Cơ cấu tổ chức Môn Hành vi tổ chức | Đại học Kinh Tế Quốc Dân

lOMoAR cPSD| 61229936
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC BÀI TẬP NHÓM
HỌC PHẦN HÀNH VI TỔ CHỨC ĐỀ TÀI: CƠ CẤU TỔ CHỨC Nhóm thực hiện: Nhóm 5 Lớp: NLQT1101(123)_06 Khóa: 64 Giảng viên hướng dẫn: ThS. Tạ Thúy Hương lOMoAR cPSD| 61229936
MỤC LỤC I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC ............... 3
1. Khái niệm .......................................................................................................... 3
2. Vai trò ................................................................................................................. 3
1. Chuyên môn hóa công việc .............................................................................. 3
2. Bộ phận hóa ....................................................................................................... 4
a) Bộ phận hóa theo chức năng ........................................................................... 4
b) Bộ phận hóa theo sản phẩm dịch vụ ............................................................... 5
c) Bộ phận hóa theo khu vực địa lý ..................................................................... 7
d) Bộ phận hóa theo khách hàng ......................................................................... 8
3. Hệ thống điều hành........................................................................................... 9
4. Phạm vi kiểm soát ........................................................................................... 11
5. Phân quyền, tập quyền ................................................................................... 13
a) Tập quyền ...................................................................................................... 13
b) Phân quyền .................................................................................................... 13
6. Chính thức hóa ................................................................................................ 14
III. CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC .......................................................... 15
1. Các mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến ........................................................... 15
a) Cơ cấu đơn giản ............................................................................................ 15
b) Cơ cấu chức năng ......................................................................................... 15
c) Cơ cấu trực tuyến – chức năng ..................................................................... 16
d) Cơ cấu ma trận .............................................................................................. 16
e) Cơ cấu mạng lưới .......................................................................................... 17
2. Những nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn cơ cấu tổ chức ....................... 18
a) Chiến lược ..................................................................................................... 18
b) Quy mô .......................................................................................................... 19
c) Công nghệ ...................................................................................................... 19
d) Môi trường .................................................................................................... 19
IV. ỨNG DỤNG...................................................................................................... 20
1. Tính chuyên môn hóa ..................................................................................... 20 lOMoAR cPSD| 61229936
2. Bộ phận hóa ..................................................................................................... 21
a) Theo chức năng ............................................................................................. 21
b) Theo địa lý ..................................................................................................... 22
c) Theo sản phẩm ............................................................................................... 23
3. Hệ thống điều hành......................................................................................... 25
a) Xác định các vị trí, quyền hạn, trách nhiệm ứng với từng vị trí ? ................ 25
b) Mối quan hệ báo cáo: ai báo cáo cho ai? Hình thức nào? .......................... 26
4. Phạm vi kiểm soát ........................................................................................... 27
5. Chính thức hóa ................................................................................................ 28
6. Cơ cấu tổ chức của Công ty Bánh kẹo Hải Hà là mô hình gì, tại sao? ...... 28
V. KẾT LUẬN ........................................................................................................ 29
1. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức Công ty Bánh kẹo Hải Hà .............................. 29
2. Nhược điểm của cơ cấu tổ chức Công ty Bánh kẹo Hải Hà ....................... 30
3. Đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức ............................................... 30
4. Kết luận............................................................................................................ 31
II. CÁC YẾU TỐ CẦN QUAN TÂM KHI THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC 3 I.
KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Khái niệm
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm
duy trì hoạt động của tổ chức 2. Vai trò
II. CÁC YẾU TỐ CẦN QUAN TÂM KHI THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc (hay phân công lao động) là mức độ công việc được
chia thành các bước, mỗi bước được một cá nhân thực hiện. - Ưu điểm:
• Tiết kiệm chi phí đào tạo vì dễ dàng tìm được và đào tạo người lao động
làm những công việc có tính chất lặp đi lặp lại. lOMoAR cPSD| 61229936
• Tăng hiệu quả và năng suất lao động: Việc chỉ cần tập trung vào thực hiện
một hay một vài loại công việc nhất định giúp người lao động thành thạo
tay nghề. Nhờ vậy, trong cùng một khoảng thời gian, người lao động có
thể tạo ra nhiều sản phẩm hơn khi so sánh với số lượng sản phẩm tạo ra khi chưa chuyên môn hoá.
• Ngoài ra, chuyên môn hóa cũng giúp đào tạo người lao động có chuyên
môn và nghiệp vụ cao, đồng thời tạo ra sự hài lòng khi người lao động có
thể tập trung vào công việc mà họ làm tốt nhất.
- Nhược điểm: Tuy nhiên, nếu mức chuyên môn hoá quá cao có thể mang đến
nhưng tác động tiêu cực cho tổ chức.
• Giảm sự thỏa mãn công việc: làm những công việc rập khuôn trong một
khoảng thời gian dài có thể dẫn đến tâm lý chán nản, mất động lực làm
việc từ đó làm giảm sự thỏa mãn của người lao động.
• Tăng sự vắng mặt và tốc độ luân chuyển công việc: khi người lao động
cảm thấy chán nản với công việc hiện tại, họ không còn động lực để tiếp
tục đi làm và có xu hướng tìm kiếm các công việc mới. 2. Bộ phận hóa
Bộ phận hóa là việc tập hợp các nhiệm vụ trong tổ chức, hay nói cách khác, Bộ
phận hóa là cách thức các nhiệm vụ được kết hợp với nhau và phân bổ cho những nhóm làm việc.
Có 4 phương pháp bộ phận hóa chính: Bộ phận hóa theo chức năng, bộ phận hóa
theo sản phẩm dịch vụ, bộ phận hóa theo khu vực địa lý và bộ phận hóa theo khách hàng.
a) Bộ phận hóa theo chức năng
- Bộ phận hóa theo chức năng là việc tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ, công
việc dựa trên các chức năng kinh doanh nhân sự, tài chính, marketing,... - Ví dụ như sơ đồ dưới đây: lOMoAR cPSD| 61229936
- Bộ phận hóa theo chức năng có thể áp dụng với mọi dạng tổ chức. - Ưu điểm:
• Tạo điều kiện người lao động phối hợp, giao tiếp và giao lưu trong cùng 1 phòng ban.
• Do cùng làm về những công việc tương tự nhau nên người lao động có thể
chia sẻ thông tin, học hỏi về chuyên môn => phát triển nghề nghiệp cho
các cán bộ chuyên môn ở từng phòng ban.
• Giảm sự trùng lặp về nguồn lực khan hiếm trong tổ chức.
=> Giúp các nhà quản lý kiểm soát tốt các mặt chuyên môn theo chức năng của toàn doanh nghiệp. - Nhược điểm:
• Hạn chế trao đổi thông tin, hợp tác giữa các bộ phận, phòng ban do các bộ
phận hoạt động theo những chức năng riêng => Dễ nảy sinh xung đột hoặc
khó phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ chung.
b) Bộ phận hóa theo sản phẩm dịch vụ
- Các nhiệm vụ được bộ phận hóa dựa trên các loại sản phẩm dịch vụ của tổ chức. lOMoAR cPSD| 61229936
Ví dụ: Unilever chia tổ chức của họ theo 4 ngành hàng chính: Thực phẩm, đồ
uống giải khát, chăm sóc cá nhân, chăm sóc gia đình. Ngoài ra còn có một số
ngành hàng có quy mô nhỏ hơn như Water Purifier (Máy lọc nước)
- Những người lao động làm cùng 1 hay một nhóm sản phẩm, dịch vụ sẽ là
thành viên của cùng một bộ phận mà không phụ thuộc vào chức năng kinh
doanh của cả doanh nghiệp. - Ưu điểm:
• Tạo được sự chủ động cho các nhà quản lý trong từng đơn vị bộ phận do
mỗi đơn vị có khả năng phản ứng nhanh trước sự biến đổi phức tạp của thị trường.
• Có thể tập trung nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh riêng của đơn vị
mình và đáp ứng nhu cầu khách hàng theo từng loại sản phẩm.
• Tăng cường sự giao tiếp, tương tác, trách nhiệm giữa những người lao
động do công việc của họ đều liên quan tới một sản phẩm cụ thể. - Nhược điểm:
• Mâu thuẫn giữa mục tiêu bộ phận và tổ chức.
(Khi được tổ chức theo các đơn vị bộ phận nhỏ lại có sự độc lập thì các
đơn vị này có xu hướng chỉ tập trung chủ yếu vào các mục tiêu, lợi ích và
hoạt động của bộ phận, đơn vị của mình là chính. Nếu không kiểm soát và
điều phối tốt có thể ảnh hưởng đến mục tiêu và hiệu quả chung của cả hệ thống doanh nghiệp)
• Hạn chế sự phối hợp sử dụng nguồn lực giữa các sản phẩm.
(Người lao động sẽ quá chú trọng đến đến sản phẩm cụ thể của bộ phận
mình mà ít quan tâm đến sự nâng cấp của các bộ phận khác.)
• Trùng lặp các vấn đề cần giải quyết (mỗi đơn vị đều cần những nguồn lực như nhau) lOMoAR cPSD| 61229936
• Chi phí nguồn cung gia tăng do phải mua nhiều lần với số lượng nhỏ cho
từng bộ phận riêng biệt.
c) Bộ phận hóa theo khu vực địa lý
- Là những nhóm hoạt động hay nhóm người lao động được tổ chức theo vùng địa lý - Ưu điểm
 Tiết kiệm chi phí, bao phủ thị trường hiệu quả
(Các bộ phận địa lý quen thuộc với các điều kiện của khu vực như mật độ
dân, trình độ phát triển, tỷ lệ giới tính... Các bộ phận có quyền tự chủ đưa
ra các quyết định liên quan đến việc thay đổi hoạt động để đáp ứng những
thay đổi về nhu cầu hoặc sở thích của khách hàng sao cho phù hợp với đặc
điểm văn hóa địa phương.)
- Nhược điểm: Hạn chế quan hệ trao đổi thông tin, hợp tác giữa các khu vực.
Ví dụ: Sơ đồ mạng lưới taxi Mai Linh theo khu vực địa lý (trong nước và quốc tế) lOMoAR cPSD| 61229936
d) Bộ phận hóa theo khách hàng
- Nhóm hoạt động được tổ chức theo loại khách hàng
- Cho phép phối hợp các công việc sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của từng nhóm khách hàng.
- Tuy nhiên có thể dẫn đến ít chuyên sâu vào quá trình hoạt động do người lao
động thường phải hoạt động linh hoạt nhằm tăng cường giao tiếp với khách hàng.
=> Một tổ chức có thể sử dụng nhiều hình thức bộ phận hóa. lOMoAR cPSD| 61229936
Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật viễn thông
Công ty con của tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT)
3. Hệ thống điều hành
- Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ
cấp cao nhất tới cấp thấp nhất của tổ chức. lOMoAR cPSD| 61229936
Ví dụ: Mối quan hệ báo cáo trong sơ đồ tổ chức trên:
• Phòng quản lý cao, phòng tài chính kế toán, phòng hành chính sẽ báo cáo
cho người đứng đầu phòng ban là phó giám đốc tài chính sẽ báo cáo thông
qua các văn bản, hội nghị hay trực tuyến qua email.
• Tương tự như thế thì các phòng dịch vụ khách hàng, phòng chấp nhận bảo
hiểm, phòng phát triển kinh doanh sẽ báo cáo cho phó giám đốc kinh
doanh thông qua các hình thức tương tự
• Phòng tin học chịu quyền điều hành trực tiếp của giám đốc nên sẽ báo cáo
trực tiếp với giám đốc cấp cao hơn, các phó giám đốc tài chính, phó giám
đốc kinh doanh sẽ báo cáo cho giám đốc thông quan trực tiếp hoặc thông
qua các cuộc họp cấp cao.
- Hệ thống điều hành có mối liên hệ chặt chẽ với phạm vi quản lý. Nếu phạm
vi quản lý rộng thì số cấp bậc quyền lực sẽ giảm đi và ngược lại. Ngoài ra hệ
thống điều hành cũng liên quan đến quy mô của tổ chức. Khi quy mô tổ chức
mở rộng, sự phức tạp và phối hợp hoạt động tăng -> hệ thống điều hành lớn, nhiều cấp bậc hơn
- Một khái niệm mà đến nay không còn hoàn toàn phù hợp nữa đó là Tính thống
nhất của nguyên tắc điều hành chỉ ra rằng mỗi cá nhân chỉ nên chịu trách
nhiệm trực tiếp trước một cấp trên. Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp lớn sử
dụng cơ cấu ma trận, và cơ cấu này có sự kết hợp của 2 bộ phận chức năng và
sản phẩm, do đó mà nhân viên cũng sẽ phải chịu sự quản lý của 2 cấp trên. lOMoAR cPSD| 61229936 4. Phạm vi kiểm soát
- Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên ở các cấp mà
một người quản lý có thể điều hành một cách hiệu quả.
Vì sao mà khái niệm phạm vi quản lại quan trọng khi thiết kế cấu trúc tổ chức?
Câu trả lời là phạm vi quản lý có liên quan mật thiết đến số tầng nấc trung
gian và số lượng nhà quản trị trong một tổ chức. Chẳng hạn, theo tác giả
Stephen P. Robbins, nếu một doanh nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành và
tầm hạn quản trị của toàn doanh nghiệp là 4 thì số cấp quản trị là 6 và số
lượng nhà quản trị là 1.365 người như được thể hiện trong Hình bên dưới.
Ngược lại, với tầm hạn quản trị là 8 thì số cấp quản trị giảm xuống chỉ còn 4
cấp và số nhà quản trị là 585 người. Như vậy, với tầm hạn quản trị rộng, tổ
chức sẽ có ít tầng nấc trung gian và tiết kiệm được số quản trị viên (1.365 -
585 = 780 người). Từ ví dụ trên, hẳn nhiên chúng ta có thể thấy được là chi
phí tiền lương phải trả cho những nhà quản trị có thể tiết kiệm được là rất đáng kể.
- Phạm vi quản lý rộng là khi có số lượng lớn nhân viên chịu sự giám sát trực
tiếp của 1 người quản lý. Ngược lại, phạm vi quản lý hẹp là khi một nhà quản
lý điều hành một số lượng nhỏ nhân viên dưới quyền
( Ví dụ: Ở những công ty lớn như các tập đoàn đa quốc gia thì những CEO
họ sẽ quản lý hàng ngàn nhân viên khác nhau thì đây chính là tầm hạn quản
trị rộng. Ngược lại một công ty nào đó như là công ty tư nhân gia đình chỉ có
một số ít nhân viên và người giám đốc đấy chỉ phải quản lý một số ít như vậy
thì đây là tầm hạn quản trị hẹp)
- Phạm vi quản lý hẹp  Ưu điểm:
o Giám sát và kiểm soát chặt chẽ lOMoAR cPSD| 61229936
o Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng • Nhược điểm:
o Tăng số cấp quản trị o Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công
việc của cấp dưới o Tốn kém nhiều chi phí quản trị
o Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng
- Phạm vi quản lý rộng  Ưu điểm:
o Giảm số cấp quản trị o Có thể tiết kiệm
được chi phí quản trị o Cấp trên buộc phải
phân chia quyền hạn o Phải có chính sách rõ ràng • Nhược điểm:
o Có nguy cơ không kiểm soát nổi o Tình trạng quá tải ở cấp
trên dễ dẫn đến quyết định chậm o Cần phải có những nhà quản trị giỏi
o Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng - Tình huống:
Hùng là chủ một khách sạn 4 sao có tiếng ở Đà Nẵng đã đi vào hoạt động
được 5 năm. Trước khi dịch bệnh Covid 19 bùng phát, hoạt động kinh doanh
của khách sạn khá tốt do có vị trí đẹp, khách hàng ưa thích và thường quay lại
sử dụng dịch vụ, doanh thu liên tục tăng, do vậy Hùng cảm thấy mô hình kinh
doanh rất ổn và không cần phải thay đổi điều gì. Đầu năm 2020 do ảnh hưởng
của dịch bệnh Covid -19 làm nền kinh tế suy thoái, chính phủ đưa ra chính
sách giãn cách xã hội, kiểm soát chặt chẽ các chuyến bay từ nước ngoài về
khiến hoạt động kinh doanh của khách sạn bị đình trệ, doanh thu sụt giảm
trầm trọng trong khi các loại chi phí không giảm được nhiều. Hùng lúng túng
không biết xử lý sao bởi anh chưa dự phòng tình huống rủi ro này, ngay lập
tức anh nghĩ đến việc thu gọn cơ cấu tổ chức, anh tiến hành cắt giảm nhân sự
đồng thời gộp một số bộ phận lại với nhau. Thay vì trước đó một nhà quản trị
đang quản lý 5 người thì giờ họ sẽ quản lý 9 người. Thời gian gần đây, tình
hình dịch bệnh trong nước đang được kiểm soát tốt, khách du lịch nội địa dần
quay trở lại, hoạt động kinh doanh của khách sạn có phần khởi sắc hơn.
 Sự thay đổi của Hùng dẫn đến mở rộng phạm vi quản lý:
• Ưu điểm: giảm số cấp quản trị , tiết kiệm được chi phí quản lý, có chính sách rõ ràng
• Nhược điểm: Có nguy cơ không kiểm soát nổi, tình trạng quá tải ở cấp trên
dễ dẫn tới quyết định chậm, cần có những nhà quản trị giỏi lOMoAR cPSD| 61229936
- Những yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi quản lý
• Mức độ phức tạp của các công việc và phạm vi trách nhiệm gắn với từng
công việc trong tổ chức
• Khả năng của các cán bộ quản lý trong tổ chức
• Lượng thời gian mà nhà quản lý có thể sắp xếp để trao đổi với nhân viên dưới quyền mình
• Khả năng, động lực, tinh thần tự giác của các nhân viên dưới quyền
• Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và công nghệ của tổ chức
5. Phân quyền, tập quyền a) Tập quyền
- Khái niệm: Quyền ra quyết định tập trung ở cấp cao nhất trong hệ thống quyền
lực tổ chức, ít hoặc không có sự tham gia của các thuộc cấp. - Ưu điểm:
• Việc thực hiện các chính sách chung của tổ chức thường dễ dàng hơn 
Dễ kiểm soát các hoạt động trong tổ chức  Giảm thiểu chi phí hành chính.
- Nhược điểm: Tổ chức có mức độ tập quyền cao sẽ khiến cho sự phản hồi thông
tin trong tổ chức gặp nhiều trở ngại.
 Tập quyền cũng có những ảnh hưởng cụ thể đến hành vi của các cá nhân trong tổ chức, cụ thể:
• Những nhà lãnh đạo sẽ thường có phong cách độc đoán, đưa ra quyết
định một cách độc lập trong mọi vấn đề
• Các nhân viên dưới quyền cũng sẽ có xu hướng tuân thủ, nghe theo,
đồng thuận với quan điểm của cấp trên. Tuy nhiên cũng có những nhân
viên không thích sự độc đoán của cấp trên, cảm thấy không được trọng
dụng, đưa ý kiến đóng góp, dẫn đến thiếu động lực làm việc b) Phân quyền
- Quyền ra quyết định được phân bổ cho cá nhân ở các cấp quản lý thấp hơn
trong tổ chức. nghĩa là cả nhân viên cũng có quyền than gia vào việc ra quyết định
Ví dụ: trưởng phòng nhân sự giao cho nhân viên phòng nhân sự việc quyết
định thiết kế chương trình tuyển dụng và đào tạo theo tiêu chuẩn của công ty,
nhân viên đó sẽ được toàn quyền quyết định về đăng tin tuyển dụng, quá trình
phỏng vấn cũng như lựa chọn và đào tạo nhân viên mới và báo cáo lại kết quả ngay sau đó. lOMoAR cPSD| 61229936
- Mô hình phân quyền toàn diện: Đây có thể nói là mô hình khá toàn diện vừa
có sự kết hợp của mô hình tập trung và mô hình đơn lẻ. Ở mô hình này thể
hiện sự phân quyền ở mọi cấp trong doanh nghiệp, nghĩa là ai trong tổ chức
cũng đều được phân quyền và sẽ thực hiện theo thứ bậc, giúp quá trình thực
hiện nhiệm vụ được cụ thể rõ ràng không bị chồng chéo lên nhau, - Ưu điểm:
• Giúp cho các cấp trong tổ chức đều cảm thấy được bình đẳng và quyền
hạn được phân chia rõ ràng
• Thêm vào đó trong mô hình này tất cả các cấp đều được làm việc cùng
nhau và cấp nhân việc sẽ được tiếp xúc học hỏi cũng như làm việc với nhà lãnh đạo.
- Nhược điểm: Khá tốn kém thời gian và quá nguyên tắc
Tuy nhiên mô hình này vẫn tốt nhất hiện nay, giúp tổ chức sẽ chặt chẽ hơn rất
nhiều, mọi người đều có cơ hội để thăng tiến và thích hợp cho tất cả các doanh
nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp lớn.
 Ảnh hưởng đến hành vi cá nhân:
• Nhà lãnh đạo mang phong cách dân chủ, họ cung cấp các thông tin cần
thiết cho các thành viên để đưa ra quyết định. Họ khuyến khích tất cả
mọi người nêu lên quan điểm, ý tưởng của mình, cùng nhau tìm ra giải
pháp. Nhà lãnh đạo thường xuyên thực hiện trao quyền cho cấp dưới
thay vì tự mình quyết định mọi thứ
• Các nhân viên sẽ cảm thấy mình là một thành viên có giá trị trong tổ
chức, họ sẽ phát huy khả năng chuyên môn của mình, sự sáng tạo và tự
tin trong công việc. Họ sẽ có động lực hơn, đóng góp nhiều giá trị hơn cho tổ chức. 6. Chính thức hóa
- Khái niệm: Mức độ ở đó các quá trình và hoạt động trong tổ chức được tiêu
chuẩn hóa thông qua các chính sách, quy định, luật lệ, thủ tục.
- Mục đích: dự đoán và kiểm soát hành vi của người lao động khi họ thực hiện
công việc trong tổ chức.
- Các luật lệ, quy tắc có thể được quy định rõ ràng dưới dạng các văn bản ( bản
mô tả công việc, nội quy làm việc) hoặc ngầm định giữa những người trong
tổ chức. ( có mặt trước cuộc họp 15p) - Các mức độ chính thức hóa:
• Mức độ chính thức hóa thấp: cách xử lí công việc hoàn toàn không theo
một chương trình định sẵn và người lao động được tự chủ tương đối
trong công việc của mình o Ưu điểm: Nhân viên có thể tự chủ, phát
huy tính sáng tạo trong công việc, xử lý công việc theo cách của mình
và ít phải thông qua cấp trên. lOMoAR cPSD| 61229936
o Nhược điểm: Các nhà quản lý sẽ khó khăn trong việc quản lý nhân viên
• Mức độ chính thức hóa cao: thể hiện ở việc các quy định, luật lệ được
trình bày rõ ràng trên văn bản o Ưu điểm: Công việc sẽ theo một trình
tự nhất định, các sản phẩm đồng nhất, phù hợp với nhân viên mới hoặc
có ít trình độ, kinh nghiệm làm việc
o Nhược điểm: Người lao động ít có cơ hội đưa ra sáng kiến và các
lựa chọn trong khi thực hiện công việc, giảm khả năng sáng tạo.
III. CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Các mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến
a) Cơ cấu đơn giản
- Khái niệm: Cơ cấu đơn giản là cơ cấu có mức độ bộ phận hóa và chính thức
hóa thấp, phạm vi quản lý rộng, quyền lực tập trung vào một người đứng đầu tổ chức đó. - Đặc điểm:
• Thường có 2 hoặc 3 cấp quản lý theo chiều dọc
• Đội ngũ nhân viên linh hoạt
• Một cá nhân hoàn toàn quyền ra quyết định - Ưu điểm:
• Nhanh nhạy, linh hoạt với sự thay đổi của môi trường
• Chi phí quản lý thấp do có ít cấp quản lý và ít nhân viên
• Trách nhiệm và quyền lợi rõ ràng - Nhược điểm:
• Gặp khó khăn trong quản lý khi mở rộng quy mô
• Người quản lý cao nhất dễ bị quá tải thông tin vì mức độ tập trung hóa
cao, họ phải tổng hợp thông tin từ nhiều người để đưa ra quyết định
• Gặp rủi ro khi người đứng đầu tổ chức đưa ra quyết định không đúng và kịp thời b) Cơ cấu chức năng - Đặc điểm:
• Tính chuyên môn hóa, chính thức hóa cao
• Các nhiệm vụ được tập hợp thành các bộ phận chức năng
• Quyền lực tập trung, phạm vi quản lý hẹp
• Việc ra quyết định được thực hiện theo hệ thống điều hành - Ưu điểm:
• Khả năng phối hợp thực hiện được tiêu chuẩn hóa, tránh sự trùng lặp
về bố trí nhân lực, nguồn lực. lOMoAR cPSD| 61229936
• Tiết kiệm chi phí đào tạo ở nhà quản lý cấp trung, tạo điều kiện cho
việc quản lý chặt chẽ của lãnh đạo cấp cao nhất - Nhược điểm
• Làm nảy sinh xung đột giữa các đơn vị cấp dưới cạnh tranh doanh số,
giành lợi ích lớn nhất về bộ phận mình.
• Mục tiêu của đơn vị chức năng có thể làm lu mờ mục tiêu chung của tổ chức
• Cơ cấu cứng nhắc (Người lao động ít khả năng ứng biến với các trường
hợp ngoại lệ, sự tự chủ và tính sáng tạo bị giảm sút do phải thường
xuyên tuân theo các luật lệ, làm việc theo quy trình máy móc, thiếu sự
phối hợp giữa các phòng ban chức năng, hạn chế sự phát triển của đội ngũ quản lý cấp trung)
c) Cơ cấu trực tuyến – chức năng - Khái niệm:
Mô hình trực tuyến chức năng trong doanh nghiệp được hiểu là một kiểu cơ cấu
có nhiều cấp quản lý cùng bộ phận nghiệp vụ nắm giữ vai trò giúp việc cho thủ
trưởng là cấp cao hoặc cấp trung. Thủ trưởng là người nắm giữ chức vị cao nhất
trong hệ thống điều hành của doanh nghiệp. Cấp quản lý càng cao thì càng phải
tập trung giải quyết nhiều hơn các vấn đề chiến lược như hoạch định chiến lược, tổ chức cán bộ... - Nội dung :
Khi các doanh nghiệp sử dụng mô hình này thì một mặt, người thừa hành nhiệm
vụ ở cấp dưới trong doanh nghiệp chỉ tuân thủ mệnh lệnh do cấp trên chỉ huy trực
tiếp (công nhân – tổ trưởng - đốc công – quản đốc – giám đốc); mặt khác người
phụ trách ở mỗi cấp lại nhận được sự hướng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của
các bộ phận chức năng tương ứng của cấp trên. Các bộ phận chức năng ở mỗi cấp
đóng vai trò là cơ quan tham mưu cho người thủ trưởng của cấp mình, cung cấp
thông tin đã được xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ trưởng ra quyết định. d) Cơ cấu ma trận
- Thường được sử dụng trong các công ty đa quốc gia, hãng hàng không, bệnh
viện, trường đại học, cơ quan chính phủ,...
- Là sự kết hợp các ưu điểm của hai hình thức - bộ phận hóa chức năng và bộ
phận hóa sản phẩm hay dự án lOMoAR cPSD| 61229936
- Cơ cấu ma trận có một hệ thống điều hành kép ( nhân viên chịu sự quản lý của
hai người lãnh đạo thuộc hai dòng quyền lực- giám đốc bộ phận chức năng và
giám đốc sản phẩm hay giám đốc dự án) - Ưu điểm:
• Thuận lợi cho việc phối hợp khi tổ chức có nhiều hoạt động phức tạp và phụ thuộc nhau
• Các bộ phận chuyên môn được tiếp xúc trực tiếp và thường xuyên, giúp
nâng cao chất lượng và tính linh hoạt trong trao đổi thông tin
• Phân bổ hiệu quả các nguồn lực, giúp tổ chức thích ứng nhanh với
những thay đổi của môi trường - Nhược điểm:
• Xung đột về quyền lực và vai trò ( nhân viên phải chịu sức ép từ hai
dòng quyền lực nên dễ xảy ra nhầm lẫn, không biết cần tuân theo mệnh lệnh của ai trước)
• Quyền hạn, trách nhiệm của các nhà quản lý có thể bị trùng lặp.
 Cơ cấu phức tạp, không bền vững, gây tốn kém chi phí cho tổ chức.
e) Cơ cấu mạng lưới
- Khái niệm: Cơ cấu mạng lưới là liên minh tạm thời giữa hai hay nhiều tổ chức
nhằm thực hiện những hoạt động, dự án cụ thể.
- Được hình thành khi các tổ chức phải tận dụng cơ hội thị trường, đương đầu
với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ và môi trường kinh doanh.
- Các tổ chức đóng góp điểm mạnh của mình nhưng vẫn giữ được sự độc lập. - Ưu điểm:
• Giảm chi phí hành chính ( vì các tổ chức sẽ góp nguồn lực của mình
vào, và khi dự án hoàn thành thì tổ chức cũng không tồn tại, có dự án
mới sẽ huy động nguồn lực từ các tổ chức khác để thực hiện)  Có được
đội ngũ nhân viên tốt nhất với trình độ chuyên môn cao.  Tổ chức linh
hoạt trong việc lựa chọn nguồn lực phù hợp. - Hạn chế:
• Tầm kiểm soát của người quản lý đối với những mảng then chốt bị giảm
( do mỗi bộ phận chịu sự quản lý của một tổ chức thành viên)
 Cơ cấu mạng lưới đối lập với cơ cấu chức năng do những người quản lý trong
tổ chức áp dụng cơ cấu này hầu hết phối hợp và kiểm soát các quan hệ bên
ngoài. trong khi đó cơ cấu chức năng chủ yếu là sự phối hợp trong nội bộ.
Tình huống: Công ty S sản xuất và bán các sản phẩm thể thao như giày. quần áo
và phụ kiện. Công ty S mới thành lập được gần 1 năm và có quy mô nhỏ. Tại đây,
giám đốc điều hành công ty là anh B vẫn chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động
kinh doanh trong tổ chức cũng như các vấn đề phát sinh như trả lời thư điện tử,
điện thoại, triển khai nhiệm vụ đến các nhân viên. Hệ thống cơ cấu trong công ty lOMoAR cPSD| 61229936
chỉ có 2 cấp độ quản lý tách biệt giám đốc điều hành với nhân viên của công ty.
Khi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển, anh B đã quyết định
tăng thêm 1 cấp quản lý mới, đó là phó giám đốc điều hành hỗ trợ anh trong việc
quản lý một số hoạt động của công ty, sát sao tình hình làm việc của các công
nhân, nhân viên trong tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức của công ty S trên được xây dựng theo mô hình cơ cấu nào?
Mô hình đó giúp cho công ty có những ưu điểm, hạn chế gì?
 Công ty S được xây dựng theo một mô hình cơ cấu đơn giản Ưu điểm:
• Giúp công ty S thích nghi và ứng biến kịp thời trước những biến động của môi trường
• Chi phí quản lý thấp do ít cấp quản lý và ít nhân viên
• Nhân viên được phát huy sự sáng tạo, tính tự chủ trong công việc, tạo
ta các sản phẩm có tính cạnh tranh Nhược điểm:
• Giám đốc công ty phải làm nhiều việc, khi công ty phát triển sẽ dễ bị quá tải thông tin
• Giám đốc có thể đưa ra quyết định chậm trễ hoặc sai lầm
- Trong tương lai, anh B - giám đốc công ty muốn phát triển thương hiệu thể
thao của doanh nghiệp để có thể thu hút thêm nhiều khách hàng, đồng thời mở
rộng quy mô, tăng số lượng các phòng ban, nhân viên, công nhân để có thể
thực hiện công việc một cách chuyên môn hóa hơn. Điều đó có làm thay đổi
cơ cấu tổ chức không? Nếu có, mô hình nào sẽ được anh B lựa chọn để thay thế? Vì sao?
 Có. Anh B có thể sẽ chuyển sang mô hình cơ cấu trực tuyến- chức năng.
Mô hình này có thể áp dụng cho quy mô lớn hơn. Các nhiệm vụ cũng được
tập hợp thành các bộ phận chức năng, đáp ứng được nhu cầu tăng số lượng
các phòng ban. Đồng thời mô hình này cho phép tính chuyên môn hóa cao,
tránh được sự trùng lặp trong việc bố trí các nguồn lực, đem lại hiệu quả kinh
tế. Việc mở rộng thêm cấp quản lý không làm mất đi quyền kiểm soát của anh
B vì giám đốc vẫn là người quản lý chặt chẽ và đưa ra những quyết định quan trọng nhất.
2. Những nhân tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn cơ cấu tổ chức a) Chiến lược
- Cơ cấu phải phù hợp với chiến lược kinh doanh mà tổ chức theo đuổi thì mới mang lại hiệu quả cao lOMoAR cPSD| 61229936
- Cơ cấu và chiến lược của tổ chức cần phải thích ứng nhanh với thị trường 
Có được lợi thế cạnh tranh lâu bền b) Quy mô
- Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn hóa, có nhiều cấp
quản lý, mức độ chính thức hóa và bộ phận hóa cao ( phù hợp với cơ cấu chức
năng hoặc cơ cấu ma trận)
- Đến một giới hạn nhất định ảnh hưởng của quy mô đến cơ cấu tổ chức trở nên ít quan trọng hơn
( Ví dụ: một tổ chức có quy mô khoảng 800 người được tổ chức theo cơ cấu
trực tuyến chức năng kết hợp với ma trận, khi tổ chức tăng lên 1000 người thì
cũng không ảnh hưởng lớn tới cơ cấu của tổ chức này) c) Công nghệ
- Công việc có mức độ áp dụng công nghệ cao, phải tuân theo quy trình nghiêm
ngặt thường gắn với cơ cấu tổ chức mang tính bộ phận hóa cao, nhiều cấp
quản lý, mức độ chính thức hóa cao và gắn với cơ cấu tập quyền
- Công việc có mức độ áp dụng công nghệ thấp, chủ yếu dựa vào kiến thức và
hiểu biết của các chuyên gia chuyên ngành thường gắn với những tổ chức trao quyền d) Môi trường
- Được chia thành 2 nhóm:
• Môi trường chung: gồm các yếu tố kinh tế, văn hóa, chính trị, luật pháp,...
• Môi trường nhiệm vụ: cá nhân, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng,...
- Có những tổ chức hoạt động trong môi trường ít biến động ( không có đối thủ
cạnh tranh mới, tình hình kinh tế, chính trị ổn định,...)
- Ngược lại có những tổ chức phải đối đầu với môi trường thay đổi và rất năng
động ( quy định pháp lý thay đổi, sự thay đổi thị hiếu khách hàng, nguồn cung cấp,..)
Mô hình phân tích sự bất định và phức tạp của môi trường lOMoAR cPSD| 61229936
- Hiện nay, môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng hơn bao giờ hết, đòi
hỏi tổ chức phải có sự thay đổi trong cơ cấu để thích ứng nhanh với sự biến
đổi đó. Tổ chức cần lựa chọn loại cơ cấu linh hoạt, giúp nắm bắt thông tin
nhanh ( cụ thể là cơ cấu có ít cấp quản lý, nhưng số lượng nhân viên dưới
quyền lớn, thực hiện trao quyền, cho phép quản lý cấp trung và nhân viên
được tham gia vào quá trình ra quyết định của tổ chức, đóng góp ý kiến, nâng
cao tính tự chủ, sáng tạo của người lao động) IV. ỨNG DỤNG
Phân tích sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Bánh kẹo Hải Hà
1. Tính chuyên môn hóa