Tiếu luận quản trị nhận lực | Trường đại học Lao động - Xã hội

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
TRƯỜNG ĐH LAO ĐỘNG – XÃ HỘI (CSII)
1018 Tô ký, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Tp.HCM website: www.ldxh.edu.vn ------ ------ 
TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG KHU VỰC CÔNG
Họ và Tên: Phan Minh Quang Lớp: Đ18NL1
Ngành: Quản trị nhân lực SBD: 157
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC
(HRMS) TRONG QUẢN TRỊ NỘI BỘ CỦA TẬP ĐOÀN EVN Giảng viên chấm 1 Giảng viên chấm 2 Điểm chữ Điểm số TP.HCM, tháng 10 năm 2021
LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
ƯỜNG ĐH LAO ĐỘNG – XÃ HỘI (CSII)
18 Tô ký, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Tp.HCM website: www.ldxh.edu.vn
------------
TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG KHU VỰC CÔNG
Họ và Tên: Phan Minh Quang Lớp: Đ18NL1
Ngành: Quản trị nhân lực
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC
(HRMS) TRONG QUẢN TRỊ NỘI BỘ CỦA TẬP ĐOÀN EVN
Giảng viên hướng dẫn
Th.S Nguyễn Lê Thanh Huyền TP.HCM, tháng 10 năm 2021 LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tiểu luận này hoàn toàn do bản thân tôi thực hiện.
Các số liệu, kết quả phân tích trong luận văn là hoàn toàn trung thực, được thu
thập từ nguồn tài liệu có nguồn gốc rõ ràng.
TP.HCM, ngày 14 tháng 10 năm 2021 Tác giả Phan Minh Quang MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN..........................................................................................................3
TÓM TẮT......................................................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................6 1.
Lý do chọn đề tài..............................................................................................6 2.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu....................................................................6 3.
Phạm vi nghiên cứu..........................................................................................6 4.
Phương pháp nghiên cứu..................................................................................7
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN...................................................................................8 1.1.
Khu vực công................................................................................................8 1.2.
Tổ chức công.................................................................................................8 1.3.
Nguồn nhân lực trong khu vực công.............................................................8 1.4.
Quản trị nhân lực trong khu vực công...........................................................8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN
LỰC (HRMS) TRONG QUẢN TRỊ NỘI BỘ CỦA TẬP ĐOÀN EVN.........................9 2.1.
Tổng quan về EVN.......................................................................................9 2.2.
Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) trong quản
trị nội bộ của tập đoàn EVN.....................................................................................11
2.2.1. Giới thiệu về ứng dụng HRMS..................................................................11
2.2.2. Một số kết quả đạt được khi ứng dụng hệ thống HRMS............................14
2.2.3. Ưu điểm của hệ thống HRMS....................................................................16
2.2.4. Hạn chế của hệ thống HRMS.....................................................................17
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG CỦA EVN VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG LĨNH
VỰC QUẢN TRỊ NỘI BỘ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ CẢI TIẾN HỆ THỐNG
HRMS..........................................................................................................................19 3.1.
Định hướng chuyển đổi số của EVN trong quản trị nội bộ.........................19 3.2.
Một số kiến nghị nhằm cải tiến hệ thống HRMS........................................20
KẾT LUẬN.................................................................................................................22
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................23 TÓM TẮT
Đại dịch COVID-19 đã ảnh hưởng lớn đến nhiều quốc gia và nền kinh tế trên
thế giới, trong đó có Việt Nam. Tuy nhiên, đây cũng là bước ngoặc để chúng ta biến
những khó khăn trở thành cơ hội đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, mở ra một kỷ
nguyên mới cho nền kinh tế kỹ thuật số. Đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước khi đã
và đang hoàn thiện chiến lược chuyển đổi số của mình. EVN là một doanh nghiệp điển
hình trong trong việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và sản xuất kinh doanh. Với
việc xây dựng thành công hệ thống quản trị nhân lực HRMS và bản cập nhật gần đây
nhất là HRMS 2.0, EVN đã giúp tinh gọn hóa các thủ tục hành chính nhân sự cũng
như tạo sự gắn kết giữa lạnh đạo – bộ phận nhân sự - người lao động. Chính vì vậy mà
bài tiểu luận muốn hướng đến phân tích, tìm hiểu về hệ thống HRMS, cũng như ưu và
nhược điểm của HRMS trong quản trị nhân sự của tập đoàn nhằm đưa ra các khuyến
nghị để cải thiện những hạn chế của hệ thống trong tương lai. . 5 LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trước sự bùng nổ mạnh mẽ của đại dịch Covid – 19 từ đầu năm 2020, thế giới
đứng trước những thách thức mới. Việc tăng cường giãn cách xã hội đã làm hạn chế sự
phát triển của các nhóm ngành kinh tế của các quốc gia. Bên cạnh việc thực hiện giải
pháp Vaccine Covid, nhiều nước đã thực hiện chuyển đổi số trên diện rộng nhằm hạn
chế việc lây lan của đại dịch. Ở Việt Nam, một trong những đơn vị tiên phong trong
cuộc cách mạng chuyển đổi số phải kể đến là tập đoàn EVN. EVN phấn đấu đến năm
2022 sẽ hoàn thành mục tiêu cơ bản về chuyển đổi số cho toàn doanh nghiệp, trong đó
nổi bật là chuyển đổi số trong quản trị nội bộ. Điển hình là việc ứng dụng hệ thống
quản trị nhân lực HRMS trong quản trị nội bộ đã mang lại cho EVN những kết quả
khá tích cực. Từ những lý do trên bài tiểu luận muốn hướng đến đề tài: “Thực trạng
ứng dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) trong quản trị nội bộ của Tập đoàn EVN”.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1.
Mục tiêu nghiên cứu
Tiểu luận phân tích về các ưu và nhược điểm của hệ thống HRMS và đề xuất
các giải pháp cải tiến hệ thống trên. 2.2.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Thứ nhất, đưa ra cơ sở lý luận về quản trị nhân lực; khu vực công; tổ chức
công; nguồn nhân lực trong khu vực công; quản trị nhân lực trong khu vực công; cơ
hội và thách thức khi ứng dụng công nghệ trong quản trị nhận lực trong khu vực công.
Thứ hai, tìm hiểu thực trạng hệ thống HRMS, nêu ra các ưu điểm và hạn chế của hệ thống đó.
Thứ ba, đưa ra các khuyến nghị để cải tiến hệ thống HRMS.
3. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Tập đoàn Điện lực Việt Nam
- Thời gian: từ năm 2018 - 2021
- Nội dung: Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) trong
Tập đoàn điện lực Việt Nam. 6
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: thu thập thông tin thông qua đọc sách báo, tài
liệu nhằm mục đích tìm chọn những khái niệm và tư tưởng cơ bản là cơ sở cho lý luận của đề tài.
- Phương pháp thu thập số liệu, tài liệu thứ cấp: sử dụng các báo cáo, bài báo, chủ
trương, kế hoạch từ các phòng, ban của công ty.
- Phương pháp phân tích thống kê: phân tích các số liệu từ các phòng ban liên quan
trong công ty nhằm đưa ra những đánh giá, nhận xét cơ bản trên những con số đó. 7
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Khu vực công
Trong nhiều tài liệu nghiên cứu về hành chính công của các tác giả nước ngoài,
thuật ngữ “công” (public) được sử dụng khi bàn tới những vấn đề liên quan đến nhà
nước và để phân biệt nó với khu vực tư nhân (private). Với cách tiếp cận như vậy, khu
vực nhà nước và khu vực công được sử dụng đồng nhất với nhau. Thuật ngữ khu vực
công (public sector) được dùng phổ biến khi bàn về những vấn đề liên quan đến khu
vực nhà nước (Nguyễn Hồng Hải, Nguyễn Thị Thanh Thủy, 2015). 1.2. Tổ chức công
Tổ chức là sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lại và hoạt động với
nhau để đạt được mục tiêu cụ thể (Trần Thị Thu, Vũ Hoàng Ngân, 2013). Như vậy, tổ
chức là một đơn vị hoạt động độc lập, tập hợp người được sắp xếp và liên kết theo một
cơ cấu nhất định nhằm cùng thực hiện một mục tiêu chung. Trên cơ sở khái niệm tổ
chức, có thể hiểu tổ chức công như sau: Tổ chức công là những tổ chức được thành lập
và hoạt động trong khu vực công nhằm thực hiện các mục tiêu cụ thể do nhà nước đặt ra. 1.3.
Nguồn nhân lực trong khu vực công
Theo Trần Thị Thu & Vũ Hoàng Ngân (2013), nguồn nhân lực trong khu vực
công là những người được tuyển dụng vào làm việc trong khu vực công, hoặc được bổ
nhiệm vào các ngạch, bậc trong các cơ quan nhà nước. Ở nhiều nước, nguồn nhân lực
trong khu vực công là những người công chức, làm việc ở tất cả các vị trí được bổ
nhiệm trong các cơ quan hành pháp, lập pháp và tư pháp. Trong đó, công chức được
phân ra thành công chức cấp cao và công chức chuyên môn như ở Trung quốc, Hàn
Quốc, Hoa Kỳ, ở Vương Quốc Anh hay công chức trung ương, công chức địa phương như ở Nhật Bản. 1.4.
Quản trị nhân lực trong khu vực công
Theo Trần Thị Thu & Vũ Hoàng Ngân (2013), quản trị nhân lực khu vực công
là tổng thể các hoạt động thiết kế và xây dựng tất cả các chính sách và thực hiện các
hoạt động về thu hút, duy trì và phát triển nguồn lực con người trong khu vực công
nhằm đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực, thông qua đó nâng
cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong khu vực công, hướng tới phát
triển xã hội tốt đẹp hơn trong tương lai. 8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN
NHÂN LỰC (HRMS) TRONG QUẢN TRỊ NỘI BỘ CỦA TẬP ĐOÀN EVN 2.1. Tổng quan về EVN
Quá trình hình thành và phát triển
Đến nay, EVN cơ bản hoàn thành chương trình Điện khí hóa nông thôn, cấp
điện tới 100% số xã và 99,47% hộ dân, toàn quốc; hoàn thành tiếp nhận cấp điện đến
11/12 huyện đảo của cả nước. Khánh thành NMTĐ Lai Châu (1200 MW), (khởi công
năm 2011, khánh thành năm 2016, hoàn thành vượt tiến độ 1 năm).
Tiếp cận điện năng hiện đã xếp thứ 27/190 quốc gia – nền kinh tế. Dịch vụ
khách hàng liên tục đổi mới, vươn tầm khu vực và quốc tế: đã thực hiện cung cấp dịch
vụ điện tới mức độ 4, dịch vụ điện trực tuyến, thanh toán không dùng tiền mặt, hợp
đồng điện tử. Tích cực ứng dụng khoa học công nghệ trong sản xuất, điều hành. Là
doanh nghiệp được vinh danh chuyển đổi số xuất sắc 2019. Đến cuối năm 2019, đã có
75% tổng số trạm biến áp 110 kV, 220 kV, 500 kV trên toàn quốc có thể thao tác từ xa.
Kết quả hoạt động kinh doanh
Năm 2020, EVN đã cung cấp hợp đồng mua bán điện theo hình thức điện tử để
thay thế hợp đồng và các hồ sơ giấy, đến cuối năm 2020 có 77,57% số hợp đồng ký
mới hoặc điều chỉnh các phụ lục được thực hiện theo hình thức điện tử. Đến cuối năm
2020, EVN đã bán điện trực tiếp cho 28,94 triệu khách hàng, tăng 0,9 triệu khách hàng
so với năm 2019. Công tác thanh toán tiền điện không dung tiền mặt được đẩy mạnh
và đạt tỷ lệ 70,3% về số khách hàng và đạt 91,72% trong tổng doanh thu (EVN, 2021).
Định hướng phát triển
Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 538/QĐ-TTg ngày 1/4/2021
phê duyệt Chiến lược phát triển Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) đến năm 2030,
tầm nhìn đến năm 2045. Chiến lược nhằm phát triển Tập đoàn Điện lực Việt Nam
thành Tập đoàn kinh tế mạnh, kinh doanh bền vững, hiệu quả và có lãi; bảo toàn và
phát triển vốn chủ sở hữu nhà nước đầu tư tại EVN và vốn của EVN đầu tư vào các
doanh nghiệp khác; có trình độ công nghệ, quản lý hiện đại và chuyên môn hóa cao;
sản xuất, truyền tải, phân phối, kinh doanh mua bán điện năng, tư vấn điện là ngành,
nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh với khoa học, công
nghệ, nghiên cứu triển khai, đào tạo; làm nòng cốt để ngành Điện lực Việt Nam phát
triển nhanh, bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả; tối đa hoá
hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam (EVN, 2021).
Sơ đồ tổ chức bộ máy 9
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của EVN
Nguồn: Ban Tổ chức và Nhân sự EVN, 2019 10 2.2.
Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý nguồn nhân lực
(HRMS) trong quản trị nội bộ của tập đoàn EVN
2.2.1. Giới thiệu về ứng dụng HRMS
Theo đề án tổng thể chuyển đổi số trong tập đoàn điện lực quốc gia Việt Nam,
đến năm 2022, tính đến năm 2025, EVN sẽ trở thành đơn vị tiên phong thực hiện
chuyển đổi số toàn diện trên 6 lĩnh vực: - Lĩnh vực sản xuất
- Lĩnh vực kinh doanh và dịch vụ khách hàng
- Lĩnh vực đầu tư xây dựng
- Lĩnh vực quản trị nội bộ
- Lĩnh vực viễn thông và công nghệ thông tin
- Lĩnh vực đào tạo chuyển đổi số nhận thức và truyền thông
Với mục tiêu đổi mới sáng tạo, tối ưu hóa chi phí, nâng cao trải nghiệm và mức
độ hài lòng của khách hàng, nâng cao năng suất lao động. EVN đã nghiên cứu, ứng
dụng sức mạnh của công nghệ số trên các lĩnh vực và thu được các kết quả vô cùng
khả quan. Đặc biệt, trong lĩnh vực quản trị nội bộ, EVN đã xây dựng thành công hệ
thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS). Là bước đi chiến lược trong công tác quản lý
nhân sự và thực hiện các nghiệp vụ quản lý nguồn nhân lực áp dụng cho các đơn vị
thành viên của tập đoàn.
HRMS là kho thông tin tổng hợp về nguồn nhân lực, nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu
gốc về con người để định danh, xác thực, phân quyền trên các hệ thống thông tin giúp
cho việc thực hiện các công tác nghiệp vụ diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện
nhất. Dựa vào các tính năng linh hoạt, HRMS quy trình hóa công việc của cán bộ tổ
chức nhân sự, giảm tải các thao tác thủ công, tăng cường sự kết nối giữa lãnh đạo, bộ
phận tổ chức nhân sự và người lao động. Với tầm quan trọng đó, hệ thống HRMS,
được đẩy mạnh triển khai thống nhất trên toàn bộ các đơn vị thành viên thuộc EVN, từ
cơ quan tập đoàn đến các đơn vị cấp 2,3,4. Trong đó mô hình triển khai gồm 1 hệ
thống HRMS tập trung tại EVN được kết nối với 9 hệ thống HRMS của 9 tổng công
ty. HRMS được tối ưu hóa để xử lý được tất cả những phân hệ nhiệm vụ chính bao
gồm: tổ chức, nhân sự, đào tạo, quản trị phân quyền, tiền lương, khen thưởng, báo cáo, sức khỏe, BSC&KPI.
Công tác vận hành, khai thác, cập nhật hệ thống HRMS: theo quy định quản lý
vận hành, cập nhật và khai thác thông tin – 1384/ QĐ – EVN – 21.09.2020 và chỉ thị 11
số1215/EVN-TCNS-15.03.2021 của Tổng giám đốc tập đoàn, việc cập nhật, khai thác
cần được các đơn vị, cá nhân nghiêm túc thực hiện, phân bố cụ thể đối với từng đối tượng sử dụng như sau:
Thứ nhất, đối với người lao động: Người lao động có trách nhiệm kiểm tra lý
lịch trên HRMS, kê khai bổ sung những thay đổi thông tin từ phía cá nhân như địa chỉ,
thông tin liên hệ, thân nhân, kết hôn, bằng cấp trong vòng không quá 15 ngày làm việc
kể từ khi có thay đổi. Sau khi cập nhật xong, cần gửi xác nhận tới bộ phận tổ chức
nhân sự trên HRMS. Để bổ sung lý lịch cá nhân, tại menu Cá nhân, người dùng chọn
hồ sơ bản thân, bổ sung lý lịch bản thân, tại màn hình hiển thị, người dùng tiến hành rà
soát và bổ sung, hiệu chỉnh các thông tin chung, sau đó người dùng bấm nút lưu thông
tin chung, tiếp theo người dùng thao tác tương tự các thẻ thông tin khác bao gồm: đào
tạo dài hạn, bồi dưỡng ngắn hạn, khen thưởng, kỹ luật, đi nước ngoài, thân nhan gia
đình, ảnh hồ sơ, v.v. để tra cứu lý lịch cá nhân: người sử dụng chon menu Cá nhân,
chọn mục hồ sơ bản thân, tra cứu lý lịch bản thân, tại đây người dùng có thể tra cứu
thông tin cá nhân, thông tin tuyển dụng, hệ số lương, phụ cấp,….
Đối với những thông tin không chính xác trong hồ sơ nhân sự cá nhân thuộc
trách nhiệm của bộ phận tổ chức và nhân sự cập nhật, người lao động phải phản ánh
đến cán bộ nghiệp vụ tương ứng của Ban Tổ chức và Nhân sự kèm theo hồ sơ, giấy tờ
liên quan để phục vụ cho việc xác minh.
Hình 2.2: Giao diện của hệ thống HRMS Nguồn: EVN, 2021 12
Hình 2.3: Giao diện trang thông tin cá nhân của một cán bộ nhân viên của EVN
trên hệ thống HRMS Nguồn: EVN, 2021
Ngoài ra, người lao động có thể khai thác các tính năng khác trên hệ thống
HRMS như: đăng ký nâng lương; báo cáo KPI; tra cứu các quyết định liên quan đến
hồ sơ bản thân; tra cứu hồ sơ sức khỏe; tra cứu danh bạ toàn EVN (tích hợp trên D-
office); tra cứu thu nhập, tài liệu, lịch học, đánh giá....
Thứ hai, đối với cán bộ nghiệp vụ tổ chức và nhân sự: hệ thống cung cấp các
chức năng nghiệp vụ và tiện ích tổng hợp khai thác thông tin nguồn nhân lực. Trách
nhiệm của cán bộ Tổ chức và Nhân sự theo chức năng được phân công và phân quyền
sử dụng các quy trình, nghiệp vụ trên HRMS. Sau khi thực hiện nghiệp vụ được giao,
thông qua quy trình tác nghiệp trên HRMS, những biến động của cá nhân liên quan
được bổ sung kết quả thực hiện trên HRMS thuộc các lĩnh vực cán bộ, tổ chức, đào
tạo, thi đua khen thưởng, tiền lương. Thời gian cập nhật trên hệ thống HRMS không
quá 1 ngày làm việc kể từ khi cán bộ nhận được quyết định nghiệp vụ phụ trách. Các
quy trình có trên hệ thống HRMS của EVN hiện nay:
- Quy trình nhân sự gồm các nghiệp vụ: Nghiệp vụ quản lý nhân sự; duyệt bổ sung
lý lịch cá nhân; nâng lương, nâng ngạch; lao động, nghỉ hưu; bổ nhiệm, bổ nhiệm
lại; điều động, luân chuyển; quy hoạch cán bộ, cán bộ diện EVN, Tổng công ty
quản lý; quản lý người đại diện phần vốn.
- Quy trình đào tạo gồm các nghiệp vụ: Đăng ký duyệt kế hoạch đào tạo; tình hình
thực hiện đào tạo; đào tạo chuyên gia; đào tạo cán bộ quản lý; đi nước ngoài; đào
tạo dài hạn; kỹ sư tài năng.
- Quy trình tổ chức gồm các nghiệp vụ: Hồ sơ đơn vị; hồ sơ phòng ban tổ nhóm 13
- Quy trình Thi đua - Khen thưởng có các nghiệp vụ: Trình thi đua, khen thưởng;
quyết định thi đua, khen thưởng; quản lý sáng kiến.
- Quy trình lao động tiền lương các nghiệp vụ: Gửi báo cáo tiền lương; duyệt và
tổng hợp báo cáo lao động - tiền lương.
- Quy trình khám sức khỏe gồm các nghiệp vụ: Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ; cấp phát thuốc.
Thứ ba, đối với các lãnh đạo đơn vị, phòng, ban: được cung cấp các tính năng
khai thác thông tin tổng hợp trên hệ thống theo phân cấp nhân sự mình quản lý. Bên
cạnh đó là các tính năng ký duyệt báo cáo, xác nhận bổ sung lý lịch nhân sự, duyệt
bảng chấm công, chấm điểm.
2.2.2. Một số kết quả đạt được khi ứng dụng hệ thống HRMS
Hiện nay, Ban Tổ chức & Nhân sự EVN đã số hoá 47 quy trình, nghiệp vụ
trong 6 lĩnh vực công tác do ban phụ trách. Bên cạnh đó, đã hoàn thành xây dựng công
cụ gửi thông báo đến email, điện thoại của người lao động về thông tin đến hạn xét
nâng lương, thông tin đến hạn nghỉ hưu…; hoàn thành xây dựng và triển khai module
chấm công - chấm điểm áp dụng tại Cơ quan Tập đoàn Điện lực Việt Nam; tích hợp hệ
thống HRMS với hệ thống ký số nội bộ EVNCA áp dụng trên một số quy trình nghiệp
vụ. Việc hoàn thiện công cụ đánh giá tình hình áp dụng/nhập liệu trên HRMS và thực
hiện đánh giá định kỳ hàng tháng; nâng cấp hạ tầng, cấu hình hệ thống phần mềm
HRMS và quy trình xây dựng bài giảng, lập khóa cử đi học, thi sát hạch trên phần
mềm E-learning cũng đã được Ban Tổ chức & Nhân sự EVN triển khai hiệu quả.
Bảng 2.1: So sánh hiệu quả công việc trước và sau khi có hệ thống HRMS Trước khi có hệ Sau khi có hệ Các chỉ tiêu thống HRMS thống HRMS
Tự động hóa và tin học hóa công việc quản trị 30% 100% nhân sự
Khối lượng công việc được giảm thiểu đối với 10% 70% nhân viên
Lượng thời gian và chi phí tiết kiệm được 30% 80%
Cung cấp các báo cáo quản trị nhân sự và báo 40% 95%
cáo lương chính xác và nhanh chóng
Cung cấp thông tin phân tích về Hồ sơ nhân 35% 90% 14
sự: tuyển dụng, đào tạo, thôi việc… hỗ trợ quá trình ra quyết định
Tránh sự mâu thuẫn về mặt con người do 30% 90%
chấm công và tính lương thủ công
Tránh các rủi ro trong việc thực hiện công việc 35% 90%
do phụ thuộc vào nhân viên thừa hành. Nguồn: EVN, 2018
Theo bảng 2.1, hiệu suất công việc trong quản trị nội bộ của tập đoàn EVN đã
được cải thiện đáng kể. Điển hình là các công việc nhân sự đã được tự động hóa và tin
học hóa 100%. Ngoài ra khối lượng công việc cũng giảm đi đáng kể (70%) so với lúc
chưa xây dựng hệ thống HRMS. Cùng với đó là việc cung cấp các báo cáo lương
chính xác, hỗ trợ quá trình ra quyết định, tránh mâu thuẩn và rủi ro cũng đạt tỉ lệ rất cao (90%).
Hình 2.4: Kết quả của việc ứng dụng hệ thống HRMS Nguồn: EVN, 2021
Theo hình 2.4, tính đến 30/9/2021, tại Cơ quan EVN, 100% cán bộ công nhân
viên đã sử dụng hệ thống văn phòng điện tử D-Office; 90% tỷ lệ văn bản được ký số;
99% văn bản được phát hành qua trục liên thông nội bộ tới các đơn vị EVN.
2.2.3. Ưu điểm của hệ thống HRMS
Tháng 4/2018, EVN đã hoàn thành giai đoạn 1 của việc nâng cấp hệ thống phần
mềm quản trị nhân sự HRMS. Đây là bản nâng cấp lên nền tảng web-base (chạy trên 15
trình duyệt, có thể không cần cài đặt) so với phiên bản 1.0 trên nền tảng desktop
application (ứng dụng trên máy tính). Phiên bản web-base cho phép tiếp tục sử dụng
cơ sở dữ liệu của phiên bản desktop đã được nhập liệu đầy đủ qua nhiều năm. Thông
qua giao diện web, phần mềm sẽ tiếp cận, triển khai đến nhiều người dùng một cách dễ
dàng hơn vì không cần cài đặt, chạy trên trình duyệt, có thể xem trên cả máy tính và
thiết bị di động. Mặt khác, hệ thống mới đã được tổ chức, thiết kế lại các chức năng
một cách rành mạch hơn theo quy trình quản trị nhân sự hiện tại của EVN, đồng thời,
mở ra khả năng mở rộng các chức năng quản lý đào tạo, đánh giá nhân sự, thuận lợi
cho các nhân tự giải quyết các thủ tục hành chính trong quy trình nhân sự.
Thứ nhất, tính phù hợp: Hệ thống mới đã đáp ứng đúng quy trình quản lý
nhân sự hiện tại của EVN. Đây là một yêu cầu quan trọng vì một tập đoàn lớn như
EVN, việc cải tổ quy trình cần có thời gian và trước hết phải có phần mềm đáp ứng
đúng quy trình hiện tại.
Thứ hai, tính kế thừa: Hệ thống mới áp dụng công nghệ web nhưng đã kế thừa
toàn bộ dữ liệu và các ưu việt của hệ thống cũ. Kết quả này có được do sử dụng nguồn
lực nội tại trong EVN để phát triển phần mềm, nên các kỹ sư, lập trình viên có thời
gian và và sự hiểu biết sâu sắc hệ thống cũ. Ưu điểm này đã tiết kiệm rất lớn công sức,
thời gian của con người trong việc đồng bộ hóa dữ liệu các phiên bản.
Thứ ba, nâng cao khả năng tự động hóa: Phần mềm mới cho phép tin học hóa
các quy trình tác nghiệp, giúp các dịch vụ được triển khai thống nhất. Đây là một bước
tiến trong việc tự động hóa các quy trình của doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian hướng
dẫn nhân sự, giúp mọi người có thể tự thực thi công việc của mình thông qua tương tác với phần mềm.
Thứ tư, tăng cường khả năng quản lý: Phiên bản 2.0 cung cấp thông tin quản
trị cho cả EVN và các đơn vị thành viên. Với quy mô EVN rất lớn và phân tán, thì ưu
việt của phiên bản web là nhanh chóng triển khai được đến các đơn vị thành viên mà
không phụ thuộc địa điểm.
Thứ năm, hoàn thiện dữ liệu: Phiên bản mới không chỉ kế thừa mà đã cập
nhật, bổ sung vào chức năng và cơ sở dữ liệu những thông tin mới, xoay quanh hồ sơ
và quá trình làm việc của từng nhân sự. Khả năng đó đã góp phần hoàn thiện cơ sở dữ liệu nhân sự của EVN.
Thứ sáu, tăng cường khả năng phân quyền, chia nhóm: So với phiên bản cũ,
phần mềm phiên bản mới đã mở rộng tiện ích khai thác với từng nhóm người dùng.
Việc tăng cường khả năng phân cấp, phần quyền sẽ giúp cho linh hoạt áp dụng những
chính sách quản trị khác nhau trong một tổ chức với rất nhiều công ty con và nhân sự. 16
Thứ bảy, tính thân thiện: Công nghệ web đã mang đến không chỉ sự nhanh
chóng trong cài đặt, triển khai, huấn luyện mà còn sự thân thiện trong giao diện sử
dụng. Trên phiên bản web, giao diện cũng dễ dàng được chỉnh sửa và đồng bộ hóa mà
không mất công cài đăt tại máy tính người sử dụng. Đây là điểm thuận lợi để hệ thống
lắng nghe phản hồi của người dùng và nâng cấp cho thân thiện hơn.
Thứ tám, tính bảo mật: Phần mềm mới đồng thời đã được tăng cường các biện
pháp bảo mật, tập trung hóa dữ liệu khiến nó trở nên an toàn tin cậy hơn.
Thứ chín, tính tích hợp: Mặc dù khả năng tích hợp với các hệ thống khác chưa
cao, điều này sẽ được phân tích kỹ trong phần hạn chế. Tuy nhiên, so với hệ thống cũ,
phiên bản mới đã cho phép tích hợp nhiều hơn với các hệ thống phần mềm khác trong tập đoàn.
2.2.4. Hạn chế của hệ thống HRMS
Căn cứ trên bối cảnh nhu cầu hiện tại và nhu cầu phát triển tương lai của EVN,
cũng như mô hình quản trị nhân sự của EVN, dưới đây là phân tích các hạn chế so với
yêu cầu quản trị hiện tại:
Thứ nhất, khả năng đánh giá nhân sự: Mặc dù phần mềm cho phép đánh giá
thông qua chỉ số KPI/BSC, tuy nhiên, bản thân phần mềm không có số liệu của hệ
thống KPI/BSC, nên phải được nhập thủ công thông qua phương tiện khác. Nói cách
khác, phần chỉ số đánh giá chưa được tự động hóa, nên đây sẽ là một khối lượng công
việc nhập liệu rất lớn, dữ liệu mang tính cảm tính, không khách quan, không đáng tin
cậy. Chính vì vậy, kết quả thử nghiệm KPI/BSC chưa mang đến sự công bằng cho tất
cả mọi người và chưa áp dụng được. Ngoài ra các đánh giá theo các tiêu chí khác như
tiêu chuẩn nhân sự, kết quả làm việc, quá trình đào tạo v.v... cũng không có sự liên
thông, nên không có dữ liệu để thực hiện đánh giá.
Thứ hai, khả năng phân tích tổng hợp: Phần mềm hiện tại mặc dù đáp ứng
các quy trình quản lý hiện tại nhưng dữ liệu chủ yếu về quản lý hồ sơ nhân sự, quá
trình phát triển thăng tiến của nhân sự, quá trình đào tạo nhân sự. Phần mềm chưa có
số liệu để phân tích hiệu quả nhân sự, chưa giúp phân tích, tổng hợp để đánh giá theo
các tiêu chí công việc, chuẩn kỹ năng. Qua đó, chưa tham mưu được đầy đủ cho công
tác quy hoạch cán bộ, phân bổ nguồn lực.
Thứ ba, khả năng quản lý đào tạo, quản lý sự phát triển của nhân sự: Mặc
dù phần mềm đã phát triển module quản lý đào tạo, nhưng đơn thuần là quản lý danh
sách các khóa học mà nhân sự đã trải qua và kết quả (điểm số) khi hoàn thành. Sự liên
kết thông tin về quá trình học tập với các tiêu chuẩn của nhân sự trong phần mềm còn 17
sơ sài, lỏng lẻo. Phần mềm chưa đánh giá chính xác các năng lực của nhân sự có thay
đổi thế nào sau các khóa đào tạo.
Thứ tư, tính tích hợp: Hiện nay, trong EVN tồn tại nhiều phần mềm, do nhiều
hãng cung cấp khác nhau. Trong bối cảnh đó, phần mềm quản lý nhân sự không có sự
liên kết tự động về số liệu, quy trình với các phần mềm khác, tính tích hợp chưa cao.
Điều này khiến công sức nhập liệu của bộ phận nhân sự khá vất vả, số liệu đánh giá sẽ
ít, có khả năng nhầm lẫn và không khách quan.
Thứ năm, khả năng mở rộng: Khi được thiết kế là một thực thể độc lập, khả
năng mở rộng phần mềm sẽ hạn chế, vì không tiếp cận theo hướng tích hợp với các
phần mềm quản lý khác. Những tính năng nếu mở rộng thêm sẽ gặp vấn đề cần nhập
liệu thủ công để có dữ liệu phân tích đánh giá, tổng hợp báo cáo.
Thứ sáu, chưa có hệ thống khảo sát người lao động: là một công cụ không
thể thiếu khi thực hiện lập kế hoạch hay thực hiện bất kỳ chính sách nào liên quan tới
con người trong tổ chức. Thành công của việc lập kế hoạch và triển khai thực thi các
chính sách nhân sự cần có sự sẵn sàng tham gia, hợp tác, quan tâm, phản hồi của người
lao động trong các tiến trình này thông qua các dữ liệu khảo sát đo đếm được. . 18
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG CỦA EVN VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG LĨNH
VỰC QUẢN TRỊ NỘI BỘ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ CẢI TIẾN HỆ THỐNG HRMS
3.1. Định hướng chuyển đổi số của EVN trong quản trị nội bộ
Định hướng của EVN đến năm 2022
Bảng 3.1: Các chỉ tiêu cần đạt được đến năm 2022 Mục tiêu STT Các chỉ tiêu đạt được 1
Triển khai thống nhất hệ thống D - Office 100% 2
Lãnh đạo các cấp và chuyên viên tập đoàn được trang bị hệ thống 100% làm việc từ xa 3
Cán bộ công nhân viên được cấp chữ ký số 100% 4
Văn bản pháp luật được số hóa dưới dạng số liệu 100% 5
Chế độ báo cáo, chỉ tiêu tổng hợp được xây dựng trên hệ thống BI 100%
(Business Intelligence) và kết nối, tích hợp, chia sẻ dữ liệu số trên
Hệ thống thông tin báo cáo phục vụ điều hành 6
Quy trình nghiệp vụ hiện tại được số hóa và liên thông 80% 7
Không sử dụng giấy trong quy trình nghiệp vụ ở lĩnh vực văn 90% phòng 8
Cán bộ công nhân viên sử dụng ứng dụng di động phục vụ người 80% lao động (Smart EVN)
Nguồn: Sổ tay chuyển đổi số của EVN, 2021
Định hướng của EVN đến năm 2025
Bảng 3.2: Các chỉ tiêu cần đạt được đến năm 2025 Mục tiêu STT Các chỉ tiêu đạt được 1
Cán bộ công nhân viên được cấp chữ ký số 100% 2
Quy trình nghiệp vụ hoạt động của tập đoàn được số hóa 100% 3
Cán bộ công nhân viên sử dụng ứng dụng di động phục vụ người 100%19 lao động (Smart EVN) 4
Xây dựng AI, kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn để tổng 90%
hợp và cảnh bảo về việc trùng lặp, chồng chéo giữa các văn bản
Nguồn: Sổ tay chuyển đổi số của EVN, 2021
3.2. Một số kiến nghị nhằm cải tiến hệ thống HRMS
Thứ nhất, cải thiện tính thân thiện bằng việc xây dựng Mobile App
Tăng cường tính thân thiện, đưa vào các tính năng cơ bản như: thống kê, báo
cáo số liệu. Hiện thị trạng thái tức thời của nhân sự. Hiển thị thông tin cá nhân, danh
bạ, cho phép gửi thư, tin nhắn từ tra cứu. Tra cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ.
Bổ sung tính năng E-learning cho app. Cho phép tra cứu khung năng lực cho từng vị
trí. Phần mềm chủ động thông báo, thúc giục người sử dụng học tập để bổ sung kỹ
năng cho mình. Phần mềm đóng vai trò là người hướng dẫn nhân sự phát triển, tư vấn
cho nhân sự để tự bồi dưỡng, đáp ứng yêu cầu công việc.
Phần mềm bổ sung sự liên thông với các phần mềm giao việc để cung cấp các
dịch vụ khác cho nhân sự. Khi đó phần mềm không bó hẹp trong phạm vi phục vụ
công tác nhân sự nữa. Khi mọi người đã có thiện cảm và thói quen sử dụng phần mềm
trên di động thường xuyên, thì phần mềm cũng không giới hạn trong việc cung cấp
tiện ích cho người dùng.
Thứ hai, tăng cường khả năng đánh giá, hoàn thiện bộ tiêu chí đánh giá và
tích hợp với các hệ thống khác
Phần mềm đã thiết kế tính năng đánh giá thông qua chỉ số KPI/BSC. Nhưng
phần mềm không tự động sinh ra các chỉ số đó. Hiệu quả nằm ở công tác thiết kế và
quản lý bộ chỉ số. Vì vậy nên tập trung xây dựng và thống nhất bộ chỉ số để áp dụng
vào phần mềm. Cần tích hợp liên thông số liệu của các phần mềm khác như e-office,
các phần mềm giao việc, các phần mềm quản lý công việc theo chuyên ngành, các hệ
thống quản lý hành chính. Điều này cần sự tập trung tổng lực của bộ phận công nghệ
thông tin, sự phối hợp chặt chẽ của nhiều bộ phận quản lý với nhau.
Thứ ba, tăng cường khả năng phân tích tổng hợp
Phần mềm cần thêm chức năng phân tích hiệu quả nhân sự, giúp phân tích, tổng
hợp để đánh giá theo các tiêu chí công việc, chuẩn kỹ năng. Qua đó, tham mưu được
đầy đủ cho công tác quy hoạch cán bộ, phân bổ nguồn lực.
Thứ tư, tăng cường khả năng quản lý đào tạo, quản lý sự phát triển của nhân sự 20
Cần có sự liên kết thông tin về quá trình học tập với các tiêu chuẩn của nhân sự
trong phần mềm một cách chặc chẽ để đánh giá chính xác các năng lực của nhân sự có
thay đổi thế nào sau các khóa đào tạo.
Thứ năm, tăng cường tính tích hợp
Hiện nay, trong EVN tồn tại nhiều phần mềm, do nhiều hãng cung cấp khác
nhau. HRMS nên có sự liên kết tự động về số liệu, quy trình với các phần mềm khác,
tính tích hợp cần được nâng cao. Điều này sẽ giúp việc nhập liệu của bộ phận nhân sự
trở nên dễ dàng trán nhầm lẫn và đảm bảo tính khách quan.
Thứ sáu, bổ sung thêm tính năng khảo sát người lao động
Điều này sẽ giúp tổ chức hiểu rõ tâm tư và nguyện vọng của cán bộ công nhân
viên trong tập đoàn. Bên cạnh đó việc tiếp nhận các phản hồi của người lao động về
môi trường làm việc, những khó khăn khi gặp phải trong thực thi các chính sách của
tập đoàn sẽ giúp EVN có những điều chỉnh phù hợp. 21 KẾT LUẬN
Trước tình hình dịch bệnh ngày càng phức tạp thì viêc ứng dụng công nghệ
trong quản lý nhân sự ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm. Là một trong các tổ
chức công đi đầu trong cải tiến công nghệ, EVN đã xây dựng thành công hệ thống
quản trị nhân sự HRMS, giúp việc quản trị nhân lực được số hóa và thuận tiên hơn.
Tuy nhiên, bên cạnh các ưu điểm mà hệ thống mang lại, vẫn còn một vài bất cập trước
yêu cầu tất yếu hiện nay. Chính vì vậy mà EVN cần liên tục cập nhật hệ thống nhằm
tối ưu hóa công cụ hỗ trợ này. 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. EVN (2021), Ngành Điện Việt Nam giai đoạn 2016 – 2020, truy cập lần cuối vào
ngày 15 tháng 10 năm 2021, từ < https://www.evn.com.vn/d6/news/Nganh-Dien-
Viet-Nam-giai-doan-2016-2020-2-34-27300.aspx >.
2. EVN (2021), Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2020
của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, truy cập lần cuối vào ngày 15 tháng 10 năm
2021, từ < https://www.evn.com.vn/userfile/User/tcdl/files/2021/7/03-CBTT
%20Ket%20qua%20thuc%20hien%20KH%202020%20(29062021).pdf >.
3. EVN (2021), Thủ tướng phê duyệt Chiến lược phát triển EVN đến năm 2030, tầm
nhìn đến năm 2045, truy cập lần cuối vào ngày 16 tháng 10 năm 2021, từ <
https://www.evn.com.vn/d6/news/Thu-tuong-phe-duyet-Chien-luoc-phat-trien-
EVN-den-nam-2030-tam-nhin-den-nam-2045-2-10-27740.aspx >.
4. EVN (2019), Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và điều hành Tập đoàn Điện lực Việt
Nam, truy cập lần cuối vào ngày 16 tháng 10 năm 2021, từ <
https://www.evn.com.vn/d6/news/So-do-to-chuc-bo-may-quan-ly-va-dieu-hanh-
Tap-doan-Dien-luc-Viet-Nam-2-11-1133.aspx >.
5. EVN (2021), Hệ thống Quản lý nguồn nhân lực (HRMS) trong Tập đoàn Điện lực
Việt Nam, truy cập lần cuối vào ngày 17 tháng 10 năm 2021, từ <
https://www.evn.com.vn/thu-vien-videos/He-thong-Quan-ly-nguon-nhan-luc-
HRMS-trong-Tap-doan-Dien-luc-Viet-Nam-1095-1186.aspx >.
6. EVN (2021), Chuyển đổi số khối Tổ chức và Nhân sự EVN - Chuyển đổi từ nhận
thức đến hành động, truy cập lần cuối vào ngày 17 tháng 10 năm 2021, từ <
https://www.evn.com.vn/d6/news/Chuyen-doi-so-khoi-To-chuc-va-Nhan-su-EVN-
Chuyen-doi-tu-nhan-thuc-den-hanh-dong-0-12-28864.aspx >.
7. EVN (2018), Đề án Quản trị nguồn nhân lực EVN giai đoạn 2018 - 2025, tầm
nhìn 2030, truy cập lần cuối vào ngày 18 tháng 10 năm 2021, từ <
https://nppmb.vn/tin-tuc/de-an-tai-co-cau-doanh-nghiep-evn/de-an-quan-tri-
nguon-nhan-luc-cua-evn-giai-doan-2018--2025-tam-nhin-2030- 1973.html#.YVm68ZrP3IU >.
8. EVN (2021), Sổ tay Chuyển đổi số trong EVN, truy cập lần cuối vào ngày 18
tháng 10 năm 2021, từ < https://www.npt.com.vn/d6/vi-VN/news/Pho-bien-So-
tay-Chuyen-doi-so-trong-EVN-6-191-5990 >.
9. Nguyễn Thị Hồng Hải & Nguyễn Thị Thanh Thủy (2015), Quản lý nguồn nhân
lực trong khu vực công, lý luận và kinh nghiệm một số nước, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
10. Trần Thị Thu & Vũ Hoàng Ngân (2013), Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong
các tổ chức công, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.