Chương 3-4 :Các câu hỏi lý thuyết quản trị hành chính văn phòng

lOMoARc PSD|36215725 CHƯƠNG 3
7. Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh họa
* Phân loại theo chức năng của hồ sơ
- Hồ sơ tác nghiệp: hợp đồng mua bán, sản xuất…
- Hồ sơ hành chính: biên bản, công văn…
- Hồ sơ nguyên tắc: điều lệ, quy định…
- Hồ sơ nhân sự: lý lịch, khen thưởng…
* Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận
- Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: văn bản pháp quy, công văn, biênbản…
- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: quyết định khen thưởng, kỷ luật, trợ cấp…
- Hồ sơ về hoạt động sản xuất: báo cáo sản xuất, tồn kho, các phiếu xuất nhậpkho…
- Hồ sơ kinh doanh: hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng…
- Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: quy trình công nghệ, tài liệu về máy móc kỹ thuật…
- Hồ sơ về tài chính kế toán: các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kếtoán…
8. Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi
phương pháp. Cho ví dụ minh họa
1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự
+ Hồ sơ có tên tiếng Việt được sắp xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ. + Hồ sơ hỗn hợp + Hồ sơ cùng một tên
Ưu điểm: Là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu và có thể nhanh
chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không
Nhược điểm: Bất lợi của phương pháp này là nếu có những tên thông dụng, có
thể trùng nhau. Khi hệ thống được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ mất
nhiều thời gian và công sức
2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Theo phương pháp này các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.
VD: Như những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được
đặt chủ đề là bất động sản, trong nhóm chủ đề bất động sản sẽ có những nhóm
như nhóm đất, nhóm nhà…
Ưu điểm: Phương pháp sắp xếp theo chủ đề tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc
mở rộng hệ thống hồ sơ lOMoARc PSD|36215725
Nhược điểm: Nhược điểm chính là phải thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ.
3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh
Đối với phương pháp này, các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh,
thành phố, quận huyện… Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự
Một số điểm cần chú ý khi sử dụng phương pháp này là:
+ Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ để.
+ Cần thiết lập các chỉ mục để tra cứu theo tên, chủ đề.
Ưu điểm: Phương pháp này dễ hiểu, và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
Nhược điểm: Là đòi hỏi người sử dụng phải có hiểu biết nhất định về khu vực địa
lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự. Phương pháp này
cần phải có các chỉ mục hỗ trợ mới dễ dàng truy cập hồ sơ.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số
Phương pháp này sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các
hồ sơ và sử dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số - kết hợp chữ và số, trong đó thông
thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tư trong mã đó
VD: hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2020 được đặt mã số là NS-2020
Ưu điểm: Phương pháp sắp xếp theo số, mã số giúp phân loại hồ sơ một cách
thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã được đánh số
Nhược điểm: Đòi hỏi phải có một khoản chi phí để chuẩn bị một chỉ mục. Phương
pháp này cũng mất một khoảng thời gian để tiến hành mã hóa và xây dựng các
chỉ mục. Bên cạnh đó, trong quá trình mã hóa, sự sai sót là điều khó tránh khỏi
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…
Phương pháp sắp xếp này thường được sử dụng phối hợp với một trong những
phương pháp sắp xếp khác để tạo sự thuận lợi cho quá trình truy cập hồ sơ
Ưu điểm: Phương pháp này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá
trình truy vấn diễn ra nhanh gọn
Nhược điểm: Đòi hỏi phải xây dựng các chỉ mục, phương pháp này nếu không có
sự kết hợp với các phương pháp khác như sắp xếp theo số, mã số… thì rất khó
mở rộng được hệ thống lưu trữ
9. Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Kiểm tra và phân loại
- Kiểm tra VB, nếu không thuộc cơ quan mình thì phải gửi trả lại nơi gửi. lOMoARc PSD|36215725
- Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với sự
chứngkiến của người đưa công văn.
- Phân loại hồ sơ văn bản:
+ Loại phải vào sổ đăng kí: là những công văn gửi cơ quan, thủ trưởng hoặc những
người giữ chức vụ lãnh đạo.
+ Loại không phải vào sở đăng kí: Thư riêng, sách, báo
+ Loại bóc bì: Là các VB ngoài bì đề tên cơ quan, chức danh thủ trưởng cơ quan, không có dấu mật
+ Loại không bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không bóc bì, chuyển cả bì gồm những
công văn gửi Đảng ủy, các đoàn thể và CV ngoài bì có ghi rõ tên người nhận.
Bước 2: Mở phong bì văn bản (những VB được phép)
- Công đoạn này được tiến hành tùy thuộc vào quy định cụ thể của mỗi cơ
quan,song vẫn phải bảo đảm các nội dung
- VB có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” cần được bóc bì trước
Đối với VB đến từ các cơ quan Đảng, Đoàn cần lưu ý: Phòng hành chính không
mở những tài liệu có ghi rõ tên người nhận và có dấu “Riêng người có tên mở bì”,
mà chỉ vào sổ theo bì và chuyển ngay VB đến người có tên. Những bì tài liệu có
dấu “Tuyệt mật” do Chánh VP được người được ủy quyền trực tiếp mở bì
- Khi bóc bì không được làm rách VB, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấubưu
điện, cần soát lại bì xem thử đã lấy hết VB ra chưa để tránh bị sót.
- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì với các thành phần tương ứngvới
VB trong bì, nếu có điểm nào sai cần ghi lại để hỏi cơ quan gửi.
- Nếu có phiếu gửi kèm theo CV, sau khi nhận đủ tài liệu, phải kí xác nhận,đóng
dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi VB.
- Đối với thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc VB cần kiểm tra, xác minh…thì
cần giữ lại cả phong bì, đính kèm VB để lưu hồ sơ giải quyết sau này. Đối với
công văn có dấu “MẬT”
- Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết.
- Mọi tài liệu mật bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải qua văn thư vào sổ
“Tàiliệu mật đến” riêng để theo dõi
- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới đượcbóc
bì”, chỉ vào sổ ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người nhận.
- Tài liệu mật gửi đến không đúng theo thủ tục quy định, chuyển ngay đến
ngườinhận, đồng thời nhanh chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi
- Thu hồi tài liệu mật trả lại nơi gửi những tài liệu có đóng dấu “thu hồi” (Kiểmtra, đối chiếu và xóa sổ) lOMoARc PSD|36215725
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến -
Dấu đến có mục địch xác nhận VB đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, sốVB đến -
Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí
hiệu,trích yếu (của CV) hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu. Nếu là CV
mật, đóng dấu đến lên bì thư.
Lưu ý: Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi VB đến. Ngày
đến là ngày văn thư nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu ngày 01
tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Có thể ghi số đến theo từng loại VB Bước 4: Trình xem -
Sau khi thực hiện các bước trên, trình VB cho chánh văn phòng (hoặc
trưởngphòng hành chính) xem xét, cho ý kiến phân phối. -
Sau đó văn thư nhận lại VB để vào sổ CV đến, nắm nội dung CV và ý
kiếnlãnh đạo để chuyển cho các đơn vị, người có trách nhiệm giải quyết. -
Khi trình công văn cho người phụ trách, nên phân loại trước mức độ
quantrọng, khẩn của CV, bỏ vào trong môt bìa hồ sơ có ghi nhãn: CÔNG VĂN
ĐẾN – TRÌNH XIN Ý KIẾN
Bước 5: Vào sổ công văn đến
- VB cần được vào sổ ngay trong ngày đến
- Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoạt động của cơ quan, có thể lậpnhiều
sổ theo các loại VB khác nhau.
+ Nếu số lượng CV đến hàng ngày, hàng năm nhiều thì lập các sổ đăng kí: CV
cấp trên, CV cấp dưới và các đơn bị trực thuộc, CV “mật”, các đơn, thư…
+ Nếu số lượng CV ít chỉ cần lập các sổ đăng kí: CV chung, CV “mật”, các đơn, thư…
Việc vào sổ phải đảm bảo: ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập
xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng. Tránh trùng hoặc bỏ sót số.
Bước 6: Chuyển giao văn bản
- VB đến phải được giao trong ngày, đến đúng và trực tiếp cho đối tượng chịutrách
nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí xác nhận vào phần “kí nhận” trong sổ
“Đăng kí CV đến” hoặc vào “Sổ chuyển giao VB” của văn thư.
- Nếu CV có dấu “khẩn” phải ưu tiên chuyển ngay, tốt nhất là trong vòng 30 phút
trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính
- Không để người không có trách nhiệm xem CV, tài liệu của người khác.
Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn
- Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên việc giải quyết công
văncủa các bộ phận cho người phụ trách văn phòng để trình lãnh đạo cơ quan
biết và đôn đốc giải quyết. lOMoARc PSD|36215725
- Những công việc có thời gian hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi chú.
Sau khi VB được giải quyết xong cần được chuyển lại văn thư để lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ
10. Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra lại VB
-Kiểm tra các phần và thể thức của VB
- Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo với người phụ trách nhiệm sửa chữa, bổ sung…
Bước 2: Vào sổ đăng kí VB đi
-Cần ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ vào từng cột, mục các thông số quan trọng
như: số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận… - Không viết
bằng bút chì, dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng.
- Không nên làm nhiều sổ mà chỉ làm một sổ VB đi. Nếu số lượng VB nhiều thì
lập sổ riêng cho từng loại VB. Lưu ý:
+ Tùy theo yêu cầu của từng cơ quan có thể thêm cột: người kí VB, đơn kí VB,
đơn vị soạn thảo, số lượng soạn thảo…
+ Để tránh nhầm lẫn trong việc gửi VB, văn thư căn cứ vào những nơi mà cơ quan
thường xuyên có quan hệ gửi VB đi, lấy bìa đóng thành 1 hoặc 2 cắp có nhiều
ngăn dùng để chia VB. Khi phân chi hết VB vào từng ô ở cặp bìa, mỗi ô kèm 1
phong bì, văn thư cho VB vào bì và viết bì
Bước 3: Chuẩn bị bì thư
-Bì thư đựng VB có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá kích
thước do bưu điện quy định. Giấy làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài không rõ
chữ bên trong VB, nếu bị ướt không mủn.
- Ngoài bòa thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt. Phải kiểm tra kĩ các chi tiết sau:
+ Bì: Ghi đầy đủ tên cơ quan (in sẵn), ghi cụ thể số, kí hiệu của từng CV ở góc trái.
+ Chữ “Kính gửi” và tên nơi nhận phải rõ ràng, chính xác. +
Tem dán ở góc trên, bên phải.
Bước 4: Chuyển văn bản đi
-Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày vào sổ và đăng kí phát hành
- VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thu đưa đến nơi nhận, nhưng đêì phải vào
sổ chuyển VB và người nhận VB phải kí nhận vào sổ
Lưu ý: Khi chuyển VB đi phải giữ lại bản chính để vào sổ lưu trữ. lOMoARc PSD|36215725
Bước 5: Sắp xếp bản lưu VB
Mỗi VB đi đều phải lưu ít nhất 2 bản. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc
ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Những
bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, VB của ngăn nào để riêng ngăn ấy.
Bản lưu phải là bản chính.
Trường hợp gửi VB qua đường bưu điện: có 4 bước
+ Kiểm trả kĩ những điểm: ngày tháng, địa chỉ bên trong và bên ngoài có phù hợp
không, văn thư kí tên, phần đính kèm…
+ Gấp và bỏ vào bao thư + Cân và dán tem + Vào sổ công văn đi CHƯƠNG 4
11. Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc
Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng
Trước khi bố trí văn phòng hay cần thay đổi cách bố trí hiện tại, người quản lý
cần biết rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phòng.
Không có quy định cứng nhắc nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng
thông thường các vị trí quản lý, người có chức vụ thường được bố trí mặt bằng
rộng hơn, tùy vào mặt bằng chung mà công ty có được.
Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban
- Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi vịtrí các phòng ban.
- Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau.
- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với cơ quan bên ngoài ởgần
lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân
- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay luitới
- Cần lưu ý lối thoát hiểm phù hợp với điều kiện kinh tế của công ty
Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng
Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lý cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc
thoải mái cho nhân viên. Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với từng vị trí làm việc.
Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có
tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết.
Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh. *Nhiệt độ lOMoARc PSD|36215725
Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Tiêu chuẩn về khối lượng không
khí cần thiết cho một người trong một phòng được ấn định là trong 4 giờ làm việc
ít nhất phải có 7m3 không khí sạch *Ánh sáng
Để đảm bảo các điều kiện lao động có hiệu quả, nhà quản trị hành chính cần phải
coi trọng yếu tố ánh sáng vì nó ảnh hưởng đến năng suất lao động. Chúng ra có
thể phân chia ánh sáng thành 2 loại:
+ Ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng mặt trời. Các văn phòng cần được thiết kế cửa
sổ sao cho tiếp nhận ánh sáng dễ dàng nhất
+ Ánh sáng nhân tạo là ánh sáng của những bóng đèn điện, đèn phát quang.
Trong việc mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà và trần nhà sẽ làm giảm đến
50% công suất đèn. Tường phòng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu ánh sáng càng cao *Màu sắc
Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện nâng cao vẻ bề ngoài của cơ
quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần của
nhân viên. Một số nguyên tắc cơ bản khi sử dụng màu:
+ Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc hoặc phía Đông thì ánh sáng có màu
mát. Để tạo không khí vui vẻ hãy sử dụng màu ấm trên bức tường đối diện
+ Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hoặc hướng Tây thì ánh sáng có
màu đo đổ, vàng hoặc màu ấm. Để làm cho nó dịu đi chúng ta hãy sử dụng màu
mát trên tường đối diện
+ Hành lang: Sử dụng màu sáng như màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tự nhiên.
+ Các văn phòng chung: hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên tường
trước mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt nhưng dùng màu ấm trên các bức tường khác.
+ Các phòng tiếp tân: Hãy dùng màu vui vẻ, trung hòa và tránh đơn điệu
+ Các phòng riêng: tùy theo ý thích của người làm việc
+ Phòng vệ sinh: đàn ông thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng. Hãy sử
dụng các màu đó để khuyến khích sự sạch sẽ và nâng cao tinh thần
+ Phòng họp: nếu phòng dài và hẹp hãy dùng màu sáng trên tường hai bên và màu
tối trên tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng hơn
+ Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng một màu duy nhất trên các bức tường và một màu
cho các dụng cụ. Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao. *Âm thanh
Tiếng động không những ảnh hưởng đến công việc mà còn làm ảnh hưởng đến
thần kinh của con người. Biện pháp giải quyết tiếng động thường xảy ra trong cơ quan như sau: lOMoARc PSD|36215725
+ Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han công việc: khuyên họ nói nhỏ lại
+ Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa không kêu
+ Chuông điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc tiếng nhạc
reo và gặt gần người trực
+ Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm
+ Nhân viên đi lại nhiều: nên sắp xếp các nhân viên có liên hệ công việc ngồi gần
nhau để họ hạn chế việc di chuyển trong phòng.
Năm: Không gian văn phòng mở
*Hạn chế sử dụng phòng riêng
Một số lý do tại sao khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng:
+ Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm
việc tại khu vực trống trải
+ Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió
+ Phòng riêng ít uyển chuyển trong thay đổi công việc, thay đổi vị trí
Tuy nhiên các công ty cũng sẽ có một số phòng riêng, thường là phòng dành cho
các cấp lãnh đạo, cho các bộ phận cần tập trung hoặc cần bảo mật *Sử dụng vách ngăn
Thay vì bố trí nhiều phòng riêng cho nhân viên hành chính, các công ty thường
bố trí các vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện
hoặc giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ
ngang đầu người khi ngồi hoặc cao bằng khung cửa ra vào
12. Phân tích phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên
Văn phòng bố trí mở
+ Văn phòng mở: Mọi người sử dụng không gian làm việc chung
+ Văn phòng đóng: Bố trí theo hình khối, có không gian riêng. Giữa các không
gian làm việc riêng được ngăn cách với nhau bằng các bức tường, tủ hoặc vách ngăn. Văn phòng chia nhỏ
Là kiểu văn phòng truyền thống, diện tích trung bình, có cửa sổ, cửa ra vào và
vách ngăn dùng bố trí 1-2 nhân viên. Ưu điểm của phương pháp này là:
+ Đảm bảo an ninh, an toàn vì có cửa để khóa
+ Đảm bảo tính riêng biệt cho nhân viên
+ Đảm bảo sự yên tĩnh trật tự, đặc biệt đối với những công việc cần có sự tập trung tư tưởng lOMoARc PSD|36215725
13. Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân -
Quyết định vị trí: cần bố trí ở chỗ thuận tiện nhất để tiếp xúc với khách
(thường là ngay mặt tiền của công ty); mặt bằng phải tương xứng với tầm vóc của công ty -
Phản ánh văn hóa của công ty: Nhìn chung nên bố trí khu vực tiếp tân
sạch sẽ, gọn gàng; không tạo cảm giác thiếu sự chăm sóc; không trưng bày những
gì có thể ảnh hưởng đến ấn tượng chung về công ty. Nên đặt các biểu tượng của
công ty, tranh ảnh, lịch, vật trang trí, bài hoa… - Sắp xếp khu vực lễ tân:
+ Ghế tiếp khách và đủ ghế cho khách nếu phải ngồi đợi
+ Bàn để đặt nước mời khách
+ Giá để treo nón, dù, áo mưa
+ Kệ nhỏ đặt tài liệu thông tin về công ty, báo (chú ý không để báo quá cũ)
+ Có thể bố trí điện thoại dành cho khách
+ Không nên bố trí khu vực tiếp tân quá xa buồng vệ sinh, phòng khi cần thiết cho khách hàng