Chức năng tổ chức tại Tập đoàn Hòa Phát | Bài thảo luận quản trị học

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI ----- ----- BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC
ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
GVGD: Nguyễn Thị Thanh Nhàn
Lớp Học Phần: 251_BMGM0111_03 Nhóm thực hiện: Nhóm 04 Hà Nội, 2025 LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, nhóm 04 chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Nguyễn Thị
Thanh Nhàn, Giảng viên bộ môn Quản trị học, đã giảng dạy nhiệt tình và truyền đạt
những kiến thức cơ bản, cần thiết đến chúng em. Từ đó, chúng em vận dụng những kiến
thức này để hoàn thành bài thảo luận một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, để hoàn thành bài
thảo luận này không thể không nhắc đến những đóng góp nhất định đến từ các thành viên
của nhóm, cảm ơn các bạn đã tham gia họp nhóm đầy đủ, tích cực nghiên cứu đề tài và làm bài.
Mặc dù nhóm đã cố gắng hoàn thành bài thảo luận trong phạm vi và khả năng cho
phép nhưng không tránh khỏi những thiếu sót, nhóm em rất mong nhận được sự góp ý
của cô và các bạn để bài thảo luận của nhóm được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn! 1
BẢNG PHÂN CÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHIỆM VỤ STT Họ và tên Mã sinh Nhiệm vụ Đánh giá Ký tên viên 1 Đỗ Thị Thu Hương 24D300077 Mục 2.2 2 Tạ Trung Kiệt 24D300025 Mục 2.2 3 Lý Thị Liền 24D300084 Tổng hợp word 4 Bạch Thùy Linh 24D300081 Nhóm trưởng, chương 1 5 Nguyễn Diệu Linh 24D300137 Mục 2.4 và 2.5 6 Nguyễn Đỗ Thùy Linh 24D300028 Chương 4 7 Nguyễn Phương Linh 24D300083 PowerPoint 8 Nguyễn Thị Thùy Linh 24D300138 Mục 2.3 9 Trần Thị Mai Linh 22D210133 Thuyết trình 10 Triệu Thùy Linh 24D300029 Mục 2.1 11 Đặng Hưng Long 23D220066 Chương 3 12 Đoàn Huy Long 22D107117 Chương 4 13 Nguyễn Hải Long 24D300139 Thuyết trình 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM (Lần một)
1. Thời gian – Địa điểm:
1.1. Thời gian : 21 giờ 00 phút ngày 20 tháng 09 năm 2025.
1.2. Địa điểm : Hình thức online tại Google Meet.
2. Thành viên tham dự: đủ 13/13 3. Mục tiêu cuộc họp:
- Căn cứ vào đề cương lên ý tưởng sản phẩm, bàn luận và thống nhất ý kiến.
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên. 4. Nội dung cuộc họp:
4.1. Trình bày ý tưởng sản phẩm bàn luận và thống nhất
- Nhóm trưởng nêu lên đề cương.
- Sau đó mọi người thảo luận sản phẩm phù hợp. - Chốt ý kiến.
4.2. Sau khi đưa ra sản phẩm nhóm trưởng dựa vào để phân công nhiệm vụ 5. Đánh giá:
- Các thành viên nhiệt tình trong quá trình thảo luận và nhận nhiệm vụ.
Hà Nội, ngày 20 tháng 09 năm 2025 Thư ký Nhóm trưởng Đoàn Huy Long Bạch Thùy Linh 3 4
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM (Lần hai)
1. Thời gian – Địa điểm:
1.1. Thời gian: 21 giờ 30 Ngày 01 Tháng 11 Năm 2025.
1.2. Địa điểm : Hình thức online tại Google Meet.
2. Thành viên tham dự: đủ 13/13 3. Mục tiêu cuộc họp:
- Bổ sung ý kiến cho sản phẩm và tập duyệt. 4. Nội dung cuộc họp: 4.1. Bổ sung ý kiến
- Sau khi đã có sản phẩm mong muốn từ buổi trước nhóm trưởng yêu cầu mọi
người đóng góp thêm ý kiến cho sản phẩm được hoàn chỉnh hơn .
4.2. Tập duyệt sản phẩm
- Khi đã hoàn tất sản phẩm cả nhóm vào tập duyệt thuyết trình.
Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2025 Thư kí Nhóm Trưởng Đoàn Huy Long Bạch Thùy Linh 5 LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào kinh tế khu
vực và thế giới, các doanh nghiệp trong nước phải không ngừng đổi mới về cơ cấu tổ
chức, mô hình quản trị và phương thức vận hành để nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong
đó, chức năng tổ chức đóng vai trò đặc biệt quan trọng là nền tảng giúp doanh nghiệp
phân bổ nguồn lực hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, đảm bảo các hoạt
động sản xuất kinh doanh được thực hiện một cách khoa học, đồng bộ và hướng đến mục tiêu chung.
Tập đoàn Hòa Phát là một trong những tập đoàn công nghiệp hàng đầu Việt Nam,
nổi bật trong lĩnh vực thép, nội thất, điện máy, bất động sản và nông nghiệp là ví dụ điển
hình cho một mô hình tổ chức doanh nghiệp lớn, có hệ thống quản trị bài bản, chuyên
nghiệp và hiệu quả. Với quy mô hoạt động trải rộng và đội ngũ nhân sự lên đến hàng
chục nghìn người, việc tổ chức, phân quyền, điều hành và giám sát trong Hòa Phát trở
thành yếu tố then chốt giúp tập đoàn duy trì vị thế dẫn đầu trên thị trường.
Chính vì vậy, nhóm chúng em lựa chọn đề tài “Chức năng tổ chức tại Tập đoàn
Hòa Phát” nhằm phân tích cách thức tập đoàn xây dựng cơ cấu tổ chức, phân quyền, phân
cấp và điều phối hoạt động giữa các bộ phận. Thông qua đó, bài thảo luận không chỉ làm
rõ lý thuyết về chức năng tổ chức trong quản trị học, mà còn giúp vận dụng kiến thức vào
thực tiễn quản trị của một doanh nghiệp lớn tại Việt Nam từ đó rút ra những bài học kinh
nghiệm và gợi ý nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức trong các doanh nghiệp hiện nay. 6 MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT..............................................................................10
1.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC...........................10
1.1.1. Khái niệm......................................................................................................10
1.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức......................................................................10
1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC............................................................................................11
1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức..............................................11
1.2.2 Các nguyên tắc cấu trúc của tổ chức............................................................12
1.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức................................................14
1.2.4. Các mô hình cấu trúc tổ chức......................................................................15
1.3. PHÂN QUYỀN TRONG TỔ CHỨC.................................................................22
1.3.1. Khái niệm và hình thức phân quyền............................................................22
1.3.2. Các yêu cầu khi phân quyền........................................................................23
1.3.3. Quá trình phân quyền...................................................................................23
1.3.4. Tầm hạn quản trị..........................................................................................23
1.4. HỆ THỐNG TỔ CHỨC KHÔNG CHÍNH THỨC...........................................24
1.4.1. Đặc điểm và sự tồn tại khách quan của hệ thống tổ chức không chính thức
.................................................................................................................................. 24
1.4.2. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức không chính thức
.................................................................................................................................. 24
1.4.3. Những vấn đề cần lưu ý khi ứng xử với hệ thống tổ chức không chính
thức..........................................................................................................................25
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI TẬP
ĐOÀN HÒA PHÁT........................................................................................................25 7
2.1. GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT.......................................................25
2.1.1. Thông tin chung............................................................................................25
2.1.2. Các lĩnh vực kinh doanh chính....................................................................26
2.1.3. Quá trình hình thành và phát triển.............................................................27
2.1.4. Mục tiêu và chiến lược kinh doanh..............................................................27
2.1.5. Giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh và định vị...............................................27
2.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT.........................................29
2.2.1. Mô hình quản trị chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chính.............29
2.2.2. Đại hội đồng cổ đông.....................................................................................30
2.2.3. Hội đồng quản trị..........................................................................................31
2.2.4. Ban Tổng Giám đốc......................................................................................32
2.2.5. Ban kiểm soát................................................................................................34
2.2.6. Văn phòng Tập đoàn.....................................................................................35
2.2.7. Các công ty con..............................................................................................37
2.3. PHÂN QUYỀN TẠI TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT..................................................37
2.3.1. Hình thức phân quyền..................................................................................37
2.3.2. Quá trình phân quyền..................................................................................39
2.3.3. Tầm hạn quản trị..........................................................................................40
2.4. TỔ CHỨC KHÔNG CHÍNH THỨC TẠI TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT..............42
2.5. ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI TẬP ĐOÀN
HÒA PHÁT.................................................................................................................44
2.5.1. Ưu điểm..........................................................................................................44
2.5.2. Hạn chế..........................................................................................................45
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHỨC
NĂNG TỔ CHỨC CỦA TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT......................................................46
3.1. MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP.................................46 8
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TẬP ĐOÀN.............46
3.2.1. Tối ưu hóa mô hình cơ cấu quản trị Tập đoàn...........................................46
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ.......................47
3.3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN QUYỀN VÀ KIỂM SOÁT......47
3.3.1. Hoàn thiện Quy chế Phân cấp, Phân quyền................................................47
3.3.2. Nâng cao Tầm hạn Quản trị.........................................................................47
3.4. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VÀ PHÁT HUY VAI TRÒ TỔ CHỨC KHÔNG
CHÍNH THỨC............................................................................................................ 48
3.4.1. Tận dụng mặt tích cực của tổ chức không chính thức...............................48
3.4.2. Kiểm soát rủi ro và giảm thiểu mặt tiêu cực...............................................48
CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG DOANH NGHIỆP CỦA NHÓM......................................48
4.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của khách sạn...............................48
4.1.1. Tập đoàn Aurora Hotels Group...................................................................48
4.1.2. Khách sạn Aurora Landmark 81.................................................................49
4.2 Tầm nhìn, sứ mệnh & giá trị cốt lõi của khách sạn............................................50
4.2.1. Tầm nhìn của khách sạn...............................................................................50
4.2.2. Sứ mệnh của khách sạn................................................................................50
4.2.3. Giá trị cốt lõi của khách sạn.........................................................................50
4.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách sạn..................................................51
4.3.1. Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú........................................................51
4.3.2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống.......................................................51
4.3.3. Hoạt động kinh doanh dịch vụ khác...........................................................51
4.4. Sản phẩm của khách sạn Aurora Landmark 81................................................52
4.4.1. Dịch vụ lưu trú..............................................................................................52
4.3.2. Dịch vụ ăn uống.............................................................................................53 9
4.4.3. Dịch vụ bổ sung.............................................................................................54
4.5. Mô hình cơ cấu tổ chức của khách sạn..............................................................55
4.5.1. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận theo sơ đồ...............................................55
4.5.2. Nhận xét về mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy khách sạn........................................56
4.5.3. Định hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong tương lai.........................................58
KẾT LUẬN...............................................................................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................................60 10
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 1.1.1. Khái niệm
Tổ chức là quá trình xác định công việc cần phải làm và những người làm các công
việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như
mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập
một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.
Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi
cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất
vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là:
- Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu.
- Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực.
- Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức.
- Xây dựng nề nếp văn hóa của tổ chức.
- Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức.
- Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức.
- Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường.
1.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức
Tổ chức là chức năng có vai trò quan trọng trong quá trình quản trị tổ chức, tạo
“nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng.
Nền móng đó chính là bộ máy tổ chức bao gồm các bộ phận, các cá nhân với các mối
quan hệ, liên hệ với nhau tạo nên một “khung” cho các hoạt động quản trị. Chức năng
hoạch định, lãnh đạo kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định, mỗi
cách khác, mọi hoạt động quản trị căn bản đều phải được thực hiện trên bộ máy và hiệu quả.
Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định thì chức năng hoạch định, tổ chức phân bổ,
sắp xếp nguồn lực con người và vật chất con người là các nguồn lực khác, sử dụng có 11
hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực. Tổ chức nhằm có được
cấu trúc tổ chức phù hợp, vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà
tổ chức đó xác định. Cấu trúc nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đó xác định.
Cấu trúc tổ chức phù hợp hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt
động và nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất. Việc phân công lao động khoa học,
phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho các hoạt
động và nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất. Việc phân công lao động khoa học,
phân quyền hợp lý và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên
phát huy tối nhất năng lực sở trường của họ. Mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự
mở rộng và đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho các nhà quản trị.
Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường làm việc thích hợp cho
mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy tốt nhất khả năng, năng lực thực hiện các nhiệm vụ
được tổ chức phân công, từ đó tạo nên văn hóa tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các
thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Chức năng tổ chức bao gồm 4 vai trò:
- Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức.
- Tạo sự phối hợp giữa các bộ phận.
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
- Thiết lập văn hóa của tổ chức. 1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.2.1. Khái niệm và đặc điểm của cấu trúc tổ chức 1.2.1.1. Khái niệm
Nhà quản trị vận hành hoạt động của tổ chức thông qua các bộ phận, cá nhân, cá
nhân trong tổ chức. Các cá nhân, bộ phận trong tổ chức liên kết, phối hợp với nhau, tạo
nên một chỉnh thể thống nhất, đó chính là cấu trúc tổ chức.
Cấu trúc tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận khác nhau, có mối liên hệ và
quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và 12
quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định của tổ chức.
1.2.1.2. Đặc điểm của cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể
thống nhất, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn giữa các cá nhân và đơn
vị nhằm tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu của tổ chức. Cấu
trúc tổ chức được thiết kế theo nhiều mô hình khác nhau tùy thuộc vào chức năng, nhiệm
vụ và quy mô hoạt động của mỗi tổ chức. Dù cấu trúc tổ chức được thiết kế theo mô hình
nào thì nó cũng có đặc điểm chung sau:
Tính tập trung: Tính tập trung phản ánh mức độ tập trung quyền lực của tổ chức
cho các cá nhân hay bộ phận. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho
một cá nhân, tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại.
Tính phức tạp: Tính phức tạp phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc
tổ chức. Nếu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ đan xen, cấu trúc tổ
chức có tính phức tạp cao và ngược lại.
Tính tiêu chuẩn hóa: Tính tiêu chuẩn hóa phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt
động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc
hay các nội quy, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra
sức mạnh của tổ chức.
1.2.2 Các nguyên tắc cấu trúc của tổ chức
Một trong những nội dung cơ bản của chức năng tổ chức trong quản trị là thiết kế
cấu trúc tổ chức. Để cấu trúc tổ chức trong quản trị là thiết kế cấu trúc tổ chức. Để cấu
trúc tổ chức thể hiện được những đặc điểm riêng có và thực hiện tốt vai trò của nó, đòi
hỏi phải tuân thủ các nguyên tắc tổ chức khoa học. Các nguyên tắc này xuất phát từ
những đòi hỏi khách quan và sự vận dụng sáng tạo của các quy luật tổ chức quản trị.
Nguyên tắc 1: Tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm
thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng: “Hình thức phải đi sau chức năng”. 13
Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận và cá nhân đều phải có sự tồn
tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Sự lựa
chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá
nhân... đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục
tiêu đã xác định. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 2: Thống nhất chỉ huy
Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm
báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất
trong toàn tổ chức. Thực hiện nguyên tắc này, nhà quản trị các cấp thực hiện tốt nhất các
quyết định quản trị gắn với thẩm quyền được tổ chức phân công. Nguyên tắc 3: Cân đối
Cân đối lý hợp lý giữa các thành phần với nhau trong hệ thống tổ chức. Với
nguyên tắc này, sự cân đối là biểu hiện ở các tỷ lệ hợp lý giữa quyền hạn và trách nhiệm,
cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau trong tổ chức. Cụ thể là: Tỷ lệ hợp
lý giữa các bộ phận, giữa số lượng và chất lượng cán bộ quản trị các cấp: cấp cao, cấp
trung, cấp thấp; sự hợp lý giữa quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp, các cá nhân trong tổ chức... Nguyên tắc 4: Linh hoạt
Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của
môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
Để thực hiện nguyên tắc này, trong phạm vi tổ chức bộ máy, hệ thống tổ chức vừa
phải bố trí những bộ phận, những cá nhân có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định,
đồng thời cũng có những bộ phận, cá nhân ít ổn định hơn, nhằm đáp ứng một cách linh
hoạt trong mọi tình huống. Nguyên tắc 5: Hiệu quả
Hiệu quả phản ánh mối tương quan so sánh giữa kết quả hoạt động mang lại với
chi phí bỏ ra để thực hiện công việc đó:
- Cấu trúc tổ chức phải thỏa mãn và thực hiện đúng yêu cầu mục tiêu của tổ chức;
- Chi phí bỏ ra để xây dựng và duy trì hoạt động của bộ máy tổ chức là thấp nhất; 14
- Số lượng cá nhân, bộ phận, đơn vị và các cấp trong tổ chức phải đảm bảo tổ chức
hoạt động đạt kết quả cao, đảm bảo sự tương quan giữa chi phí và kết quả để đạt hiệu quả cao nhất.
1.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
Mục tiêu và chiến lược của tổ chức
Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Khi mục tiêu
và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cấu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, chỉnh sửa và
hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược.
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng
tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình.
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức xác định số lượng các đơn vị, bộ phận và quy
định chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, bộ phận cùng như mối quan hệ giữa các đơn
vị, bộ phận này trong tổ chức. Quy mô của tổ chức
Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn
đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ
phức tạp trong tổ chức. Như vậy, khi quy mô của tổ chức thay đổi tất yếu dẫn đến cấu
trúc tổ chức bộ máy quản trị thay đổi theo cho phù hợp.
Đặc điểm về kỹ thuật công nghệ của tổ chức
Mỗi tổ chức có đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ khác nhau do yêu cầu công việc
để thực hiện chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Sự khác nhau đó đòi hỏi mỗi tổ chức có cấu
trúc tổ chức riêng có, không đồng nhất với cấu trúc tổ chức của tổ chức khác.
Mặt khác, đối với mỗi tổ chức, trình độ kỹ thuật, công nghệ được sử dụng ngày
càng tiến bộ, hiện đại cũng đòi hỏi sự thay đổi cấu trúc tổ chức. Trong tổ chức, kỹ thuật,
công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa
cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản, gọn nhẹ, ít khâu, ít cấp.
Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị 15
Con người luôn là nhân tố ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức, trong đó có
cấu trúc tổ chức, nhất là đội ngũ các nhà quản trị.
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thì trong cấu trúc
tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận phục vụ cho
nhau. Trong đội ngũ các nhà quản trị, nhà quản trị cấp cao có năng lực, khả năng tốt sẽ
xây dựng bộ máy tổ chức, Sở thích, thói quen, quan niệm riêng cũng để dấu ấn đậm nét
đến cơ cấu tổ chức cho phù hợp thực tiễn.
Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công
việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn.
Môi trường bên ngoài của tổ chức
Tổ chức nào trong quá trình hoạt động cũng chịu sự tác động của các yếu tố môi
trường bên ngoài. Đây là những yếu tố khách quan, tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến
tổ chức, đòi các tổ chức phải thích ứng với chúng. Khi các yếu tố môi trường bên ngoài
thay đổi, có thể như sự thay đổi của chính sách của Chính phủ, sự biến động của thị
trường, sự phát triển của khoa học công nghệ… đòi hỏi các tổ chức phải thay đổi phức tạp hơn, đòi hỏi.
1.2.4. Các mô hình cấu trúc tổ chức
1.2.4.1. Cấu trúc tổ chức đơn giản Đặc điểm:
- Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người.
- Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều.
- Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi
quyết định cũng phát ra từ đó.
Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản:
Có thể lấy ví dụ về mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản trong doanh nghiệp như sau: Giám đốc 16 Nhân viên Nhân viên Nhân viên Ưu điểm: - Gọn nhẹ, linh hoạt. - Chi phí quản lý ít.
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng.
- Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng. Nhược điểm:
- Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc nên đòi hỏi
phải có kiến thức toàn diện; hạn chế sử dụng các chuyên gia giỏi theo từng lĩnh vực.
- Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị khi khối lượng công việc quản trị ngày càng
nhiều lên hoặc quy mô tổ chức ngày càng lớn.
1.2.4.2. Cấu trúc tổ chức chức năng Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị
đảm nhận thực hiện hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức.
- Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến
chức năng. Ví dụ trong một doanh nghiệp, cấu trúc tổ chức có thể chia theo các
chức năng sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing…
Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng:
Có thể lấy ví dụ về mô hình cấu trúc tổ chức chức năng của doanh nghiệp như sau: Ban giám đốc Bộ phận nhân sự Bộ phận tài chính Bộ phận Marketing 17 Ưu điểm:
- Phản ánh logic chức năng.
- Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc.
- Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu.
- Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự, không đòi hỏi các nhà quản trị
phải có kiến thức toàn diện.
- Sử dụng được các chuyên gia giỏi ở từng chức năng. - Dễ kiểm soát. Nhược điểm:
- Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận.
- Tầm nhìn bị hạn chế; các nhà quản trị chức năng nhiều khi chú ý tới mục tiêu chức
năng hơn là mục tiêu chung của tổ chức.
- Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng và giữa nhà quản trị với các bộ
phận chức năng trong tổ chức.
- Tính hệ thống bị suy giảm. - Kém linh hoạt.
1.2.4.3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh
doanh theo loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định.
- Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên
môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc. Ưu điểm: 18
- Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm.
- Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới.
- Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
- Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
- Linh hoạt trong việc đa dạng hóa. Nhược điểm:
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
- Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau. - Khó kiểm soát.
- Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:
Có thể lấy ví dụ về mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm của doanh nghiệp như sau: Tổng giám đốc Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C
1.2.4.4. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhiệm thực hiện hoạt động của tổ
chức đó trong khu vực địa lý. 19