lOMoAR cPSD| 46836766
30 Thuật Ngữ Cơ Bản Trong Quản Lý Dự Án
Hãy chuẩn bị tinh thần của bạn với một cuộc phiêu lưu bùng nổ vào thế giới của 30 thuật ngữ
cơ bản trong quản lý dự án. Bạn có thể nhìn vào đó như một cuốn từ điển tuyệt vời của quy
tắc và thuật ngữ phức tạp, hoặc bạn cũng có thể coi đó là một bộ sưu tập các từ ngữ xanh rờn
và kỳ lạ gắn liền với công việc hằng ngày của các nhà quản lý dự án. Bất kể cách bạn coi nó,
bài viết này sẽ mang lại cho bạn một cái nhìn sâu hơn vào thế giới hấp dẫn của quản lý dự án.
Hãy cùng khám phá những thuật ngữ thú vị này và xem chúng có thể giúp bạn trở thành một
nhà quản lý dự án xuất sắc hay không nhé!
1 Quản lý dự án (Project Management )
Quản lý dự án là quá trình quản lý và điều hành một dự án để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nhiệm vụ của người quản lý dự án là lập kế hoạch, phân công công việc, giám sát tiến độ và
đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn và vượt qua các yêu cầu và mong đợi của
khách hàng. Quản lý dự án cũng liên quan đến việc điều phối tài nguyên, xác định và giải
quyết rủi ro cũng như đáp ứng các yêu cầu chất lượng của dự án.
Quản lý dự án phải linh hoạt và sáng tạo trong việc nắm bắt và giải quyết các vấn đề nảy sinh
trong quá trình thực hiện. Điều này đặc biệt quan trọng trong các dự án lớn và phức tạp, khi
mà sự thay đổi và không chắc chắn là không thể tránh khỏi.
2 Agile Project Management
Quản lý dự án Agile là một phương pháp quản lý nhanh chóng, linh hoạt và "thú vị" hơn.
Thay vì đặt ra một kế hoạch chi tiết từ đầu, Agile tập trung vào việc thực hiện các giai đoạn
dự án nhỏ hơn một cách linh hoạt.
Bạn có thể coi Agile như một cuộc viếng thăm thú vị đến công viên giải trí. Kiểu như, bạn
không phải đi theo một lịch trình cụ thể, nhưng bạn có thể tự do theo đuổi các trò chơi và thú
vui mà bạn muốn. Agile giúp bạn thích nghi linh hoạt với các yêu cầu và thay đổi trong quá
trình dự án, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian.
Quá trình quản lý dự án Agile được chia thành các giai đoạn nhỏ và nhân viên công ty có thể
làm việc độc lập trong các nhóm nhỏ. Tiếp xúc liên tục với khách hàng và lặp đi lặp lại các
giai đoạn giúp cải tiến và phát triển dự án dễ dàng.
Với Agile Project Management, việc quản lý dự án trở nên "dễ dàng như trò chơi" và biến
những công việc mệt mỏi trở thành những thử thách hứng thú. Hãy nhớ rằng Agile cũng
không phải phép mỹ thoáng, nên hãy chuẩn bị tinh thần để đối mặt với những thay đổi và
biến động liên tục trong dự án của bạn.
3 Đường cơ sở (Baseline )
Đường cơ sở (Baseline): Điểm bắt đầu của dự án, có thể sử dụng để so sánh và đánh giá tiến
trình của dự án. Đây là một cơ sở quan trọng để đảm bảo dự án diễn ra đúng theo kế hoạch và
luôn đảm bảo sự tuân thủ của nó. Giống như việc thiết lập một nguyên tắc nền tảng, đường cơ lOMoAR cPSD| 46836766
sở hỗ trợ việc xác định mục tiêu và tiến trình của dự án, đồng thời là công cụ để đánh giá thành công của nó.
Ngoài ra, đường cơ sở còn cho phép bạn đo lường và theo dõi sự thay đổi và tiến bộ của dự
án. Nếu bạn không có điểm khởi đầu rõ ràng, bạn sẽ khó có thể đánh giá được liệu dự án
đang tiến triển tốt hay không. Đường cơ sở giúp bạn có một mục tiêu rõ ràng để điều chỉnh và
đối chiếu với tiến trình thực tế của dự án.
Với đường cơ sở, bạn có thể xác định được những phần mục tiêu chính của dự án và đảm bảo
rằng công việc đang diễn ra theo đúng lộ trình. Điều này đảm bảo rằng dự án của bạn có khả
năng hoàn thành đúng hẹn và đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Bạn cũng có thể sử
dụng đường cơ sở để đánh giá hiệu suất của các yếu tố quan trọng khác nhau trong dự án và
tìm ra các kế hoạch cải tiến khi cần thiết. 3.
Nút cổ chai (Bottleneck) trong một kếế hoạch dự án có thể xảy ra bấtế cứ lúc nào trong quá
trình triển khai và ảnh hưởng đếến việc hoàn thành các nhiệm vụ trong dự án. Được hiểu là một
điểm tắcế ngheẽn, nút cổ chai gấy ra sự đình trệ, làm chậm tiếnế độ và gấy đội ngũ thực hiện mấết
thời gian và nắng lượng trong việc vượt qua khó khắn này. Điếều này có thể xảy ra do nhiếều nguyến
nhấn khác nhau, như sự thiếếu tài nguyến, không phấn chia công việc đúng cách, sự cạnh tranh vếề
nguôền lực hay thậm chí là vấến đếề cấếu trúc tổ chức. Để tránh và giải quyếết tình huôếng này,
quản lý dự án cấền xác định và đưa ra các biện pháp ưu tiến để xử lý nút cổ chai, tạo điếều kiện
thuận lợi cho tiếến trình làm việc và đảm bảo việc hoàn thành dự án đúng tiếnế độ. 4.
Quản lý sự thay đổi dự án là một quy trình cấền thiếết trong quản lý dự án tập trung vào
xem xét tấtế cả các thay đổi đếề xuấết, phế duyệt chúng và thực hiện các thay đổi liến quan đếến
sản phẩm, nguôền lực, tài liệu dự án và kếế hoạch quản lý dự án của dự án. Quy trình này đảm bảo
rắnềg bấtế kỳ sửa đổi hoặc điếều chỉnh nào được đánh giá và thực hiện một cách đúng đắến để phù
hợp với mục tiếu và mục đích tổng thể của dự án. Quản lý thay đổi hiệu quả giúp duy trì chấết lượng
dự án, giảm thiểu rủi ro và tạo điếuề kiện thuận lợi cho việc chuyển giao dự án hiệu quả. Nó bao
gôềm đánh giá cẩn thận vếề tác động, khả thi và rủi ro tiếmề nắng liến quan đếnế môẽi thay đổi đế
ềxuấết, cũng như giao tiếếp rõ ràng và điếều phôếi giữa các bến liến quan trong dự án để đảm bảo
việc triển khai trơn tru và thành công. Bắềng cách quản lý thay đổi một cách tích cực, nhà quản lý dự
án có thể hiệu quả thích ứng với yếu cấều và động lực thay đổi, nấng cao tổng thể thành công của dự án.
9. Theo dõi (Follow up) là một hoạt động quan trọng trong quá trình hoàn thiện dự án. Hoạt động
này có vai trò tìm hiểu, đánh giá và theo dõi các công việc, nhiệm vụ đã được giao cho từng thành
viến trong dự án. Theo dõi giúp cho người quản lý dự án biếết được tiếến độ thực tếế của dự án, từ
đó có thể đưa ra phương án phù hợp để giải quyếết các vấnế đếề phát sinh. Việc theo dõi kyẽ càng
còn giúp cho các thành viến trong dự án cảm thấếy được sự quan tấm và sự hôẽ trợ, tắng tính kỷ
luật và nấng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ.
11. Quản lý vấến đếề (Issue Management) là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án vì nó giúp
xác định và giải quyếết những vấến đếề có thể xảy ra trong suôết vòng đời dự án. Những vấến đế
ềnày có thể phát sinh từ những vấến đếề kyẽ thuật đếến những tình huôếng không lường trước và
có thể gấy gián đoạn tiếến độ và mục tiếu của dự án. Quá trình quản lý vấnế đếề bao gôềm một
phương pháp tiếếp cận định hướng giải quyếết vấến đếề bao gôềm nhận dạng, đánh giá, ưu tiến và
giải quyếết vấến đếề. Cấền có một chiếến lược quản lý vấnế đếề hợp lý để đảm bảo đội dự án có thể
giải quyếết các vấến đếề một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu tác động của chúng đếnế
tiếến độ và kếết quả mong muôến của dự án. Việc không quản lý vấến đếề một cách hiệu quả có thể lOMoAR cPSD| 46836766
dấẽn đếnế chậm tiếến độ, tắng chi phí và thậm chí là thấết bại dự án. Do đó, việc có một quá trình
quản lý vấnế đếề hiệu quả có thể đóng góp đáng kể vào thành công của dự án.
13. Kickoff Meeting là cuộc họp đấều tiến giữa người quản lý dự án, các bến liến quan đếến dự án và
nhóm thực hiện 1 dự án cụ thể. Kickoff Meeting là cơ hội để mọi người trong dự án thảo luận vếề
tiếến trình, phạm vi, mục tiếu, trách nhiệm của dự án và cung cấếp đấềy đủ thông tin vếề dự án.Một
dự án thành công luôn bắết đấều từ một cuộc họp khởi động tuyệt vời. Đấy là cuộc họp ban đấều
giữa quản lý dự án, các bến liến quan và nhóm thực hiện dự án cụ thể. Quan trọng của cuộc họp này
không thể nói quá. Đấy là cơ hội để tấtế cả mọi người tham gia vào dự án tụ họp và thảo luận vếề
tiếến độ, phạm vi, mục tiếu, trách nhiệm của dự án và cung cấếp thông tin cấnề thiếết vếề dự án.
Cuộc họp khởi động giúp thiếết lập kếnh thông tin rõ ràng và đảm bảo tấết cả mọi người cùng chung
một trang, điếuề này rấết quan trọng đôếi với thành công của bấtế kỳ dự án nào. Quản lý dự án nến
đảm bảo cuộc họp được tổ chức tôết và mọi người được cơ hội đóng góp và đặt cấu hỏi.
16. Cột môcế (Milestone) là điểm môcế thể hiện mục tiếu tiếến độ trong tiếến trình dự án. Thông
thường, milestone được đặt ra để đánh dấếu sự hoàn thành của một phấền công việc hoặc một
bước quan trọng trong quá trình phát triển dự án. Điếều này giúp cho các thành viến trong đội ngũ
dự án có thể theo dõi và đánh giá đúng hơn vếề tiếến độ. Bến cạnh đó, việc hoàn thành các
milestone đúng hạn cũng giúp cho dự án không bị trếẽ tiếến độ hoặc vượt quá ngấn sách dự kiếến.
Chính vì thếế, việc đặt ra và hoàn thành các milestone rấết quan trọng trong một dự án.
18. Nhà quản lý dự án (Project Manager) là người chịu trách nhiệm quản lý các nhiệm vụ và đảm bảo
dự án luôn đi đúng hướng. Từ kếế hoạch đếến triển khai và điếều khiển, nhà quản lý dự án seẽ giám
sát mọi khía cạnh của dự án từ đấuề đếnế cuôếi. Họ làm việc để tạo ra một lộ trình cho dự án, đếề
xuấtế các thời gian, ngấn sách và các chỉ sôế hiệu suấết chính. Khi dự án tiếến triển, họ liến tục giám
sát tiếến độ đôếi với các chỉ mục này, xác định bấtế kỳ vấnế đếề nào có thể ảnh hưởng đếến thành
công của dự án. Giao tiếpế là rấết quan trọng đôếi với nhà quản lý dự án, người phải giữ cho tấết cả
các bến liến quan được thông báo vếề tiếến độ của dự án, bao gôềm các thành viến trong nhóm,
khách hàng và nhà tài trợ. Hiểu được tấềm quan trọng của vai trò của mình, nhà quản lý dự án phải
có kinh nghiệm trong quản lý dự án và được kyẽ nắng lập kếế hoạch, giải quyếết vấến đếề và ra quyếết định.
34. Quản lý nguônề lực (Resource Management) là việc lập kếế hoạch, lến lịch và phấn bổ các
nguôền lực nhắềm tôếi đa hóa hiệu quả của dự án. Bắềng cách đánh giá nhu cấều và yếu cấều của
dự án, tạo ra kếế hoạch toàn diện và theo dõi sát sao việc sử dụng tài nguyến trong suôết vòng đời
của dự án, tổ chức có thể tôếi ưu hóa việc phấn bổ tài nguyến, giảm thiểu những thắết bottleneck và
nấng cao hiệu suấết tổng thể của dự án. Một chiếến lược quản lý tài nguyến được thực hiện tôết
không chỉ đảm bảo tiếến trình suôn sẻ của dự án mà còn giúp đáp ứng kỳ vọng của các bến liến quan
và cung cấpế kếết quả chấết lượng cao.
38. Báo cáo tình trạng (Status Report) đóng vai trò then chôết trong quản lý dự án. Đấy là một tài liệu
hình thức cung cấpế chi tiếtế toàn diện vếề tiếến độ của một dự án so với kếế hoạch thời gian đã
định. Báo cáo này nhắềm cung cấếp cho tấết cả các bến liến quan một tổng quan vếề tình trạng hiện
tại của dự án, bao gôềm các chướng ngại vật hoặc thách thức mà nhóm đã gặp phải và các biện pháp
đã thực hiện để giải quyếết chúng. Một Báo cáo tình trạng chấết lượng được coi là một công cụ giao
tiếếp đảm bảo tính minh bạch và giúp cho tấtế cả mọi người được thông báo, bao gôềm đội ngũ dự
án, khách hàng, chính quyếền và các bến liến quan khác. Tạo và chia sẻ Báo cáo tình trạng đúng thời
gian và định kỳ là một hoạt động cực kỳ quan trọng giúp bạn tiến đoán trước các tình huôếng bấết
ngờ, nấng cao quy trình ra quyếết định và tắng khả nắng thành công của dự án. lOMoAR cPSD| 46836766
17. Ngấn sách dự án (Project Budget) là tổng chi phí cấnề thiếtế để hoàn thành dự án trong khoảng
thời gian cụ thể. Thông thường, ngấn sách dự án bao gôềm chi phí lao động, nguyến vật liệu và chi
phí vận hành. Tuy nhiến, để đảm bảo dự án được triển khai một cách hiệu quả, việc xác định và
điếều chỉnh ngấn sách dự án là rấết quan trọng. Đấều tiến, việc ước lượng chi phí lao động phải dựa
trến sôế lượng nhấn công cấnề thiếtế và mức lương của từng công việc. Nhấn công không chỉ bao
gôềm công nhấn trực tiếếp tham gia vào dự án mà còn bao gôềm các chuyến gia, kyẽ sư và quản lý
dự án. Nguyến vật liệu cũng là một yếếu tôế quan trọng trong ngấn sách dự án. Việc xác định danh
sách và khôếi lượng nguyến vật liệu cấền thiếết seẽ giúp ước lượng chi phí chính xác hơn. Ngoài ra,
chi phí vận hành cũng phải được xem xét, bao gôềm chi phí sửa chữa và bảo trì, chi phí đào tạo nhấn
viến, và chi phí quản lý dự án. Tổng cộng, việc lập và duy trì một ngấn sách dự án chính xác là quan
trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án.
4. Giai Đoạn (Phase) là một phấền quan trọng của bấết kỳ dự án nào, thường là một giai đoạn cụ thể
trong quá trình thi hành tổng thể của dự án, được thiếết kếế để đạt được mục tiếu cụ thể. Môẽi giai
đoạn đóng vai trò như một khôếi xấy dựng, góp phấền vào thành công tổng thể của dự án. Các giai
đoạn này giúp phấn rã dự án thành các phấền quản lý được, đảm bảo rắềng môẽi bước được tập
trung vào việc đạt được một mục tiếu cụ thể và mang lại kếết quả đáng đo lường. Bắềng cách chia
dự án thành các giai đoạn, người quản lý dự án có thể hiệu quả lập kếế hoạch và phấn bổ nguôền
lực, theo dõi tiếến độ và điếều chỉnh cấền thiếết khi cấnề. Ngoài ra, việc sử dụng các giai đoạn cung
cấếp cho các bến liến quan sự hiểu rõ vếề tiếnế độ của dự án và cho phép truyếền thông và cộng tác
tôết hơn giữa các thành viến trong nhóm. Đôếi với người quản lý dự án, quan trọng để định nghĩa và
phấn định rõ ràng từng giai đoạn, đảm bảo rắềng các mục tiếu đã được định nghĩa rõ ràng và phù
hợp với mục tiếu tổng thể của dự án. Hơn nữa, sắếp xếpế các giai đoạn theo trình tự hợp lý có thể
giúp tôếi ưu hóa thời gian dự án và tắng cường hiệu suấết. Bắềng cách tích hợp mục tiếu rõ ràng và
các giai đoạn được cấuế trúc tôết, người quản lý dự án có thể hiệu quả đẩy dự án đếến hoàn thành
thành công và đáp ứng các kếết quả mong muôến.
10. Độ Ước Lượng (Estimation): Xác định thời gian, nguôền lực hoặc ngấn sách cấnề thiếết cho môẽi
phấnề của dự án. Qua quá trình ước tính chính xác, người quản lý dự án có thể đưa ra quyếết định
thông tin vế ềthời gian, phấn phôếi tài nguyến một cách hiệu quả và lập kếế hoạch ngấn sách dự án
phù hợp. Việc ước tính bao gôềm xem xét các yếếu tôế khác nhau như độ phức tạp của các nhiệm
vụ, tính sắnẽ có của tài nguyến, dữ liệu lịch sử và các rủi ro tiếềm nắng. Việc đạt được sự cấn bắnềg
giữa việc ước tính quá cao và quá thấpế là điếuề cấnề thiếết để đảm bảo rắềng dự án được lập kếế
hoạch và thực hiện một cách thực tiếẽn 15.
Đánh Giá Tiếến Độ (Progress Evaluation): Quá trình xác định và đánh giá tiếến độ của dự án,
so sánh với kếế hoạch ban đấuề. Bắềng cách theo dõi tiếến trình một cách cẩn thận, các quản lý dự
án có thể nhận ra bấết kỳ sai lệch nào so với kếế hoạch ban đấuề và thực hiện các biện pháp chỉnh
sửa cấền thiếết để đảm bảo hoàn thành dự án thành công. Đánh giá tiếến trình cũng cho phép các
bến liến quan có cái nhìn sấu hơn vếề hiệu quả và hiệu suấết của việc thực thi dự án, từ đó họ có thể
đưa ra các quyếết định và điếều chỉnh thông minh theo cấnề thiếết. Nhìn chung, việc đánh giá tiếến
trình đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án, cho phép theo dõi liến tục và nấng cao hiệu suấtế dự án. 16.
Hiệu Suấtế (Performance): Sự hoàn thành và chấết lượng của công việc hoặc nhiệm vụ được
thực hiện trong dự án. Đánh giá hiệu suấết dựa trến nhiếều yếếu tôế khác nhau như đáp ứng thời
hạn, tuấn thủ các tiếu chuẩn chấết lượng và đạt được kếết quả mong muôến. Bắềng cách tập trung
vào hiệu suấết, quản lý dự án và các thành viến trong nhóm có thể theo dõi tiếến độ, xác định các
lĩnh vực cấnề cải thiện và đảm bảo thành công tổng thể của dự án. Cho dù đó là đáp ứng các môếc lOMoAR cPSD| 46836766
quan trọng, cung cấpế sản phẩm chấết lượng cao hoặc vượt qua mong đợi của khách hàng, hiệu
suấết đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện thành công dự án. Cấền thiếết để xác định tiếu
chí hiệu suấết rõ ràng và đánh giá và phấn tích hiệu suấết thường xuyến để thúc đẩy cải tiếến liến
tục và đạt được mục tiếu dự án. Nhìn chung, hiệu suấết là một yếếu tôế cấnề thiếết của quản lý dự
án, thúc đẩy nắng suấết, hiệu quả và thành công cuôếi cùng của dự án. 17.
Theo Dõi (Monitoring): Quá trình theo dõi tiếến độ, hiệu suấết và các chỉ sôế quan trọng của
dự án. Quá trình giám sát bao gômề việc quan sát kyẽ lưỡng các chỉ sôế hiệu suấết chính của dự án,
như chi phí, lịch trình và phạm vi, và so sánh chúng với mục tiếu đã lến kếế hoạch. Điếều này giúp
người quản lý dự án xác định bấết kỳ vấến đếề tiếmề nắng hoặc rủi ro nào có thể ảnh hưởng đếến
thành công của dự án và tiếến hành các biện pháp khắếc phục cấnề thiếết để giải quyếết chúng.
Ngoài ra, việc giám sát cũng giúp đảm bảo rắềng dự án đang tiếến triển theo kếế hoạch và mọi thay
đổi được quản lý và kiểm soát một cách hiệu quả. Do đó, một quy trình giám sát được lến kếế hoạch
tôết là rấết quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.
4 Quản lý nhiệm vụ (Task Management )
04. Quản lý nhiệm vụ (Task Management) Quản lý nhiệm vụ là quá trình điều phối, theo dõi
và kiểm soát các công việc cần hoàn thành trong dự án. Nhiệm vụ là những nhiệm vụ cụ thể
được giao cho các thành viên trong nhóm làm việc. Để quản lý nhiệm vụ hiệu quả, quản lý
cần phân chia công việc, thiết lập mục tiêu, đặt lịch trình và giám sát tiến độ thực hiện nhiệm vụ.
Quản lý nhiệm vụ đòi hỏi sự phân công rõ ràng, định rõ trách nhiệm và cung cấp hướng dẫn
cần thiết cho các thành viên. Đồng thời, quản lý cần theo dõi tiến độ, phản hồi và giải quyết
các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Quản lý nhiệm vụ đảm bảo tính kỷ
luật và sự liên kết giữa các công việc con để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng cao.
5 Lịch trình (Schedule )
Lịch trình (Schedule): Đây là một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, nó giúp xác định
thời gian và thứ tự các công việc cần thực hiện. Lịch trình sẽ chỉ ra các bước tiến hành và thời
điểm hoàn thành của từng công việc. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn đánh giá thời gian cần
thiết cho mỗi công việc và ước tính tổng thời gian hoàn thành dự án. Lịch trình giúp đảm bảo
rằng các công việc được tiến hành đúng thời hạn và giúp quản lý thời gian hiệu quả. Nó cũng
là công cụ hữu ích để theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Vì vậy, việc xây
dựng và duy trì lịch trình chính là một bước quan trọng để đảm bảo thành công của dự án. 6 Gantt Chart
Gantt Chart (Biểu đồ Gantt) là một công cụ hữu ích trong quản lý dự án. Nó giúp bạn theo dõi
và lập kế hoạch về thời gian cho các công việc trong dự án. Biểu đồ Gantt thể hiện các công
việc ở dạng dạng thanh từ trái sang phải, với trục ngang thể hiện thời gian và trục dọc thể hiện các công việc.
Bạn có thể dễ dàng nhận ra các khối thời gian cho mỗi công việc và xem xét lịch trình dự án
một cách tổng thể. Nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về quá trình, thời gian và tiến độ của dự án.
Bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt, bạn có thể xác định đúng thời gian cần thiết cho từng công
việc và lên kế hoạch phù hợp. lOMoAR cPSD| 46836766
Tuy nhiên, biểu đồ Gantt cũng có một số hạn chế. Nó chỉ cho bạn biết được thời gian dự kiến
và thực tế của mỗi công việc, nhưng không cung cấp thông tin về độ ưu tiên, mức độ quan
trọng hay liên kết giữa các công việc. Nên kết hợp với các công cụ khác để tối ưu quản lý dự án của bạn.
7 Hạn chế tài nguyên (Resource Constraint )
Hạn chế tài nguyên (Resource Constraint): Đây là một khái niệm thú vị trong quản lý dự án.
Nó giới hạn số lượng tài nguyên, bao gồm cả người và vật liệu, có sẵn cho dự án. Ý tưởng ở
đây là bạn không có đủ tài nguyên để làm việc, nhưng vẫn phải hoàn thành dự án. Đó là một
thách thức thực sự đấy! Nếu bạn không thể nhân rộng số lượng người làm việc hoặc tăng số
lượng nguyên liệu, bạn phải đảm bảo sự tận dụng hiệu quả các tài nguyên hiện có. Điều này
cần sự sắp xếp thông minh và quản lý thực hiện kỹ lưỡng. Hạn chế tài nguyên là một trong
những thách thức lớn nhất trong quản lý dự án, nhưng nếu bạn áp dụng các chiến lược và
phương pháp phù hợp, bạn có thể vượt qua nó một cách thành công.
9 Độ ưu tiên (Priority )
Độ ưu tiên (Priority): Điểm này khá quan trọng trong quản lý dự án. Chúng ta cần xác định
những công việc quan trọng nhất và ưu tiên xử lý chúng trước. Nhưng đừng lạm dụng quyền
ưu tiên, vì nếu chúng ta ưu tiên tất cả mọi thứ thì không gì là ưu tiên nữa cả. Đôi lúc, các
công việc không quan trọng nhưng dễ dàng được hoàn thành sẽ khiến chúng ta dành quá
nhiều thời gian cho chúng, làm suy yếu sự ưu tiên thực sự. Vì vậy, cần phân biệt đúng những
công việc quan trọng và không quan trọng, để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trước.
10 Con Gấu trên tường (RACI )
10. Con Gấu trên tường (RACI): Phương pháp quản lý dự án được tổ chức bởi một con gấu
đang leo tường (đáng chú ý là nó không phải là một con gấu thực sự). Đúng, bạn không nghe
nhầm, một con gấu! Nhiệm vụ của con gấu là đảm bảo rằng mỗi nhóm và cá nhân được gán
trách nhiệm chính xác cho công việc của họ.
RACI là viết tắt của Responsible, Accountable, Consulted, và Informed. Mỗi từ này tương
ứng với một vai trò trong dự án. Ai đó được gán vai trò người chịu trách nhiệm (Responsible)
sẽ là người thực hiện công việc. Người chịu trách nhiệm (Accountable) là người phải chịu
trách nhiệm cuối cùng và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn và chất lượng. Người
được tham khảo (Consulted) là những người cần được thảo luận và đưa ra ý kiến về công
việc. Cuối cùng, người được thông báo (Informed) chỉ cần biết về tiến trình công việc mà
không cần tham gia trực tiếp.
Với RACI, bạn không cần phải lo lắng về việc khai báo rõ ràng vai trò và trách nhiệm của
mỗi người trong dự án. Chỉ cần tin tưởng vào con gấu của bạn và họ sẽ giúp bạn đồng bộ hóa
và tổ chức công việc của mọi người. Hãy gọi một con gấu ngay hôm nay và trở thành một
nhà quản lý dự án chuyên nghiệp!
11 Nguyên tắc Pareto (Pareto Principle )
11. Nguyên tắc Pareto (Pareto Principle) Thuật ngữ này được đặt theo tên của nhà kinh tế
người Ý- Vilfredo Pareto. Ông này nổi tiếng với quy tắc 80/20. Ý tưởng chính của nguyên tắc lOMoAR cPSD| 46836766
này là 20% công việc tạo ra 80% kết quả, và ngược lại. Vì vậy, bạn phải tập trung vào 20%
công việc quan trọng nhất để đạt được 80% hiệu quả.
Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một dự án, nguyên tắc Pareto sẽ giúp bạn nhận ra rằng 20%
nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ mang lại 80% giá trị và thành công cho dự án. Vì vậy, hãy đảm
bảo rằng bạn đặt ưu tiên cho những nhiệm vụ này và làm chúng trước tiên.
Quy tắc 80/20 còn có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý công việc
cá nhân đến tiếp thị và kinh doanh.
12 Nguyên tắc 80/20 (80/20 Principle )
Nguyên tắc 80/20 (80/20 Principle): Nguyên tắc này cho rằng trong mọi tình huống, 80% kết
quả có thể được đạt được từ 20% công sức. Ví dụ, khi bạn hoàn thành 20% công việc đầu
tiên, bạn đã hoàn thành 80% thành tựu. Thật là một nguyên tắc tuyệt vời, đúng không? Với
nguyên tắc này, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất và những nỗ lực
mang lại hiệu quả cao nhất. Nếu bạn muốn nắm vững nguyên tắc này, hãy đếm số lần bạn ăn
bánh quy trong hộp và lượt xem phim trong tuần. Tôi chắc chắn bạn sẽ phát hiện ra một sự khái quát thú vị!
13 Bảng điều khiển (Dashboard )
Bảng điều khiển (Dashboard): Đây là công cụ mà các nhà quản lý dự án thích sử dụng để làm
cho dự án của họ trông chuyên nghiệp hơn. Với bảng điều khiển, bạn có thể xem tổng quan
về tiến độ, tài nguyên và hiệu suất của dự án một cách dễ dàng. Bạn sẽ biết được những phần
của dự án đang tiến triển tốt và những phần đòi hỏi sự chú ý đặc biệt. Bảng điều khiển sẽ
cung cấp cho bạn thông tin quan trọng để bạn có thể định hình lại và điều chỉnh chiến lược
của mình để đảm bảo dự án thành công. 14 Phạm vi (Scope )
Phạm vi (Scope): Phạm vi là giới hạn và phạm vi của một dự án, xác định rõ nhiệm vụ và kết
quả cuối cùng cần đạt được. Nó định rõ những gì sẽ được làm và những gì sẽ không được làm
trong dự án. Quản lý phạm vi như việc xác định, đặt rõ và bảo vệ ranh giới của dự án. Điều
này giúp tránh nhầm lẫn, mơ hồ và đảm bảo rằng dự án sẽ hoàn thành đúng theo kế hoạch.
Thông qua việc xác định phạm vi, các bên liên quan dự án có thể hiểu rõ ràng về mục tiêu,
nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động. Việc quản lý phạm vi tốt giúp đảm bảo rằng dự án sẽ không
bị lan truyền quá mức và không phát sinh những yêu cầu không liên quan. Nó là một yếu tố
cực kỳ quan trọng trong quản lý dự án để đảm bảo sự thành công và đúng thời gian của dự án.
Ví dụ, nếu phạm vi bị mở rộng quá nhiều, dự án có thể trở nên không khả thi và khó kiểm soát.
Vì vậy, việc quản lý phạm vi kỹ lưỡng và định rõ các ràng buộc có thể giúp dự án diễn ra một
cách suôn sẻ và đạt được các mục tiêu dự án một cách hiệu quả. Hãy nhớ rằng, phạm vi có
thể thay đổi trong suốt quá trình dự án, do đó nó cần được kiểm soát chặt chẽ và được phê
duyệt bởi các bên liên quan. Tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một thuật ngữ quan
trọng khác trong quản lý dự án. lOMoAR cPSD| 46836766
15 Tiến trình (Progress )
Tiến trình dự án là một khía cạnh quan trọng trong quản lý dự án. Nó liên quan đến việc theo
dõi và đánh giá tiến độ của các hoạt động và công việc trong dự án. Khi tiến trình được theo
dõi chặt chẽ, bạn có thể đảm bảo rằng dự án đang diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu bạn thấy
rằng công việc đang chậm trễ hoặc không đạt chuẩn, bạn có thể thiết lập các biện pháp để cải thiện tình hình.
Theo dõi tiến trình cũng giúp bạn nhận ra những khó khăn và thách thức đang xảy ra trong dự
án. Bằng cách đánh giá tiến trình, bạn có thể xác định các vấn đề và tìm cách giải quyết
chúng ngay từ đầu, tránh để chúng phát triển thành các vấn đề lớn hơn.
Thông qua việc quan sát tiến trình, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải
thiện và điều chỉnh trong dự án. Nếu bạn thấy rằng một biện pháp không mang lại kết quả
như mong đợi, bạn có thể thay đổi hoặc điều chỉnh nó để đạt được hiệu quả tốt hơn.
Vì vậy, việc theo dõi tiến trình là rất quan trọng trong quản lý dự án. Nó giúp bạn kiểm soát,
điều chỉnh và cải thiện dự án của mình một cách hiệu quả. Hãy luôn làm theo dõi và theo dõi
tiến trình để đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra đúng kế hoạch!
16 Đánh giá dự án (Project Evaluation )
Đánh giá dự án (Project Evaluation): Đây là quá trình đánh giá toàn diện về hiệu quả và thành
công của dự án sau khi hoàn thành. Qua việc xem xét lại các mục tiêu, kết quả, vấn đề đã xảy
ra và kinh nghiệm học được, người quản lý dự án đánh giá sự thành công và đưa ra các đề
xuất cải thiện cho các dự án tương lai. Đánh giá dự án giúp học hỏi từ những sai lầm, khám
phá những điểm mạnh và yếu của quá trình quản lý dự án và tăng cường khả năng thích nghi
cho các dự án tương lai. Vì dự án không phải lúc nào cũng thành công hoàn hảo, việc đánh
giá dự án là một công cụ hữu ích giúp hoàn thiện quá trình quản lý dự án.
17 Nghiệp vụ (Business Case )
Nghiệp vụ (Business Case): Nếu bạn muốn thực hiện một dự án, bạn nên có một nghiệp vụ rõ
ràng. Nghiệp vụ giúp bạn xác định lợi ích, giá trị và các khả năng của dự án. Nó cũng định rõ
những rủi ro, thách thức và tác động của dự án. Bằng cách xây dựng một nghiệp vụ chất
lượng, bạn có thể thuyết phục được những người quyết định và đảm bảo rằng dự án được
triển khai một cách hiệu quả. Hãy nhớ, nghiệp vụ không chỉ là một cái tên giá trị, mà là một
bản mô tả chi tiết và thuyết phục về những gì bạn muốn đạt được và làm trong dự án của mình.
18 Quản lý rủi ro (Risk Management )
Quản lý rủi ro (Risk Management): Rủi ro là điều không thể tránh khỏi trong quản lý dự án,
nếu bạn đã từng có kinh nghiệm làm dự án thì chắc hẳn bạn đã gặp ít nhất một rủi ro. Quản lý
rủi ro là việc xác định và đánh giá các rủi ro tiềm tàng, sau đó phát triển các chiến lược và kế
hoạch để giảm thiểu tác động của chúng đến dự án. Một phần quan trọng của quản lý rủi ro là
việc theo dõi và kiểm soát các rủi ro trong suốt quá trình dự án để đảm bảo rằng các biện
pháp phòng ngừa đã được triển khai đúng cách. Quản lý rủi ro là một yếu tố quan trọng để
đảm bảo sự thành công của dự án và tránh những hậu quả không mong muốn. lOMoAR cPSD| 46836766 Kết luận
Vậy là chúng ta đã đi qua 29 thuật ngữ quan trọng trong quản lý dự án. Nói thật là còn nhớ
phải ở trong cái... nghĩa đen của từ "kết luận" mà chúng ta đã đi chém gió qua từng tiêu đề rồi
chứ. Nhưng rồi cùng nhau, đã có khá nhiều từ ngữ về quản lý dự án thoả mãn trí tò mò trong
bạn. Từ Agile Project Management cho đến Gantt Chart, từ Risk Management cho đến
Business Case, tất cả đều là những từ khóa để bạn có thể định nghĩa, nắm vững và áp dụng
vào thực tế. Vậy làm sao để kết luận? Có lẽ không có điểm, không có từ ngữ chắc chắn để
khép lại chuyện hôm nay. Chỉ còn một điều duy nhất, đó là hãy luôn tìm hiểu và trau dồi kiến
thức thú vị này, vì quản lý dự án không bao giờ làm chán chường!