Chức năng kiểm soát của công ty Cổ phần Thép Hòa Phát Hải Dương | Bài thảo luận quản trị học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA: KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ ----- -----
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC
CHỦ ĐỀ: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP HÒA PHÁT HẢI DƯƠNG Giảng viên: Chu Thị Hà
Lớp học phần: 241_BMGM0111_08 Nhóm: 10 HÀ NỘI – 2024
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2024
BIÊN BẢN HỌP THẢO LUẬN NHÓM 10
Học phần: Quản trị học
Mã lớp học phần: 241_BMGM0111_08 Buổi thảo luận: 01
Hôm nay, vào lúc 20 giờ ngày 14 tháng 10 năm 2024
Hình thức: Online trên Google Meet
Diễn ra cuộc họp với nội dung thảo luận về chủ đề: PHÂN TÍCH
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY CP THÉP HÒA PHÁT HẢI DƯƠNG I. Thành phần tham dự:
1. Chủ trì: Trịnh Thị Vinh- 23D300046? ? ? ? ? Chức vụ: Nhóm trưởng nhóm 10
2. Thư ký: Lữ Thị Xoan - 23D300142? ? ? ? ? ? Chức vụ: Thư ký nhóm 10 3. Thành phần khác:
Trần Đức Trung -? 23D300044? Vũ Thành Trung - 23D300091 Nguyễn Cẩm Tú - 23D300140 Nguyễn Minh Tú - 23D300186 Vũ Khả Tú - 23D300187
Nguyễn Đức Việt - 23D300093
Nguyễn Anh Hưng Vũ - 23D300047 Hoàng Hải Yến - 23D300189 II. Nội dung cuộc họp:
-Nhóm trưởng dựa vào đề cương mà giảng viên đã góp ý, phổ
biến yêu cầu của giảng viên và phân chia công việc cho các
thành viên trong nhóm và đưa hạn hoàn thành. 1 Họ và tên Nhiệm vụ Trần Đức Trung 3.1 Ưu điểm Thuyết trình Vũ Thành Trung Mở đầu + Chương 1 3.2 PowerPoint Nguyễn Cẩm Tú Thuyết trình Nguyễn Minh Tú 2.2.3 Vũ Khả Tú 3.1 Nhược điểm Nguyễn Đức Việt 2.2.1 Word Trịnh Thị Vinh 2.2.2 Nguyễn Anh Hưng Vũ 2.1 + Kết luận Lữ Thị Xoan 2.2.4 Hoàng Hải Yến 3.3
-Phân công và làm bài tập nhóm nộp ngày 18/10/2024.
III. Kết luận cuộc họp:
-Nhóm đã tóm được vấn đề thảo luận, thống nhất nội dung được phân chia.
-Cuộc họp kết thúc vào lúc 20 giờ 30 phút ngày 14 tháng 10
năm 2024, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp
thông qua và cùng ký vào biên bản.
-Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua, và có hiệu lực kể từ ngày ký. ? THƯ KÝ CHỦ TỌA (Kí và ghi rõ họ tên) (Kí và ghi rõ họ tên) CÁC THÀNH VIÊN KHÁC 2 (Kí và ghi rõ họ tên) ? ? 3
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2024
BIÊN BẢN HỌP THẢO LUẬN NHÓM 10
Học phần: Quản trị học
Mã lớp học phần: 241_BMGM0111_08 Buổi thảo luận: 02
Hôm nay, vào lúc 20 giờ 30 phút ngày 01 tháng 11 năm 2024
Hình thức: Online trên Google Meet
Diễn ra cuộc họp với nội dung thảo luận về chủ đề: PHÂN TÍCH
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY CP THÉP HÒA PHÁT HẢI DƯƠNG I. Thành phần tham dự:
1. Chủ trì: Trịnh Thị Vinh- 23D300046? ? ? ? ? Chức vụ: Nhóm trưởng nhóm 10
2. Thư ký: Lữ Thị Xoan - 23D300142? ? ? ? ? ? Chức vụ: Thư ký nhóm 10 3. Thành phần khác:
Trần Đức Trung -? 23D300044? ? ? ? ? ? ? Vũ Thành Trung - 23D300091
Nguyễn Cẩm Tú - 23D300140? ? ? ? ? ? ? Nguyễn Minh Tú - 23D300186
Vũ Khả Tú - 23D300187? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?Nguyễn Đức Việt - 23D300093 Hoàng Hải Yến - 23D300189 4. Muộn họp Nguyễn Minh Tú - 23D300186 5. Vắng họp
Nguyễn Anh Hưng Vũ - 23D300047 II. Nội dung cuộc họp:
- Theo phân công nhận xét chéo bài từ trước, các thành viên
nhận xét chéo bài của nhau theo nhiệm đã phân công từ trước. 4
- Nhóm trưởng nhận xét tổng thể bài của từng thành viên, đưa ra
yêu cầu chỉnh sửa và bổ sung cho phù hợp.
- Hạn nộp phần nội dung đã chỉnh sửa 18h ngày 03/11/2024.
III. Kết luận cuộc họp:
-Nhóm đã thống nhất chỉnh sửa, bổ sung cho bài làm của từng
thành viên và của cả nhóm.
-Cuộc họp kết thúc vào lúc 21 giờ 30 phút ngày 01 tháng 11
năm 2024, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp
thông qua và cùng ký vào biên bản.
-Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua, và có hiệu lực kể từ ngày ký. ? THƯ KÝ CHỦ TỌA (Kí và ghi rõ họ tên) (Kí và ghi rõ họ tên) CÁC THÀNH VIÊN KHÁC (Kí và ghi rõ họ tên) ? 5 MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG.............................................................................7
DANH MỤC HÌNH..............................................................................7
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................8
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT........................................................9
1.1. Khái niệm, vai trò, nguyên tắc và phân loại kiểm soát. .9
1.1.1. Khái niệm kiểm soát.......................................................9
1.1.2. Vai trò kiểm soát.............................................................9
1.1.3. Các nguyên tắc kiểm soát.............................................9
1.1.4. Các loại kiểm soát...........................................................9
1.1.4.1. Theo thời gian tiến kiểm soát........................................9
1.1.4.2. Theo tần suất các cuộc kiểm soát...............................10
1.1.4.3. Theo mức độ tổng quát của nội dung tổng quát.........10
1.1.4.4. Theo đối tượng kiểm soát............................................10
1.2. Quy trình kiểm soát............................................................11
1.2.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát............................11
1.2.2. Đo lường kết quả kiểm soát........................................11
1.2.2.1. Yêu cầu đối với đo lường kết quả................................11
1.2.2.2. Các phương pháp đo lường kết quả............................12
1.2.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát..............................13
1.2.4. Tiến hành điều chỉnh....................................................13
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chức năng kiểm soát...........14
1.3.1. Môi trường kiểm soát...................................................14
1.3.2. Đánh giá rủi ro..............................................................15
1.3.3. Hoạt động kiểm soát....................................................15
1.3.4. Thông tin truyền thông................................................15
1.3.5. Giám sát.........................................................................15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT..................16
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP HÒA PHÁT HẢI DƯƠNG..............16
2.1. Giới thiệu chung..................................................................16
2.1.1. Giới thiệu về tập đoàn Hòa Phát................................16
2.1.2. Giới thiệu về công ty Cổ phần Thép Hòa Phát Hải
Dương.........................................................................................16 6
2.1.3. Tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần Thép Hòa Phát
Hải Dương..................................................................................17
2.1.4. Kết quả kinh doanh 2022 - 2023 của ngành thép tại
Hòa Phát....................................................................................17
2.2. Thực trạng thực hiện chức năng kiểm soát tại công ty
Cổ phần Thép Hòa Phát Hải Dương..........................................18
2.2.1. Nguyên tắc kiểm soát..................................................18
2.2.1.1. Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả..........................18
2.2.1.2. Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng.....................18
2.2.1.3. Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan..............19
2.2.1.4. Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý..............................20
2.2.2. Các loại kiểm soát của công ty Cổ phần Thép Hòa
Phát Hải Dương.........................................................................20
2.2.3. Quy trình kiểm soát......................................................22
2.2.4. Yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát tại công
ty Cổ phần Thép Hòa Phát Hải Dương..................................25
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHỨC NĂNG
KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP HÒA PHÁT HẢI
DƯƠNG.............................................................................................27
3.1. Ưu điểm và nhược điểm.....................................................27
3.1.1. Ưu điểm...........................................................................27
3.1.2. Nhược điểm....................................................................28
3.2. Mục tiêu của công ty Cổ phần Thép Hòa Phát Hải Dương
.......................................................................................................29
3.3. Giải pháp hoàn thiện chức năng kiểm soát....................29
KẾT LUẬN........................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................33 7 DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Doanh thu và lợi nhuận sau thuế ngành thép năm 2022-
2023..................................................................................................18
Bảng 2.2: Các thành phần hoá học...................................................23
Bảng 2.3: Dung sai về chiều dài (loại A, đơn vị mm)........................23 DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các loại kiểm soát nhằm đạt đến mục tiêu
..........................................................................................................10
Hình 1.2: Quy trình kiểm soát trong tổ chức.....................................11
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty Thép Hòa Phát Hải Dương............17 8 LỜI MỞ ĐẦU
Quản trị học là một lĩnh vực quan trọng trong việc định hình và
phát triển mọi tổ chức, từ doanh nghiệp tư nhân đến cơ quan nhà
nước. Nó không chỉ là nghệ thuật và khoa học của việc lãnh đạo và
quản lý con người, tài nguyên và quy trình, mà còn là nền tảng cho
việc xây dựng các chiến lược và tạo ra giá trị bền vững. Trong bối
cảnh toàn cầu hóa và cạnh tranh ngày càng khốc liệt, quản trị học
đóng vai trò then chốt trong việc giúp các tổ chức thích nghi, sáng tạo và tồn tại.
Hiện nay, cùng với sự đổi mới của nền kinh tế thị trường và sự
cạnh tranh ngày càng quyết liệt giữa các thành phần kinh tế đã gây
ra những khó khăn và thử thách cho
các doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, để có thể khẳng định được
mình mỗi doanh nghiệp cần phải nắm vững tình hình cũng như kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để đạt được điều đó, các doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến
chức năng kiểm soát của doanh nghiệp. Chức năng kiểm soát đóng
vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động diễn ra
theo đúng kế hoạch, đạt được mục tiêu đã đề ra và duy trì tính hiệu
quả. Đặc biệt, trong các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn như công
ty Cổ phần Thép Hòa Phát Hải Dương, kiểm soát không chỉ giúp tối
ưu hóa quy trình sản xuất mà còn đảm bảo an toàn, chất lượng sản
phẩm và hiệu suất hoạt động kinh doanh. Với đặc thù ngành thép,
nơi mà các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, công nghệ và nhân
lực đều có vai trò quyết định, việc kiểm soát chặt chẽ là yếu tố sống
còn để duy trì vị thế cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững.
Trong bài phân tích này, chúng ta sẽ đi sâu vào chức năng kiểm
soát của công ty Cổ phần Thép Hòa Phát Hải Dương, một trong
những đơn vị đầu ngành trong lĩnh vực sản xuất thép tại Việt Nam.
Bài viết sẽ tập trung làm rõ cách công ty triển khai hệ thống kiểm
soát từ việc giám sát quy trình sản xuất, quản lý chất lượng sản
phẩm, cho đến kiểm soát tài chính và hiệu quả hoạt động. Thông
qua đó, chúng ta sẽ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của chức năng
kiểm soát đối với sự phát triển của một công ty lớn trong lĩnh vực công nghiệp nặng. 9
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Khái niệm, vai trò, nguyên tắc và phân loại kiểm soát
1.1.1. Khái niệm kiểm soát
Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với
các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các
điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định. 1.1.2. Vai trò kiểm soát
-Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng
thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức. Từ
đó có sự tác động, điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót hay gặp khó khăn, cản trở.
-Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức.
-Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường.
-Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương
trình, kế hoạch với hiệu quả cao.
-Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức.
1.1.3. Các nguyên tắc kiểm soát
-Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả
-Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng
-Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan
-Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
1.1.4. Các loại kiểm soát
Có nhiều loại kiểm soát khác nhau tùy theo cách phân loại khác
nhau. Mỗi loại kiểm soát đều có nội dung và yêu cầu rõ ràng, cụ thể.
Tùy vào đối tượng kiểm soát và mục đích của kiểm soát mà nhà quản
trị có thể lựa chọn hình thức kiểm soát phù hợp.
1.1.4.1. Theo thời gian tiến kiểm soát a. Kiểm soát trước Kiểm soát trước (hay
còn gọi là “tiền kiểm”) là kiểm soát được
tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn
đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc. b. Kiểm soát trong
Kiểm soát trong là kiểm soát được thực hiện trong thời gian
tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở
công việc khi chúng xuất hiện. c. Kiểm soát sau 10
Kiểm soát sau (hay còn gọi là “hậu kiểm”) là kiểm soát được
tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh
các vấn đề đã xảy ra.
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các loại kiểm soát nhằm đạt đến mục tiêu
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học)
1.1.4.2. Theo tần suất các cuộc kiểm soát
a. Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên
ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát.
b. Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch
đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định. Có thể kiểm soát theo tháng, quý, năm
c. Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm
bất kỳ, không theo kế hoạch.?
1.1.4.3. Theo mức độ tổng quát của nội dung tổng quát
a. Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các
lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm
đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung.?
b. Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với năng
lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp.?
c. Kiểm soát cả nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng
con người cụ thể trong tổ chức.?
1.1.4.4. Theo đối tượng kiểm soát
a. Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện
nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức
như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị...
b. Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh
giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, phẩm chất,
kết quả thực hiện công việc, tính trung thực, lòng trung thành,
tinh thần trách nhiệm, sự thoả mãn với công việc... 11
c. Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh
giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức trên
các mặt như: rõ ràng và đầy đủ, chính xác và trung thực, hệ
thống và tổng hợp, cô đọng và lôgic.
d. Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh
giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá các nguồn
vốn, tình hình cân đối thu - chi, tỉnh hình thực hiện ngân sách, công nợ... 1.2. Quy trình kiểm soát
Hình 1.2: Quy trình kiểm soát trong tổ chức
(Nguồn: Giáo trình Quản trị học)
1.2.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
-Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà
dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động.
-Kết quả của kiểm soát phụ thuộc nhiều vào tiêu chuẩn đặt ra.
Trong hoạt động của một tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu
chuẩn. Vì vậy, việc xác định hệ thống tiêu chuẩn hợp lý và có
khả năng thực hiện được trên thực tế là rất cần thiết, đòi hỏi
nhà quản trị phải đặc biệt quan tâm.
-Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát, cần phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: Tiêu chuẩn và mục tiêu
Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên
Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp
Tiêu chuẩn và trách nhiệm Xác định mức chuẩn
Sử dụng các tiêu chuẩn định tính 12
1.2.2. Đo lường kết quả kiểm soát
Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1,
tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và
kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra)
nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định.
1.2.2.1. Yêu cầu đối với đo lường kết quả -Hữu ích -Có độ tin cậy cao -Không lạc hậu -Tiết kiệm
1.2.2.2. Các phương pháp đo lường kết quả
Chất lượng kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo
lường. Muốn nâng cao chất lượng kiểm soát cần chú trọng đến khâu
đo lường, trong đó đặc biệt là lựa chọn phương pháp đo lượng phù hợp.
Các phương pháp đo lường kết quả phổ biến là: quan sát các dữ kiện,
sử dụng các dấu hiệu báo trước, quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá
nhân, dự báo, khảo sát điều tra... a. Quan sát các dữ kiện
Phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu
thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện. Tuy
nhiên, không được bỏ quên những dữ kiện định tính vì chúng tuy
khó đo lường nhưng lại thường cung cấp những thông tin cần
thiết, có thể bất ngờ nhưng có tính chất bổ sung quan trọng và
rất có ý nghĩa đối với công việc đang kiểm soát.
b. Sử dụng các dấu hiệu báo trước
Phương pháp này được thực hiện dựa vào những "triệu chứng”
báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công
việc hay những trục trặc của đối tượng kiểm soát. Sự trục trặc
mà các dấu hiệu cung cấp cho ta biết có thể do những nguyên
nhân chủ quan hoặc khách quan, vì vậy, cần phân tích từng trường hợp cụ thể.
c. Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân
Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình
hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát. Đây là
phương pháp kiểm soát diễn ra thường xuyên, thậm chí hàng
ngày của nhà quản trị. Phương pháp này có một số ưu điểm:
-Cho phép nhanh chóng nắm bắt tình hình thực tế và cảm
nhận được những vấn đề còn tiềm tàng ở dạng khả năng.?
-Cho phép có cái nhìn toàn diện về toàn bộ công việc đang kiểm soát 13
-Cho phép kiểm tra lại chính hệ thống kiểm soát bằng cách so
sánh những nhận xét của mình và kết quả thu được từ kiểm soát hệ thống.
Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là: Công việc
kiểm soát có nguy cơ trở nên nặng nề, người bị kiểm soát bị áp
lực cao và chi phí kiểm soát có thể tăng lên nhiều. d. Dự báo
Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định,
phán đoán về kết quả thực hiện công việc trên cơ sở dữ liệu tình
hình thực tế đã và đang diễn ra. Phương pháp này thực hiện
nhanh, dễ dàng, nhưng phụ thuộc nhiều vào chủ quan của người
dự báo nếu thiếu các công cụ, phương tiện dự báo chính xác, tin cậy. e. Điều tra
Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các
phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan.
Phương pháp này thu thập được thông tin trực tiếp từ các đối
tượng có liên quan, giúp cho kiểm soát viên có thể đánh giá sát
thực, kết quả nhanh, song lại phụ thuộc vào sự trung thực cũng
như nhận thức, hiểu biết của người được điều tra.
1.2.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát
Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt
động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch
giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó. Đối tượng thông báo:
-Các nhà quản trị cấp trên có liên quan: Là những người thực sự
có quyền quyết định đối với các công việc đang được kiểm soát
và chính họ có quyền quyết định việc tiến hành các hoạt động
điều chỉnh một cách nhanh chóng và thích hợp.
-Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan: Trước hết là cơ
quan có nhiệm vụ hoạch định, sau đó là các cơ quan tác nghiệp
mà hoạt động của nó có liên quan đến các kết quả đo lường.
-Đối tượng bị kiểm soát: Là những cá nhân, đơn vị, bộ phận nằm trong kế hoạch kiểm tra. Nội dung thông báo:
-Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình
hình thực hiện công việc... kèm theo đó là các nhận định, đánh giá.
-Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng.
-Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn. 14 Yêu cầu khi thông báo: -Phải kịp thời. -Phải đầy đủ.? -Phải chính xác.?
-Phải đúng đối tượng.
1.2.4. Tiến hành điều chỉnh
Sau đo lường và so sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm soát, trong
trường hợp cần thiết phải xúc tiến các hành động điều chỉnh tiến tới
thực hiện mục tiêu, hoặc để tiến hành kiểm soát trong tương lai được tốt hơn.
Tiến hành điều chỉnh là bước cuối của quá trình kiểm soát, bao
gồm những công việc, giải pháp cụ thể tác động trực tiếp đến đối
tượng kiểm soát cần điều chỉnh để hướng chúng đi đến những trạng
thái mong đợi (mục tiêu, tiêu chuẩn, yêu cầu) đã được định ra trong kế hoạch điều chỉnh.
Các hoạt động điều chỉnh:
-Điều chỉnh mục tiêu dự kiến:
Nếu quá trình kiểm soát phát hiện ra vẫn để cho phép kết luận
những mục tiêu đó được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung
hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Hoặc nếu mục tiêu
quá cao hay quá thấp so với thực tế thì điều chỉnh cho phù hợp với hiện thực.?
-Điều chỉnh chương trình hành động:
Kết quả kiểm soát có thể cho thấy một số công việc có thể
làm nhanh hơn, một số khác đòi hỏi thêm thời gian, cũng có thể
thay đổi trình tự các công việc, hoặc bổ sung thêm nguồn lực...
Các hoạt động điều chỉnh này đều nhằm đến mục tiêu (tiêu chuẩn) đề ra.?
-Tiến hành những hành động dự phòng:
Những hành động dự phòng nhằm hướng đến kết quả tương
lai hoặc ảnh hưởng đến kết quả công việc giai đoạn sau. Đây là
sự điều chỉnh tích cực phòng ngừa những nguy cơ tiềm ẩn có thể
xảy ra ở giai đoạn tiếp theo.?
-Không hành động gì cả:
Không hành động gì cả không phải là hành vi vô trách nhiệm,
ỷ lại, thụ động của nhà quản trị, thực chất đó là hành vì tự điều
chỉnh. Đối tượng kiểm soát là một hệ thống có khả năng tự điều
chỉnh. Do vậy, trong một số trường hợp, vấn đề xuất hiện rồi tự
nó mất đi, hoặc tự nó, theo thời gian sẽ tự cải thiện tốt hơn lên
mà không cần phải nhờ đến sự tác động nào từ bên ngoài.?
Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh: 15
-Phải nhanh chóng, kịp thời:
Khi đã phát hiện được sai lệch, tìm được nguyên nhân, cần
thiết phải điều chỉnh ngay trước khi các điều kiện, môi trường
thay đổi. Nếu không hiệu quả của hành động điều chỉnh sẽ giảm,
thậm chí trở thành lỗi thời. Trong kinh doanh, nếu không có
quyết định nhanh chóng, kịp thời sẽ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Chẳng hạn điều chỉnh giá bán để có tính cạnh tranh cao tại một
khu vực thị trường, hay quyết định lựa chọn dự án đầu tư kinh
doanh ngay khi có cơ hội đầu tư...
-Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp:
Nếu áp dụng các biện pháp quá mạnh mẽ, hoặc thô bạo có thể tạo ra những sai
biệt mới theo chiều ngược lại. Ngược lại, nếu không đủ liều lượng
sẽ không tạo ra được những thay đổi cần thiết của đối tượng.
Điều chỉnh ở mức độ nào và theo hướng nào cần phải căn cứ vào
đặc điểm của đối tượng kiểm soát và mục đích của hành động điều chỉnh.
-Điều chỉnh phải hướng tới kết quả:
Mục đích của điều chính là hướng tới mục tiêu chứ không phải
theo ý muốn chủ quan của nhà quản trị hay của đối tượng bị
kiểm soát. Vì vậy, hành động điều chỉnh phải hướng tới kết quả,
góp phần đảm bảo thực hiện mục tiêu đặt ra với kết quả mong
muốn, thậm chí tốt hơn.
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chức năng kiểm soát
1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản: Quan điểm,
cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch; tính trung
thực và giá trị đạo đức; cơ cấu tổ chức bộ máy; hệ thống chính sách,
quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát; chính sách về nhân sự phản
ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất, người lãnh
đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề kiểm soát và sự quan
trọng của nó đối với đơn vị đó.
Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và
thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng
cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành
viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại
bằng việc tuân theo một cách cẩn thận. Mặt khác nếu như những
thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là
vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không
nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh
đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ
không thể đạt được một cách hữu hiệu. 16 1.3.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro
có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức như: mục
tiêu sản xuất, bán hàng, marketing, tài chính và các hoạt động khác,
từ đó có thể quản trị được rủi ro
Nhận dạng rủi ro: là quá trình xác định những mối nguy có thể
gây tác động xấu tới tổ chức như có thể gây tổn hại con người, hư
hỏng tài sản, hủy hoại môi trường… Cần xác định rõ rủi ro ở mức độ
toàn đơn vị hay mức độ một hoạt động nào đó để đánh giá rủi ro ở
mức độ nào và có hướng xử lý cho phù hợp.
Phân tích rủi ro: đây là công việc tiếp theo sau khi nhận dạng
được rủi ro và tiến hành phân tích các rủi ro. Thực chất việc phân tích
này là dự đoán xác suất xảy ra đối với đơn vị dựa trên rất nhiều yếu
tố bên trong lẫn bên ngoài của đơn vị.
1.3.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách, quy trình, các thủ tục
được chỉ thị bởi nhà quản lý để thực hiện một cách nghiêm túc và để
đối phó với các rủi ro đe dọa đến mục tiêu của đơn vị, đồng thời các
hoạt động này cũng tạo điều kiện để thực thi các mục tiêu đó một
cách hiệu quả. Hoạt động kiểm soát bao gồm 2 nhân tố chính là
chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát: là
những nguyên tắc được ban hành bởi ban quản trị doanh nghiệp cần
thực hiện để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu, là cơ sở cho việc
thực hiện các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát: là những quy
định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.
1.3.4. Thông tin truyền thông
Thông tin và truyền thông là một bộ phận không thể thiếu cho
việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị
thông qua việc tạo lập các báo cáo để cung cấp và truyền đạt những
thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm bên trong
và bên ngoài đơn vị. Thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu
thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách
kịp thời và thích hợp. Truyền thông là quy trình đưa các thông tin, tin
tức đến người sử dụng kể cả bên trong và ngoài đơn vị, cung cấp cho
tổ chức thông tin cần thiết để kiểm soát hằng ngày. 1.3.5. Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng, cũng là bộ phận quan trọng nhất
của hệ thống kiểm soát nội bộ, là quá trình đánh giá chất lượng theo
thời gian của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mục tiêu của giám sát hệ
thống kiểm soát nội bộ là đánh giá xem hệ thống kiểm soát nội bộ đã
được thiết kế đầy đủ, chặt chẽ và có hiệu quả hay không? Giám sát
có thể chia thành hai loại chính là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. 17 18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP HÒA PHÁT HẢI DƯƠNG 2.1. Giới thiệu chung
2.1.1. Giới thiệu về tập đoàn Hòa Phát
Tập đoàn Hòa Phát là một trong những tập đoàn công nghiệp
hàng đầu tại Việt Nam, nổi tiếng với các lĩnh vực sản xuất thép, nội
thất, điện lạnh, và bất động sản. Tập đoàn Hòa Phát được sáng lập
bởi ông Trần Đình Long, người hiện vẫn giữ vị trí Chủ tịch Hội đồng
Quản trị. Được thành lập vào năm 1992, Hòa Phát ban đầu là một
công ty chuyên kinh doanh máy xây dựng, nhưng sau đó đã phát
triển mạnh mẽ và mở rộng quy mô sang nhiều ngành nghề khác
nhau. Đặc biệt, lĩnh vực sản xuất thép đã trở thành trụ cột và mang
lại doanh thu lớn nhất cho tập đoàn.?
a. Lĩnh vực hoạt động chính
Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực sau:
-Sản xuất thép: Đây là ngành chủ lực của Hòa Phát, bao gồm
thép xây dựng, thép cuộn cán nóng, ống thép và tôn mạ
màu. Tập đoàn sở hữu các khu liên hợp gang thép lớn như
Khu liên hợp sản xuất gang thép Hòa Phát Dung Quất. Hòa
Phát hiện là nhà sản xuất thép lớn nhất Việt Nam và nằm
trong top các nhà sản xuất thép lớn nhất Đông Nam Á.
-Sản xuất nông nghiệp: Hòa Phát đã mở rộng sang lĩnh vực
nông nghiệp với các sản phẩm như thức ăn chăn nuôi, chăn
nuôi gia súc, gia cầm và thủy sản, cũng như các sản phẩm
chế biến thực phẩm từ nông sản.
-Nội thất: Sản xuất và kinh doanh nội thất văn phòng, trường
học, và gia đình. Thương hiệu Nội thất Hòa Phát đã rất quen
thuộc với thị trường Việt Nam.
-Bất động sản: Tập đoàn Hòa Phát còn tham gia phát triển các
dự án bất động sản khu công nghiệp và khu đô thị, với nhiều
dự án lớn tại Hà Nội, Hưng Yên và nhiều tỉnh thành khác.
b. Chiến lược phát triển
Tập đoàn Hòa Phát luôn chú trọng đến việc phát triển bền
vững, đồng thời đầu tư vào công nghệ và mở rộng quy mô sản
xuất. Định hướng của Hòa Phát là tiếp tục duy trì vị trí hàng đầu
trong lĩnh vực sản xuất thép, đồng thời đẩy mạnh đầu tư vào các
ngành nghề khác như nông nghiệp và bất động sản. c. Tầm nhìn và sứ mệnh
-Tầm nhìn: Hòa Phát hướng đến trở thành tập đoàn công
nghiệp hàng đầu Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, với tiêu
chí phát triển bền vững và tạo ra giá trị gia tăng cho cổ đông,
người lao động và cộng đồng. 19