Chương 5: Thiết kế hệ thống mini Erp tại Cocoon Việt Nam | Môn Erp hệ thống hoạch định nguồn nhân lực - Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

lOMoAR cPSD| 58707906
CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG ERP CỦA DOANH
NGHIỆP COCOON VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ TÍNH NĂNG CƠ BẢN
5.1. Giới thiệu hệ thống mini ERP, phần mềm ERP
5.1.1. Định nghĩa
Phần mềm ERP (Enterprise resource planning software), viết tắt là ERP, là một giải
pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chức
năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các phòng ban vào cùng một
hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, khá
linh hoạt để sử dụng. Bạn có thể hình dùng ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng
lồ, giải quyết được các vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua
hàng, bán hàng và nhiều thứ khác.
Mini ERP là giải pháp quản lý phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, có tính
năng quản lý tài chính, kho, sản xuất, và nhân sự, nhưng với chi phí và quy mô triển khai
thấp hơn ERP truyền thống.
Các ngành dịch vụ, bán lẻ và sản xuất quy mô nhỏ đều có thể tận dụng mini ERP để
tối ưu hóa quy trình mà không đòi hỏi các khoản đầu tư lớn. Mini ERP còn mang tính linh
hoạt, dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
5.1.2. Tổng quan về Odoo
Odoo là phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở được phát triển bởi
Fabien Pinckaers cùng các cộng sự. Ban đầu, phần mềm này được biết đến với tên gọi
TinyERP, sau đó được đổi tên thành OpenERP. Và từ phiên bản 8.0 trở đi, OpenERP chính
thức đổi tên thành Odoo.
Odoo ERP có hơn 40 ứng dụng chính và hơn 20.000 ứng dụng tùy chỉnh, được dịch
ra 23 ngôn ngữ, sở hữu số lượng người dùng lên tới 4 triệu. Với tính năng đa dạng và khả
năng tùy chỉnh cao, Odoo đã trở thành lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp.
Hệ thống Odoo ERP ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh
doanh một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Odoo được nhiều người xem như một "người trợ
lý" chuyên nghiệp nhờ vào tính năng đa dạng, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Odoo có thể được tải xuống và cài đặt hoàn toàn miễn phí, điều này giúp doanh
nghiệp dễ dàng tiếp cận. Hiện tại, Odoo cung cấp bốn gói dịch vụ: Basic, Standard, Custom
và Pro, với mức giá khác nhau. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các module phù hợp và trả
phí theo tháng hoặc theo năm, linh hoạt theo nhu cầu tài chính của mình. lOMoAR cPSD| 58707906
Odoo không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn, mà còn tiết kiệm nguồn nhân
lực và tài chính. Bất kể doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào, Odoo có khả năng tùy
biến cao, giúp giải quyết những khó khăn và thách thức trong quản lý.
Trên thị trường hiện nay, Odoo cạnh tranh với các phần mềm quản lý doanh nghiệp
nổi tiếng khác như SAP ERP và Oracle ERP, nhưng điểm khác biệt lớn nhất của Odoo là
tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh dễ dàng mà nó mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
5.1.3. Ưu điểm
5.1.3.1. Mini ERP
Một trong những điểm nổi bật của hệ thống mini ERP là chi phí triển khai và duy
trì thấp hơn so với các hệ thống ERP truyền thống. Điều này đặc biệt quan trọng đối với
các doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế, cho phép họ tiếp cận công nghệ quản lý mà không
cần phải đầu tư lớn. Hơn nữa, quy trình triển khai của mini ERP thường nhanh chóng và
đơn giản, giúp doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng và hưởng lợi từ hệ thống ngay từ đầu.
Khả năng tùy chỉnh cao cũng là một ưu điểm lớn của mini ERP. Doanh nghiệp có
thể điều chỉnh hệ thống để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình, từ quản lý tài chính đến
quản lý sản xuất và quản lý nhân sự. Việc này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời
đáp ứng tốt hơn với các yêu cầu kinh doanh đặc thù của từng tổ chức.
Ngoài ra, mini ERP còn dễ sử dụng với giao diện đơn giản và trực quan. Điều này
giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng hệ thống mà không cần phải trải qua quá trình
đào tạo phức tạp. Từ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo, đồng
thời nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
5.1.3.2. Phần mềm ERP
Kiểm soát thông tin khách hàng
Hệ thống ERP cho phép chia sẻ thông tin khách hàng giữa các phòng ban như chăm
sóc khách hàng, bán hàng và kế toán. Giám đốc cấp cao có thể theo dõi thông tin khách
hàng theo thời gian thực, biết được lịch sử mua hàng, số tiền chi tiêu và cửa hàng mà khách hàng đã mua sản phẩm.
Tăng tốc quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa
Với các tính năng hỗ trợ, ERP giúp tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình
sản xuất, đóng gói và quản lý đầu ra. Điều này không chỉ giảm thiểu công việc thủ công lOMoAR cPSD| 58707906
mà còn cải thiện tốc độ sản phẩm đến tay người tiêu dùng, đồng thời giảm chi phí nhân công và chi phí lưu kho.
Kiểm tra chất lượng và quản lý dự án
Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi chất lượng sản phẩm và lên kế hoạch
phân bổ nguồn lực hợp lý. Phần mềm cho phép quản lý khối lượng công việc của từng
thành viên trong dự án, từ đó tự động gán nhiệm vụ phù hợp với năng lực của từng cá nhân.
Kiểm soát thông tin tài chính
ERP tự động tổng hợp thông tin từ các phòng ban để đáp ứng yêu cầu của kế toán,
đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai số. Phần mềm cũng hỗ trợ tạo báo cáo tài chính
theo tiêu chuẩn quốc tế.
Kiểm soát lượng tồn kho
Phần mềm ERP giúp người quản lý nắm rõ tình hình tồn kho, vị trí và số lượng hàng
hóa tại các cửa hàng. Điều này hỗ trợ ra quyết định, lập kế hoạch và đề xuất phương án
giảm hàng tồn kho lâu ngày, đồng thời nâng cao hiệu suất và tốc độ làm việc của nhân viên.
Chuẩn hóa hoạt động nhân sự
Thông qua ERP, giờ làm việc và khối lượng công việc của nhân viên được kiểm soát
hiệu quả. Điều này hỗ trợ người quản lý đánh giá năng lực, thực hiện thưởng phạt công
bằng và đảm bảo trả lương đúng hạn.
Giao tiếp và xã hội hóa liên lạc
ERP cải thiện khả năng giao tiếp giữa các phòng ban, giúp giảm thiểu xung đột
quyền lợi. Phần mềm này tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và phối hợp công việc trong nội bộ công ty.
5.1.4. Nhược điểm
5.1.4.1. Mini ERP
Mặc dù mini ERP mang lại nhiều ưu điểm, nhưng nó cũng tồn tại một số nhược
điểm. Do đây là phiên bản đơn giản hóa của phần mềm ERP truyền thống, mini ERP thường
thiếu các tính năng phức tạp và chi tiết mà các hệ thống ERP lớn cung cấp. Điều này có thể
làm giảm khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc biệt và phức tạp của một số doanh nghiệp, dẫn
đến những hạn chế trong quản lý quy trình và tối ưu hóa hoạt động.
Thêm vào đó, do quy mô nhỏ hơn, dịch vụ hỗ trợ cho mini ERP có thể không được
phát triển hoặc cung cấp kịp thời và toàn diện như các hệ thống ERP lớn. Điều này có thể
ảnh hưởng đến khả năng giải quyết vấn đề và hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng, khiến cho lOMoAR cPSD| 58707906
việc khắc phục sự cố trở nên khó khăn hơn. Việc thiếu hỗ trợ có thể gây cản trở cho doanh
nghiệp trong việc tận dụng tối đa các tính năng của hệ thống.
5.1.4.2. Phần mềm ERP
ERP có thể đem đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, nhưng nó cũng có nhiều nhược
điểm không thể tránh khỏi.
Chi phí triển khai cao
Chi phí triển khai ERP là mối quan tâm lớn và thường là rào cản với các doanh
nghiệp. Trước đây, các giải pháp ERP nước ngoài có chi phí cao, lên tới hàng nghìn đô la,
và thường không phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam. Hiện nay, với sự phát triển của công
nghệ thông tin trong nước, các phần mềm ERP từ công ty Việt Nam đã có giá thành hợp lý
hơn, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dù vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn
Excel hoặc phần mềm miễn phí để tiết kiệm chi phí.
Thời gian triển khai lâu dài và tốn công sức
ERP là hệ thống quy mô lớn, tích hợp nhiều module chức năng và thay thế hoàn
toàn các phần mềm đơn lẻ hiện có. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi thời gian dài do tính
phức tạp và liên kết giữa các module, với các dự án lớn kéo dài từ 10 - 12 tháng. Đây là
thời gian cần thiết để đảm bảo ERP hoạt động trơn tru và cung cấp các báo cáo toàn diện cho doanh nghiệp.
Thay đổi văn hóa và quy trình kinh doanh
Việc áp dụng ERP yêu cầu sự thay đổi trong văn hóa và quy trình làm việc của doanh
nghiệp. Tất cả nhân viên cần được đào tạo để thích nghi với hệ thống mới. Đây là bước
thay đổi cần thiết để doanh nghiệp phát triển và cạnh tranh hiệu quả hơn trong thời đại số.
ERP cần thời gian để phát huy lợi ích
ERP tập trung cái tiến từ cốt lõi doanh nghiệp, do đó, không mang lại lợi nhuận tức
thì. Nhà quản trị cần kiên nhẫn vì những lợi ích rõ rệt của ERP cần một thời gian nhất định.
Rủi ro thất bại nếu không có chiến lược phù hợp
ERP đòi hỏi kế hoạch triển khai kỹ lưỡng để tránh thất bại. Việc dừng hoặc hủy bỏ
triển khai ERP gây lãng phí lớn về nguồn lực. Tuy nhiên, các nhà cung cấp uy tín hiện nay
thường cung cấp cố vấn chuyên nghiệp để hỗ trợ doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro này,
giúp việc triển khai ERP diễn ra hiệu quả hơn. lOMoAR cPSD| 58707906
5.2. Tổng quan về doanh nghiệp Cocoon Việt Nam
5.2.1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp Cocoon Việt Nam
Hình 5.1. Logo THE COCOON ORIGINAL VIỆT NAM Nguồn: Internet •
Tên doanh nghiệp : CÔNG TY TNHH MỸ PHẨM NATURE STORY •
Tên quốc tế: NATURE STORY COSMETICS COMPANY LIMITED • Mã Số Thuế : 0313300273 • Email: we@cocoonvietnam.com •
Địa chỉ: 38C-39C Khu phố 1, Quốc Lộ 1A, Phường Tân Thới Hiệp, Quận 12,
Thànhphố Hồ Chí Minh, Việt Nam •
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài nhà nước • Điện Thoại: 0938687897 •
Người Sáng Lập: Nguyễn Ngọc Bảo/ Nguyễn Bảo Tín/ Phạm Minh Dũng
The Cocoon Original Vietnam, thường được biết đến với tên gọi Cocoon, là một
thương hiệu chuyên về các dòng mỹ phẩm chăm sóc da, ra đời vào năm 2015 và được
thành lập bởi công ty Nature Story Vietnam. Xuất phát điểm là một công ty sản xuất mỹ
phẩm với quy mô nhỏ, trong quá trình hoạt động Cocoon đã có những lần bùng nổ với cộng
đồng yêu thích chăm sóc da và cơ thể, đến nay công ty đã có cho mình hơn 300 điểm bán
hàng trên toàn quốc với các đối tác bền vững như hệ thống Watson, hệ thống Guardian, hệ
thống Hasaki... Và với hai sản phẩm đầu tiên là cao bí đao và cao vỏ bưởi, sau gần 10 năm
thay đổi và cải tiến, số sản phẩm mà doanh nghiệp đã nghiên cứu cho ra đời được nâng lên
56 sản phẩm với đủ mọi chủng loại và công dụng.
5.2.2. Lịch sử hình thành
Năm 2015: Dòng mỹ phẩm đầu tiên ra đời dưới cái tên Cocoon Natural Cosmetic,
tuy nhiên ở khoảng thời gian này, các sản phẩm ban đầu của doanh nghiệp vẫn chưa thực
sự nổi trội và gây ấn tượng với người tiêu dùng. lOMoAR cPSD| 58707906
Tháng 8/2019: Sự trở lại ngoạn mục với các bộ sản phẩm mới 100% thuần chay,
được đăng ký bởi tổ chức The Vegan Society - một tổ chức từ thiện giáo dục lâu đời trên
thế giới. Dòng sản phẩm này được cải tiến về hình thức lẫn chất lượng và chính thức bởi
tên The Cocoon Original Vietnam.
Tháng 9/2020: The Cocoon Original Vietnam chính thức được chứng nhận là sản
phẩm thân thiện với thiên nhiên do không thử nghiệm trên động vật bởi tổ chức bảo vệ động vật PETA
Tháng 11/2020: Tổ chức Cruelty Free International xác nhận The Cocoon Original
Vietnam tham gia vào chương trình toàn cầu Leaping Bunny - “tiêu chuẩn vàng” toàn cầu
cho các sản phẩm mỹ phẩm, chăm sóc cá nhân và gia dụng
Câu chuyện thương hiệu của Cocoon không chỉ gắn liền với tôn chỉ vì làn da của
người dùng, làm đẹp cho người Việt từ chính những nguồn nguyên liệu gần gũi, quen thuộc
và tình yêu với thiên nhiên. Cocoon tham vọng đưa doanh nghiệp trở thành cái tên Việt
Nam nổi trội ở thị trường nước ngoài, tạo dựng chỗ đứng cho mỹ phẩm nội địa cả trong và
ngoài nước và chứng minh được rằng các sản phẩm chất lượng mà khách hàng cầm tây tay
được hình thành từ các nguyên liệu quen thuộc trong đời sống hằng ngày của người Việt
Nam từ nguyên liệu như rau củ, trái cây.
Các sản phẩm của The Cocoon Original Vietnam được sinh ra với sứ mệnh mang
lại làn da, mái tóc khỏe mạnh và tràn đầy sức sống nhất có thể bởi những nguyên liệu tưởng
chừng như đơn giản như hết sức quý giá này. Nhờ đó doanh nghiệp giúp người tiêu dùng
có thể hiểu hơn về các giá trị từ những điều giản đơn xung quanh mà thiên nhiên mang lại.
5.2.3. Sơ đồ tổ chức lOMoAR cPSD| 58707906
Hình 5.2. Sơ đồ tổ chức THE COCOON ORIGINAL VIỆT NAM
Nguồn: Website Cocoon Việt Nam
TBP Kinh doanh
Đóng vai trò chính trong việc tìm kiếm, phát triển và duy trì mối quan hệ với khách
hàng, đảm bảo tăng trưởng doanh số và đạt được các chỉ tiêu tài chính đề ra. Đây là bộ
phận chịu trách nhiệm thúc đẩy doanh thu và phát triển thị phần.
TBP Marketing - CRM
Chịu trách nhiệm phát triển và quản lý chiến lược tiếp thị của công ty, nhằm tăng
cường nhận diện thương hiệu và tạo sự tin tưởng từ khách hàng. Bộ phận này sẽ xây dựng
hình ảnh và giá trị thương hiệu thông qua các chiến dịch truyền thông và quảng bá sản phẩm. TBP Nhân sự
Quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty. Bộ phận này phụ trách các chính
sách tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên và tạo môi trường làm việc tích cực, đồng
thời đảm bảo các phúc lợi và chế độ cho người lao động. TBP IT
Quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin của công ty, đảm bảo hệ thống luôn
hoạt động ổn định và bảo mật. TBP Ecomerce
Phụ trách phát triển và quản lý các kênh bán hàng trực tuyến, tối ưu hóa trải nghiệm
khách hàng và đảm bảo hiệu quả kinh doanh trên nền tảng số. TBP Kho
Quản lý kho hàng, giám sát hàng tồn kho và điều phối luân chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
5.3. Khó khăn và hạn chế của doanh nghiệp khi không có ERP
Việc không triển khai hệ thống ERP khiến Cocoon gặp một số khó khăn trong việc
quản lý và vận hành doanh nghiệp. Đầu tiên, do dữ liệu bị phân tán và không có sự liên
kết, các phòng ban như kinh doanh, marketing, kế toán, và kho hàng phải tự quản lý dữ
liệu riêng lẻ, dẫn đến tình trạng thiếu đồng bộ và dễ phát sinh sai sót khi nhập liệu. Điều
này không chỉ làm phức tạp hóa quá trình tổng hợp thông tin mà còn ảnh hưởng đến độ lOMoAR cPSD| 58707906
chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo vận hành và phải mất nhiều thời gian để thu
thập và đối chiếu thông tin từ các bộ phận khác nhau.
Quản lý kho cũng là một thách thức lớn khi không có ERP hỗ trợ. Cocoon gặp khó
khăn trong việc theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, dễ dẫn đến tình trạng tồn kho
không chính xác – hoặc dư thừa gây lãng phí chi phí lưu kho, hoặc thiếu hụt làm ảnh hưởng
đến khả năng cung ứng sản phẩm cho thị trường. Các quy trình thủ công trong quản lý kho,
theo dõi và đặt hàng cũng làm giảm hiệu quả hoạt động và tăng nguy cơ chậm trễ trong chuỗi cung ứng.
Ngoài ra, khả năng kiểm soát chi phí của Cocoon cũng bị hạn chế do thiếu công cụ
giám sát và phân tích tài chính tự động. Các khoản chi phí có thể dễ dàng bị vượt mức do
không có hệ thống kiểm soát chặt chẽ, ảnh hưởng đến lợi nhuận tổng thể. Việc lập kế hoạch
tài chính và dự báo cũng trở nên khó khăn, khiến công ty không thể phản ứng linh hoạt với
biến động của thị trường và nhu cầu khách hàng.
5.4. Giải pháp của Cocoon hướng đến khi áp dụng ERP
Từ những hạn chế trên, nhóm đã đề xuất một giải pháp cho doanh nghiệp là sử dụng
phần mềm ERP để vận hành doanh nghiệp. Bằng việc áp dụng ứng dụng Odoo, nhóm
hướng đến cho doanh nghiệp các lợi ích như:
Tăng cường đồng bộ hóa dữ liệu để tích hợp dữ liệu từ các phòng ban như Kinh
doanh, Kế toán và Kho hàng trên một nền tảng dữ liệu thống nhất giúp giảm thiểu tình
trạng dữ liệu không đồng nhất và sai lệch.
Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện hiệu suất làm việc, rút ngắn
thời gian xử lý giao dịch và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng là điều tất yếu nhất đối với doanh nghiệp, vì doanh
nghiệp cần khách hàng để mang lại lợi nhuận cho mình, giúp duy trì doanh nghiệp, Odoo
giúp cho việc theo dõi lượng khách hàng quan tâm, từ đó có các chiến dịch hay ưu đãi thích
hợp, bên cạnh đó, Odoo giúp cho việc chăm sóc khách hàng trước và sau khi mua hàng
hay sử dụng dịch vụ khi khách tiếp cận đến sản phẩm của Cocoon một cách tối ưu và trực
quan hơn, việc quản lý quan hệ khách hàng, theo dõi hành trình khách hàng, điểu chỉnh,
chăm sóc hậu mãi…sẽ được kiểm soát tốt nhất. lOMoAR cPSD| 58707906
5.5. Phân tích tài chính khi triển khai hệ thống ERP
Việc triển khai hệ thống ERP cần xem xét nhiều loại chi phí khác nhau, dưới đây là
một số chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả khi sử dụng hệ thống ERP Chi phí bản quyền phần mềm
Odoo có cả phiên bản miễn phí (Community) và phiên bản trả phí (Enterprise)
+ Odoo Community: Không tốn phí nhưng cần lưu ý rằng phiên bản này thiếu một số tính
năng và hỗ trợ chính thức.
+ Odoo Enterprise: Chi phí khoảng 25 USD/người dùng/tháng. Giả sử VietinBank có 100
người dùng, tổng chi phí hàng năm sẽ khoảng 30.000 USD.
Chi phí phần cứng
+ Máy chủ: Nếu ngân hàng chọn triển khai trên máy chủ nội bộ, giá của một máy chủ hiệu
suất cao có thể dao động từ 3.000 đến 10.000 USD. Hoặc sử dụng dịch vụ đám mây như
AWS hoặc Google Cloud, chi phí có thể từ 50 đến 200 USD/tháng tùy thuộc vào cấu hình và tài nguyên sử dụng. Chi phí triển khai
Chi phí triển khai bao gồm các dịch vụ như cài đặt, tùy chỉnh, và tích hợp. Tùy thuộc vào
quy mô và yêu cầu cụ thể của ngân hàng, chi phí này có thể thay đổi.
+ Cài đặt: Chí phí trung bình khoảng 150250 USD/giờ. Giả sử ngân hàng mất 300 giờ để
triển khai thì tổng chi phí sẽ dao động trong khoảng 45.000 - 75.000 USD.
+ Tùy chỉnh: Chi phí cho phát triển các tính năng tùy chỉnh khoảng 50 - 150 USD/giờ. Chi phí đào tạo
Đào tạo nhân viên là một phần quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Chi phí đào tạo
có thể khác nhau tùy theo số lượng nhân viên và hình thức đào tạo.
+ Đào tạo: Khoảng 1.000 - 2.000 USD cho mỗi khóa đào tạo cho 100/người/khóa (bao
gồm cả giảng viên và tài liệu giảng dạy). Chi phí bảo trì và hỗ trợ
Sau khi triển khai, VietinBank sẽ cần hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì hệ thống. Chi phí khoảng
15-20% tổng chi phí bản quyền hàng năm.
5.6. Mô phỏng một số tính năng cơ bản
5.6.1. Module mua hàng lOMoAR cPSD| 58707906
Tính năng, nghiệp vụ và lưu đồ
Mô-đun mua hàng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ quan trọng giúp
tối ưu hóa toàn bộ quy trình đặt hàng và quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả. Từ việc
tạo và theo dõi đơn hàng đến khi nhận hàng, hệ thống giúp người dùng dễ dàng cập nhật
trạng thái từng đơn hàng, đảm bảo mọi thông tin được quản lý chặt chẽ và minh bạch. Mô-
đun này tích hợp công cụ tìm kiếm giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp dựa trên các tiêu
chí như giá cả, thời gian giao hàng và chất lượng sản phẩm, cho phép doanh nghiệp đảm
bảo nguồn cung ổn định với chi phí và chất lượng tối ưu. Ngoài ra, tính năng quản lý hợp
đồng giúp theo dõi các yếu tố quan trọng như thời hạn, điều khoản thanh toán và điều kiện
cụ thể của từng hợp đồng mua bán, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính nhất quán trong quy trình mua sắm.
Đặc biệt, mô-đun mua hàng được tích hợp chặt chẽ với hệ thống quản lý kho, tự
động cập nhật tồn kho ngay khi hàng hóa được nhận, giúp người dùng có cái nhìn rõ ràng
và chính xác về lượng hàng tồn để ra quyết định mua sắm chính xác hơn. Bên cạnh đó, các
báo cáo chi tiết về đơn hàng, chi phí mua sắm và hiệu suất nhà cung cấp giúp người dùng
đánh giá chất lượng và độ tin cậy của từng nhà cung cấp, từ đó đưa ra các quyết định chiến
lược có tính dự đoán cao cho hoạt động mua hàng trong tương lai. Tính năng nhắc nhở các
thời hạn quan trọng cũng giúp người dùng không bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng trong
quy trình, góp phần tăng cường hiệu quả vận hành. Với những tính năng này, mô-đun mua
hàng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu
rủi ro và tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua sắm của doanh nghiệp. Và sau đây là lưu đồ quy trình mua hàng. lOMoAR cPSD| 58707906
Hình 5.3. Lưu đồ quy trình mua hàng
Nguồn: Nhóm tự tổng hợp -
Nhu cầu: Quy trình bắt đầu khi phát hiện nhu cầu về một loại sản phẩm hoặc dịch
vụcủa doanh nghiệp. Nhu cầu này có thể xuất phát từ các dự án mới, yêu cầu sản xuất,
hoặc đơn đặt hàng từ khách hàng. -
Tạo yêu cầu báo giá: Sau khi xác định được nhu cầu bộ phận chịu trách nhiệm sẽ
tạomột yêu cầu báo giá. Với mục đích là chuẩn bị tài liệu và các thông tin chi tiết liên quan
đến sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua. Yêu cầu báo giá sẽ bao gồm các thông số kỹ thuật,
số lượng, và các điều kiện liên quan đến thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, hoặc
các yêu cầu đặc biệt khác. -
Gửi YCBG cho NCC: Yêu cầu báo giá được gửi tới các nhà cung cấp tiềm năng để
nhận được báo giá phù hợp. Việc này có thể diễn ra qua email, liên hệ trực tiếp,... Nhà cung
cấp sẽ xem xét yêu cầu và phản hồi bằng báo giá dựa trên thông tin yêu cầu. - Nhận báo
giá: Sau khi nhà cung cấp gửi báo giá, bộ phận mua hàng tiếp nhận và xem xét báo giá này.
Báo giá bao gồm các chi tiết như đơn giá, thời gian giao hàng dự kiến, điều kiện thanh
toán, và các điều khoản khác. Đây là bước quan trọng để so sánh và đánh giá các yếu tố từ
nhiều nhà cung cấp nhằm chọn ra báo giá tốt nhất. -
Phê duyệt báo giá: Bộ phận mua hàng hoặc bộ phận quản lý sẽ xem xét báo giá.
Nếubáo giá không đạt yêu cầu (ví dụ: giá quá cao, thời gian giao hàng không đáp ứng, lOMoAR cPSD| 58707906
hoặc điều kiện thanh toán không phù hợp), quy trình sẽ kết thúc tại đây. Nếu báo giá đạt
yêu cầu và được phê duyệt thì tiến hành các bước tiếp theo. -
Kho nhận hàng: Khi hàng hóa được giao đến, kho sẽ kiểm tra chất lượng và số
lượng.Bước này đảm bảo hàng hóa nhận được đúng với báo giá và yêu cầu ban đầu. Nếu
sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn, kho sẽ báo lại cho bộ phận mua hàng và thực
hiện quy trình trả hàng. -
Quy trình trả hàng: Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, quy trình trả hàng sẽ được
kíchhoạt. Bộ phận mua hàng hoặc kho sẽ làm việc với nhà cung cấp để trả lại hàng hoặc
yêu cầu đổi sản phẩm. Quy trình này đảm bảo rằng công ty không phải chi trả cho những
sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. -
Kế toán ghi nhận: Khi hàng hóa đạt chuẩn và hoàn tất kiểm tra chất lượng, bộ phận
kếtoán sẽ ghi nhận giao dịch. Điều này bao gồm việc cập nhật sổ sách, ghi nhận chi phí và
chuẩn bị cho thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận. -
Kết thúc quy trình: Sau khi kế toán hoàn tất ghi nhận và thanh toán (nếu có), quy
trìnhyêu cầu mua hàng chính thức kết thúc.
Tình huống mua hàng
Quy trình mua hàng bắt đầu khi Cocoon cần đặt hàng nguyên liệu dầu dừa để sản
xuất một lô hàng mỹ phẩm mới mà trong kho không còn đủ nguyên liệu. Để đảm bảo tiến
độ sản xuất, bộ phận sản xuất gửi yêu cầu tới bộ phận mua hàng, thông báo cần đặt ngay
1,000 lít dầu dừa từ nhà cung cấp XYZ Oils. Bộ phận mua hàng sẽ thực hiện quy trình đặt
hàng và quản lý tồn kho trong Odoo để theo dõi tiến trình đặt hàng, giao hàng, và kiểm tra chất lượng.
Quy trình giải quyết tình huống mua hàng
Hình 5.4. Lưu đồ quy trình giải quyết tình huống mua hàng
Nguồn: Nhóm tự tổng hợp lOMoAR cPSD| 58707906 Bước 1: Nhu cầu
Nhu cầu phát sinh khi bộ phận sản xuất thấy nguyên liệu dầu dừa sắp hết và lập yêu cầu
mua hàng. Yêu cầu này được gửi đến bộ phận mua hàng để xử lý tiếp. Bước 2: Tạo đơn mua hàng
Sau khi nhận yêu cầu bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra tồn kho để xác nhận lại lượng dầu
dừa hiện có trong kho có đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất hay không. Sau đó, bộ phận mua
hàng sẽ đặt hàng theo yêu cầu trước đó. Bước 3: Phê duyệt
Đơn hàng sẽ tự động chuyển đến trưởng bộ phận mua hàng để phê duyệt. Sau khi được phê
duyệt, trạng tháy của đơn hàng sẽ chuyển sang “Đã xác nhận”, sẵn sàng để gửi tới nhà cung cấp.
Bước 4: Gửi đơn hàng đến nhà cung cấp
Hệ thống Odoo sẽ gửi đơn đặt hàng đã phê duyệt đến nhà cung cấp XYZ Oils qua email
hoặc thông qua cổng giao tiếp (nếu nhà cung cấp cũng sử dụng Odoo). Nhân viên mua
hàng có thể sử dụng tính năng Theo dõi đơn hàng của Odoo để cập nhật tiến độ và tình
trạng giao hàng, chuyển trạng thái đơn hàng sang “Đang giao hàng”.Odoo tự động nhắc
nhở bộ phận mua hàng kiểm tra tiến độ vào ngày giao hàng mong muốn, đảm bảo nhà cung
cấp thực hiện đúng cam kết.
Bước 5: Nhận hàng và kiểm tra chất lượng
Khi sản phẩm được giao đến nhân viên kiểm tra số lượng cũng như chất lượng của lô hàng.
Nhân viên kho nhập hàng vào hệ thống bằng cách cập nhật trạng thái đơn hàng trên Odoo
thành “Đã nhập kho”. Số lượng dầu dừa sẽ tự động được thêm vào kho trong Odoo, và tồn
kho sẽ được cập nhật để phản ánh lượng hàng mới nhập. Bước 6: Thanh toán
Sau khi hoàn tất nhập kho nhà cung cấp gửi hóa đơn đến công ty, bộ phận kế toán nhận
hóa đơn và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi xử lý thanh toán, Odoo tự động
chuyển trạng thái đơn mua hàng thành “Đã thanh toán”. lOMoAR cPSD| 58707906
Kết quả Odoo
Hình 5.5. Tạo đơn mua hàng
Hình 5.6. Nhận hàng và nhập kho Hình 5.7. Thanh toán
5.6.2. Tính năng, nghiệp vụ, lưu đồ module kiểm soát chất lượng
Module kiểm soát chất lượng trong cho phép thiết lập điểm kiểm soát chất lượng tại
các giai đoạn quan trọng trong quy trình sản xuất, đảm bảo các bước kiểm tra diễn ra đúng
lúc, như kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, thành phẩm, hoặc kiểm tra trong suốt quá trình
sản xuất. Khi sản phẩm đạt đến điểm kiểm soát đã cài đặt trước, hệ thống tự động kích hoạt
việc kiểm tra. Các điểm kiểm soát này có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của từng sản phẩm.
Module hỗ trợ thực hiện kiểm tra chất lượng tự động hoặc thủ công, cho phép ghi
nhận kết quả kiểm tra (đạt hoặc không đạt) và lưu trữ kết quả trong hệ thống, giúp doanh
nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý lịch sử kiểm tra chất lượng. Khi phát hiện vấn đề về
chất lượng, hệ thống tự động tạo ra cảnh báo để các bộ phận liên quan kịp thời xử lý, hạn
chế tác động tiêu cực đến quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Hệ thống cung cấp khả năng quản lý phiếu kiểm tra chất lượng, giúp người dùng
tạo và thực hiện kiểm tra dựa trên tiêu chuẩn định nghĩa trước. Phiếu kiểm tra có thể bao
gồm nhiều thông số kỹ thuật và kết quả được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống. lOMoAR cPSD| 58707906
Module còn hỗ trợ kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra ngẫu nhiên đối với từng lô hàng,
nguyên vật liệu, hoặc thành phẩm, đảm bảo rằng sản phẩm luôn đáp ứng tiêu chuẩn trước
khi đưa ra thị trường. Các tính năng này được tích hợp với các module khác như Sản xuất,
Kho vận, Mua hàng, và Bán hàng, giúp kiểm soát chất lượng xuyên suốt chuỗi cung ứng.
Hệ thống cũng cho phép quản lý các vấn đề không phù hợp, theo dõi và xử lý sản phẩm
không đạt yêu cầu chất lượng, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các hành động khắc
phục và phòng ngừa để ngăn chặn sự lặp lại của lỗi sản xuất.
Hình 5.8. Lưu đồ quy trình kiểm soát chất lượng
Nguồn: Nhóm tự tổng hợp -
Đầu vào : Đây là bước đầu tiên của quy trình, nơi nguyên liệu hoặc hàng hóa từ
nhàcung cấp được tiếp nhận để chuẩn bị cho các công đoạn sản xuất tiếp theo. -
Kiểm tra : Nguyên liệu đầu vào được kiểm tra lần đầu tiên để xác định xem chúng
cóđáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng không.
+ Đạt: Nếu nguyên liệu đạt yêu cầu, chúng sẽ được chuyển sang bước tiếp theo
+ Lỗi: Nếu nguyên liệu không đạt yêu cầu (phát hiện lỗi hoặc không đạt chuẩn), nguyên
liệu đó sẽ được trả lại cho nhà cung cấp (NCC) để xử lý vấn đề hoặc đổi trả. -
Nhận kho: Những nguyên liệu hoặc hàng hóa đã qua kiểm tra chất lượng và đạt
tiêuchuẩn sẽ được lưu trữ trong kho. Tại đây, nguyên liệu sẽ được bảo quản đúng và chờ
sẵn sàng cho quá trình tiếp theo. lOMoAR cPSD| 58707906 -
Chờ xử lý sau: Ở bước này, các nguyên liệu hoặc sản phẩm bị lỗi sẽ được tạm dừng
vàchờ các biện pháp xử lý. Bộ phận quản lý chất lượng sẽ xác định phương án xử lý tiếp
theo như sửa chữa, phân loại lại, hoặc xử lý khác để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt yêu cầu. -
Sản xuất bán thành phẩm: Nguyên liệu đã qua xử lý và đạt tiêu chuẩn sẽ được đưa
vàoquy trình sản xuất bán thành phẩm. Trong giai đoạn này, nguyên liệu bắt đầu được chế
biến thành các phần bán thành phẩm, chuẩn bị cho bước sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh sau này. -
Sản xuất sản phẩm: Quy trình sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh được thực hiện. Đây
là giaiđoạn mà bán thành phẩm được chế biến thành sản phẩm cuối cùng sẵn sàng cho
khách hàng. Các biện pháp kiểm soát chất lượng được duy trì để đảm bảo sản phẩm hoàn
thiện đáp ứng yêu cầu. -
Đóng gói: Sản phẩm đã được kiểm tra và đạt tiêu chuẩn sẽ được đóng gói cẩn thận. -
Xuất kho: Sau khi đóng gói, sản phẩm được lưu trữ trong kho và chuẩn bị để xuất
hàng.Tại đây, sản phẩm được kiểm tra và quản lý để đảm bảo đúng số lượng và chất lượng
trước khi chuyển đến khách hàng. -
Xuất hàng: Sản phẩm cuối cùng được giao đến khách hàng dựa trên các đơn hàng
đãđặt. Đây là bước cuối cùng trong chuỗi quy trình đảm bảo chất lượng, thể hiện cam kết
của công ty trong việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao. -
Kết thúc- : Quy trình chất lượng kết thúc sau khi sản phẩm được xuất hàng thành
côngvà hoàn tất quy trình. Đây cũng là lúc các thông tin liên quan đến chất lượng và quá
trình sản xuất của sản phẩm được lưu trữ để làm tài liệu tham khảo và đánh giá trong tương
lai. Tình huống kiểm soát chất lượng
Trong quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi sản xuất, doanh nghiệp thực hiện
các bước nghiêm ngặt để đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn trước khi được
hoàn thành và nhập kho để sẵn sàng phân phối. Nếu sản phẩm đáp ứng yêu cầu chất lượng,
nó sẽ được hoàn tất và lưu trữ an toàn. Ngược lại, nếu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, hệ
thống sẽ tự động kích hoạt cảnh báo chất lượng, yêu cầu các bộ phận liên quan đưa ra hành
động đề xuất để giải quyết vấn đề. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp khắc phục sự cố
mà còn đảm bảo duy trì tính nhất quán và uy tín trong việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao cho khách hàng. lOMoAR cPSD| 58707906
Quy trình giả quyết tình huống kiểm soát chất lượng
Hình 5.9. Lưu đồ quy trình giải quyết tình huống kiểm soát chất lượng
Bước 1: Kiểm tra chất lượng
Sau khi sản xuất, sản phẩm sẽ trải qua bước kiểm tra chất lượng để đảm bảo được các tiêu
chuẩn đã đề ra trước đó. Đây là bước quyết định sản phẩm có thể được nhập kho hay không
hoặc yêu cầu khắc phục nếu phát hiện sản phẩm không đạt chất lượng. Bước 2: Nhập kho
sản phẩm đạt chất lượng
Nếu sản phẩm vượt qua quá trình kiểm tra, nó sẽ được đánh dấu là "Hoàn thành" và nhập
kho để sẵn sàng phân phối hoặc lưu trữ. Việc này xác nhận rằng sản phẩm đạt tiêu chuẩn
chất lượng và không cần thêm xử lý.
Bước 3: Tạo cảnh báo sản phẩm không đạt yêu cầu
Khi sản phẩm không đáp ứng yêu cầu trong quá trình kiểm tra, hệ thống sẽ tự động tạo
cảnh báo chất lượng, thông báo cho các bộ phận liên quan. Cần có các hành động đề xuất
như sửa chữa, tái sản xuất, hoặc loại bỏ sản phẩm tùy theo mức độ nghiêm trọng của lỗi.
Bước 4: Hoàn thành và nhập kho thành phẩm
Sau khi tất cả các vấn đề chất lượng được xử lý và sản phẩm đạt tiêu chuẩn, sản phẩm sẽ
được hoàn thành và nhập kho, sẵn sàng cho quá trình phân phối. lOMoAR cPSD| 58707906
Kết quả Odoo
Hình 5.10. Kết quả đạt khi sản xuất lOMoAR cPSD| 58707906
Hình 5.11. Kết quả không đạt khi sản xuất
5.6.3. Tính năng, nghiệp vụ, lưu đồ module kho
Module Kho vận trong Odoo là công cụ hỗ trợ quản lý toàn diện hoạt động nhập
xuất kho, kiểm soát tồn kho và chất lượng hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Quy trình bắt
đầu từ việc tạo yêu cầu nhập kho khi có nhu cầu bổ sung hàng. Hàng hóa sau đó được kiểm
tra chất lượng, nếu đạt sẽ được nhập vào kho, còn nếu không đạt sẽ bị loại. Sau đó, quy
trình phê duyệt tạm ứng hoàn tất các thủ tục cần thiết trước khi hàng hóa được nhập kho
chính thức và tình trạng tồn kho được cập nhật.
Module cũng cung cấp tính năng kiểm tra tồn kho định kỳ, giúp kịp thời bổ sung
hàng khi cần, tránh tình trạng thiếu hụt. Khi có nhu cầu xuất kho, module tạo phiếu xuất
kho để ghi nhận thông tin hàng hóa cần xuất. Sau khi duyệt, hàng hóa được xuất kho và
tồn kho được cập nhật, đảm bảo dữ liệu chính xác. lOMoAR cPSD| 58707906
Những tính năng này giúp tự động hóa, tối ưu hóa quy trình quản lý kho, giảm thiểu
sai sót, tăng hiệu quả kiểm soát hàng hóa, và giúp doanh nghiệp duy trì kho vận linh hoạt, minh bạch.
Hình 5.12. Lưu đồ quy trình kiểm soát chất lượng
Nguồn: Nhóm tự tổng hợp -
Đơn mua: Các bộ phận có thể là phòng kinh doanh, thủ kho khi có yêu cầu nhập
nguyênvật liệu sẽ thông báo cho các bộ phận liên quan như kế toán hoặc kho để phục vụ
cho các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. -
Nhập và kiểm tra hàng: Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành đối chiếu với
sốlượng nguyên liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của nguyên vật liệu. Sau
đó nhận hàng từ nhà phân phối, hàng hóa sẽ được kiểm tra đúng hoặc sai bởi bộ phận quản lý chất lượng. -
Hóa đơn trả: Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai
lệchnào cần thông báo lại ngay với kế toán hoặc kho để kịp thời khắc phục. -
Kế toán: Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, toàn bộ thông tin sẽ
đượcchuyển cho phòng kế toán trước khi lập giao dịch thanh toán mua và nhập kho. -
Hoàn thành nhập kho: Thủ kho chịu trách nhiệm nhập kho nguyên vật liệu và sắp
xếpchúng vào các khu vực phù hợp trong kho. Sau đó, họ cần ghi nhận thông tin chi tiết
về hàng hóa này vào hệ thống quản trị kho hàng của phần mềm quản lý Odoo. Việc này
đảm bảo rằng mọi thông tin về số lượng và vị trí của hàng hóa trong kho được cập nhật và
đồng bộ hóa đầy đủ trong hệ thống, giúp cho quản lí kho được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.