay vào xây dựng hệ thống
có quy mô nhỏ bao gồm chị Trân, Tuyền- nhân viên đóng hàng, bác Trung kiểm hàng, 7 lOMoAR cPSD| 46342576
chị Trà làm kế toán, thống kê và chị Lê Tú làm quản lí, anh Tú phụ trách kĩ thuật. Chị
Vân đứng đầu nên đảm nhận trách nhiệm đối ngoại và ra quyết định. Chị Lê Tú làm
quản lí do đã từng làm quản lí trong nhà máy cũ nên được chị Vân giao toàn bộ trách
nhiệm quyết định trong nội bộ nhân viên. Một hôm có 1 đơn hàng cần vận chuyển trong
ngày, đơn hàng rất gấp nên chị Lê Tú tin tưởng giao ngay nhiệm vụ cho bác Trung. Bác
Trung dù uyên bác nhưng tuổi đã cao nên trong lúc kiểm hàng đã giao thiếu đơn hàng
cho khách, làm cho họ khiếu nại và đòi bồi thường gấp 3. Sau khi đàm phán với bên
khách hàng mặc dù có thể hòa giải nhưng chị vẫn quyết định đình chỉ công tác của bác
Trung. Hầu hết các nhân viên đều không đồng tình với quyết định của chị Lê Tú và cho
rằng trách nhiệm ấy phải thuộc về chị Tú chứ không phải bác Trung. Sau khi trao đổi
với 1 số nhân viên, Chị Vân thấy rằng trên thực tế trách nhiệm của chị Lê Tú rất kém,
chị chỉ giao công việc và bỏ về nhà không có ý định quan sát hay hướng dẫn mọi người.
Chị Vân ngay sau đó đã điều động mọi người lại để cùng phân tích lỗi sai của bác Trung
và chị Lê Tú. Và để nghiêm minh chị đã giảm số ngày đình chỉ cho bác Trung đi 1 nửa
và cắt tiền lương thưởng 1 tháng của chị Lê Tú. Một thời gian sau, chị Vân phải lên thị
trấn để kí hợp đồng và giao trách nhiệm cho chị Lê Tú, anh Tú và bác Trung quản lí
chung. Mặc dù đã thực hành theo đúng các bước và đinh ninh không có gì sai sót, vận
chuyển hàng hóa đủ và dung thời hạn. Nhưng sau khi lô hàng được xuất đi thì chị Vân
nhận được cuộc gọi về cáo buộc thực phẩm không sạch làm cho nhân viên bị ngộ độc.
Ngay lập tức chị Vân tiến hành điều tra và kiểm định lại sản phẩm thì phát hiện lượng
thuốc trừ sâu đã sử dụng bị vượt ra mức độ an toàn do một bác nông dân đã vô ý để trẻ
con chạy vào khu pha chế thuốc. Biết được vấn đề này chị Vân lập tức sử phạt nặng với
bác nông dân đó là nghiêm cấm đến khu pha chế và đuổi việc bác ngay ngày hôm đó,
và nhờ chị Lê Tú tìm cho mình 1 nhân viên khác để có thể thay thế vị trí công việc của bác nông dân này.
2.2. Phân tích chức năng lãnh đạo
Qua tình huống trên ta có thể thấy rõ phong cách lãnh đạo của chị Vân và chị Lê Tú
thể hiện cho hai phong cách lãnh đạo khác nhau: nếu như chị Vân theo phong cách
lãnh đạo dân chủ thì chị Lê Tú lại là người theo phong cách lãnh đạo chuyên quyền.
Tuy nhiên, cả hai người đều chưa thật sự làm tốt vai trò của mình trong việc quản trị này.
• Ta không thể phủ nhận năng lực quản trị của chị Vân, chị Vân có tư duy và tầm
nhìn tốt, hơn nữa đó là khả năng hợp tác làm việc với mọi người, gây ảnh 8 lOMoAR cPSD| 46342576
hưởng đối với mọi người điều đó được thể hiện qua việc chị Vân đã tạo được sự
tín nhiệm của mọi người và làm cho việc buôn bán của thôn ngày một cải thiện.
• Tuy vậy, trong tình huống này chị Vân mắc sai lầm trong việc sắp xếp nhân lực
vì quá tin tưởng và giao toàn bộ công việc cho chị Lê Tú quản lí, đồng tình với
các quyết định của chị Tú mà chưa thật cân nhắc kĩ lưỡng đã gián tiếp gây ra sai
xót trong công việc, làm mất lòng tin của khách hàng và gây thiệt hại cho thôn.
Chị Vân chỉ mới suy xét trên khía cạnh kinh nghiệm và khả năng của chị Tú
nhưng chưa suy xét yếu tố quan trọng nhất trong tập thể là làm việc nhóm.
Giống như sai lầm của giám đốc điều hành của Audi vậy, đã tin tưởng giao
chiến lược xúc tiến thương mại cho nhóm marketing nhưng rồi lại phải nhận lại
chỉ trích ê chề vì nội dung của video không phù hợp với văn hóa chung, rồi cuối
cùng người bị ảnh hưởng không những là công ti, mà bên cạnh đó là tiếng nói
của chính ông trong hệ thống quản lí công ty.
• Trong khi đó, chị Tú cũng quá lơ là trong công việc, cung cấp thông tin chưa
thật sự đầy đủ cho bên vận chuyển,phân chia nhiệm vụ những không có sự giám
sát chặt chẽ khiến cho đơn hàng bị thiếu và hàng bị hỏng khi giao đến nơi cho khách hàng.
• Chị Tú cũng chưa thận trọng khi đưa ra quyết định, chị vội vàng đình công việc
của bác Trung nhưng chưa suy xét trên thực tế quá trình bác đã thực hiện như
thế nào mà chỉ đánh giá kết quả. Như vậy không những sẽ làm phật lòng những
công nhân khác mà còn khiến bác Trung cảm thấy bản thân bị đối xử không công bằng trong công ty. Giải pháp
• Để sắp xếp nhân sự sao cho phù hợp ta phải kết hợp nhiều yếu tố đặc biệt phải
đẩy mạnh yếu tố đồng đội lên trên hết. Trong mỗi hệ thống thông thường đều
được phân chia thành những phân hệ và nhóm nhỏ, mỗi nhóm này nếu không
được tổ chức tốt và không hình thành được mối liên hệ chặt chẽ với nhau thì
khó có thể đem lại kết quả hoạt động chung tốt đẹp cho cả hệ thống. Lãnh đạo
nhóm làm việc tốt là trách nhiệm không nhỏ của người lãnh đạo, đòi hỏi phải
nắm được những nguyên tắc và phương pháp nhất định.Với tình huống trên chị
Vân cần xem xét kĩ năng lực của nhân viên để bổ sung hoặc điều chỉnh nhân lực
để việc thực hiện công việc hiệu quả hơn.
• Khi đưa ra 1 quyết định ảnh hưởng to lớn tới 1 cá nhân hoặc 1 tập thể nào đó,
nhà lãnh đạo phải suy xét đánh giá khách quan cả quá trình bao gồm cả những
đóng góp và kết quả cá nhân hay tập thể đó mang lại trong quá khứ, rồi từ đó
mới đánh giá mức độ ảnh hưởng của lỗi sai và đem chúng ra so sánh với nhau
rồi mới ra quyết định chính xác nhất.
• Cần chú trọng trong việc kiểm soát các công việc của bộ phận, kiểm soát chặt
chẽ từng giai đoạn đặc biệt là các công việc có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu,lợi
ích, kết quả của cả tập thể.
• Nhà quản trị cũng cần gây ảnh hưởng đến nhân viên không chỉ thông qua việc
tác động trực tiếp mà còn bằng những cách gián tiếp qua việc tạo môi trường
làm việc, văn hóa tinh thần, tạo niềm tin và lý tưởng từ đó thúc đẩy đồng 9 lOMoAR cPSD| 46342576
nghiệp, cấp dưới để họ tự nguyện, nhiệt tình thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu chung của tổ chức.
2.2.Phân tích chức năng kiểm soát
• Dựa theo nguyên tắc kiểm soát, về việc chị Vân đã xử phạt bác nông dân một
cách công khai là đúng nhưng việc xử phạt bằng cách sa thải bác nông dân thì
không hoàn toàn đúng. Bởi chính vì sự thiếu kiểm soát mà ngay cả chị Vân cũng
có một phần trách nhiệm.
• Lỗi sai thứ 2, là sự thiếu linh hoạt của chị Vân trong giải quyết những vấn đề khi
gặp rủi ro trong nông trại. Thời gian chị Vân ở xưởng rất ít nên không thể nắm
bắt được tình hình hoạt động của các nhân viên vì vậy khi sự việc sảy ra chị mới
vội vàng đi giải quyết. Hơn nữa, chị không có những kế hoạch dự phòng khi
những kế hoạch có xảy ra sai sót ví dụ như việc thời tiết xấu ảnh hưởng đến thời
gian giao hàng và chất lượng của hàng hóa.
• Với chị Tú thì chị chưa đảm bảo được tính hiệu quả trong việc phân công nhiệm
vụ cho từng nhân viên, chị đơn thuần chỉ nói với họ rằng “ Anh làm việc này, Cô
làm việc kia” chứ không hướng dẫn cụ thể hay thậm chí là không dám sát một
cách chặt chẽ quy trình làm việc của họ nên để cho sai xót trên xảy ra.
• Nhưng bên cạnh đó, ta cũng phải công nhận sự nhanh trí, linh hoạt của chị Tú
trong tình huống khi đơn hàng bị giao thiếu. Chị đã từ từ giải thích với khách
hàng và đề ra hướng giải quyết khiến cho khách hàng cảm thấy thoải mái, đặt lại
sự tin tưởng cho nông sản của ngôi làng. Giải pháp
• Một nhà quản trị nên giải quyết các vấn đề một cách công khai và công bằng
nhất đối với nhân viên. Nhìn nhận, lựa chọn một nhân sự thích hợp phù hợp với
chính công việc tạo một môi trường làm việc linh hoạt, hạn chế các sai sót dễ
gặp phải. Thay vì sa thải bác nông dân thì chị Vân có thể phạt nhẹ là đình chỉ 1
đến 2 tuần sau đó cho bác đi làm lại. Bên cạnh đó, tăng sự giám sát với phòng
hóa chất bằng việc tìm thêm nhân sự có kinh nghiệm,năng lực và kiến thức cơ
bản về các hóa chất để cùng làm việc với bác nông dân thì lúc này hai người có
thể thay phiên nhau linh hoạt trong việc giám sát phòng hóa chất tránh trường hợp xảy ra như trên.
• Nhà quản trị nên đề ra các phương án dự phòng khác khi có những rủi ro gặp
phải. Linh hoạt, điều hướng những rủi ro để khắc phục. Với sự việc lô hàng bị
nhiễm một lượng thuốc trừ sâu với nồng độ cao, thì chị Vân cần nhanh chóng
thu hồi các sản phẩm ấy để tiêu hủy, đồng thời ngăn chặn những thông tin về sự
việc này tránh trường hợp thông tin gây tổn hại đến sự uy tín của chính nông sản
của thôn. Ngoài ra, gửi lại một đơn hàng mới cho khách và tránh trường hợp
khách cảm thấy khó chịu khi đơn hàng giao lâu so với dự kiến thì chị có thể nhắn
với khách trước có thể do một số phát sinh như tắc đường trong giờ hành chính
hoặc thời tiết xấu thì bên vận chuyển có thể giao muộn hơn so với dự kiến ban đầu. 10 lOMoAR cPSD| 46342576
• Việc phân chia rõ ràng các nhiệm vụ cho nhân viên phải rõ ràng và chi tiết để
nhân viên nắm bắt hiểu rõ hơn. Đồng thời, trong lúc làm việc cần có sự giám sát
chặt chẽ tránh nhân viên lơ là khi làm việc để đảm bảo rằng cả quy trình hạn chế
được sai sót, rủi ro không mong muốn và diễn ra suôn sẻ, hiệu quả nhất. Vậy lúc
này, chị Tú cần phải phân rõ nhiệm vụ và giám sát chặt chẽ từng nhân viên trong
khu vực làm việc tránh lơ là trong lúc làm việc.
BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN ST Họ Và Tên Điểm tự đánh giá Điểm nhóm đánh giá T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11