Nội dung quy trình thực hiện hợp đồng Xuất nhập khẩu môn Quản trị xuất nhập khẩu | Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

A. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
1. Làm thủ tục xuất khẩu tại quốc gia xuất khẩu
Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khẩu khác trong mỗi
chuyển hàng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi nước, trong mỗi thời kỳ có đặc điểm khác nhau.
Việc cho phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu,
nhập khẩu do Thủ tướng chính phủ quyết định, do các cơ quan, cơ quan ngang Bộ xem xét
cho phép nhập khẩu trong các trường hợp cụ thể
Muốn kinh doanh xuất nhập khẩu phải có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ công thương cấp.
● Theo Điều 5 Luật Quản lý ngoại thương 2017 Quyền tự do kinh doanh xuất nhập khẩu quy định:
1. Quyền tự do kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu đối với thương nhân Việt Nam
không là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được thực hiện như sau:
a) Thương nhân được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực
hiện cáchoạt động khác có liên quan không phụ thuộc vào ngành, nghề
đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất
khẩu, cấm nhập khẩu và hàng hóa tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu;
b) Thương nhân khi xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo giấy phép, theo
điều kiện phải đáp ứng các yêu cầu về giấy phép, điều kiện;
c) Chi nhánh của thương nhân Việt Nam được thực hiện hoạt động ngoại
thương theo ủy quyền của thương nhân.
2. Quyền tự do kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu đối với thương nhân Việt Nam
là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh của thương nhân nước
ngoài tại Việt Nam được thực hiện như sau:
a) Thực hiện quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu theo quy định của Luật này
và điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
Bộ Công Thương công bố Danh mục hàng hóa, lộ trình thực hiện quyền xuất khẩu,
quyền nhập khẩu theo quy định của điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam là thành viên;
Theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP (Nghị định Quy định chi tiết về một số điều của Luật Quản lý ngoại thương)
- Hàng hóa yêu cầu giấy phép: Đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu phải có giấy
phép, thương nhân cần có giấy phép từ Bộ Thương mại hoặc các Bộ chuyên ngành.
- Kiểm tra và Quy chuẩn: Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải tuân thủ các quy định
về kiểm dịch động thực vật, an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn chất lượng và phải được
kiểm tra bởi cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi thông quan.
- Hàng hóa không yêu cầu giấy phép: Các hàng hóa không nằm trong danh mục cấm
xuất khẩu, nhập khẩu hoặc không yêu cầu giấy phép đặc biệt chỉ cần thực hiện thủ
tục thông quan tại Hải quan cửa khẩu.
Các quy định chi tiết về hàng hóa cấm, yêu cầu giấy phép, và các thủ tục cụ thể cũng được
quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Mỗi mặt hàng sẽ phải tuân theo quy định hiện
hành của cơ quan có thẩm quyền.
2. Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán
Thanh toán là mắt xích trọng yếu trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
nhập khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán. Vì vậy,
cần thực hiện tốt những công việc bước đầu của khâu này. Với mỗi phương thức thanh toán
cụ thể, những công việc này sẽ khác nhau.
a. Nếu thanh toán bằng L/C, người bán cần:
* Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thỏa thuận. * Kiểm tra L/C.
Sau khi kiểm tra L/C xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, còn không phù hợp
thì thông báo ngay cho người mua và ngân hàng mở L/C, để tu chỉnh, cho đến khi phù hợp
thì mới tiến hành giao hàng
Nếu thanh toán bằng CAD, người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín thác đúng theo
yêu cầu, khi tài khoản đã được mở cần liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều kiện thanh
toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số bản Kiểm tra xong,
nếu thấy phù hợp mới tiến hành giao hàng.
b. Nếu thanh toán bằng TT trả trước,
nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng bảo "CÓ", rồi mới tiến hành giao hàng
Còn các phương thức thanh toán khác, như: TT trả sau, Clean Collection DA, DP thì người
bên phải giao hàng, rồi mới có thể Thực hiện thông công việc của khâu thanh toán
3. Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu
Chuẩn bị hàng để xuất khẩu là công việc rất quan trọng, tùy theo từng đối tượng nội dung
của công việc này có khác nhau.
* Đối với Các Đơn vị Sản xuất Hàng xuất khẩu:
a. Nghiên cứu Thị Trường và Chuẩn bị Sản phẩm: -
Các đơn vị sản xuất hàng xuất khẩu cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường
đểđảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng quốc tế. Điều này
bao gồm việc thiết kế sản phẩm với chất lượng, mẫu mã, và kiểu dáng phù hợp. -
Sau khi sản xuất, hàng hóa phải trải qua quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt
đểđảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng. Bao bì cần được đóng gói cẩn
thận và dán mã hiệu rõ ràng, đảm bảo phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu và
các quy định pháp lý liên quan. b. Ủy Thác Xuất khẩu: -
Đối với các doanh nghiệp sản xuất không muốn hoặc không có khả năng trực tiếp
xuấtkhẩu hàng hóa, họ có thể chọn phương thức ủy thác xuất khẩu. Đây là hình thức doanh
nghiệp sản xuất giao cho một thương nhân khác thực hiện xuất khẩu hàng hóa thay cho mình. -
Quy định về ủy thác xuất khẩu được nêu rõ tại Điều 50 Luật Quản lý ngoại thương2017:
"Điều 50. Quản lý hoạt động ủy thác và nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa 1)
Thương nhân được ủy thác xuất khẩu, ủy thác nhập khẩu hàng hóa không thuộc
Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc không phải là hàng hóa
tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu.
2) Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, theo điều kiện, bên
ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép, đáp ứng điều kiện xuất
khẩu, nhập khẩu trước khi ký hợp đồng ủy thác hoặc nhận ủy thác, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác.
3) Trường hợp bên ủy thác không phải là thương nhân, trên cơ sở hợp đồng
được ký kết theo quy định của pháp luật, bên ủy thác được ủy thác xuất khẩu,
nhập khẩu hàng hóa, trừ hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu,
cấm nhập khẩu hoặc hàng hóa tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu."
*Đối với Các Đơn vị Chuyên Kinh doanh Xuất nhập khẩu:
a. Hoạt Động Tìm Kiếm và Khai Thác Nguồn Hàng: -
Các đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu không thể chỉ dựa vào việc nhận ủy
thácmà cần chủ động trong việc tìm kiếm và khai thác nguồn hàng xuất khẩu qua nhiều
hình thức khác nhau. Các hoạt động này bao gồm: -
Thu mua hàng theo kế hoạch hoặc đơn đặt hàng của nhà nước, hoặc theo các
chươngtrình khuyến khích. -
Đầu tư trực tiếp vào sản xuất hàng xuất khẩu để tăng cường khả năng cung cấp sảnphẩm. -
Thực hiện gia công, mua nguyên liệu, đặt hàng từ các nhà cung cấp, hoặc thực
hiệncác hoạt động đổi hàng.
b. Khuyến Khích và Cơ Sở Pháp Lý:
- Nhà nước khuyến khích hoạt động xuất khẩu thông qua các quy định trong LuậtThương
mại và các văn bản pháp lý liên quan.
- Các hợp đồng kinh tế, theo quy định của Luật Thương mại, là cơ sở pháp lý ràng buộcgiữa
các bên trong hoạt động xuất khẩu, bao gồm:
- Hợp đồng mua đứt bán đoạn. - Hợp đồng gia công. - Hợp đồng đổi hàng.
- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu.
- Sau khi ký kết hợp đồng, việc tiếp nhận hàng hóa, đóng gói bao bì, và dán mã hiệu
cầnđược thực hiện theo các điều kiện đã thỏa thuận với khách hàng nước ngoài, đảm bảo
sự chính xác và tuân thủ các quy định pháp lý.
4. Kiểm tra hàng xuất khẩu
Tất cả những hàng hóa xuất nhập khẩu của Quốc doanh cũng như tư doanh thuộc loại
hàng hóa phải kiểm nghiệm hay kiểm dịch do Bộ Thương nghiệp quy định, đều phải
kiểm nghiệm hay kiểm dịch trước khi xuất nhập, trừ trường hợp được Bộ Thương nghiệp
cấp giấy miễn kiểm nghiệm hay kiểm dịch. Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa
xuất nhập khẩu do cơ quan Hải quan thuộc Bộ Thương nghiệp phụ trách. Cơ quan kiểm
nghiệm hàng hóa được phép thu tiền phí tổn kiểm nghiệm, kiểm dịch và chứng nhận phẩm chất hàng hóa.
a. Kiểm nghiệm và Kiểm dịch:
Kiểm nghiệm: Trước khi giao hàng, người xuất khẩu phải kiểm tra phẩm chất, số lượng,
và trọng lượng hàng hóa. Đối với hàng hóa thuộc nhóm động thực vật và thực phẩm, cần
thực hiện thêm kiểm dịch để đảm bảo không có nguy cơ lây lan bệnh. - Kiểm tra ở hai cấp:
- Cơ sở: Kiểm nghiệm do bộ phận Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) thực hiện.
Thủtrưởng đơn vị phải ký vào giấy chứng nhận phẩm chất cùng với chữ ký của KCS,
chịu trách nhiệm chính về phẩm chất hàng hóa.
- Cửa khẩu: Kiểm tra tại cửa khẩu nhằm thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở.b. Kiểm dịch ở cơ sở:
- Thực hiện bởi Phòng bảo vệ thực vật, trạm thú y, hoặc trung tâm chuẩn đoán - kiểmdịch động vật.
Quy trình phân tích để phân loại Hàng hóa:
a. Hồ sơ yêu cầu phân tích: Nộp giấy yêu cầu phân tích, biên bản lấy mẫu, tài liệu kỹ thuật,
mẫu hàng hóa kèm theo hợp đồng, phụ kiện hợp đồng và các tài liệu liên quan như L/C,
chứng nhận xuất xứ hàng,.. (nếu có). b. Các bước giám định:
Bước 1 : lấy mẫu yêu cầu phân tích để phân loại.
Bước 2: Tiếp nhận, yêu cầu bổ sung, trả lại hồ sơ yêu cầu: Cơ quan kiểm định nhận và xem
xét hồ sơ yêu cầu phân tích.
Bước 3: Mã hóa mẫu, thực hiện phân tích phân loại: Phân tích mẫu tại phòng thí nghiệm.
Bước 4 : Trưng cầu giám định tại các tổ chức giám định trong quá trình thực hiện phân tích mẫu
Bước 5 : Phê duyệt hồ sơ phân tích phân loại
Bước 6 : Thông báo về kết quả phân tích kèm mã số hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu
Bước 7 : Xử lý mẫu : trả mẫu hoặc hủy mẫu
5. Làm thủ tục hải quan
Theo khoản 2, Điều 18, Luật Hải quan 2014, khi thực hiện thủ tục hải quan, người khai hải
quan cần tuân thủ ba bước cơ bản sau: a. Khai báo và Nộp Hồ sơ Hải quan:
- Khai hải quan và làm thủ tục hải quan theo quy định: Người khai hải quan phải điền
và nộp tờ khai hải quan, kèm theo các chứng từ cần thiết thuộc hồ sơ hải quan.
- Thực hiện thủ tục điện tử: Trong trường hợp thủ tục hải quan được thực hiện qua hệ
thống điện tử, người khai hải quan có thể khai và gửi hồ sơ qua hệ thống xử lý dữ
liệu điện tử của hải quan, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Qua đó, người
khai hải quan phải cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin để cơ quan hải quan thực
hiện xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá hải quan đối với hàng hóa.
b. Kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải:
Người khai hải quan phải đưa hàng hóa và phương tiện vận tải đến địa điểm quy định để
thực hiện kiểm tra thực tế. Việc kiểm tra này đảm bảo hàng hóa và phương tiện vận tải đáp
ứng các quy định pháp luật và không có sự sai lệch với khai báo. c. Nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính:
Người khai hải quan phải nộp đầy đủ các loại thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác
theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm các khoản thuế xuất nhập khẩu, thuế giá
trị gia tăng (nếu có), và các khoản phí khác liên quan đến thủ tục hải quan.
6. Thuê phương tiện vận tải
Khi hợp đồng xuất nhập khẩu quy định rằng người bán phải thuê phương tiện để chuyên
chở hàng hóa đến địa điểm đích (theo các điều kiện như CIF, CFR, CPT, CIP, DES, DEQ,
DDU, DDP, DAF), người xuất khẩu sẽ chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải. Việc
thuê tàu và lưu cước có thể là một nghiệp vụ phức tạp, yêu cầu kinh nghiệm, thông tin về
giá cả và cước phí, cùng sự hiểu biết sâu về các điều khoản trong hợp đồng thuê tàu (Charter
Party). Do đó, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường ủy thác việc thuê tàu cho các
môi giới chuyên nghiệp hoặc các công ty vận tải.Phương thức thuê tàu phổ biến:
1. Phương thức thuê tàu chợ (Liner)
- Đặc điểm: Chủ tàu đồng thời là người chuyên chở. Người chủ hàng yêu cầu chủ tàudành
cho một phần tàu để chở hàng từ cảng này sang cảng khác. Khối lượng hàng hóa, mặt
hàng chủ yếu, tuyến đường và cước phí thường đã được quy định trước.
- Ưu điểm: Thủ tục thuê tàu chợ đơn giản.
- Nhược điểm: Cước phí cao.
2. Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage Charter)
- Đặc điểm: Chủ tàu cho thuê toàn bộ hoặc một phần tàu để chở hàng từ một hoặc
nhiềucảng đến một hoặc nhiều cảng khác. Hai bên ký kết hợp đồng thuê tàu chuyến
(Voyage Charter Party). Thường dùng để chở hàng khối lượng lớn như ngũ cốc, khoáng sản, phân bón.
- Ưu điểm: Giá cước thấp hơn, thích hợp cho hàng hóa khối lượng lớn.
- Nhược điểm: Quy trình phức tạp hơn, yêu cầu người thuê tàu phải có kinh nghiệm vànắm rõ thông tin liên quan.
3. Phương thức thuê tàu định hạn (Time Charter)
- Đặc điểm: Chủ tàu cho thuê tàu để sử dụng vào mục đích chở hàng hóa hoặc cho thuêlại
trong một thời gian nhất định. Chủ tàu có trách nhiệm đảm bảo tàu luôn trong tình trạng
"Khả năng đi biển". Người thuê tàu phải trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc khai
thác tàu trong thời gian thuê.
- Ưu điểm: Linh hoạt về thời gian và sử dụng tàu.
- Nhược điểm: Đòi hỏi sự quản lý và bảo trì tàu trong suốt thời gian thuê
7. Giao hàng cho người vận tải
Khi xuất khẩu hàng hóa chủ yếu bằng đường biển, các bước cần thực hiện bao gồm:
1. Chuẩn bị tài liệu
Bảng kê hàng chuyên chở (Cargo List): Bao gồm các thông tin như người nhận hàng
(Consignee), dấu hiệu (Mark), số vận đơn (B/L Number), mô tả hàng hóa (Description of
Cargoes), số lượng kiện (Number of Packages), trọng lượng tổng (Gross Weight), kích
thước (Measurement), cảng đích (Named Port of Destination).
2. Lưu cước và lên kế hoạch xếp hàng
- S/O (Shipping Order): Căn cứ vào bảng kê hàng chuyên chở để lập S/O và sơ đồ
xếp hàng trên tàu (Cargo Plan or Stowage Plan). Sơ đồ này giúp cảng xếp hàng đúng
cách và tính toán chi phí liên quan.
- Yêu cầu xem Cargo Plan: Để đảm bảo hàng hóa được xếp đúng vị trí và có thể yêu
cầu thay đổi nếu vị trí xếp không phù hợp.
3. Theo dõi và giám sát
- Cử nhân viên giao nhận: Để theo dõi và giám sát quá trình xếp hàng lên tàu. Điều này
giúp kiểm tra số lượng hàng hóa và giải quyết các vấn đề phát sinh.
4. Kiểm kiện và xác nhận
- Tally Report: Nhân viên kiểm kiện (Tallyman) lập báo cáo kiểm nhận hàng (Tally
Report) và đánh dấu hàng hóa đã lên tàu.
- Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt): Sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu, thuyền
phó cấp biên lai cho chủ hàng xác nhận số lượng, tình trạng hàng hóa và việc xếp hàng đã hoàn tất.
Những quy trình và phương thức này giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách
hiệu quả và đúng quy định, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết trong quá trình xuất khẩu
Gửi Hàng Bằng Các Phương Tiện Vận Tải
1. Đường Hàng Không
- Ký hợp đồng: Ký hợp đồng với hãng hàng không hoặc đại lý giao nhận.
- Giao hàng: Giao hàng cho đại lý giao nhận hoặc đưa đến sân bay.
- Nhận vận đơn: Nhận MAWB từ hãng hàng không cho cả lô hàng và HAWB cho từng lô hàng lẻ. 2. Đường Ô Tô
- Ký Hợp Đồng: Ký hợp đồng với công ty vận tải ô tô.
- Giao Hàng: Đưa hàng đến điểm giao nhận hoặc công ty vận tải đến lấy hàng.
- Nhận Vận Đơn: Nhận vận đơn từ công ty vận tải. 3. Đường Sắt
- Ký Hợp Đồng: Ký hợp đồng với công ty đường sắt.
- Giao Hàng: Đăng ký toa xe và bốc hàng lên toa hoặc giao hàng lẻ cho đường sắt.
- Nhận Vận Đơn: Nhận vận đơn đường sắt. - Đường thủy 4. Container
- FCL (Full Container Load): Toàn bộ container dành cho một người gửi hàng.
Người gửi và nhận chịu trách nhiệm đóng/dỡ hàng.
- LCL (Less than Container Load): Hàng của nhiều người gửi chung trong một
container. Người gửi trả phí cho không gian sử dụng.
Thủ Tục Chuyên Chở Hàng FCL và LCL
1. Gửi hàng FCL (Full Container Load)
Bước 1: Chuẩn bị container: Container có thể do người chuyên chở cung cấp hoặc thuê từ
công ty cho thuê. Chủ hàng đóng hàng tại kho của mình hoặc địa điểm khác.
Bước 2; Kiểm tra hải quan: Sau khi đóng hàng và kiểm tra hải quan, container sẽ được niêm phong.
Bước 3: Vận chuyển đến cảng: Container được vận chuyển từ kho của chủ hàng đến bãi
container hoặc cảng theo chỉ định của người chuyên chở.
Bước 4: Tại cảng đích
- Người chuyên chở chịu chi phí vận chuyển container xuống bãi container của mình hoặc của cảng.
- Người nhận hàng làm thủ tục hải quan và dỡ hàng khỏi container. Trách Nhiệm:
- Chủ Hàng: Chi phí đóng hàng và dỡ hàng khỏi container.
- Người Chuyên Chở: Chịu trách nhiệm với container từ khi nhận đến khi giao cho
người nhận ở bãi container hoặc cảng.
2. Gửi Hàng LCL (Less than Container Load)
Bước 1: Nhận hàng và đóng container: Người chuyên chở nhận nhiều lô hàng từ các chủ
hàng khác nhau và đóng chung vào một container tại CFS (Container Freight Station).
Bước 2: Vận chuyển đến cảng: Người chuyên chở bốc container lên tàu và vận chuyển đến cảng đích.
Bước 3: Tại Cảng Đích
- Người chuyên chở đưa container về CFS, dỡ hàng ra và giao cho người nhận hàng. Trách Nhiệm:
- Người Chuyên Chở: Đóng hàng vào container, bốc lên tàu, dỡ hàng tại cảng đích và
giao cho người nhận ở CFS.
3. Quy Trình Thông Qua LSP (Logistics Service Provider)
Bước 1: Gửi đơn đặt hàng (Purchase Order - PO): Người nhận hàng gửi thông tin đơn hàng
cho LSP qua EDI, file dữ liệu, hoặc fax.
Bước 2: Booking và Xác nhận: Người gửi hàng gửi booking cho Doanh nghiệp cung ứng
dịch vụ logistics (Logistics Service Provider - LSP). LSP kiểm tra và xác nhận booking,
cung cấp số booking để giao hàng vào kho.
Bước 3: Nhận hàng và Kiểm tra: Người gửi hàng giao hàng và chứng từ cho kho của LSP.
LSP kiểm tra chứng từ, scan mã vạch và tải thông tin lên mạng.
Bước 4: Tổ chức vận chuyển: LSP lập kế hoạch xuất hàng, gửi booking cho người vận
chuyển, đóng hàng LCL vào container và gửi B/L cho người vận chuyển.
Bước 5: Thông báo và Cung cấp chứng từ: Sau khi tàu chạy, LSP thông báo cho người
nhận hàng và gửi bộ chứng từ cùng B/L trong vòng 5-8 ngày.
Bước 6: Đối Chiếu PO: LSP định kỳ đối chiếu thông tin PO để xác định lô hàng nào chưa
xuất và thông báo cho người gửi hàng và người nhận hàng.
8. Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu
Trong hoạt động xuất khẩu theo các điều kiện CIF, CIP hoặc nhóm D theo INCOTERMS
2010, người bán có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa. Để thực hiện việc này, cần
thực hiện các bước sau:
1. Chọn Điều kiện Bảo hiểm:
- Đối với CIF hoặc CIP: Người bán phải mua bảo hiểm theo các điều kiện đã
được quy định trong hợp đồng hoặc trong tín dụng chứng từ (L/C) nếu có.
Nếu hợp đồng hoặc L/C không quy định cụ thể, người bán cần mua bảo hiểm
theo điều kiện tối thiểu, thường là FPA (Free of Particular Average) hoặc ICC
(C) (International Chamber of Commerce - điều kiện bảo hiểm cơ bản).
- Đối với nhóm D: Người bán cần tự cân nhắc và chọn điều kiện bảo hiểm phù
hợp để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt được hiệu quả kinh tế tối ưu.
2. Làm Giấy yêu cầu bảo hiểm:
- Căn cứ vào hợp đồng và L/C (nếu có), điền đầy đủ thông tin cần thiết trong
Giấy yêu cầu bảo hiểm, bao gồm:
- Tên người được bảo hiểm.
- Tên hàng hóa cần bảo hiểm.
- Loại bao bì, cách đóng gói và ký mã hiệu của hàng hóa.
- Trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa.
- Tên tàu biển hoặc phương tiện vận chuyển.
- Cách thức xếp hàng xuống tàu (trên boong, dưới hầm tàu, chờ rời...).
- Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận hàng hóa.
- Ngày tháng phương tiện chở hàng bắt đầu rời bến.
- Giá trị hàng hóa và số tiền bảo hiểm.
- Điều kiện bảo hiểm.
- Nơi thanh toán bồi thường.
- Cung cấp cho người bảo hiểm mọi thông tin quan trọng mà bạn biết để giúp
họ đánh giá rủi ro chính xác.
3. Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm: -
Sau khi nộp Giấy yêu cầu bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí cần
đóng.Người xuất khẩu phải thanh toán phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm (bao gồm
Đơn bảo hiểm hoặc Giấy chứng nhận bảo hiểm). -
Chứng thư bảo hiểm phải hoàn chỉnh và không có bất kỳ thông tin khai báo bổ
sungnào sau khi cấp. Đặc biệt, nếu thanh toán bằng L/C, chứng thư bảo hiểm phải hoàn
toàn phù hợp với mọi yêu cầu của L/C; bất kỳ sự không phù hợp nào cũng có thể dẫn đến
việc ngân hàng từ chối thanh toán.
9. Lập bộ chứng từ thanh toán
Trong quá trình xuất khẩu, sau khi giao hàng, người xuất khẩu cần nhanh chóng lập bộ
chứng từ thanh toán để đòi tiền hàng. Bộ chứng từ này phải đảm bảo tính chính xác và tuân
thủ các yêu cầu của tín dụng chứng từ (L/C) về cả nội dung và hình thức, hoặc theo yêu
cầu của hợp đồng hoặc ngân hàng nếu thanh toán bằng các phương thức khác.
Bộ chứng từ thanh toán bao gồm:
1. Phương tiện thanh toán: Thường là hối phiếu.
2. Chứng từ gửi hàng (Shipping documents), bao gồm:
- Hối phiếu thương mại.
- Vận đơn đường biển sạch.
- Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán theo điều kiện CIF, CIP). - Hóa đơn thương mại.
- Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa.
- Giấy chứng nhận trọng lượng hoặc khối lượng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
- Phiếu đóng gói hàng hóa.
- Giấy kiểm dịch thực vật (nếu hàng hóa cần kiểm dịch).
Khi lập chứng từ thanh toán bằng L/C, cần lưu ý các điểm sau:
1. Tuân thủ yêu cầu của L/C: Tất cả các chứng từ phải phù hợp với các yêu cầu của
L/C về số bản, mô tả hàng hóa, thời hạn lập chứng từ, ghi ký hiệu, số lượng và người
cấp. Nếu có lỗi chính tả trong L/C không nghiêm trọng, chứng từ vẫn phải ghi đúng
theo L/C để được ngân hàng chấp nhận thanh toán.
2. Ký hậu vận đơn: Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (blank endorsed), người gửi
hàng phải ký hậu vào vận đơn trước khi chuyển cho ngân hàng.
3. Đối với số lượng hàng hóa: Nếu hàng hóa gửi lên tàu vượt quá số lượng quy định
trong L/C, nhà xuất khẩu cần tham khảo ý kiến của người mua và chỉ gửi hàng lên
tàu sau khi được sự chấp nhận từ người mua.
4. Lập chứng từ cho thanh toán cần chuẩn bị hai bộ:
- Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ.
- Một bộ cho lượng hàng hóa dư ra, sẽ được thanh toán qua phương thức khác như D/A, D/P hoặc T/T.
Cuối cùng, sau khi lập xong các chứng từ, cần kiểm tra kỹ lưỡng và nhanh chóng xuất trình
cho ngân hàng để thực hiện thanh toán hoặc chiết khấu. 10.Khiếu nại
Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, khi người mua vi phạm hợp đồng, bên bán có quyền
thực hiện khiếu nại. Hồ sơ khiếu nại cần được chuẩn bị một cách đầy đủ, bao gồm các tài liệu và thông tin sau: a. Đơn khiếu nại:
- Thông tin các bên: Ghi rõ tên và địa chỉ của bên khiếu nại và bên bị khiếu nại.
- Cơ sở pháp lý: Cung cấp cơ sở pháp lý của khiếu nại, dựa trên các điều khoản
cụ thể trong hợp đồng (bao gồm số hợp đồng và điều khoản liên quan).
- Lý do khiếu nại: Trình bày rõ ràng lý do khiếu nại và mô tả tổn hại mà bên
khiếu nại phải gánh chịu.
- Tổn hại đối phương gây ra cho mình.
- Yêu cầu giải quyết: Đề xuất các biện pháp hoặc yêu cầu cụ thể để giải quyết khiếu nại.
b. Các chứng từ kèm theo:
- Hợp đồng ngoại thương. - Hóa đơn thương mại.
- Các tài liệu liên quan khác như thư từ, điện, fax, và các giao dịch giữa hai bên.
Trong trường hợp nhận được khiếu nại từ bên mua hoặc các cơ quan hữu quan, bên bán
cần phải xem xét hồ sơ khiếu nại một cách nghiêm túc và nhanh chóng. Việc này bao gồm
việc phân tích chi tiết các tài liệu và tìm kiếm phương án giải quyết hợp lý nhằm đảm bảo
quyền lợi của các bên liên quan.
11.Thanh lý hợp đồng
Trước đây, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế 1989 (hiện đã hết hiệu lực) đề cập đến việc thực
hiện, thay đổi, đình chỉ thanh lý hợp đồng kinh tế. tuy nhiên, Hiện nay, tại Bộ luật Dân sự
2015 không có định nghĩa cụ thể về thanh lý hợp đồng mà chỉ được đề cập đến tại Luật
Thương mại 2005 về đảm bảo thực hiện quyền và nghĩa vụ hợp đồng và quyền và nghĩa
vụ của bên đặt gia công.
Do vậy, thanh lý hợp đồng là dựa trên các quy định về việc hủy hợp đồng (Luật Thương
mại 2005). Nếu các bên có thỏa thuận thì thực hiện thanh lý hợp đồng theo thỏa thuận của các bên.
Trong trường hợp này, các bên sẽ soạn thảo dự thảo biên bản thanh lý hợp đồng đến khi
đạt được thống nhất ý kiến của các bên thì sẽ tiến hành ký biên bản thanh lý hợp đồng.
Sau khi thanh lý hợp đồng, quyền, nghĩa vụ của các bên thực hiện theo biên bản thanh lý này.
Riêng trường hợp đơn phương thanh lý hợp đồng, bên đơn phương cũng phải căn cứ vào
các điều khoản tại hợp đồng trước đó. Theo đó, có hai trường hợp sau đây:
- Hai bên có thỏa thuận trong hợp đồng: Căn cứ vào thỏa thuận này để bên đơn
phương chấm dứt hợp đồng soạn biên bản thanh lý và gửi đến bên bị đơn phương chấm dứt hợp đồng.
Lưu ý, thời gian thông báo cần phải thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc
báo trước cho đối tác một khoảng thời gian nhất định.
- Hai bên không có thỏa thuận về thanh lý trong hợp đồng: Khi có nhu cầu, bên đơn
phương thanh lý hợp đồng phải gửi biên bản thanh lý đến bên còn lại và nhận được
sự đồng ý của bên đó. Nếu có thiệt hại xảy ra, hai bên cũng phải thỏa thuận về việc
bồi thường thiệt hại…
Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng không?
Hiện nay không có quy định nào bắt buộc các bên tham gia giao kết hợp đồng phải lập biên
bản thanh lý hợp đồng.
Ngoài ra, nội dung trong biên bản thanh lý hợp đồng cũng hoàn toàn do các bên tự thỏa
thuận, dựa trên tinh thần tự nguyện và không trái với quy định pháp luật.
Nếu không muốn làm biên bản thanh lý hợp đồng thì các bên có thể tự thêm nội dung hợp
đồng tự đông thanh lý khi hoàn thành. Ví dụ:
- Sau khi 2 bên hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ của mình và không có xảy ra tranh chấp
thìhợp đồng các bên sẽ tự động thanh lý
- Sau 5 ngày làm việc kể từ ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ của hợp đồng thì hợp
đồngnày sẽ tự động thanh lý.
B. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
1. Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định tại quốc gia nhập khẩu
Những quy định chung về hàng cấm nhập khẩu, cấm xuất khẩu; Hàng hóa xuất khẩu, nhập
khẩu theo giấy phép của Bộ Công Thương và Các Bộ quản lý chuyên ngành… được quy
định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP.
Với mỗi mặt hàng cụ thể, ở từng thời điểm cụ thể sẽ phải tuân theo những quy định cụ thể
của Nhà nước/cơ quan hữu trách về giấy phép/thủ tục nhập khẩu.
2. Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán
a. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì cần thực hiện các công việc sau:
- Làm đơn đề nghị/giấy yêu cầu phát hành L/C -
Thực thi ký quỹ để mở L/C -
Làm đơn đề nghị phát hành L/C:
Mỗi ngân hàng đều có mẫu đơn riêng của minh, dưới đây xin giới thiệu mẫu Yêu
cầu phát hành thư tín dụng của Ngân hàng Vietcombank, chi nhánh Tp. Hồ Chí
Minh (đã được điển) và Đơn đề nghị phát hành thư tín dụng của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.
Sau khi làm Đơn đề nghị phát hành thư tín dụng, nhà nhập khẩu phải ký quỹ và trả
phí ngân hàng, rồi chờ ngân hàng mở L/C theo yêu cầu.
b. Nếu thanh toán bằng CAD thì nhà nhập khẩu cần tới Ngân hàng yêu cầu mở tài khoản
tín thác để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu.
c. Nếu thanh toán bằng TT trả trước thi nhà nhập khẩu cần làm thủ tục chuyển tiền theo
đúng quy định trong hợp đồng.
d. Nếu thanh toán bằng nhờ thu hoặc chuyển tiền trả sau thì nhà nhập khẩu chờ người
bán giao hàng rồi mới tiến hành công việc của khâu thanh toán.
3. Thuê phương tiện vận tải
Nếu trong hợp đồng xuất nhập khẩu quy định: hàng được giao ở nước người xuất khẩu,
phương tiện vận tải do người mua lo (điều kiện EXW, FAS, FCA, FOB) thì người mua sẽ
thuê phương tiện vận tải với cách thức giống hợp đồng xuất khẩu. 4. Mua bảo hiểm
Nhà nhập khẩu mua bảo hiểm cho lô hàng khi ký theo điều kiện E, F, CFR, CPT Có hai loại bảo hiểm:
- Bảo hiểm chuyến (Voyage Policy): Hợp đồng bảo hiểm chuyến là hợp đồng bảo
hiểm cho một chuyến hàng, nhà bảo hiểm nhận bảo hiểm cho từng chuyến một và
chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi chuyến đó.
- Bảo hiểm bao (Floating Policy): là hợp đồng bảo hiểm được giao kết để bảo hiểm
cho nhiều chuyến hàng của một chủ hàng trong một khoảng thời gian nhất định
không quan tâm bao nhiêu chuyến hay trong bao lâu. Trình tự cơ bản:
- Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm: Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào đặc tính
của hàng hóa, cách đóng gói, phương tiện vận chuyển... để chọn điều kiện bảo hiểm
thích hợp: đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Làm giấy yêu cầu bảo hiểm
- Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm: Sau khi người bảo hiểm tính phí bảo
hiểm, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm theo yêu cầu.
5. Làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là các nội dung công việc mà người làm thủ tục hải quan và nhân viên
hải quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật đối với đối tượng làm thủ tục hải
quan khi xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh.
Khi thực hiện thủ tục hải quan, người khai hải quan cần tuân thủ ba bước cơ bản sau:
- Khai báo và nộp hồ sơ hải quan:
+ Khai và nộp tờ khai hải quan: Người khai hải quan phải điền và nộp tờ khai
hải quan, kèm theo các chứng từ cần thiết thuộc hồ sơ hải quan. +
Thực hiện thủ tục điện tử: Trong trường hợp thủ tục hải quan được thực
hiện qua hệ thống điện tử, người khai hải quan có thể khai và gửi hồ sơ qua
hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.
- Kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải: Người khai hải quan phải đưa
hàng hóa và phương tiện vận tải đến địa điểm quy định để thực hiện kiểm tra thực
tế. Việc kiểm tra này đảm bảo hàng hóa và phương tiện vận tải đáp ứng các quy
định pháp luật và không có sự sai lệch với khai báo.
- Nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính: Người khai hải quan phải nộp đầy đủ các
loại thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Điều
này bao gồm các khoản thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (nếu có), và các
khoản phí khác liên quan đến thủ tục hải quan. 6. Nhận hàng
Theo quy định của Nhà nước "các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng
hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong
quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị nhập khẩu, theo lệnh giao hàng
của đơn vị vận tải (hãng tàu, đại lý...) đã nhận hàng đó".
Do đó, khi hàng nhập càng, hăng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa
hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi. Chủ hàng phải ký hợp đồng ủy thác cho cảng làm việc này.
Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi "Giấy báo tàu đến" cho người
nhận hàng, để họ biết và tới nhận "Lệnh giao hàng" (Delivery order - D/O) tại đại lý tàu.
Khi đi nhận D/O cần mang theo: Original B/L và giấy giới thiệu của đơn vị. Đại lý giữ lại
B/L gốc và trao 3 bản D/O cho chủ hàng. Một số đại lý có thu lệ phí nhận D/O, mức thu
không thống nhất. Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng
của mình. Bởi nếu nhận chậm sẽ phải trả phí lưu kho, bãi nhiều và chịu mọi rủi ro tổn thất phát sinh.
Nếu gặp trường hợp: hàng đến nhưng chứng từ chưa đến, nhà nhập khẩu cần suy nghĩ kỹ
để chọn một trong hai giải pháp: tiếp tục chờ chứng từ hoặc gửi đến ngân hàng mở L/C xin
giấy cam kết của ngân hàng để nhận hàng khi chưa có B/L gốc.
Thủ tục nhận hàng:
a) Nhận hàng rời (số lượng không lớn, không đủ một tàu) hoặc hàng container rút ruột
tại cảng (gửi theo phương thức LCL/LCL): chủ hàng đến cảng hoặc chủ tàu (nếu
hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó đem:
Biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list, đến văn phòng đại lý hãng tàu
tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O. Chủ hàng
mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ
một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Đem hai phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng
hóa để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc
nhận hàng. Sau khi hải quan xác nhận "hoàn thành thủ tục hải quan" hàng được xuất
kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định.
b) Nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng:
Sau khi đã cân nhắc kỹ hiệu quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container,
kiểm tra tại kho riêng, trong trường hợp này cần làm những việc:
- Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng ký thủ tục hải quan.
Container chỉ được phép đưa về kho riêng khi đã đăng ký trước với hải quan và kho
đã được hải quan công nhận đủ điều kiện và cấp giấy phép (hiện nay hải quan quy
định kiểm tra hàng hóa ngay tại cửa khẩu).
- Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ, tiền vận
chuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu). - Đem bộ chứng từ:
+ D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng
dấu "đã tiếp nhận tờ khai".
+ Biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu.
+ Biên lai thu tiền phí lưu giữ container.
+ Đơn xin mượn container đã được chấp thuận;
đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi. Tại đây giữ một
D/O. Cùng nhân viên phụ trách bãi tim container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container
và SEAL (kẹp chì). Nhận hai bản "Lệnh vận chuyển" của nhân viên kho bãi. Mang toàn bộ
hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container và số
seal, tờ khai và lệnh vận chuyển. Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho
hải quan cổng càng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng. Đến phòng giám
quản, hải quan thành phố để đón hải quan đi kiểm tra. Kiểm hóa xong, nếu không có vấn
đề gì sẽ được xác nhận "Hoàn thành thủ tục hải quan".
c) Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn: Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ
cho hải quan, nhận NOR (Notice of readiness) thông báo sẵn sàng bốc hàng, nhân
viên giao nhận tiến hành nhận hàng hóa. Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện các cơ quan: - Đơn vị nhập hàng.
- Đại diện người bán (nếu có văn phòng đại diện tại Việt Nam).
- Cơ quan kiểm định hàng hóa.
- Đại diện tàu, đại lý tàu.
- Hải quan giám sát, hải quan kiểm hóa. - Đại diện cảng.
- Bảo hiểm (nếu nghi ngờ hàng có bảo hiểm bị hư hỏng).
Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường,
cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử
lý thích hợp. Cơ quan giám định hàng hóa lấy mẫu, phân tích kết luận số lượng, chất lượng
hàng có phù hợp với hợp đồng không. Bảo hiểm xác định mức độ thiệt hại, lập biên bản
giám định (Survey Report): cảng lập "Biên bản xác nhận hàng hóa hư hỏng đổ vỡ do tàu
gây nên™ (cargo out turn report), ngoài ra cảng còn lập biên bản kết toán nhận hàng với
tàu (report on receipt of cargo) và bảng kê hàng hóa thiếu hoặc thừa so với lược khai của
tàu (Certificate of short overlanded cargo and outturn report). Cuối cùng, khi giao hàng
xong, cần ký "biên bản tổng kết giao nhận hàng hóa".
7. Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu Nguyên tắc:
- Hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng về số lượng, chất lượng, chủng loại,…
- Đối với mọi hàng hóa nhập khẩu, mỗi cơ quan tùy theo chức năng của mình phải
tiến hành công việc kiểm tra.
Cơ quan giao thông (ga, càng) phải kiểm tra niêm phong kẹp chỉ trước khi dỡ hàng ra khỏi
phương tiện. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo vị trí vận đơn thì cơ quan
giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định. Nếu hàng chuyên chở đường
biển mà thiếu hụt mất mát thì phải có "biên bản kết toán nhận hàng với chủ tàu", còn nếu
có đổ vỡ phải có "biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng".
Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư
dự kháng (letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, thì phải
yêu cầu lập biên bản giám định (Survey report) nếu hàng hóa thực sự bị tổn thất, thiếu hụt,
không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng...
Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động vật và thực vật.
Trình tự đối với hàng cần giám định:
- Gửi giấy yêu cầu giám định và bộ chứng từ kèm theo đến cơ quan giám định.
- Tiến hành giám định theo thời gian, địa điểm quy định.
- Nhận kết quả giám định. 8. Khiếu nại
Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương.
Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng trực tiếp với nhau để giải quyết tranh chấp.
a) Khiếu nại người bán:
Người mua có quyền khiếu nại người bán khi người bán không giao hàng hoặc giao hàng
chậm, giao thiếu... (nếu thấy không có cơ sở để quy trách nhiệm cho người chuyên chở)
hoặc phẩm chất hàng hóa không phù hợp với quy định của hợp đồng, bao bì xấu, ký mã
hiệu sai, không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật.
- Thể thức và hồ sơ khiếu nại:
- Đơn khiếu nại làm bằng văn bản: Thư, Fax, Telex. Nếu dùng Fax hay Telex thì sau
đó phải có thư bảo đảm xác nhận.
Nội dung thư khiếu nại:
- Ngày, tháng, năm khiếu nại
- Tên, địa chỉ của bên khiếu nại
- Tên, địa chỉ của bên bị khiếu nại
- Cơ sở pháp lý của việc khiếu nại (hợp đồng số và các tài liệu liên quan đến khiếu nại) - Lý do khiếu nại
- Yêu cầu giải quyết của người khiếu nại (người mua)
Trong hồ sơ khiếu nại, còn có các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại, thông thường gồm: - Hợp đồng mua bán. - Vận đơn. - Biên bản giám định.
b) Khiếu nại người vận tải:
Tiến hành khiếu nại người chuyên chở khi bản thân họ vi phạm hợp đồng, cụ thể: khi người
chuyên chở không mang tàu hoặc mang tàu đến chậm, khi hàng hóa bị tổn thất, mất mát,
thiếu hụt, khi hàng bị kém phẩm chất... do lỗi của người chuyên chở.
- Hồ sơ khiếu nại người chuyên chở: Hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo.
+ Đơn khiếu nại phải làm bằng văn bản. Nội dung đơn gồm: tên và địa chỉ của bên
khiếu nại, bên bị khiếu nại, số hợp đồng, khiếu nại về cái gì, yêu sách cụ thể.
+ Chứng từ kèm theo đơn khiếu nại:
- Hợp đồng chuyên chở hàng hóa.
- Vận đơn đường biển.
- Phiếu kiểm kiện của bên giao hàng và bên nhận hàng. - Biên bản kết toán.
- Giấy chứng nhận hàng thiếu.
- Biên bản giám định khối lượng theo mớn nước.
- Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng.
- Biên bản giám định sắp xếp hàng trong hầm tàu.
- Biên bản kiểm hóa của hải quan. - Khiếu nại bảo hiểm:
Những chứng từ cần thiết cho một hồ sơ khiếu nại:
- Mỗi hồ sơ khiếu nại gồm có:
- Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm gốc. - Vận đơn gốc.
- Bản sao hóa đơn gốc hoặc các hóa đơn chi phí.
- Chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng hàng.
- Thư kèm tính toán số tiền khiếu nại.
- Ngoài ra cần đính kèm thêm các chứng từ sau đầy cho từng trường hợp khiếu nại:
1) Đối với hàng hóa bị hư hỏng hay mất mát:
- Biên bản giám định do bảo hiểm hoặc đại lý của bảo hiểm cấp.
- Biên bản đổ vỡ do tàu gây ra (COR).
2) Đối với hàng hóa bị thiếu nguyên kiện:
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC).
- Xác nhận hàng thiếu của VOSA (CSC)...
3) Đối với tổn thất chung:
- Văn bản tuyên bố tổn thất chung của chủ tàu.
- Bằng tính toán phân bổ tổn thất chung của lý toán sư.
- Các văn bản có liên quan khác (Valuation form Average Bon. G.A. Guarantee).
4) Đối với hàng hóa bị tổn thất toàn bộ:
- Thư thông báo của người chuyên chở cho người nhận về tổn thất toàn bộ.
- Xác nhận của người chuyên chở về lô hàng đã được xếp lên tàu.
- Thư khiếu nại hãng tàu (nếu có).
Hồ sơ khiếu nại phải được gửi trực tiếp cho hãng bảo hiểm hoặc đại lý của bảo hiểm trong
thời gian sớm nhất song không được chậm quá 9 tháng (nếu khiếu nại tổn thất có liên quan
đến trách nhiệm người thứ 3) kể từ khi hàng được dỡ khỏi tàu biến tại cảng có ghi tên trong
hợp đồng bảo hiểm trừ khi có thỏa thuận khác. 9. Thanh toán
Thanh toán là nghĩa vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán. Tùy theo từng
phương thức, công việc thanh toán có khác nhau.
Có 3 phương thức thanh toán:
- Phương thức chuyển tiền bằng điện:
Công ty nhận hàng trước và trả tiền sau. Tính đúng số tiền phải trả (có tính lãi hay không) - Phương thức nhờ thu:
- Sau khi nhận được chứng từ ủy thác thu của ngân hàng nước ngoài, ngân hàng kiểm
tra tính chính xác và hợp lý của bộ chứng từ, lập thủ tục thông báo và gửi đến cho
nhà nhập khẩu, đồng thời lập thủ tục chi trả cho nhà xuất khẩu
- Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ để chấp nhận hay từ chối thanh toán:
- Nếu đồng ý trả tiền (D/P), lập thư trả tiền gởi đến ngân hàng
- Nếu chấp nhận trả tiền (D/A), ký chấp nhận hối phiếu xuất trình ngân hàng.
- Phương thức tín dụng thư:
- Sau khi nhận được bộ chứng từ của ngân hàng nước ngoài, ngân hàng kiểm tra tính
chính xác và hợp lý của bộ chứng từ, lập thủ tục thông báo và gửi đến cho nhà nhập
khẩu, đồng thời lập thủ tục chi trả cho nhà xuất khẩu.
- Nhà nhập khẩu kiểm tra và nhận bộ chứng từ, tiến hành thanh toán cho ngân hàng
(tùy theo loại trả ngay hay trả chậm)
10.Thanh lý hợp đồng
Thanh lý hợp đồng là việc các bên ghi nhận những nội dung của hợp đồng đã được hoàn
tất, những nội dung chưa được hoàn tất và xác nhận lại khối lượng, chất lượng công việc
cũng như các nghĩa vụ phát sinh sau quá trình hoàn thành công việc theo hợp đồng mà 2 bên đã ký kết.
Hợp đồng có thể thanh lý trong các trường hợp sau đây:
+ Khi thanh lý hợp đồng cần dựa vào những căn cứ và quy định pháp luật được nêu trong
hợp đồng và các điều khoản để làm căn cứ thanh lý hợp đồng chính đã giao kết bởi biên
bản thanh lý hợp đồng thường không bao giờ đi một mình mà nó được lập trên cơ sở một
hợp đồng khác. Những căn cứ này rất quan trọng trong việc xác định vì sao hợp đồng lại
chấm dứt. Việc thanh lý cần phải có sự đồng nhất các điều khoản áp dụng từ hợp đồng
chính để đối chiếu điều khoản sang hợp đồng thanh lý.
+ Nội dung biên bản cần ghi rõ thông tin cá nhân các bên, quy trình thực hiện xong nghĩa
vụ như thế nào về công việc, thanh toán của các bên và dựa vào đó 2 bên phải cam kết sau
này không thể xuất hiện tranh chấp xảy ra đối với nội dung này
Trong hợp đồng thanh lý cần nêu rõ về trách nhiệm, nghĩa vụ bảo hành của bên cung cấp
dịch vụ sẽ vẫn còn hiệu lực sau khi 2 bên tiến hành ký biên bản thanh lý hợp đồng và hiệu
lực này phải kéo dài cho đến thời gian mà các bên thỏa thuận trước đó.