Quy trình kinh doanh của Highland coffee | Tiểu luận môn Quản lý tổng thể doanh nghiệp Trường đại học sư phạm kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM KHOA KINH TẾ
---------- 
MÔN HỌC: QUẢN LÝ TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP Đề tài
QUY TRÌNH KINH DOANH CỦA HIGHLAND COFFEE
Giảng viên hướng dẫn: Th.s Trần Kim Toại Mã LHP: ERPS431208_07
Sinh viên thực hiện: Nhóm 6 MSSV Nguyễn Trọng Nghĩa (NT) 19126071 Lê Chi Na 19126060 Lê Hà Minh Thư 19126106 Ngô Phan Trung Tín 19126109
TP. Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2021
BẢNG PHÂN CÔNG NHỆM VỤ Công việc Hoàn Họ tên MSSV thành Nguyễn Trọng Nghĩa (NT) 1912607
Nội dung 2.3.2. & Video TH2 Nội dung 100% 1 các tình Lê Chi Na 1912606
Nội dung 2.3.1 & Video TH1 huống & 100% 0 thực hành Lê Hà Minh Thư 1912610
Nội dung Chương I & Word trên Odoo 100% 6 Ngô Phan Trung Tín 1912610 Nội dung 2.1, 2.2 & PPT 100% 9
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 1. Đánh giá Tiêu chí Nội dung Bố cục Trình bày Tổng Điểm 2. Nhận xét
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
................................................................................................................................... Ký tên Trần Kim Toại MỤC LỤC
A. LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................1
B. NỘI DUNG....................................................................................................................2
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ODOO.........................................................................2
1.1. Odoo là gì?............................................................................................................2
1.2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Odoo?.............................................................2
CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP HIGHLAND COFFEE................4
2.1. Giới thiệu Doanh nghiệp Highland Coffee............................................................4
2.2. Yêu cầu highland khi sử dụng phần mềm Odoo....................................................5
2.3. Thực trạng khó khăn của Highlands Coffee và giải pháp......................................8
2.3.1. Khó khăn.........................................................................................................8
2.3.2. Giải pháp.........................................................................................................9
CHƯƠNG III: TÌNH HUỐNG KINH DOANH CỦA HIGHLAND COFFEE.............10
3.1. Tình huống 1.......................................................................................................10
3.2. Tình huống 2.......................................................................................................11
CHƯƠNG IV: MÔ PHỎNG QUY TRÌNH TRÊN ODOO............................................12 A. LỜI MỞ ĐẦU
Phần mềm ERP sẽ cung cấp các ứng dụng tối ưu và hiện đại, giúp doanh nghiệp xử
lý hết các công việc từ cơ bản đến nâng cao. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng được
hưởng lợi ích của ERP khi có thể điều chỉnh phần mềm sao cho phù hợp với cơ cấu và
quy mô công ty mình. Mỗi công ty đều có những đặc điểm riêng, chính vì thế việc sở hữu
một phần mềm quản lý thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được những điểm mạnh
mình đang có. Qua đó, công ty có thể tăng năng suất của mình và mọi việc trở nên hiệu
quả hơn. Vì vậy qua môn học Quản trị tổng thể doanh nghiệp nhóm chúng em tiến hành
triển khai mô hình ERP vào doanh nghiệp Highland Coffee. B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ODOO 1.1. Odoo là gì?
- Odoo được viết và phát triển bởi Fabien Pinckaers cùng cộng sự, được biết đến
nhiều hơn với tên gọi OpenERP và trước đó là TinyERP, từ phiên bản 8.0 trở đi OpenERP
được đổi tên thành Odoo.
- Odoo là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở, sử dụng
ngôn ngữ lập trình Python, chạy phía server. Odoo không phải đơn thuần là một webapp
bởi phần mềm này không dùng bất cứ web framework nào như Django, Tornado… Odoo
được tích hợp nhiều công nghệ điện toán đám mây, phù hợp với nhiều ngành nghề và lĩnh vực.
- Odoo được lập trình hơn 1000 chức năng khác nhau như: bán hàng, chăm sóc
khách hàng, quản trị dự án, quản lý tài chính và nguồn nhân lực, quản trị sản xuất…Chính
vì những công dụng này nên Odoo được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng.
1.2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Odoo?
Trước hết, Odoo là mã nguồn mở, ưu điểm lớn nhất nếu so với chi phí trung bình 1-
2 triệu USD ở trên. Điều này đặc biệt đúng với các doanh nghiệp Việt Nam, với sức ép
ngày càng phải quản lý và khai thác các nguồn lực tốt hơn để cạnh tranh trong thời kì hội
nhập quốc tế nhưng lại eo hẹp về kinh phí, khó cho việc chi trả các khoản phí đầu tư cho
các giải pháp của nước ngoài thậm chí là trong nước thì các giải pháp miễn phí rõ ràng là
một sự lựa chọn tốt. Cũng chính nhờ yếu tố mã nguồn mở này nên nhiều công ty công
nghệ thông tin vừa và nhỏ có thể tham gia cung cấp triển khai và phát triển bổ sung các
tính năng phụ trợ. Ngoài ra, khác với SAP, Oracle chi phí phần cứng cao. Odoo dễ cài,
vận hành trên nhiều nền tảng hệ điều hành khác nhau như Windows, Centos, Redhat. Đây
cũng là cơ hội để lập trình viên học tập và tìm hiểu để có cơ hội nghề nghiệp tốt trong thị trường này.
Hơn thế nữa Odoo được viết chủ yếu trên Python 2.7 (còn có thêm Javascript và
XML) với rất nhiều các module quan trọng cho doanh nghiệp: CRM, Nhân Sự – HRM,
Sale – Bán Hàng, Accounting – Kế Toán, Warehouse – Tồn Kho, Project – Quản Lý Dự
Án Công Việc,… Python là ngôn ngữ lập trình cộng đồng phổ biến không chịu sự kiểm
soát của hãng lớn nào. Có thể kết hợp với các thư viện Python nổi tiếng khác như
MatplotLib để vẽ biểu đồ, ScikitLearn để phân tích dự đoán xu hướng dữ liệu (machine
learning), hoặc mở rộng ra các web service để đối tác bên ngoài hệ thống, thiết bị di động kết nối vào Odoo.
CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP HIGHLAND COFFEE
2.1. Giới thiệu Doanh nghiệp Highland Coffee
- Highlands Coffee được Công ty Việt Thái Quốc Tế thành lập và quản lí từ năm
2000, bắt đầu với café đóng gói được cung cấp cho các khách sạn cao cấp và siêu thị. Đến
năm 2002, quán café đầu tiên chính thức ra mắt. Đến nay đã có hơn 60 quán hoạt động
trên khắp Việt Nam. Highlands Coffee luôn nỗ lực để song hành cùng sự phát triển của đất nước.
- Tự hào là thương hiệu Việt Nam, triết lý của Highlands Coffee là kết hợp những
tinh hoa của thế giới hiện đại với nét duyên và giá trị truyền thống của Việt Nam. Luôn
mong muốn mang lại những cảm nhận về một giá trị truyền thống và bất hủ, Highlands
Coffee không ngừng nỗ lực mang đến cho khách hàng những cảm nhận rất thật về một
phần của cuộc sống năng động, hiện đại song hành với những truyền thống văn hóa độc
đáo, lâu đời đậm chất Việt Nam.
- Highlands Coffee tin tưởng vào kinh nghiệm phục vụ của mình trong lĩnh vực café.
Những kinh nghiệm này được tích lũy từ việc chú trọng đến sự hoàn hảo của từng chi tiết.
Như việc lựa chọn, rang xay và phục vụ khách hàng bằng những ly café thơm ngon, có
chất lượng tốt nhất; môi trường thoải mái và tất nhiên không thể quên nụ cười thân thiện,
sự cởi mở đối với khách hàng.
- Qua một chặng đường dài, Highlands Coffee đã không ngừng mang đến những sản
phẩm cà phê thơm ngon, trong không gian thoải mái và lịch sự. Những ly cà phê không
chỉ đơn thuần là thức uống quen thuộc mà còn mang trên mình một sứ mệnh văn hóa phản
ánh một phần nếp sống hiện đại của người Việt Nam.
Tầm nhìn và sứ mệnh
Đối với Highlands Coffee, khát vọng hướng đến là nâng tầm phát triển di sản cà phê
lâu đời của Việt Nam và lan tỏa tinh thần tự hào đan xen giữa truyền thống và hiện đại.
Việc tận tay lựa chọn và tinh chế những hạt cà phê sạch, chất lượng mang đến hương vị chân thực nhất.
Quá trình hình thành nên thương hiệu Highland Coffee
- Năm 1999, David Thái cho ra mắt thương hiệu Highlands Coffee.
- Năm 2002, Tập đoàn Việt Thái- Chủ sở hữu Highlands Coffee được thành lập. Ban
đầu, chỉ có 2 chuỗi cửa hàng, một cửa hàng cà phê đầu tiên tại Tp.HCM. Sau đó, họ
đã thêm một cửa hàng mới ở Hà Nội.
- Tính tới thời điểm bây giờ hãng đã có khoảng 300 cửa hàng cà phê trên khắp các
tỉnh thành của cả nước. Điều này góp phần lớn vào kinh tế và chủ chốt là thị trường cà phê Việt.
2.2. Yêu cầu highland khi sử dụng phần mềm Odoo
Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Đây là bước đầu giúp doanh nghiệp xem xét nhu cầu dựa vào toàn bộ nguồn lực của
công ty. Nếu doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, phạm vi hoạt động hẹp, áp dụng phần
mềm có thể sẽ gây lãng phí. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, lượng
khách hàng, nhân viên, sản phẩm,…vừa phải thì nên bắt đầu đi vào quy trình quản lý số hóa bằng phần mềm.
Ngoài ra, hãy xác định rõ doanh nghiệp cần hoặc không cần những nghiệp vụ gì
bằng cách làm việc trực tiếp với nhân viên. Việc bớt đi các nghiệp vụ không cần thiết sẽ
giúp giảm bớt chi phí triển khai phần mềm.
Ngân sách và nguồn nhân lực
Doanh nghiệp của bạn có thể phân bổ ngân sách bao nhiêu để ứng dụng được một hệ
thống ERP? Nếu ngân sách của bạn hạn chế, bạn cần tiết giảm và phân loại thật chặt chẽ,
kỹ lưỡng các yêu cầu chức năng mà các phòng ban đưa lên.
Vì vậy, ngân sách chi tiêu cần được cân nhắc chính xác bằng cách đưa ra những lựa
chọn khả thi. Các Doanh Nghiệp thường tin rằng việc tuyển dụng các nhân sự lập trình có
2-3 năm kinh nghiệm vào xây dựng hệ thống ERP thì có thể tiết kiệm được chi phí. Tuy
nhiên, thực tế nếu bạn không có một đội ngũ đủ năng lực, chi phí cơ hội và chi phí lương
có khi còn cao hơn chi phí thuê ngoài.
Lập kể hoạch dự án một cách cẩn thận
Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh
nghiệp luôn kiểm soát được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu
trách nhiệm phần công việc nào. Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ
dự án nào không chỉ là dự án ERP.
Xác định phạm vi dự án rõ ràng và luôn tập trung vào đó
Thay đổi phạm vi giữa chừng luôn tiềm ẩn nguy cơ lớn đối với hầu hết các dự án.
Khi bổ sung một điểm triển khai, hoặc một phân hệ đồng nghĩa với việc phải đầu tư thêm
nguồn lực và thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án. Nếu không quản lý khéo, có thể dẫn đến
tình trạng chồng chéo, ảnh hưởng tới các công việc khác hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm trì hoãn cả dự án.
Tiến độ hoàn thành công việc
Đảm bảo thời gian hoàn thành các nhiệm vụ được yêu cầu từ hệ thống và tối ưu hóa
quy trình làm việc, thời gian giữa các khâu sản xuất.
Đào tạo nhân viên vận hành
Việc triển khai chưa dừng lại sau khi đã thiết kế, cấu hình và cài đặt được hệ thống
bởi hệ thống không thể tự nó mà vận hành được, những người dùng cuối bao gồm đội ngũ
quản trị hệ thống và đội ngũ nhân viên tác nghiệp cần phải được đào tạo để sử dụng hệ
thống đúng cách và hiệu quả nhất. Việc đào tạo cần được thực hiện một các nghiêm túc,
hướng dẫn lý thuyết phải gắn liền với thực hành ngay trên máy.
Kế toán trong Odoo
Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất toàn hệ thống ERP, phân hệ kế toán sẽ có sự kế
thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp, giúp
tối đa hóa năng suất làm việc của cán bộ nhân viên hay giúp nhà quản trị, ban lãnh đạo
luôn có được những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Lợi ích ứng dụng Kế toán Odoo mang lại:
+ Là trái tim của hệ thống, phân hệ kế toán liên kết chặt chẽ và nhận dữ liệu từ
các bộ phận khác đẩy sang.
+ Các phát sinh kế toán được hạch toán tự động theo các quy tắc định sẵn giúp
giảm tải đến 70% công việc của kế toán viên.
+ Các số liệu được nhập duy nhất 1 lần từ các nghiệp vụ của doanh nghiệp như:
mua hàng, bán hàng, kho hàng, sản xuất, lương, bán thương mại điện tử.... và
được chuyển sang kế toán giúp tránh các sai sót khi nhập liệu nhiều lần trên 1
chứng từ như cách của các phần mềm kế toán thông thường.
+ Kế toán Odoo kết nối trực tiếp với ngân hàng hoặc các phương thức thanh
toán trực tuyến của bạn. Giao dịch được đồng bộ hóa mỗi giờ và diễn ra nhanh chóng.
+ Hệ thống báo cáo theo thời gian thực được cập nhật ngay lập tức khi có bất
kỳ phát sinh tự động nào được sinh ra giúp cho ban lãnh đạo luôn luôn có số
liệu để ra các quyết định điều hành và giúp cho nhân viên bộ phân kế toán
không còn vất vả để tập hợp số liệu, báo cáo...
Với Odoo, tính năng kế toán đáp ứng đầy đủ các quy trình thực tế tại doanh nghiệp,
cũng như các yêu cầu quản lý.
2.3. Thực trạng khó khăn của Highlands Coffee và giải pháp
2.3.1. Khó khăn
- Khó khăn trong quản lý dữ liệu (đơn hàng, hóa đơn, thông tin khách hàng…):
Có quá nhiều dữ liệu cần phải quản lý trong một doanh nghiệp, bao gồm các dữ liệu về tài
chính, về nhân sự, về thông tin khách hàng… Các dữ liệu này thường nằm ở những phòng
ban, bộ phận khác nhau nên thường bị phân tán, rải rác nhiều nơi. Điều này đồng nghĩa
với việc rất khó kiểm soát các thông tin, dữ liệu trong toàn doanh nghiệp. Bạn có thể bị bỏ
lỡ những thông tin quan trọng hay không kịp thời nắm bắt, chia sẻ những thông tin khẩn
cấp trong doanh nghiệp của mình.
- Khó khăn trong kiểm soát hàng hóa, hàng tồn kho: Với số lượng mặt hàng lớn
cùng mẫu mã, màu sắc, chủng loại đa dạng, việc kiểm soát hàng hóa tồn kho gây tốn kém
về cả mặt chi phí, nhân lực và thời gian. Người quản lý rất khó có thể nắm được lượng
hàng tồn kho còn lại bao nhiêu sau từng ngày, từng tuần và cần có chính sách nhập mua
NVL hoặc sản xuất thành phẩm ra sao cho phù hợp.
- Khó khăn trong quản lý nhân sự: phải giao việc đúng người, phân công công việc
theo đúng năng lực, thế mạnh của từng nhân viên và giám sát hiệu quả công việc mà nhân
viên đó đem lại. Với số lượng nhân viên từ vài chục đến vài trăm người, nếu thực hiện thủ
công sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức con người.
- Khó khăn trong lập kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu: Có rất nhiều
đơn đặt hàng cần phải giải quyết. Kho đôi khi sẽ không đủ sản phẩm để giao cho khách
hàng nếu lập kế hoạch sản xuất và định mữa NVL thủ công thì sẽ mất nhiều thời gian và có sai sót.
- Khó khăn trong việc nhập dữ liệu tay: Nhiều dữ liệu cần được lưu trữ, vì vậy
nhập dữ liệu tay (thủ công) sẽ có rất nhiều khó khăn, dẫn đến sai sót và mất dữ liệu.
2.3.2. Giải pháp
Odoo sẽ giúp Highlands giải quyết các vấn đề nêu trên:
- Tổng hợp dữ liệu, thông tin nhanh chóng và chính xác: Nguồn dữ liệu từ các
phòng ban sẽ được tập trung vào một cơ sở dữ liệu duy nhất và được chia sẻ dùng chung
một cách dễ dàng giữa tất cả các bộ phận dựa vào tính năng phân quyền. Đảm bảo nguồn
dữ liệu đồng bộ, thống nhất và chính xác trong toàn doanh nghiệp.
- Quản trị nhân sự hiệu quả: thực hiện tự động các thao tác: hoạch định nguồn
nhân lực, tuyển dụng, quản lý hồ sơ, quản lý hợp đồng lao động, đánh giá, chấm công,
quản lý thời gian, lương, bảo hiểm…một cách chính xác và chuyên nghiệp.
- Kiểm soát chặt chẽ lượng tồn kho: giúp doanh nghiệp kiểm soát xem trong kho
còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp
các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm.
Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, đẩy nhanh tốc độ làm việc.
- Lập kế hoạch nhanh chóng và chính xác: Kế hoạch sản xuất, mua hàng, định
mức NVL,… được lập một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
CHƯƠNG III: TÌNH HUỐNG KINH DOANH CỦA HIGHLAND COFFEE 3.1. Tình huống 1
“Bộ phận bán hàng nhận đơn hàng của khách nhưng không đủ sản phẩm để giao.”
*Hướng giải quyết
- Bước 1: Bộ phận bán hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Bước 2: Bộ phận bán hàng liên hệ Bộ phận quản kho kiểm tra số lượng sản phẩm tồn kho.
- Bước 3: Bộ phận quản kho tiến hành kiểm tra số lượng sản phẩm trong kho:
+ Đủ sản phẩm: Xuất kho sản phẩm
 Yêu cầu khách hàng thanh toán  Kế
toán nhận tiền thanh toán và xuất hóa đơn Kết thúc 
+ Thiếu sản phẩm: Sang Bước 4.
- Bước 4: Bộ phận quản kho sẽ yêu cầu Bộ phận sản xuất sản xuất thêm sản phẩm.
- Bước 5: Bộ phận sản xuất yêu cầu Bộ phận quản kho xuất kho Nguyên vật liệu.
- Bước 6: Bộ phận sản xuất nhận Nguyên vật liệu tiến hành sản xuất và nhập kho
thành phẩm. Quay lại Bước 3.  3.2. Tình huống 2
“Thiếu Nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm.”
*Hướng giải quyết
- Bước 1: Bộ phận sản xuất nhận lệnh sản xuất.
- Bước 2: Bộ phận sản xuất liên hệ Bộ phận quản kho kiểm tra số lượng nguyên vật liệu (NVL) tồn kho.
- Bước 3: Bộ phận quản kho tiến hành kiểm tra số lượng NVL trong kho: + Đủ NVL: Xuất kho NVL
 Bộ phận sản xuất nhận NVL tiến hành sản phẩm
và nhập kho thành phẩm Kết thúc  + Thiếu NVL: Sang Bước 4
- Bước 4: Bộ phận quản kho sẽ yêu cầu Bộ phận mua hàng mua thêm NVL.
- Bước 5: Bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn Nhà cung cấp (NCC) và yêu cầu NCC báo giá.
- Bước 6: Bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn hàng.
- Bước 7: Nhà cung cấp tiến hành giao hàng theo đơn.
- Bước 8: Bộ phận mua hàng tiến hành kiểm tra hàng (hàng = NVL):
+ Đạt: Tiến hành nhập kho NVL và Thanh toán Quay lại Bước 3 
+ Không đạt: Yêu cầu Nhà cung cấp giao lại hàng (Quay lại Bước 7)
CHƯƠNG IV: MÔ PHỎNG QUY TRÌNH TRÊN ODOO
(Video đính kèm trong Drive)