Nhật kí - trách nhiệm xử lý các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ gửi hàng, giải quy - Tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen

Nhật kí - trách nhiệm xử lý các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ gửi hàng, giải quy - Tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen và thông tin bổ ích giúp sinh viên tham khảo, ôn luyện và phục vụ nhu cầu học tập của mình cụ thể là có định hướng, ôn tập, nắm vững kiến thức môn học và làm bài tốt trong những bài kiểm tra, bài tiểu luận, bài tập kết thúc học phần, từ đó học tập tốt và có kết quả

13 7 lượt tải Tải xuống
Chia sẻ Báo cáo tài liệu

Môn: Thương mại điện tử(01_)

Trường: Đại học Hoa Sen

Thông tin:

6 trang 2 tuần trước

Tác giả:

Profile Kim Oanh
Tuần 1: Từ 16/09/2024 – 20/09/2024
Thứ 2: 16/09/2024
1. Check mail Outlook: Thao tác đơn giản => Copy N0.BKG -> Paste -> Search
2. Ms.Hiệp hướng dẫn cách nghe các cuộc gọi của khách: Transfer -> Nhấn số -> Send => Cúp máy
3. Ms.Thy hướng dẫn cách đưa thư
4. Đọc tài liệu cách submit SI/VGM của các Shipping Lines: Mỗi hãng tàu có thao tác khác nhau khi
nhập liệu
5. Nhận biết các file Excel trên hệ thống
6. Quan sát Ms.Hà submit SI/VGM Heung A Line
- Login -> Outbound -> Search N0.BKG -> Select -> Write B/L -> Copy thông tin -> Shipping marks
and numbers -> Package -> GWT -> CBM -> Số Cont -> Số Seal -> Save -> Submit Successfully ->
Forward Mail trên Outlook
- Noted:
+ Nếu thông tin quá dài có thể chèn “*” và bỏ phần thông tin còn lại vào Description
+ Khi điền canh chỉnh sao cho phù hợp với ký tự được yêu cầu
+ Method: Sum by Shipper
7. Quan sát Ms.Hà submit SI/VGM Yang Ming Line
- Login -> Dùng mail: Export@DGS.com.vn -> Điền Seal -> Net Weight -> Number of Package ->
Other comment: Telex-Hold
- Submit VGM: Eservice -> Solas VGM -> VGM Submit -> BKG No. -> Method 2 -> Submit
- Noted:
+ Đối với Yang Ming chỉ copy 4 kí tự trong BKG
+ Net Weight sẽ xóa dấu “,”
Thứ 3: 17/09/2024
1. Check Mail Outlook
2. Quan sát Ms.Hà submit SI/VGM Sinolines
- Login -> Booking Amendments -> Search No.BKG -> Tick -> Sửa Shipper Name/Consignee/Adress
-> Fill Qty/Meas -> Packaging -> Description -> N/M -> Order save -> Submit
- Booking -> Container Edit -> Search Bill -> Tick số cont đỏ -> Tick new -> Fill Seal number -> Qty -
> Meas -> Save
- VGM -> Tick No. -> Chọn VGM đỏ -> Method 2 -> Gross Weight + Tare -> Gross mass -> VGM
Submit
- Booking -> B/L print -> Search -> Tick “Adress” -> Hiện dòng xanh -> Tick -> B/L Draft
3. Đưa thư cho Team OPS: Ms.Tâm hỗ trợ
4. Quan sát Ms.Hà submit SI/VGM OOCL
- Booking -> No.BKG -> Login -> Documentation -> SI Submission -> Booking Number -> Enter ->
Revise FWD name/Shipper/Address/Notify Party -> Fill in Blank
- Noted:
Drft B/L: Ocean Freight: Repaid -> Receive by: Email
Final B/L: Origin -> Online by B/L
B/L Distribution: 3 origin 3 copy (FWD) -> Remark: Type bill: Original BL
- Cont and Cargo -> Fill in blank -> Preview -> Validate SI -> Submit SI -> Tick “I would like…” ->
Submit SI -> Done
- Không cần Submit VGM
5. Quan sát Ms.Thủy submit HBL KMTC
- Login -> Account TPHCM -> On going -> Booking & B/L No -> Copy number -> Tick BKG No. -> S/R
create -> HBL: Shipper DGS/Consignee: Khách -> Fill in info -> Product name -> Fill total number:
Cargo Weight/Package/Measurement -> Fill HS Code -> E/L type -> Description -> N/M -> Type BL
Seaway -> Ocean Freight: Collect -> Submit
- VGM -> Method 2 -> Verifide trong ngày -> Save -> MBL
Thứ 4: 18/09/2024
1. Check email Outlook
2. Chuyển tiếp cuộc gọi
3. Quan sát Ms.Hà hướng dẫn photocopy và scan cho Ms.Hiệp
- Home -> Scan -> Individual -> Email -> Nhập nội dung -> Scan (The second page -> Add page ->
Finish )
Thứ 5: 19/09/2024
1. Check email Outlook
2. Đọc File Fast trên PC
3. Quan sát Ms.Thủy hướng dẫn nhập LOI SUR ZIM
Folder -> Cong Van -> File Telex Release -> Đổi ngày/Vessel -> Điền thông tin số bill/tên hàng -> Copy
thông tin của khách -> Save
Noted:
- Bỏ hết in đậm
- For and on behalf: Tên khách
4. Ms.Kim hướng dẫn cách Print tài liệu LOI
5. Print LOI trình kế toán kí tên và đóng mộc
6. Thực hành cách Scan tài liệu cho Export 7
Thứ 6: 20/09/2024
1. Check mail Outlook
2. Đọc File trên PC
3. Ms.Thuy hướng dẫn check HBL
4. Print Invoice cho Ms.Tam
5. Check điện thoại
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tuần 2: Từ 23/09/2024 – 27/09/2024
Thứ 2: 23/09/2024
1. Check email Outlook
2. Ms.Thuy hướng dẫn file MBL,HBL,SI,VGM của Wan Hai và OOCL
Noted: Shpt khi submit SI WanHai là Happiness Link
3. Làm LOI của EverGreen cho Ms.Thuy
4. Submit VGM của WanHai cho Ms.Thuy
- Login -> Input VGM -> Nhập số Cont No. -> BKG No. -> VGM -> VGM unit -> VGM methods ->
Submit
5. Print invoice và đối chiếu thông tin cho Ms.Thy
6. Scan tài liệu cho Ms.Hiệp
Thứ 3: 24/09/2024
1. Check email Outlook
2. Ms.Thuy hướng dẫn cách nhập giá Fast
3. Thực hành nhập giá Fast (Ms.Thuy hỗ trợ)
- Copy Booking No. -> Buying Rate -> Ctrl P -> Carrier -> Chon IAL -> Customs -> Điều chỉnh tỉ giá
(nếu có) -> Issue Invoice -> Nhấn dấu X out màn hình -> Tick Issue Invoce/Invoice No. -> chọn
ở kế bên Preview -> Tick VND -> Check giá tiền -> Issued Tax Invoice -> Chọn Diễm -> Preview ->
Done
- Noted: Luôn nhớ Save lại nếu thêm cái mới
4. Nhập Invoice cho Ms.Thy
- Account Ms.Thy (DI001/MK giữ nguyên) -> Supplier:Điền tên cty -> Save -> Buying rate -> Nhập
thông tin có trên Debit Note
- Hãng tàu: Other credit -> YML -> Decription: Local Charge -> OBH của cty -> save -> done (Nhập 1
cục không phân tách số tiền)
- Noted:
+ Số lượng cont
+ Cái nào chi hộ (OBH: THÔNG TIN CỦA NGƯỜI GỬI HÀNG (NOT: THÔNG TIN CỦA ĐƠN VỊ GỬI
HÀNG))/cái nào trả chính
+ Nhập một cụ không phân tách ra con số khác: Quality:1; unit: Shpt; Price:nhập số tiền; no tax;
OBH: thông tin người gửi hàng(vd: MD=>CS00032)
5. Tìm hiểu thêm: Export Japan khai AFR
Thứ 4 : 25/09/2024
1. Check email Outlook
2. Ms.Thuy hướng dẫn submit HBL và MBL
3. Nhập invoice cho Ms.Thy
4. Thực hành tạo HBL cho Ms.Thuy: DCCN24100001
Noted: Không hiện dòng chữ Original trên HBL
6. Lấy C/O và lấy tờ khai cho công ty tại VCCI, Bộ Công Thương
Thứ 5: 26/09/2024
1. Check mail Outlook
2. Nhập invoice import cho Ms.Thy
3. Print tài liệu cho Ms.Tam
4. Nhập Debit Note cho Ms.Thuy
Noted : Lệch tỷ giá nên 3 lô 2745369810/2746146540/2746298830 chưa hoàn thành xong
Thứ 6: 27/09/2024
1. Check mail Outlook
2. Print invoice cho Ms.Tam
3. Sửa thông tin POD,POL cho Ms.Tam
4. Làm Debit Note còn thiếu cho Ms.Thuy
Noted: Cách tìm tỉ giá=Số tiền trên hóa đơn/price (USD)
5. Làm HBL cho Ms.Thuy: DMEL24090009
Mistake:
- Không copy và nhập thiếu thông tin của Shpt
- Không chỉnh sửa Place of receipt: PHUOC LONG PORT -> HO CHI MINH, VIET NAM
- Thiếu số Original bill
- Chưa biết cách mở rộng đối với goods: More options -> Show/Hide detail
6. Ms.Thy feedback nhập invoice
Mistake: Lẫn lộn giữa LIFE ON và LIFT OFF
7. Submit VGM Zim cho Ms.Thuy: ZIMUHCM80459613
Noted: Không cần Login -> I need -> Manage Shipment -> Submit VGM -> Điền thông tin có dấu (*) ->
Company name: DGS…. -> Participate name: Thuy -> I agree and Submit -> Successfully -> Có mail gửi
về
8. Ms.Thuy hướng dẫn submit SI/VGM trên MSC
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| 1/6
| | Tải xuống

Có thể bạn quan tâm:

Preview text:

Tuần 1: Từ 16/09/2024 – 20/09/2024 Thứ 2: 16/09/2024
1. Check mail Outlook: Thao tác đơn giản => Copy N0.BKG -> Paste -> Search
2. Ms.Hiệp hướng dẫn cách nghe các cuộc gọi của khách: Transfer -> Nhấn số -> Send => Cúp máy
3. Ms.Thy hướng dẫn cách đưa thư
4. Đọc tài liệu cách submit SI/VGM của các Shipping Lines: Mỗi hãng tàu có thao tác khác nhau khi nhập liệu
5. Nhận biết các file Excel trên hệ thống
6. Quan sát Ms.Hà submit SI/VGM Heung A Line -
Login -> Outbound -> Search N0.BKG -> Select -> Write B/L -> Copy thông tin -> Shipping marks
and numbers -> Package -> GWT -> CBM -> Số Cont -> Số Seal -> Save -> Submit Successfully -> Forward Mail trên Outlook - Noted:
+ Nếu thông tin quá dài có thể chèn “*” và bỏ phần thông tin còn lại vào Description
+ Khi điền canh chỉnh sao cho phù hợp với ký tự được yêu cầu + Method: Sum by Shipper
7. Quan sát Ms.Hà submit SI/VGM Yang Ming Line
- Login -> Dùng mail: Export@DGS.com.vn -> Điền Seal -> Net Weight -> Number of Package -> Other comment: Telex-Hold
- Submit VGM: Eservice -> Solas VGM -> VGM Submit -> BKG No. -> Method 2 -> Submit - Noted:
+ Đối với Yang Ming chỉ copy 4 kí tự trong BKG
+ Net Weight sẽ xóa dấu “,” Thứ 3: 17/09/2024 1. Check Mail Outlook
2. Quan sát Ms.Hà submit SI/VGM Sinolines -
Login -> Booking Amendments -> Search No.BKG -> Tick -> Sửa Shipper Name/Consignee/Adress
-> Fill Qty/Meas -> Packaging -> Description -> N/M -> Order save -> Submit -
Booking -> Container Edit -> Search Bill -> Tick số cont đỏ -> Tick new -> Fill Seal number -> Qty - > Meas -> Save -
VGM -> Tick No. -> Chọn VGM đỏ -> Method 2 -> Gross Weight + Tare -> Gross mass -> VGM Submit -
Booking -> B/L print -> Search -> Tick “Adress” -> Hiện dòng xanh -> Tick -> B/L Draft
3. Đưa thư cho Team OPS: Ms.Tâm hỗ trợ
4. Quan sát Ms.Hà submit SI/VGM OOCL -
Booking -> No.BKG -> Login -> Documentation -> SI Submission -> Booking Number -> Enter ->
Revise FWD name/Shipper/Address/Notify Party -> Fill in Blank - Noted:
Drft B/L: Ocean Freight: Repaid -> Receive by: Email
Final B/L: Origin -> Online by B/L
B/L Distribution: 3 origin 3 copy (FWD) -> Remark: Type bill: Original BL -
Cont and Cargo -> Fill in blank -> Preview -> Validate SI -> Submit SI -> Tick “I would like…” -> Submit SI -> Done - Không cần Submit VGM
5. Quan sát Ms.Thủy submit HBL KMTC -
Login -> Account TPHCM -> On going -> Booking & B/L No -> Copy number -> Tick BKG No. -> S/R
create -> HBL: Shipper DGS/Consignee: Khách -> Fill in info -> Product name -> Fill total number:
Cargo Weight/Package/Measurement -> Fill HS Code -> E/L type -> Description -> N/M -> Type BL
Seaway -> Ocean Freight: Collect -> Submit -
VGM -> Method 2 -> Verifide trong ngày -> Save -> MBL Thứ 4: 18/09/2024
1. Check email Outlook
2. Chuyển tiếp cuộc gọi
3. Quan sát Ms.Hà hướng dẫn photocopy và scan cho Ms.Hiệp
- Home -> Scan -> Individual -> Email -> Nhập nội dung -> Scan (The second page -> Add page -> Finish ) Thứ 5: 19/09/2024 1. Check email Outlook
2. Đọc File Fast trên PC
3. Quan sát Ms.Thủy hướng dẫn nhập LOI SUR ZIM
Folder -> Cong Van -> File Telex Release -> Đổi ngày/Vessel -> Điền thông tin số bill/tên hàng -> Copy
thông tin của khách -> Save Noted: - Bỏ hết in đậm
- For and on behalf: Tên khách
4. Ms.Kim hướng dẫn cách Print tài liệu LOI
5. Print LOI trình kế toán kí tên và đóng mộc
6. Thực hành cách Scan tài liệu cho Export 7 Thứ 6: 20/09/2024 1. Check mail Outlook 2. Đọc File trên PC
3. Ms.Thuy hướng dẫn check HBL
4. Print Invoice cho Ms.Tam
5. Check điện thoại
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tuần 2: Từ 23/09/2024 – 27/09/2024 Thứ 2: 23/09/2024 1. Check email Outlook
2. Ms.Thuy hướng dẫn file MBL,HBL,SI,VGM của Wan Hai và OOCL
Noted: Shpt khi submit SI WanHai là Happiness Link
3. Làm LOI của EverGreen cho Ms.Thuy
4. Submit VGM của WanHai cho Ms.Thuy -
Login -> Input VGM -> Nhập số Cont No. -> BKG No. -> VGM -> VGM unit -> VGM methods -> Submit
5. Print invoice và đối chiếu thông tin cho Ms.Thy
6. Scan tài liệu cho Ms.Hiệp Thứ 3: 24/09/2024 1. Check email Outlook
2. Ms.Thuy hướng dẫn cách nhập giá Fast
3. Thực hành nhập giá Fast (Ms.Thuy hỗ trợ) -
Copy Booking No. -> Buying Rate -> Ctrl P -> Carrier -> Chon IAL -> Customs -> Điều chỉnh tỉ giá
(nếu có) -> Issue Invoice -> Nhấn dấu X out màn hình -> Tick Issue Invoce/Invoice No. -> chọn
ở kế bên Preview -> Tick VND -> Check giá tiền -> Issued Tax Invoice -> Chọn Diễm -> Preview -> Done -
Noted: Luôn nhớ Save lại nếu thêm cái mới
4. Nhập Invoice cho Ms.Thy -
Account Ms.Thy (DI001/MK giữ nguyên) -> Supplier:Điền tên cty -> Save -> Buying rate -> Nhập
thông tin có trên Debit Note -
Hãng tàu: Other credit -> YML -> Decription: Local Charge -> OBH của cty -> save -> done (Nhập 1
cục không phân tách số tiền) - Noted: + Số lượng cont
+ Cái nào chi hộ (OBH: THÔNG TIN CỦA NGƯỜI GỬI HÀNG (NOT: THÔNG TIN CỦA ĐƠN VỊ GỬI
HÀNG))/cái nào trả chính
+ Nhập một cụ không phân tách ra con số khác: Quality:1; unit: Shpt; Price:nhập số tiền; no tax;
OBH: thông tin người gửi hàng(vd: MD=>CS00032)
5. Tìm hiểu thêm: Export Japan khai AFR Thứ 4 : 25/09/2024 1. Check email Outlook
2. Ms.Thuy hướng dẫn submit HBL và MBL
3. Nhập invoice cho Ms.Thy
4. Thực hành tạo HBL cho Ms.Thuy: DCCN24100001
Noted: Không hiện dòng chữ Original trên HBL
6. Lấy C/O và lấy tờ khai cho công ty tại VCCI, Bộ Công Thương Thứ 5: 26/09/2024 1. Check mail Outlook
2. Nhập invoice import cho Ms.Thy
3. Print tài liệu cho Ms.Tam
4. Nhập Debit Note cho Ms.Thuy Noted
: Lệch tỷ giá nên 3 lô 2745369810/2746146540/2746298830 chưa hoàn thành xong Thứ 6: 27/09/2024 1. Check mail Outlook
2. Print invoice cho Ms.Tam
3. Sửa thông tin POD,POL cho Ms.Tam
4. Làm Debit Note còn thiếu cho Ms.Thuy
Noted: Cách tìm tỉ giá=Số tiền trên hóa đơn/price (USD)
5. Làm HBL cho Ms.Thuy: DMEL24090009 Mistake: -
Không copy và nhập thiếu thông tin của Shpt -
Không chỉnh sửa Place of receipt: PHUOC LONG PORT -> HO CHI MINH, VIET NAM - Thiếu số Original bill -
Chưa biết cách mở rộng đối với goods: More options -> Show/Hide detail
6. Ms.Thy feedback nhập invoice
Mistake: Lẫn lộn giữa LIFE ON và LIFT OFF
7. Submit VGM Zim cho Ms.Thuy: ZIMUHCM80459613
Noted: Không cần Login -> I need -> Manage Shipment -> Submit VGM -> Điền thông tin có dấu (*) ->
Company name: DGS…. -> Participate name: Thuy -> I agree and Submit -> Successfully -> Có mail gửi về
8. Ms.Thuy hướng dẫn submit SI/VGM trên MSC
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------