-
Thông tin
-
Hỏi đáp
Ôn tập kỹ năng mềm | Đại học Tây Đô
Chức năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. Thế nào là văn phòng đóng và văn phòng mở? Nêu các ưu điểm, nhược điểm của 2 loại văn phòng này và cho biết ở trường Đại học Tây Đô, Văn phòng của các thành viên HĐQT và BGH được bố trí theo kết cấu văn phòng đóng hay mở? Tại sao?
Môn: Nguyên Lí Marketing 18 tài liệu
Trường: Đại học Tây Đô 170 tài liệu
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
ÔN TẬP
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Câu 1. Chức năng của văn phòng là gì? cho ví dụ minh hoạ.
Chức năng của Hành Chính Văn phòng
- Chức năng giúp việc điều hành
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc
+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch
+ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan Ví dụ 1
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc:
- Lập kế hoạch hoạt động định kỳ và dài hạn cho cơ quan.
- Xây dựng lịch trình làm việc, lịch họp, lịch tiếp khách, v.v.
- Đề xuất và giúp lãnh đạo ra quyết định về các chương trình, kế hoạch.
2. Theo dõi và đôn đốc thực hiện kế hoạch:
- Giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch, chương trình đã được phê duyệt.
- Nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện các nhiệm vụ đúng tiến độ.
- Báo cáo tình hình thực hiện các kế hoạch cho lãnh đạo.
3. Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan:
- Phối hợp các bộ phận, đơn vị để triển khai các hoạt động chung của cơ quan.
- Điều phối các nguồn lực như nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất để hỗ trợ các hoạt động.
- Đảm bảo sự phối hợp và thống nhất trong triển khai các nhiệm vụ. Ví dụ 2:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc:
- Tham mưu và giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan.
- Lập và quản lý lịch làm việc, lịch họp của lãnh đạo.
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp, sự kiện.
2. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch:
- Giám sát, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, chương trình của các đơn vị.
- Định kỳ tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch.
- Phối hợp với các đơn vị để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện.
3. Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan:
- Phối hợp tổ chức các hoạt động, sự kiện chung của cơ quan.
- Điều phối, phân công nhiệm vụ, công việc trong các hoạt động chung.
- Đảm bảo các hoạt động chung diễn ra hiệu quả, đúng kế hoạch. Ví dụ 3:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc:
- Tạo mẫu biểu, templates cho các loại kế hoạch, chương trình, lịch làm việc như kế
hoạch hàng năm, kế hoạch tháng, kế hoạch sự kiện, v.v.
- Xây dựng công cụ tracking tiến độ, tích hợp lịch biểu để theo dõi quá trình thực hiện
- Hỗ trợ thu thập thông tin, phân tích dữ liệu để lập kế hoạch hiệu quả
2. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch:
- Thiết lập hệ thống báo cáo, dashboard theo dõi tiến độ thực hiện với các chỉ số rõ ràng
- Xây dựng cơ chế cảnh báo khi có tình trạng chậm tiến độ, thông báo tự động đến các bên liên quan
- Tổng hợp, phân tích các báo cáo tiến độ để trình lãnh đạo
3. Tổ chức, điều phối các hoạt động chung:
- Xây dựng hệ thống quản lý lịch trình, thông tin các hoạt động, sự kiện trong cơ quan
- Hỗ trợ thiết lập quy trình, phân công trách nhiệm cho các bộ phận tham gia
- Cung cấp công cụ liên lạc, chia sẻ thông tin để phối hợp hiệu quả giữa các đơn vị
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin
mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về
các biện pháp giải quyết và xử lý. Ví dụ 1
1. Tổng hợp và xử lý thông tin:
- Thu thập, sàng lọc và tổng hợp thông tin từ các bộ phận, đơn vị trong cơ quan về tình
hình hoạt động, kết quả thực hiện nhiệm vụ, tồn tại, vướng mắc.
- Phân tích, đánh giá toàn diện tình hình hoạt động của cơ quan, những thuận lợi, khó khăn, thách thức.
2. Cung cấp thông tin cho lãnh đạo:
- Tổng hợp, báo cáo đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình hoạt động của cơ quan cho lãnh đạo.
- Cung cấp các thông tin, số liệu phục vụ việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo. 3. Tham mưu giải pháp:
- Phân tích, đánh giá các vấn đề, tình huống phức tạp, vướng mắc trong hoạt động của cơ quan.
- Đề xuất, tham mưu các biện pháp, giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề, nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Tham mưu các chính sách, quy định nhằm hoàn thiện cơ chế, quy trình quản lý, điều hành. Ví dụ 2:
1. Tổng hợp và xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan:
- Thu thập, tổng hợp thông tin, số liệu về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan như chính
trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh, v.v.
- Phân tích, đánh giá, tổng hợp các thông tin, số liệu để xác định xu hướng, diễn biến tình hình.
- Chuẩn bị các báo cáo, tổng hợp định kỳ hoặc đột xuất về tình hình hoạt động của cơ quan.
2. Cung cấp thông tin tổng hợp cho lãnh đạo:
- Cung cấp cho lãnh đạo các thông tin, số liệu tổng hợp về tình hình hoạt động của cơ quan.
- Phân tích, đánh giá, dự báo tình hình để tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề cần lưu
ý, đề xuất giải pháp.
- Chuẩn bị các tài liệu, báo cáo, trình bày trước lãnh đạo để hỗ trợ ra quyết định.
3. Tham mưu về các biện pháp giải quyết, xử lý:
- Dựa trên những thông tin, số liệu tổng hợp, đề xuất với lãnh đạo các giải pháp, biện
pháp cụ thể để giải quyết các vấn đề đang nảy sinh.
- Tham gia vào quá trình ra quyết định của lãnh đạo, cung cấp các phương án, kịch bản
để lựa chọn giải pháp phù hợp.
- Theo dõi, đôn đốc việc triển khai các biện pháp đã được lãnh đạo quyết định, đánh giá kết quả. Ví dụ 3:
1. Tổng hợp và xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan:
- Thu thập, tổng hợp thông tin, số liệu về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan
- Phân tích, đánh giá, tổng hợp các thông tin, số liệu để xác định xu hướng, diễn biến tình hình
- Chuẩn bị các báo cáo, tổng hợp định kỳ hoặc đột xuất về tình hình hoạt động
2. Cung cấp thông tin tổng hợp cho lãnh đạo:
- Cung cấp cho lãnh đạo các thông tin, số liệu tổng hợp về tình hình hoạt động
- Phân tích, đánh giá, dự báo tình hình để tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề cần lưu ý, đề xuất giải pháp
- Chuẩn bị các tài liệu, báo cáo, trình bày trước lãnh đạo để hỗ trợ ra quyết định
3. Tham mưu về các biện pháp giải quyết, xử lý:
- Đề xuất với lãnh đạo các giải pháp, biện pháp cụ thể để giải quyết các vấn đề đang nảy sinh
- Tham gia vào quá trình ra quyết định của lãnh đạo, cung cấp các phương án, kịch bản
- Theo dõi, đôn đốc việc triển khai các biện pháp đã được lãnh đạo quyết định, đánh giá kết quả
- Chức năng hậu cần, quản trị: Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện,
điều kiện làm việc cho cơ quan Ví dụ :
1. Đảm bảo cơ sở vật chất:
- Quản lý, bảo trì, sửa chữa và trang bị các tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết
cho hoạt động của cơ quan.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ các loại văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị văn phòng để phục vụ công việc.
2. Quản lý phương tiện:
- Quản lý, bảo dưỡng và sử dụng hiệu quả các phương tiện như xe ô tô, máy móc, thiết bị.
- Đảm bảo phương tiện luôn sẵn sàng phục vụ các hoạt động của cơ quan.
3. Đảm bảo điều kiện làm việc:
- Quản lý, bảo trì và cải thiện môi trường và điều kiện làm việc như phòng ốc, vệ sinh, ánh sáng, nhiệt độ.
- Tổ chức các dịch vụ phục vụ như quản lý bảo vệ, vệ sinh, ăn uống.
Câu 2. Thế nào là văn phòng đóng và văn phòng mở? Nêu các ưu
điểm, nhược điểm của 2 loại văn phòng này và cho biết ở trường Đại
học Tây Đô, Văn phòng của các thành viên HĐQT và BGH được bố
trí theo kết cấu văn phòng đóng hay mở? Tại sao?
- Văn phòng “mở”
Hiện nay các cơ quan, Doanh nghiệp có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng mở.
Các phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong , các ô vuông cao khoảng 2m… Ưu điểm:
+ Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý;
+ Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc;
+ Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng;
+ Dễ thay đổi khi cần thiết
- Văn phòng “đóng”:
Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi các phòng riêng.
Ưu điểm của nó là đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư, và phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao.
Tuy nhiên nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc chi trả
tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.
Cho biết ở trường Đại học Tây Đô, Văn phòng của các thành viên
HĐQT và BGH được bố trí theo kết cấu văn phòng đóng hay mở? Tại sao?
Tại trường Đại học Tây Đô, văn phòng của các thành viên Hội đồng Quản trị (HĐQT)
và Ban Giám hiệu (BGH) thường được bố trí theo kết cấu văn phòng đóng.
Lý do cho việc sử dụng văn phòng đóng bao gồm:
Bảo mật và quyền riêng tư: Các thành viên HĐQT và BGH thường xử lý các vấn đề
nhạy cảm, bao gồm thông tin về nhân sự, chiến lược phát triển, và các quyết định quản lý
quan trọng. Văn phòng đóng giúp bảo vệ tính bảo mật của những thông tin này.
Tập trung và hiệu quả làm việc: Môi trường làm việc tách biệt giúp các thành viên
có thể tập trung cao độ vào công việc mà không bị phân tán bởi tiếng ồn hoặc sự can thiệp từ bên ngoài.
Hình ảnh chuyên nghiệp: Các văn phòng riêng lẻ tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp
và uy tín, thể hiện sự tôn trọng đối với vị trí và trách nhiệm của các thành viên HĐQT và BGH.
Tuy nhiên, thông tin cụ thể về cấu trúc văn phòng tại Đại học Tây Đô có thể thay đổi
tùy theo từng giai đoạn và chính sách quản lý của nhà trường.
Câu 3. Trình bày nội dung Biên bản, Báo cáo, Kế hoạch, Hợp
đồng thuê bất động sản?
Biên bản
1. Khái niệm
Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý.
2. Các loại biên bản
- Biên bản hội nghị, cuộc họp.
- Biên bản về sự việc xảy ra.
- Biên bản kiểm tra, biên bản xử lý. - Biên bản kiểm phiếu.
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu ...
3. Yêu cầu của việc ghi biên bản
- Biên bản phải ghi chính xác, trung thực, cụ thể, khách quan, đúng với thực tế.
- Phải có chữ ký của chủ tọa, thư ký (nếu là phiên họp, hội nghị, đại hội), phải có
chữ ký người lập biên bản và những người có liên quan (nếu là biên bản vi phạm, biên bản kiểm tra ...).
- Trường hợp có tịch thu tang vật, chứng cứ hoặc các tài liệu có liên quan đến biên
bản thì phải ghi phụ lục kèm theo biên bản.
- Biên bản sau khi lập xong phải đọc lại toàn văn để người tham dự, chứng kiến
nghe, thông qua hoặc đồng ý ký vào biên bản.
4. Bố cục của một biên bản hội nghị
a/ Phần mở đầu :
- Thời gian, địa điểm lập biên bản. - Thành phần tham dự.
- Tên người chủ trì cuộc họp và thư ký ghi biên bản (nếu là biên bản ghi cuộc họp).
b/ Nội dung biên bản : ghi diễn biến sự việc.
Có hai cách ghi biên bản
+ Biên bản chi tiết : phải ghi chép đầy đủ các sự việc xảy ra, ý kiến phát biểu của
từng người. Biên bản chi tiết thường dùng trong các buổi họp quan trọng hoặc các cuộc kiểm tra, bàn giao.
+ Biên bản tổng hợp : chỉ cần ghi ý kiến chung mà hội nghị phát biểu hoặc ghi vào
các mẫu có sẵn như : biên bản vi phạm, biên bản hòa giải.
c/ Phần kết luận :
- Ghi tóm tắt các kết luận của chủ trì cuộc họp, hội nghị.
- Ghi rõ thời gian kết thúc cuộc họp, hội nghị.
Cuối biên bản phải có chữ ký của từ 2 người trở lên. Nếu là cuộc họp thì phải có
chữ ký của chủ tọa và thư ký buổi họp. Nếu là biên bản kiểm tra thì phải có chữ ký của
người kiểm tra, người bị kiểm tra và người chứng kiến (nếu có).
Kế hoạch
Là loại văn bản thể hiện hệ thống những công việc cần làm trong một thời gian
nhất định với cách thức, trình tự cụ thể, để tổ chức thực hiện một chủ trương, chỉ thị,
quyết định hoặc một hoạt động ,căn cứ vào điều kiện thực tế, đặc điểm tình hình của địa
phương, cơ quan, tổ chức.
Yêu cầu của việc lập kế hoạch:
- Logic, khoa học, cụ thể, rõ ràng và chi tiết
Báo cáo
Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình hoạt
động của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh
giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới cho thích hợp.
Báo cáo có nhiều loại :
- Báo cáo thường kỳ : là loại báo cáo được quy định kỳ hạn báo cáo theo tuần, tháng, quý, năm ...
- Báo cáo bất thường : sử dụng khi có tình hình đột xuất đặc biệt xảy ra cần phải
báo cáo với cấp trên, không theo thời hạn quy định thông thường.
- Báo cáo sơ kết : thường được sử dụng để báo cáo kết quả công việc sau một thời
gian thực hiện nhất định nhưng chưa kết thúc và còn phải tiếp tục thực hiện.
- Báo cáo tổng kết : để báo cáo kết quả một công việc đã hoàn thành, một nhiệm vụ,
công tác nhất định đã chấm dứt.
- Báo cáo chuyên đề : là báo cáo đề cập tới một vấn đề hoặc một lĩnh vực cần nhấn
mạnh, cần đi sâu.
Hợp đồng thuê bất động sản
Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các cá nhân, tổ chức trong đó hai bên xác lập một
quan hệ pháp lý về các quyền và nghĩa vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu, lợi ích của mình.
Câu 4. Lý thuyết chương 2 (mục 2.2, 2.3 và 2.7)
2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a. Khái niệm
Tên cơ quan ban hành văn bản tức là tác giả của văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản cho biết văn bản do cơ quan, tổ chức nào ban hành và mối quan hệ giữa các
cơ quan, tổ chức trong hệ thống bộ máy Nhà nước.
Tên cơ quan, tổ chức gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ
quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ vào quy định của pháp luật hoặc
căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Văn bản do các cơ quan sau đây ban hành thì không cần ghi tên cơ quan cấp trên
trực tiếp :
- Văn bản của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội
đồng Nhân dân các cấp ;
- Văn bản của Chủ tịch nước, Văn phòng của Chủ tịch nước ;
- Văn bản của Chính phủ, UBND các cấp ;
- Văn bản của bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ;
- Văn bản của Tòa án Nhân dân và Viện Kiểm sát Nhân dân các cấp.
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính
thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy giấy, giấy phép hoạt động hoặc
công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ; tên của cơ quan, tổ
chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban
Nhân dân (UBND), Hội đồng Nhân dân (HĐND).
b. Kỹ thuật trình bày
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12
đến 13, kiểu chữ đứng.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12
đến 13, kiểu chữ đứng, đậm ; phía dưới có đường kẻ ngang, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
- Tên cơ quan được đặt ở góc trái tờ đầu văn bản ngang với quốc hiệu.
Ví dụ 1 : cơ quan, đơn vị không có cơ quan chủ quản cấp trên.
BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
CÔNG TY NHỰA BÌNH MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẦN THƠ
Ví dụ 2 : Cơ quan, đơn vị có cơ quan chủ quản. UBND TP. CẦN THƠ
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ
2.3. Số, ký hiệu của văn bản
a. Số và ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật
- Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo
từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành. Số được ghi
bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hằng năm. Năm ban hành phải ghi đầy đủ số. Ví dụ : 2007, 2008 … không được viết tắt 07, 08 …
- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản
(Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ
tướng Chính phủ) ban hành văn bản.
Ví dụ : Quyết định quy phạm pháp luật do Bộ Giáo dục và Đào tạo soạn thảo : Số : 24/2000/QĐ-BGDĐT
b. Số và ký hiệu văn bản hành chính
- Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành
trong một năm. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được
ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Có thể
đánh số tổng hợp chung cho tất cả các văn bản được ban hành trong năm. Có thể đánh số
theo tên loại văn bản (quyết định, hợp đồng, báo cáo …), đánh số theo loại công việc cụ
thể (tổ chức cán bộ, khen thưởng kỷ luật …).
Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và
kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm.
- Ký hiệu văn bản hành chính :
+ Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có
tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản (phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan,
tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản.
+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các cơ quan,
đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
c. Kỹ thuật trình bày
- Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng ; sau từ
“Số” có dấu hai chấm ; giữa số, năm ban hành và ký hiệu có dấu gạch chéo (/).
- Ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng ; giữa các nhóm chữ viết tắt
trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-).
d. Công thức tổng quát trình bày số và ký hiệu văn bản
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật :
Số ................... /Năm ban hành/Tên loại văn bản - Tên cơ quan ban hành
Ví dụ : Số : 135/2003/NĐ-CP
(Nghị định số 135 năm 2003 của Chính phủ) Số : 30/2004/TT-BTC
(Thông tư số 30 năm 2004 của Bộ Tài chính) Số : 40/2007/QĐ-BGDĐT
(Quyết định số 40 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo)
- Đối với văn bản cá biệt và và văn bản hành chính có tên loại :
Số .................. /Tên loại văn bản - Tên cơ quan ban hành.
Ví dụ : Số : 07/QĐ-ĐHCT
(Quyết định số 07 của Trường Đại học Cần Thơ) Số : 15/TB-UBND
(Thông báo số 15 của Ủy ban Nhân dân tỉnh) Số : 123/BC-NHCT
(Báo cáo số 123 của Ngân hàng Công Thương)
- Đối với công văn hành chính (văn bản không có tên loại) :
Số .................. /Tên cơ quan ban hành - Tên đơn vị soạn thảo (nếu có)
Ví dụ : Số : 235/SCN-VP
(Công văn số 235 của Sở Công Nghiệp do Văn phòng soạn thảo) Số : 105/BTC-TCCB
(Công văn số 105 của Bộ Tài chính do Vụ Tổ chức Cán bộ soạn thảo) Số : 150/UBND-VP
(Công văn số 150 của UBND do Văn phòng soạn thảo)
2.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền :
a. Quy định về việc ký văn bản
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức. Thông thường, thủ
trưởng cơ quan, tổ chức phải ký các văn bản có nội dung quan trọng như : phương châm,
chính sách, chế độ, chương trình, chủ trương, kế hoạch công tác, những báo cáo, những
công văn xin chỉ thị cấp trên ; những nghị quyết, thông tư, chỉ thị gửi cho cấp dưới ; các
giấy tờ về quan hệ công tác với các cơ quan khác có tính chất quan trọng.
- Tùy theo quy mô của cơ quan và phương pháp quản lý của người lãnh đạo, thủ
trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký những văn
bản mà pháp luật quy định phải do thủ trưởng cơ quan ký. Việc ủy quyền phải lập thành
văn bản và quy định thời hạn ủy quyền. Người ủy quyền không được ủy quyền lại.
- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản đã ký. Văn bản do người
không có thẩm quyền ký thì không có giá trị.
- Không dùng bút chì, mực đỏ hoặc thứ mực dễ phai để ký văn bản.
b. Quy định về hình thức ký văn bản
- Ký trực tiếp : là thủ trưởng hoặc người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ
chức trực tiếp ký văn bản. Trong trường hợp này phải ghi rõ chức vụ người ký.
Ví dụ : GIÁM ĐỐC
- Ký thay (KT) : là hình thức ký được áp dụng khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức
có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công
phụ trách. Trong trường hợp này, trên chức vụ phải ghi ký thay (viết tắt là KT).
Ví dụ :
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
- Ký thừa lệnh (TL) : là hình thức ký được áp dụng khi người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thể giao cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc trưởng một số đơn
vị ký một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy
chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp
này, trên chức vụ phải ghi thừa lệnh (viết tắt là TL).
Ví dụ :
TL. HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO
- Ký quyền (Q) : áp dụng trong trường hợp một cấp phó được cơ quan có thẩm
quyền giao cho thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của thủ trưởng cơ quan phải vắng mặt
trong một thời gian dài hoặc cấp phó đó chưa được bổ nhiệm chính thức khi cơ quan
khuyết thủ trưởng. Khi ký quyền phải ghi rõ quyền (viết tắt là Q).
Ví dụ :
Q. GIÁM ĐỐC
- Ký thừa ủy quyền (TUQ) : trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thể ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền một
số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải bằng văn bản và giới hạn
trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người
khác ký. Khi ký thừa ủy quyền phải ghi thừa ủy quyền (TUQ).
Ví dụ :
TUQ. GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Ký thay mặt (TM) : ở các cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể như : các đoàn
thể, tổ chức chính trị, xã hội, người ký văn bản phải đặt mình ở vị trí đại diện tập thể và
phải ký thay mặt (viết tắt là TM).
Ví dụ :
TM. BAN CHẤP HÀNH CHỦ TỊCH
Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được
thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền
của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Ví dụ :
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
c. Quy định về cách ghi chức vụ người ký
- Chức vụ là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản như : Chủ tịch,
Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc … không ghi lại tên cơ quan, tổ chức trừ các văn
bản liên lịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành ; văn bản ký thừa lệnh,
thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
- Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước
hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong
Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu
của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc trong
Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ
chức thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới.
Ví dụ :
- Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban
hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc
Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau :
TM. HỘI ĐỒNG
KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A
Trần Văn B
- Chức vụ của người ký văn bản do Ban hoặc Hội đồng của Bộ Xây dựng ban hành
mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Chủ tịch Hội đồng, lãnh đạo các cục,
vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Trưởng ban hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau :
TM. HỘI ĐỒNG
KT. TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Trần Văn B
Lê Văn C
d. Quy định ghi họ tên người ký
Họ tên người ký bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký không
ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự
nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.
đ. Kỹ thuật trình bày chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền
Chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm.
Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ 13 đến 14.
Câu 5. Vận dụng soạn hợp đồng cho thuê phòng trọ ngang 5m rộng 5m?
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ NHÀ TRỌ
(Số: ................... /HĐTNO)
Hôm nay, ngày …. tháng …. năm ….., Tại ................................... Chúng tôi gồm có:
BÊN CHO THUÊ (BÊN A):
Ông/bà: ………………………………………. Năm sinh: …………………..
CMND/CCCD số: ………… Ngày cấp ………….. Nơi cấp ………………
Hộ khẩu: …………………………………………..……………………………
Địa chỉ:…………………………………………..………………………………
Điện thoại: …………………………………………..…………………………
Là chủ sở hữu nhà ở: …………………………………………..……………
Các chứng từ sở hữu và tham khảo về nhà ở đã được cơ quan có thẩm quyền cấp cho Bên A gồm có:
………………..…………………………………………
………………..…………………………………………
BÊN THUÊ (BÊN B):
Ông/bà: ……………………………………. Năm sinh: …………………..
CMND/CCCD số: …………… Ngày cấp: ……………….. Nơi cấp: ……
Hộ khẩu: ……………………………………………..………………………
Địa chỉ:…………………………………………..……………………………
Điện thoại: ……………………………………………..…… Fax:……………
Mã số thuế:……………………………………………………………………
Tài khoản số: ………………………… Mở tại ngân hàng: ………………
Hai bên cùng thỏa thuận ký hợp đồng với những nội dung sau:
ĐIỀU 1. ĐỐI TƯỢNG CỦA HỢP ĐỒNG
Bên A đồng ý cho Bên B thuê căn hộ (căn nhà) tại địa chỉ ….. thuộc sở hữu hợp
pháp của Bên A.
Chi tiết căn hộ như sau:
Bao gồm: Ban công, hệ thống điện nước đã sẵn sàng sử dụng được, các bóng đèn
trong các phòng và hệ thống công tắc, các bồn rửa mặt, bồn vệ sinh đều sử dụng tốt.
ĐIỀU 2. GIÁ CHO THUÊ NHÀ Ở VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
2.1. Giá cho thuê nhà ở là ............ đồng/ tháng (Bằng chữ ........................................ )
Giá cho thuê này đã bao gồm các chi phí về quản lý, bảo trì và vận hành nhà ở.
2.2. Các chi phí sử dụng điện, nước, điện thoại và các dịch vụ khác do bên B thanh
toán cho bên cung cấp điện, nước, điện thoại và các cơ quan quản lý dịch vụ.
2.3. Phương thức thanh toán: bằng ……………………., trả vào ngày............ hàng tháng.
ĐIỀU 3. THỜI HẠN THUÊ VÀ THỜI ĐIỂM GIAO NHẬN NHÀ Ở
3.1. Thời hạn thuê ngôi nhà nêu trên là ………năm kể từ ngày… tháng … năm …..
3.2. Thời điểm giao nhận nhà ở là ngày ........ tháng ........ năm ….........
ĐIỀU 4. NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN A
4.1. Nghĩa vụ của bên A:
a) Giao nhà ở và trang thiết bị gắn liền với nhà ở (nếu có) cho bên B theo đúng hợp đồng;
b) Phổ biến cho bên B quy định về quản lý sử dụng nhà ở;
c) Bảo đảm cho bên B sử dụng ổn định nhà trong thời hạn thuê;
d) Bảo dưỡng, sửa chữa nhà theo định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu bên A không
bảo dưỡng, sửa chữa nhà mà gây thiệt hại cho bên B, thì phải bồi thường;
e) Tạo điều kiện cho bên B sử dụng thuận tiện diện tích thuê;
f) Nộp các khoản thuế về nhà và đất (nếu có);
g) Hướng dẫn, đôn đốc bên B thực hiện đúng các quy định về đăng ký tạm trú.
4.2. Quyền của bên A:
a) Yêu cầu bên B trả đủ tiền thuê nhà đúng kỳ hạn như đã thỏa thuận;
b) Trường hợp chưa hết hạn hợp đồng mà bên A cải tạo nhà ở và được bên B đồng
ý thì bên A được quyền điều chỉnh giá cho thuê nhà ở. Giá cho thuê nhà ở mới do
các bên thoả thuận; trong trường hợp không thoả thuận được thì bên A có quyền
đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở và phải bồi thường cho bên B theo quy định của pháp luật;
c) Yêu cầu bên B có trách nhiệm trong việc sửa chữa phần hư hỏng, bồi thường
thiệt hại do lỗi của bên B gây ra;
d) Cải tạo, nâng cấp nhà cho thuê khi được bên B đồng ý, nhưng không được gây
phiền hà cho bên B sử dụng chỗ ở;
e) Được lấy lại nhà cho thuê khi hết hạn hợp đồng thuê, nếu hợp đồng không quy
định thời hạn thuê thì bên cho thuê muốn lấy lại nhà phải báo cho bên thuê biết trước ngày;
f) Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà nhưng phải báo cho bên B
biết trước ít nhất ......ngày nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường
thiệt hại nếu bên B có một trong các hành vi sau đây:
- Không trả tiền thuê nhà liên tiếp trong trở lên mà không có lý do chính đáng;
- Sử dụng nhà không đúng mục đích thuê như đã thỏa thuận trong hợp đồng;
- Tự ý đục phá, cơi nới, cải tạo, phá dỡ nhà ở đang thuê;
- Bên B chuyển đổi, cho mượn, cho thuê lại nhà ở đang thuê mà không có sự đồng ý của bên A;
- Làm mất trật tự, vệ sinh môi trường, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sinh hoạt của
những người xung quanh đã được bên A hoặc tổ trưởng tổ dân phố nhắc nhở mà vẫn không khắc phục;
- Thuộc trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
ĐIỀU 5. NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN B
5.1. Nghĩa vụ của bên B:
a) Sử dụng nhà đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn nhà ở và có trách nhiệm
trong việc sửa chữa những hư hỏng do mình gây ra;
b) Trả đủ tiền thuê nhà đúng kỳ hạn đã thỏa thuận;
c) Trả tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh và các chi phí phát sinh khác trong thời gian thuê nhà;
d) Trả nhà cho bên A theo đúng thỏa thuận.
e) Chấp hành đầy đủ những quy định về quản lý sử dụng nhà ở;
f) Không được chuyển nhượng hợp đồng thuê nhà hoặc cho người khác thuê lại trừ
trường hợp được bên A đồng ý bằng văn bản;
g) Chấp hành các quy định về giữ gìn vệ sinh môi trường và an ninh trật tự trong khu vực cư trú;
h) Giao lại nhà cho bên A trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng.
5.2. Quyền của bên B:
a) Nhận nhà ở và trang thiết bị gắn liền (nếu có) theo đúng thoả thuận;
b) Được đổi nhà đang thuê với bên thuê khác, nếu được bên A đồng ý bằng văn bản;
c) Được cho thuê lại nhà đang thuê, nếu được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản;
d) Được thay đổi cấu trúc ngôi nhà nếu được bên A đồng ý bằng văn bản;
e) Yêu cầu bên A sửa chữa nhà đang cho thuê trong trường hợp nhà bị hư hỏng nặng;
g) Được ưu tiên ký hợp đồng thuê tiếp, nếu đã hết hạn thuê mà nhà vẫn dùng để cho thuê;
h) Được ưu tiên mua nhà đang thuê, khi bên A thông báo về việc bán ngôi nhà;
i) Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà nhưng phải báo cho bên A
biết trước ít nhất 30 ngày nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường
thiệt hại nếu bên A có một trong các hành vi sau đây:
- Không sửa chữa nhà ở khi có hư hỏng nặng;
- Tăng giá thuê nhà ở bất hợp lý hoặc tăng giá thuê mà không thông báo cho bên
thuê nhà ở biết trước theo thỏa thuận;
- Quyền sử dụng nhà ở bị hạn chế do lợi ích của người thứ ba.
ĐIỀU 6. QUYỀN TIẾP TỤC THUÊ NHÀ Ở
6.1. Trường hợp chủ sở hữu nhà ở chết mà thời hạn thuê nhà ở vẫn còn thì bên B
được tiếp tục thuê đến hết hạn hợp đồng. Người thừa kế có trách nhiệm tiếp tục
thực hiện hợp đồng thuê nhà ở đã ký kết trước đó, trừ trường hợp các bên có thỏa
thuận khác. Trường hợp chủ sở hữu không có người thừa kế hợp pháp theo quy
định của pháp luật thì nhà ở đó thuộc quyền sở hữu của Nhà nước và người đang
thuê nhà ở được tiếp tục thuê theo quy định về quản lý, sử dụng nhà ở thuộc sở hữu nhà nước.
6.2. Trường hợp chủ sở hữu nhà ở chuyển quyền sở hữu nhà ở đang cho thuê cho
người khác mà thời hạn thuê nhà ở vẫn còn thì bên B được tiếp tục thuê đến hết
hạn hợp đồng; chủ sở hữu nhà ở mới có trách nhiệm tiếp tục thực hiện hợp đồng
thuê nhà ở đã ký kết trước đó, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
6.3. Khi bên B chết mà thời hạn thuê nhà ở vẫn còn thì người đang cùng sinh sống
với bên B được tiếp tục thuê đến hết hạn hợp đồng thuê nhà ở, trừ trường hợp thuê
nhà ở công vụ hoặc các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.
ĐIỀU 7. TRÁCH NHIỆM DO VI PHẠM HỢP ĐỒNG
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mà phát sinh tranh chấp, các bên cùng nhau
thương lượng giải quyết; trong trường hợp không tự giải quyết được, cần phải thực
hiện bằng cách hòa giải; nếu hòa giải không thành thì đưa ra Tòa án có thẩm quyền
theo quy định của pháp luật.
ĐIỀU 8. CÁC THỎA THUẬN KHÁC
8.1. Việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ hợp đồng này phải lập thành văn bản mới
có giá trị để thực hiện.
8.2. Việc chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Hợp đồng thuê nhà ở hết hạn; trường hợp trong hợp đồng không xác định thời
hạn thì hợp đồng chấm dứt sau 90 ngày, kể từ ngày bên A thông báo cho bên B
biết việc chấm dứt hợp đồng;
b) Nhà ở cho thuê không còn;
c) Nhà ở cho thuê bị hư hỏng nặng, có nguy cơ sập đổ hoặc thuộc khu vực đã có
quyết định thu hồi đất, giải tỏa nhà ở hoặc có quyết định phá dỡ của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền; nhà ở cho thuê thuộc diện bị Nhà nước trưng mua, trưng
dụng để sử dụng vào các mục đích khác.
Bên A phải thông báo bằng văn bản cho bên B biết trước 30 ngày về việc chấm dứt
hợp đồng thuê nhà ở quy định tại điểm này, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác;
d) Hai bên thoả thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn;
e) Bên B chết hoặc có tuyên bố mất tích của Tòa án mà khi chết, mất tích không có ai đang cùng chung sống;
f) Chấm dứt khi một trong các bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà ở.
ĐIỀU 9. CAM KẾT CỦA CÁC BÊN
Bên A và bên B chịu trách nhiệm trước pháp luật về những lời cùng cam kết sau đây:
9.1. Đã khai đúng sự thật và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của những thông
tin về nhân thân đã ghi trong hợp đồng này.
9.2. Thực hiện đúng và đầy đủ tất cả những thỏa thuận đã ghi trong hợp đồng này;
nếu bên nào vi phạm mà gây thiệt hại, thì phải bồi thường cho bên kia hoặc cho
người thứ ba (nếu có).
Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện thấy những vấn đề cần thoả thuận thì hai
bên có thể lập thêm Phụ lục hợp đồng. Nội dung Phụ lục hợp đồng có giá trị pháp
lý như hợp đồng chính.
9.3. Hợp đồng này có giá trị kể từ ngày hai bên ký kết.
Hợp đồng được lập thành ………. ( ............ ) bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị như nhau. Bên thuê
Bên cho thuê
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)