Phân tích chức năng và hành vi quản lý nhân sự môn Quản trị nhân sự | Đại học Công nghệ Giao thông vận tải

2.1.6. Phân tích chức năng, hành vi, dữ liệu
2.1.6.1. Phân tích chức năng
*Biểu đồ UC tổng quát Tác nhân Chức năng Nhân sự HR
- Quản lý nhân viên
- Quản lý chức vụ
- Quản lý hợp đồng
- Quản lý chấm công - Quản lý lương
2.1.6.1.1. Biểu đồ usecase chi tiết và đặc tả “Quản lý nhân viên”
* Đặc tả use case chức năng Thêm nhân viên Tên usecase Thêm nhân viên Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR nhập thông tin nhân viên mới Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Thêm nhân viên” trên hệ thống. chính
2. Hệ thống hiển thị form nhập thông tin nhân viên.
3. HR nhập thông tin cần thiết:
4. HR nhấn Lưu.
5. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu
6. Nếu hợp lệ, hệ thống ghi thông tin vào bảng NhanVien trong CSDL.
7. Hệ thống thông báo “Thêm nhân viên thành công”. Luồng sự kiện
Nếu hệ thống không thể ghi dữ liệu, hiển thị thông báo lỗi và yêu phụ cầu thử lại.
* Đặc tả use case chức năng sửa thông tin nhân viên Tên usecase
Sửa thông tin nhân viên Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin của một
nhân viên đã có trong hệ thống Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập và đã ghi nhận giờ vào. Luồng sự kiện
1.HR chọn chức năng “Sửa thông tin nhân viên”. chính
2.Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên hoặc form tìm kiếm.
3. HR chọn nhân viên cần chỉnh sửa.
4.Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của nhân viên.
5.HR chỉnh sửa thông tin 6.HR nhấn Lưu.
7.Hệ thống kiểm tra dữ liệu đã nhập (định dạng, trùng lặp).
8.Nếu hợp lệ, hệ thống cập nhật thông tin vào bảng NhanVien trong CSDL.
9.Hệ thống thông báo “Cập nhật thành công”. Luồng sự kiện
1.Nếu mã nhân viên không tồn tại → hiển thị thông báo lỗi. phụ
2.Nếu email hoặc CCCD trùng với nhân viên khác → báo lỗi, không cho lưu.
3.Nếu không thể cập nhật dữ liệu → hiển thị thông báo lỗi, yêu cầu thử lại.
* Đặc tả use case chức năng xóa nhân viên Tên usecase Xóa nhân viên Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR loại bỏ nhân viên ra khỏi hệ thống khi
họ đã nghỉ việc Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1.HR chọn chức năng “Xóa nhân viên”. chính
2.Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên hoặc form tìm kiếm nhân viên.
3.HR chọn nhân viên cần xóa.
4.Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết nhân viên kèm cảnh báo xác nhận.
5.HR xác nhận thao tác xóa.
6.Hệ thống kiểm tra ràng buộc
7.Nếu hợp lệ, hệ thống cập nhật trạng thái hoặc xóa nhân viên
khỏi bảng NhanVien.
8.Hệ thống hiển thị thông báo “Xóa nhân viên thành công”. Luồng sự kiện
1.Nếu mã nhân viên không tồn tại → hiển thị thông báo lỗi. phụ
2.Nếu nhân viên còn hợp đồng hiệu lực hoặc dữ liệu chấm
công/lương chưa xử lý → hệ thống báo lỗi, không cho phép xóa. 3.
Nếu HR nhấn Hủy tại bước xác nhận → quay lại danh sách nhân viên. 4.
Nếu hệ thống không thể thực hiện thao tác xóa → hiển thị thông báo lỗi.
2.1.6.1.1. Biểu đồ usecase chi tiết và đặc tả “Quản lý chức vụ”
* Đặc tả use case chức năng Thêm chức vụ Tên usecase Thêm chức vụ Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR nhập thông tin chức vụ mới và lưu vào
cơ sở dữ liệu để sử dụng trong quản lý nhân sự và tính lương. Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Thêm chức vụ”. chính
2. Hệ thống hiển thị form nhập thông tin chức vụ.
3. HR nhập các thông tin: 4. Tên chức vụ
5. Hệ số lương 6. HR nhấn Lưu.
7. Hệ thống kiểm tra dữ liệu (không để trống, hệ số lương phải hợp lệ).
8. Nếu hợp lệ, hệ thống thêm bản ghi mới vào bảng ChucVu.
9. Hệ thống thông báo “Thêm chức vụ thành công”. Luồng sự kiện
Nếu bỏ trống tên chức vụ hoặc hệ số lương → hiển thị thông báo phụ
lỗi, yêu cầu nhập lại.
* Đặc tả use case chức năng sửa chức vụ Tên usecase Sửa chức vụ Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin của một
chức vụ đã có trong hệ thống Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Sửa chức vụ”. chính
2. Hệ thống hiển thị danh sách chức vụ hoặc form tìm
kiếm chức vụ.
3. HR chọn chức vụ cần chỉnh sửa.
4. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết chức vụ.
5. HR cập nhật thông tin (ví dụ: tên chức vụ, hệ số lương).
6. HR nhấn Lưu.
7. Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào (không trống, hệ số hợp lệ).
8. Nếu hợp lệ, hệ thống cập nhật thông tin trong bảng ChucVu.
9. Hệ thống hiển thị thông báo “Cập nhật chức vụ thành công”. Luồng sự kiện
Nếu mã chức vụ không tồn tại → hiển thị thông báo lỗi. phụ
* Đặc tả use case chức năng Xóa chức vụ Tên usecase Xóa chức vụ Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR xóa bỏ một chức vụ không còn sử dụng trong hệ thống.. Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Xóa chức vụ”. chính
2. Hệ thống hiển thị danh sách chức vụ.
3. HR chọn chức vụ cần xóa.
4. Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận xóa.
5. HR xác nhận “Đồng ý xóa”.
6. Hệ thống kiểm tra ràng buộc (chức vụ có đang được gán
cho nhân viên hay không).
7. Nếu không có ràng buộc, hệ thống xóa chức vụ trong bảng ChucVu.
8. Hệ thống hiển thị thông báo “Xóa chức vụ thành công”. Luồng sự kiện
Nếu HR chọn chức vụ đã bị xóa trước đó → hệ thống báo lỗi. phụ
Biểu đồ usecase chi tiết và đặc tả “Quản lý hợp đồng”
* Đặc tả use case chức năng lập hợp đồng mới Tên usecase
Lập hợp đồng mới Lập hợp đồng mới Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR lập hợp đồng lao động mới cho nhân
viên, bao gồm nhập loại hợp đồng, thời hạn, mức
lương cơ bản và các thông tin liên quan. Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Lập hợp đồng mới”. chính
2. Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên.
3. HR chọn nhân viên cần lập hợp đồng.
4. Hệ thống hiển thị mẫu nhập thông tin hợp đồng.
5. HR nhập thông tin hợp đồng: 6. Loại hợp đồng 7. Ngày ký. 8. Ngày hết hạn. 9. Lương cơ bản.
10.Các ghi chú khác (nếu có).
11.HR xác nhận và nhấn “Lưu”.
12.Hệ thống kiểm tra dữ
13.Nếu hợp lệ → hệ thống lưu thông tin vào bảng HopDong.
14.Hệ thống hiển thị thông báo “Lập hợp đồng thành công”. Luồng sự kiện
Nếu HR chọn nhân viên đã bị xóa hoặc chưa tồn tại → hệ thống phụ báo lỗi.
* Đặc tả use case chức năng gia hạn hợp đồng Tên usecase
Gia hạn hợp đồng Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR thực hiện gia hạn một hợp đồng lao động
còn hiệu lực, bằng cách cập nhật thời gian hết hạn và các điều khoản liên quan Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Gia hạn hợp đồng”. chính
2. Hệ thống hiển thị danh sách các hợp đồng đang còn hiệu lực.
3. HR chọn hợp đồng của nhân viên cần gia hạn.
4. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng.
5. HR nhập thông tin gia hạn:
6. Ngày hết hạn mới.
7. Điều chỉnh mức lương cơ bản
8. Ghi chú bổ sung 9. HR nhấn “Lưu”.
10.Hệ thống kiểm tra dữ liệu hợp lệ
11.Nếu hợp lệ → hệ thống cập nhật thông tin hợp đồng trong bảng HopDong.
12.Hệ thống hiển thị thông báo “Gia hạn hợp đồng
thành công”.
13.Hệ thống hiển thị thông báo “Lập hợp đồng thành công”. Luồng sự kiện
Nếu HR chọn hợp đồng đã bị xóa hoặc không có trong hệ thống phụ → báo lỗi.
* Đặc tả use case chức năng kết thúc hợp đồng Tên usecase
Kết thúc hợp đồng Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR kết thúc hợp đồng lao động của một nhân
viên khi hợp đồng hết hạn hoặc chấm dứt trước thời hạn Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Kết thúc hợp đồng”. chính
2. Hệ thống hiển thị danh sách các hợp đồng đang còn hiệu lực.
3. HR chọn hợp đồng của nhân viên cần kết thúc.
4. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng.
5. HR nhập thông tin kết thúc hợp đồng: 6. Ngày kết thúc. 7. Lý do kết thúc
8. Các ghi chú bổ sung
9. HR xác nhận và nhấn “Lưu”.
10.Hệ thống kiểm tra dữ
11.Nếu hợp lệ → hệ thống cập nhật trạng thái hợp đồng trong bảng HopDong
12.Hệ thống hiển thị thông báo “Kết thúc hợp đồng thành công”. Luồng sự kiện
Nếu HR chọn hợp đồng đã bị xóa hoặc không có trong hệ thống phụ → báo lỗi.
Biểu đồ usecase chi tiết và đặc tả “Quản lý chấm công”
*Đặc tả use case chức năng ghi nhận giờ vào/ra Tên usecase
Ghi nhận giờ vào/ra Actor HR (Nhân sự) Tên usecase
Cập nhật trạng thái Mô tả
Chức năng cho phép HR nhập hoặc xác nhận giờ vào/ra của nhân viên Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Ghi nhận giờ vào/ra”. chính
2. Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên và ngày cần ghi nhận.
3. HR chọn một nhân viên cụ thể.
4. HR nhập hoặc xác nhận thông tin giờ vào, giờ ra.
5. HR nhấn Lưu.
6. Hệ thống kiểm tra dữ liệu → hợp lệ → lưu vào bảng ChamCong.
7. Hệ thống thông báo “Ghi nhận thành công”. Luồng sự kiện
hệ thống báo lỗi khi HR nhập mã nhân viên không hợp lệ. phụ
*Đặc tả use case chức năng cập nhật trạng thái Actor HR (Nhân sự) Mô tả
HR sử dụng hệ thống để cập nhật hoặc điều chỉnh trạng thái chấm
công của nhân viên trong một ngày cụ thể (ví dụ: đi trễ, nghỉ phép,
nghỉ bệnh, công tác). Trạng thái này được lưu để phục vụ cho báo
cáo chấm công và tính lương. Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Cập nhật trạng thái”. chính
2. Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên và các ngày chấm công.
3. HR chọn nhân viên và ngày cần cập nhật.
4. HR chọn trạng thái cần gán (ví dụ: Đi trễ, Nghỉ phép, Công tác).
5. HR nhấn Lưu.
6. Hệ thống lưu trạng thái mới vào
ChamCong.TrangThai.
7. Hệ thống hiển thị thông báo “Cập nhật thành công”. Luồng sự kiện
hệ thống báo lỗi khi HR nhập mã nhân viên không có trong cơ sở phụ dữ liệu.
*Đặc tả use case chức năng xuất báo cáo chấm công Tên usecase
Xuất báo cáo chấm công Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR tạo và xuất báo cáo chấm công của nhân
viên trong một khoảng thời gian (ngày, tuần, tháng). Báo cáo hiển
thị thông tin giờ vào/ra, số ngày công, số lần đi trễ/nghỉ phép/công
tác để phục vụ công tác quản lý và tính lương. Tiền điều kiện
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. Luồng sự kiện
1. HR chọn chức năng “Xuất báo cáo chấm công”. chính
2. Hệ thống hiển thị form lọc (theo nhân viên, bộ phận, thời gian).
3. HR nhập thông tin lọc (ví dụ: tháng 9/2025, bộ phận Kế toán).
4. HR chọn định dạng báo cáo (Excel, PDF, Word).
5. Hệ thống truy xuất dữ liệu từ bảng ChamCong và tính
toán số ngày công, số lần đi trễ, nghỉ phép, công tác.
6. Hệ thống sinh báo cáo theo định dạng đã chọn.
7. Hệ thống hiển thị thông báo “Xuất báo cáo thành công”
và cho phép HR tải về hoặc in báo cáo. Luồng sự kiện
Nếu trong khoảng thời gian chọn không có dữ liệu, hệ thống thông phụ
báo “Không tìm thấy dữ liệu báo cáo”.
Biểu đồ usecase chi tiết và đặc tả “Quản lý lương”
*Đặc tả use case chức năng xuất báo cáo chấm công Tên
Tính lương theo ngày công usecas e Actor HR (Nhân sự) Mô tả
Chức năng cho phép HR sử dụng dữ liệu chấm công, hợp đồng lao động
và hệ số lương để tính lương cho từng nhân viên trong tháng. Hệ thống tự
động tổng hợp số ngày công, áp dụng hệ số lương và thông tin từ hợp đồng
để tính Lương thực lĩnh. Tiền
Tác nhân đã đăng nhập vào hệ thống. điều kiện Luồng
1. HR chọn chức năng “Tính lương theo ngày công”. sự
2. Hệ thống hiển thị form nhập thông tin (kỳ lương, bộ phận, danh kiện sách nhân viên). chính
3. HR chọn nhân viên hoặc bộ phận cần tính lương.
4. Hệ thống tự động lấy:
• Số ngày công từ bảng ChamCong.
• Hệ số lương từ bảng ChucVu.
• Lương cơ bản từ bảng HopDong. 5.
Số ngày công từ bảng ChamCong.
6. Hệ thống lưu kết quả vào bảng Luong.
7. Hệ thống thông báo “Tính lương thành công”. Luồng
Chưa có dữ liệu chấm công: Hệ thống thông báo và yêu cầu cập nhật chấm
sự kiện công trước. phụ
2.1.6.2. Phân tích hành vi
2.1.6.2.1. Biểu đồ tuần tự
a. Biểu đồ tuần tự quản lý nhân viên
b. Biểu đồ tuần tự chấm công
c. Biểu đồ tuần tự xuất tính lương
2.1.6.2.1. Biểu đồ hoạt động a.
Biểu đồ hoạt động quản lý nhân viên
Biểu đồ hoạt động ghi nhận giờ ra
Biểu đồ hoạt động xem lịch sử chấm công
Biểu đồ hoạt động tính lương cơ bản
Biểu đồ hoạt động tính phụ cấp
Biểu đồ hoạt động tính khấu trừ
Biểu đồ hoạt động xuất Excel tính lương