Đề cương ôn tập học phần Quản trị hành chính văn phòng

lOMoARc PSD|36215725 PHẦN LÝ THUYẾT CHƯƠNG 1
1) Trình bày khái niệm văn phòng. Phân tích các chức năng của văn phòng? (xong)
Khái niệm: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin
hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho
hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức.
Chức năng của văn phòng: -
Chức năng tham mưu tổng hợp: phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp
tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng; soạn thảo
các văn bản trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành; theo dõi tham mưu về đánh
giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng. -
Chức năng giúp việc điều hành: Xây dựng các chương trình, kế hoạch, công tác
quý, tháng, tuan, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Thực hiện các
hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản. -
Chức năng hậu cần: Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các
điều kiệnvật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ... Văn phòng là bộ phận
cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả.
2) Trình bày khái niệm quản trị hành chính văn phòng. Trình bày khái quát các
chức năng của quản trị hành chính văn phòng? (xong)
Khái niệm: Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt và đạt được mục tiêu.
Chức năng của quản trị hành chính văn phòng: -
Chức năng hoạch định: Đề ra các mục tiêu, công việc cụ thể, xác định các biện
pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để kiểm tra văn phòng. -
Chức năng tổ chức: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn
phòng nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của công việc. -
Chức năng lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ hướng dẫn, động viên, tạo động lực
cho nhân viên thực hiện hiệu quả các công việc đã đưa ra trong kế hoạch. -
Chức năng kiểm tra: Theo dõi quá trình thực hiện công việc văn phòng hàng
ngày, hàng tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hoạt
động văn phòng đi đúng mục tiêu đã định. lOMoARc PSD|36215725
3) Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng?
Kỹ năng của nhà quản trị hành chính văn phòng:***
- Kỹ năng tư duy: Khả năng tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các vấn
đề một cách logic cùng với khả năng quản lý thời gian hiệu quả. - Kỹ năng nhân sự:
nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn
- Kỹ năng truyền thông: phát biểu; truyền đạt; thuyết phục
- Kỹ năng chuyên môn: Thể hiện qua các kỹ năng văn phòng cơ bản, kỹ năng tổ chức,
kỹ năng quản lý dự án. Cần trang bị những kiến thức về máy tính, sử dụng thành
thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bị văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax,...
Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng: (coi lại)
- Quan hệ với con người - Thông tin - Ra quyết định. CHƯƠNG 2
4) Phân tích chức năng hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng (khái
niệm, nội dung, tác dụng)? (xong)
Khái niệm: là việc xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện các nhiệm vụ
của văn phòng. Trong đó xác định rõ mục tiêu công việc, các biện pháp tiến hành, lộ
trình thời gian thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân liên quan. Nội dung:
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan và văn phòng
- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.- Hoạch định tài chính,
kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động Tác dụng:
- Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn phòng.
- Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác củacơ quan.
- Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của
Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong
việc thực hiện công tác Văn phòng. lOMoARc PSD|36215725
5) Phân tích chức năng tổ chức trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm,
nội dung, tầm quan trọng)? (xong)
Khái niệm: là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa
các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nội dung:
- Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng
- Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị
- Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng- Phân bổ lao động về các tổ chức của
Văn phòng Tầm quan trọng:
- Giúp nhà quản trị hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế vận hành thông
suốt đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu.
- Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu
quả đến các hoạt động của cơ quan để nâng cao hiệu suất.
- Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực.
6) Phân tích chức năng kiểm soát trong quản trị hành chính văn phòng (khái
niệm, tiến trình, tác dụng)? (xong)
Khái niệm: là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn
phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với
mục tiêu đã đề ra. Tiến trình: (3 bước)
- Thiết lập các tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn là những mốc để mà người ta dựa vào đó để
đo lường các thành quả.
- Đo lường công việc: Nếu ấn định tiêu chuẩn một cách thích hợp và có phương tiện
để nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì thì việc đánh giá phẩm chất công
việc tương đối dễ dàng.
- Sửa chữa những sai lệch: là điểm gặp gở những nhiệm vụ kiểm soát và các nhiệm
vụ quản trị khác: các nhà quản trị có thể sửa chữa (bằng cách phát họa lại kế hoạch
hoặc thay đổi mục tiêu, tăng thêm nhân viên và huấn luyện tốt hơn cho nhân viên
cấp dưới) Tác dụng:
- Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị
- Phát hiện các sai lệch có thể có giữa thực tiễn với hoạch định
- Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệch hướng mục tiêu đã định-
Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp lý và hữu ích.
- Xác định và dự đoán những chiều hướng thay đổi có thể diễn ra để điều chỉnh kịp
thời các chiến lược, chính sách của cơ quan cho phù hợp, thích nghi với môi trường và xã hội. lOMoARc PSD|36215725
- Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra CHƯƠNG 3
7) Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh họa? (xong)
- Phân loại theo chức năng:
1. Hồ sơ tác nghiệp: hồ sơ phục vụ hoạt động mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán tài chính…
2. Hồ sơ hành chính: biên bản, công văn, thư từ giao dịch…
3. Hồ sơ nguyên tắc: các bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ, bản sao các văn bản
pháp quy dùng để tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày…
4. Hồ sơ nhân sự: tài liệu, hồ sơ liên quan đến từng nhân sự trong doanh nghiệp như lý
lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự… 5. Sách báo: tạp chí…
- Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận:
1. Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: văn bản pháp quy, các văn bản hành
chính như các quyết định, công văn, biên bản, tờ trình…hình thành trong quá trình
hoạt động của doanh nghiệp…
2. Hồ sơ thuộc về tổ chức nhân sự: hồ sơ của từng nhân sự trong doanh nghiệp, các
quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã hội, trợ cấp…
3. Hồ sơ thuộc về hoạt động sản xuất: các kế hoạch sản xuất, các báo cáo sản xuất, tồn
kho, các kế hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho…
4. Hồ sơ kinh doanh: hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo giá…
5. Hồ sơ tài liệu kỹ thuật: các bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc kỹ
thuật, quy trình công nghệ…
6. Hồ sơ về tài chính kế toán: các văn bản pháp quy, các quy định về công tác tài
chínhkế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán…
8) Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương
pháp. Cho ví dụ minh họa? (xong)
1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự: sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tên hồ sơ.
Ưu điểm: đơn giản, tham chiếu trực tiếp các hồ sơ mà không cần chỉ mục, dễ dàng lưu
hồ sơ, dễ hiểu và kiểm soát nhanh chóng.
Nhược điểm: có thể trùng tên, khi hệ thống được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ
sơ sẽ mất nhiều thời gian và công sức. lOMoARc PSD|36215725
2. Sắp xếp theo chủ đề: các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.
Ưu điểm: dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ, việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.
Nhược điểm: phải thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ.
3. Sắp xếp theo địa danh: các hồ sơ được sắp xếp theo các khu vực địa lý như tỉnh,
thành phố, quận huyện,...
Ưu điểm: dễ hiểu và thuận tiện truy cập nếu biết địa điểm
Nhược điểm: đòi hỏi người sử dụng phải có hiểu biết nhất định về khu vực địa lý có
liên quan, cần được một chỉ mục hỗ trợ.
4. Sắp xếp theo số, mã số: đánh số theo dãy số tự nhiên và sắp theo thứ tự tăng dần.
Khi sử dụng kết hợp chữ và số sẽ hình thành mã hồ sơ, trong đó thông thường là các
chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
Ưu điểm: - Giúp phân loại thuận tiện đối với hồ sơ được đánh số
- Mở rộng hệ thống lưu trữ một cách dễ dàng, mang lại một sự bảo mật nhất định cho hệ thống lưu trữ.
Nhược điểm: Đòi hỏi phải có một khoản chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian
để thực hiện điều đó, rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình đánh số, làm chỉ mục.
5. Sắp xếp theo trình tự thời gian: sắp xếp theo một trình tự thời gian nào đó, đặc
biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
Ưu điểm: Tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.
Nhược điểm: Khó khăn trong việc mở rộng hệ thống, tìm kiếm hồ sơ.
9) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến?
1. Tiếp nhận văn bản đến:
- Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ bưu điện, qua máy fax,...cán bộ văn thư
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản
được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số
lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)
- Với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
3. Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
4. Đăng ký văn bản đến lOMoARc PSD|36215725 5. Trình văn bản đến
6. Chuyển giao văn bản đến
10) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi? 1. Soạn thảo văn bản: - Giám đốc chỉ thị;
- Bộ phận chuyên môn soạn thảo; - Đánh máy;
- Trưởng bộ phận chuyên môn kiểm tra lại, ký tắt( ký nháp);
- Chuyển đến văn phòng giám đốc
2. Kiểm tra lại trước khi trình giám đốc ký: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; Số, ký hiệu; Nội dung văn bản có phù hợp với chỉ thị; Lỗi chính
tả, trình bày, do vô ý khác; Giám đốc hay cấp có thẩm quyền ký; Đóng dấu, đăng ký
văn thư đi; Đóng dấu tên chức vụ của người ký
3. Nhân bản: Theo đúng số lượng; lưu ý các quy định về in, sao chụp theo quy định
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Kiểm tra lần
cuốivề thể thức; Phát hành; Chuyển phát
5. Lưu văn bản đi: Lưu 2 bản chính (1 bản văn thư, 1 bản lưu hồ sơ); lưu giữ theo các quy định CHƯƠNG 4
11) Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc? (xong)
1. Đáp ứng nhu cầu sử dụng
- Xác định rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc, thiết bị văn phòng
- Thông thường các vị trí quản lý diện tích mặt bằng bố trí nhiều hơn cho cá nhân
2. Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban
- Vị trí cần dễ dàng thay đổi giữa các phòng ban khi tổ chức phát triển
- Các phòng ban có quan hệ mật thiết được sắp xếp gần nhau
- Bộ phận tiếp xúc khách hàng bố trí nơi thuận tiện đi lại
- Bộ phận bảo mật cần bố trí xa nơi công cộng
- Bộ phận cần tập trung suy nghĩ bố trí nơi yên tĩnh
3. Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng
- Phù hợp từng loại công việc
- Tính cơ động, dễ dàng điều chỉnh hoặc di chuyển lOMoARc PSD|36215725
4. Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh
- Đảm bảo nhiệt độ không quá lạnh, quá nóng
- Ưu tiên sử dụng chiếu sáng tự nhiên
- Màu sắc phù hợp với từng loại vị trí, vị trí có tính chất cá nhân bố trí theo sở thích
- Đảm bảo âm thanh không ảnh hưởng đến công việc
5. Không gian văn phòng mở -
Hạn chế sử dụng không gian riêng vì khó kiểm soát công việc, chiếm nhiều diện tích,tốn chi phí -
Sử dụng các vách ngăn vừa đảm bảo tính chất riêng tư vừa thuận lợi cho việc
kiểm tra, thuận lợi cho việc giao tiếp trao đổi công việc
12) Phân tích phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên?*** thiếu văn phòng chia nhỏ
- Văn phòng bố trí mở: Phù hợp xu thế làm việc nhóm - Ưu điểm:
Thuận lợi giao tiếp, dễ giám sát Trao đổi nhanh chóng - Nhược điểm:
Ồn ào, dễ bị phân tán Không đảm bảo an ninh Không có tính cá nhân
13) Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân? (xong)
Khu vực tiếp tân là nơi tiếp xúc đầu tiên của khách hàng với công ty, do vậy cần được
bố trí để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. -
Quyết định vị trí: cần bố trí ở chỗ thuận tiện nhất để tiếp xúc với khách (thường
là ngay mặt tiền của công ty); mặt bằng phải tương xứng với tầm vóc của công ty. -
Phản ánh văn hóa công ty: bố trí khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn gàng; không tạo
cảm giác thiếu sự chăn sóc; không trưng bày những gì có thể ảnh hưởng đến ấn tượng
chung về công ty. Nên đặt các biểu tượng của công ty, tranh ảnh, lịch, vật trang trí, bình hoa… -
Bố trí ghế ngồi, nước uống, giá để treo nón, dù, áo mưa, kệ nhỏ đặt tài liệu
thông tin về công ty, báo, tạp chí,... - Tuyển chọn nhân viên tiếp tân lOMoARc PSD|36215725 CHƯƠNG 5
14) Trình bày các nội dung của việc quản lý tài sản trong tổ chức (bàn giao, điều
chuyển, kiểm tra, kiểm kê, sử dụng)?***Xem lại quy trình bàn giao và nguyên tắc điều chuyển ts
Bàn giao: Tài sản được bàn giao trong khi: tuyển dụng nhân viên mới hoặc thành lập
bộ phận mới; bổ sung tài sản cho nhu cầu sử dụng của các bộ phận, cá nhân; hoặc
nhân viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó.
Điều chuyển: điều chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc từ cá nhân
này sang cá nhân khác thì phải được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của cơ quan
Kiểm tra: Phòng Hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng tài sản
của các bộ phận tối đa 2 lần/năm
Kiểm kê: Hàng năm, Phòng Kế toán (thiết bị) kết hợp Phòng Hành chính tổ chức kiểm
kê tài sản định kỳ (số lượng, chất lượng, giá trị)
Sử dụng: Quy định trách nhiệm của người sử dụng; Nguyên tắc sử dụng tài sản; Quản
lý quá trình sử dụng tài sản, thiết bị văn phòng (còn ý này)
15) Trình bày nội dung quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản, trang thiết bị
văn phòng (tài sản thiết bị có giá trị cao, thiết bị nhỏ lẻ)? (xong)
Tài sản thiết bị có giá trị cao: việc quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản, trang
thiết bị chia thành 2 nhóm chính: Tài sản thiết bị có giá trị cao và Tài sản thiết bị có giá trị thấp
Thiết bị nhỏ lẻ: Việc quy định các thiết bị nhỏ lẻ cũng tùy thuộc vào từng doanh
nghiệp, có doanh nghiệp quy về giá trị, ví dụ thiết bị có giá trị dưới 10 triệu đồng hoặc
quy định cụ thể như nhóm thiết bị nhỏ lẻ gồm máy in lẻ, máy scan lẻ, điện thoại bàn lẻ, máy tính lẻ… CHƯƠNG 6
16) Trình bày các biện pháp quản trị thời gian? (ptich rõ từng ý)
1. Sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu
2. Sổ tay, nhật ký và lịch để bản
3. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh
4. Tiết kiệm thời gian tiếp khách
5. Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại
6. Tiết kiệm thời gian hội họp
7. Sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả lOMoARc PSD|36215725
17) Trình bày trình tự đón tiếp khách (khách bình thường, khách quan trọng,
khách nước ngoài)? (xong) Khách bình thường: -
Khách đã có hẹn trước: nhân viên lễ tân cần lịch sự hỏi tên, cơ quan và mục
đích làmviệc. Nhân viên cần xem trước lịch hẹn và trả lời cho khách biết về việc đã
xếp lịch này. Sau đó nhân viên lễ tân hướng dẫn khách ngồi đợi tại khu vực phòng
chờ, mời nước rồi liên hệ với người cần gặp. -
Khách không hẹn trước: sau khi mời khách ngồi nhân viên lễ tân phải liên hệ
với bộ phận liên quan để gặp khách. Nếu khách là đại diện cơ quan Nhà nước thì liên
hệ Trưởng phòng Hành chính để Trưởng phòng xử lý. Trường hợp gặp Giám đốc thì
liên hệ thư ký xử lý. Nếu người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì
nhân viên trả lời khách là không liên hệ được rồi xin thông tin của khách để liên hệ sau. Khách quan trọng: 1.
Đề xuất yêu cầu: Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu
phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi lãnh đạo duyệt,
người đề nghị chuyển qua Phòng Hành chính lập kế hoạch tổ chức đón tiếp khách. 2.
Lập kế hoạch: Phòng Hành chính lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu đã quy
định, chuyển cho người đề nghị tiếp khách cùng trao đổi và thống nhất, sau đó chuyển
cho Giám đốc phê duyệt. Kế hoạch tiếp khách phải được chuyển cho thư ký giám đốc,
cho người tiếp khách và Phòng Hành chính lưu để tổ chức thực hiện. 3.
Chuẩn bị: Về nguyên tắc, toàn bộ khâu chuẩn bị theo kế hoạch do Phòng Hành
chính tổ chức thực hiện. Đối với một số công việc đặc thù liên quan đến bộ phận
chuyên môn thì có thể phối hợp với bộ phận đó để tổ chức thực hiện. 4.
Đón tiếp: Trước 2 giờ so với giờ đón tiếp, Trưởng Phòng Hành chính kiểm tra
trực tiếp các công việc cần chuẩn bị đón tiếp. 5.
Quyết toán chi phí: Phòng Hành chính chịu trách nhiệm lập thủ tục thanh toán,
bao gồm cả việc lấy hoá đơn giá trị gia tăng. Khách nước ngoài:
-Lên lịch buổi làm việc phù hợp:
- Xác minh thông tin toàn đoàn bao gồm số lượng các thành viên, tên,
chức vụ của từng người.
- Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan;
- Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết;
- Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón;
- Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan;
- Tìm hiểu tập quán của khách; lOMoARc PSD|36215725
- Tổ chức đón khách tặng hoa…
- Triển khai chuẩn xác: Vai trò ghi và lập biên bản của Thư ký giám đốc.
18) Trình bày các nguyên tắc để tổ chức thành công các cuộc họp? (xong) 1.
Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo: Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cuộc họp. 2.
Không để cuộc họp kéo dài: Tổ chức cuộc họp đúng kế hoạch về thời gian,
không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết. Nếu cuộc họp kéo dài trên 2 giờ nên có
thời gian để nghỉ giải lao. Nếu chưa thống nhất được vấn đề thì để kỳ họp sau giải quyết tiếp. 3.
Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp: Nội dung của cuộc họp
cần được soạn thảo chi tiết, sau đó cần bàn bạc cụ thể với các thành viên trong ban tổ
chức về tính phù hợp, khoa học, logic. Điều này giúp buổi họp có hiệu quả hơn, tránh
có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau, dễ dẫn đến thất bại. 4.
Nên họp đúng giờ: nếu có bộ phận hay cá nhân nào đến muộn hãy cứ bắt đầu
cuộc họp đúng giờ, tránh chờ đợi, như thế tạo thành thông lệ không hay. Trong lúc
diễn ra cuộc họp, người điều hành cần bám sát giờ giấc đã đặt ra trong chương trình. 5.
Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn: khi
thấy buổi họp quá thụ động, người điều hành cuộc họp nên đặt ra những câu
hỏi thuộc về vấn đề chung của tất cả mọi người, không hỏi riêng 1 hoặc 1 số người nào đó. 6.
Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp: hãy quan sát những dấu hiệu phi
ngôn ngữ để nắm được không khí của buổi họp, cần ngăn chặn những tranh cãi ngoài lề hay trao đổi riêng. 7.
Không nói xấu nhau trong cuộc họp: không nên bình luận, chê bai hay nói xấu
về người khác, nhất là những người không tham dự cuộc họp. Cần phân biệt nói xấu
và đóng góp ý kiến. Góp ý luôn mang tính xây dựng và chân thành, nói xấu mang tính nhỏ nhen và thành kiến 8.
Gặp gỡ sau buổi họp: sau cuộc họp nên gặp gỡ nói chuyện thân mật với mọi
người, đánh giá cao ý kiến của họ. Hãy làm cho các thành viên thấy rằng họ thật sự
cần thiết, có ích cho cuộc họp để họ nhiệt tình tham gia những cuộc họp sau. CHƯƠNG 7
19) Khái niệm văn bản, phân loại và quy trình soạn thảo văn bản?
Khái niệm văn bản: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để thực
hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính lOMoARc PSD|36215725
nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Phân loại: (coi lại)
-Văn bản quy phạm pháp luật: -
Văn bản luật - Văn bản dưới
luật -Văn bản hành chính: -
Văn bản hành chính cá biệt -
Văn bản hành chính thông thường - Văn bản tư pháp: -
Văn bản của Cơ quan điều tra -
Văn bản của Viện kiểm soát -
Văn bản của tòa án Quy trình:
1. Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa
2. Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo, tiến hành viết dự thảo
3. Duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ký
4. Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại văn bản trình ký
5. Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhân” và làm các thủ tục văn
thư phát hành và lưu giữa văn bản CHƯƠNG 8
20) Phân tích các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng? (xong)
Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung ứng: thu thập thông tin tên nhà cung cấp, địa
chỉ, sản phẩm/dịch vụ, giá cả, uy tín, chất lượng, phương thức thanh toán…
Bước 2: Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu
Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá: xác định các tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung
cấp như chất lượng, giá cả, uy tín, phương thức thanh toán, chăm sóc khách hàng…
Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung ứng: dùng phương pháp cho điểm có trọng số,
hoặc phương pháp chuyên gia
Bước 5: Lập danh sách nhà cung ứng chính thức, trình lãnh đạo phê duyệt. lOMoARc PSD|36215725
PHẦN BÀI TẬP VẬN DỤNG
Bài tập 1: Viết một chương trình cho một cuộc họp hội nghị (Xem chương 6)
Họp là thảo luận bàn bạc và đưa ra quyết định
Hội nghị là một cuộc họp với quy mô lớn, nhằm tổng kết đánh giá Hướng dẫn:
- Trình bày dạng bảng
- Nêu đúng trình tự tiến hành, thời gian tiến hành, người thực hiện, địa điểm (Vẽ
cái bảng là được 1 điểm) STT Thời gian Nội dung Người thực Địa điểm hiện 1 2
Phần 1: Khai mạc (thủ tục)
Phần 2: Bàn bạc thảo luận
Phần 3: Bế mạc (thủ tục)
Bài tập 2: Bản công tác chuẩn bị cho một công việc nào đó Hướng dẫn:
- Trình bày dạng bảng
- Yêu cầu nêu đúng được trình tự công việc chuẩn bị, người chuẩn bị, deadline STT Nội dung Người chuẩn bị Thời hạn 1 Chuẩn bị giấy tờ Thư ký 2