Lý thuyết tổ chức và vai trò của tổ chức quản trị | Môn Nhập môn quản trị học - Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

lOMoAR cPSD| 58759230
NHẬP MÔN QUẢN TRỊ HỌC
- Tổ chức là việc sắp xếp, bố trí các công việc theo vị trí và giao quyền hạn. Sau đó phân phối các
nguồn lực của tổ chức đó sao cho chúng góp phần một cách tích cực và có hiệu quả vào những
mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Chức năng tổ chức: đó là chuyên môn hóa các cá nhân, bộ phận để thực hiện mục tiêu, đồng
thời cụ thể hóa mục tiêu, tạo mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận với nhau. - Mục tiêu của công tác tổ chức:
Mục tiêu tổng quát nhất là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm
đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định. Mục tiêu cụ thể:
+ Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực
+ Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh
+ Tổ chức công việc khoa học
+ Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức
+ Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có
+ Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên
trong và bên ngoài đơn vị.
- Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức:
+ Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho
nhà quản trị trực tiếp của mình. Nghĩa là mỗi người thừa hành chỉ có một người cấp trên và chỉ
báo cáo, nhận lệnh của người đó mà thôi
+Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bộ máy tổ chức được xây dựng khi chúng ta có mục tiêu, nhiệm
vụ của tổ chức đó. Mục tiêu chính là cơ sở để xây dựng nên bộ máy tổ chức
+Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy tổ chức phải có kết quả hoạt động cao nhất với chi phí thấp nhất
+Nguyên tắc cân đối: Các bộ phận xây dựng phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm; đồng
thời phải có sự cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận và sự cân đối trong mô hình tổ
chức doanh nghiệp vì sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định trong doanh nghiệp
+Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị tổ chức phải linh hoạt để thích nghi, ứng phó kịp thời với
những biến động của môi trường bên ngoài. Nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để
có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:
Mục tiêu và chiến lược hoạt động của xí nghiệp
+Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ đó mà xây dựng bộ máy
+Chiến lược quyết định loại công nghệ kỹ thuật và con người phù hợp với việc hoàn thành các
nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử dụng cũng như theo
những đặc điểm của con người trong xí nghiệp đó lOMoAR cPSD| 58759230
+Chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạt động và hoàn cảnh của
môi trường này sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức
Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội
Hoàn cảnh bên ngoài của một công ty có thể là một trong ba kiểu: ổn định, thay đổi và xáo trộn
Một hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hay ít có những thay đổi đột biến, ít có sản
phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, luật pháp liên quan đến hoạt động kinh doanh ít thay
đổi, khoa học kỹ thuật mới ít xuất hiện...
Trái lại, một hoàn cảnh thay đổi là một hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên xảy ra
đối với các yếu tố đã kể ở trên (sản phẩm, thị trường, luật pháp,.v.v.). Trong hoàn cảnh này, các
nhà quản trị thường phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi đó.
Khi các đối thủ cạnh tranh đưa ra sản phẩm mới một cách bất ngờ, khi luật pháp bất ngờ thay đổi,
khi những khoa học kỹ thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phương pháp sản xuất,
đó là lúc mà hoàn cảnh của xí nghiệp có thể được gọi là hoàn cảnh xáo trộn.
Công nghệ sản xuất hay kỹ thuật kinh doanh của xí nghiệp
Những xí nghiệp có công nghệ sản xuất, qui trình hoạt động phức tạp thường có cơ cấu tổ chức
nhiều cấp bậc, với đặc điểm là mức độ giám sát và phối hợp công việc được thực hiện với cường
độ cao. tầm hạn quản trị thường là hẹp ở các xí nghiệp sản xuất thủ công, cũng như ở xí nghiệp
có công nghệ tinh vi hiện đại. Trái lại, trong xí nghiệp làm việc theo lối dây chuyền, vì công nghệ
đã trở thành đơn giản, tầm hạn quản trị lại khá rộng, nghĩa là một nhà quản trị có thể giám sát
công việc của một số đông công nhân. Một đặc điểm thứ ba của mối quan hệ giữa công nghệ và
cơ cấu tổ chức là khi công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi và hiện đại, thì số lượng viên chức
thư ký văn phòng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy tờ, các công việc bảo trì…
Năng lực và trình độ của con người trong xí nghiệp
Loại cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công tác xây dựng bộ máy tổ chức là nhà
quản trị cấp cao. Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên
cách thức tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách. Ngoài các nhà quản trị cơ cấu tổ
chức thường cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc
của nhân viên trong xí nghiệp.
- Ưu điểm và nhược điểm của tầm quản trị hẹp và rộng Tầm quản trị hẹp Tầm quản trị rộng Ưu điểm
-Giám sát và kiểm soát chặt
-Giảm số cấp quản trị chẽ
-Có thể tiết kiệm được chi phí
-Truyền đạt thông tin đến các quản trị thuộc cấp nhanh chóng
-Cấp trên buộc phải phân chia quyềnhạn
-Phải có chính sách rõ ràng Nhược điểm
-Tăng số cấp quản trị -Cấp
-Có nguy cơ không kiểm soát
trên dễ can thiệp sâu vào nổi
công việc của cấp dưới -Tốn
-Tình trạng quá tải ở cấp trên
kém nhiều chi phí quản trị
dễ dẫn đến quyết định chậm -
-Truyền đạt thông tin đến cấp Cần phải có những nhà quản dưới cùng không nhanh trị giỏi
-Truyền đạt thông tin đến các lOMoAR cPSD| 58759230 chóng
thuộc cấp không nhanh chóng
-Phân chia theo chức năng: Ưu điểm
☺ Bảo đảm sự thi hành các chức năng chủ yếu
☺ Sử dụng được kiến thức chuyên môn
☺ Thuận tiện trong đào tạo
☺ Dễ dàng trong kiểm tra Nhược điểm
Các đơn vị mải mê theo đuổi chức năng riêng
của mình mà quên mục tiêu
chung của toàn tổ chức Phức tạp khi phối hợp
Thiếu hiểu biết tổng hợp -Phân chia theo thời gian:
Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng ở cấp thấp trong
tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp). Hình chức phân chia
này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn.
-Phân chia theo lãnh thổ: Ưu điểm
☺ Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương
☺ Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng ☺ Có
thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của
địa phương ☺ Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị Nhược điểm
Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung
Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức
-Phân chia theo sản phẩm:
Ưu điểm nâng cao trình độ chuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh
Nhược điểm như cách thức phân chia theo lãnh thổ.
-Phân chia theo khách hàng: Ưu điểm
☺ Hiểu rõ nhu cầu khách hàng ☺ Tác
động tốt về tâm lý đối với khách hàng Nhược điểm
Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các
vấn đề của khách hàng
Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng
-Phân chia theo quy trình hay thiết bị