Chức năng quản trị tại CTCP thực phẩm dinh dưỡng tại Nutifood | Bài thảo luận quản trị học

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÀI THẢO LUẬN
ĐỀ TÀI: NGHIÊN CỨU CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ.
VÍ DỤ MINH HỌA TẠI CTCP THỰC PHẨM DINH DƯỠNG NUTIFOOD. BỘ MÔN: QUẢN TRỊ HỌC
LỚP HỌC PHẦN: 231_BMGM0111_08
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THANH HẢI Hà Nội – 2023 MỤC LỤC
MỞ ĐẦU...........................................................................................................................
NỘI DUNG.......................................................................................................................
CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG...................................................
1.1. Nhà quản trị....................................................................................................5
1.1.1. Khái niệm.....................................................................................................5
1.1.2. Vai trò của nhà quản trị................................................................................5
1.2.3. Các cấp bậc nhà quản trị...............................................................................6
1.2. Chức năng của nhà quản trị.............................................................................7
1.2.1. Chức năng hoạch định..................................................................................8
1.2.1.1. Khái niệm, phân loại và các nguyên tắc hoạch định..............................8
1.2.1.2. Nội dung hoạch định...............................................................................8
1.2.1.3. Một số công cụ hoạch định....................................................................9
1.2.2. Chức năng tổ chức.......................................................................................10
1.2.2.1. Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức.........................................10
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức......................................................................................10
1.2.2.3. Phân quyền...........................................................................................11
1.2.2.4. Hệ thống tổ chức không chính thức......................................................12
1.2.2.5. Văn hoá tổ chức....................................................................................12
1.2.3. Chức năng lãnh đạo.....................................................................................12
1.2.3.1 Khái niệm và các nguyên tắc lãnh đạo..................................................13
1.2.3.2. Phong cách lãnh đạo............................................................................13
1.2.3.3. Động cơ................................................................................................13
1.2.3.4. Lãnh đạo nhóm.....................................................................................14
1.2.3.5. Giải quyết xung đột...............................................................................15
1.2.4. Chức năng kiểm soát...................................................................................16
1.2.4.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát................................................16
1.2.4.2. Các loại kiểm soát................................................................................16
1.2.4.3. Quy trình kiểm soát...............................................................................16
1.3. Thông tin và ra quyết định quản trị...............................................................17
1.3.1. Thông tin quản trị........................................................................................17
1.3.1.1. Khái niệm và vai trò của thông tin........................................................17
1.3.1.2. Phân loại thông tin quản trị..................................................................17 1
1.3.1.3. Hệ thống thông tin quản trị...................................................................18
1.3.1.4. Truyền thông trong tổ chức...................................................................18
1.3.2. Quyết định quản trị......................................................................................19
1.3.2.1. Khái niệm và yêu cầu đối với quyết định quản trị.................................19
1.3.2.2. Các loại quyết định quản trị.................................................................20
1.3.2.3. Ra quyết định quản trị..........................................................................20
CHƯƠNG II: TÌNH HUỐNG.......................................................................................
2.1. Xây dựng tình huống.......................................................................................21
2.2. Phân tích tình huống.......................................................................................22
2.2.1. Chức năng nhà quản trị...............................................................................22
2.2.2. Thông tin và quyết định...............................................................................24
2.2.3. Chức năng tổ chức.......................................................................................25
2.3. Định hướng, giải pháp cho những hạn chế (nhược điểm)............................29
2.3.1. Chức năng nhà quản trị...............................................................................29
2.3.2. Thông tin và quyết định...............................................................................30
2.3.3. Chức năng tổ chức.......................................................................................30
2.3.4. Chức năng kiểm soát...................................................................................32
KẾT LUẬN.....................................................................................................................
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................... 2 MỞ ĐẦU
Sau nhiều năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước chuyển biến
khích lệ, cơ cấu kinh tế thay đổi mạnh mẽ, nền CNH-HĐH ngày càng phát triển, tạo
điều kiện cho nhiều ngành kinh doanh phát triển, trong đó có ngành chế biến thực phẩm.
Nhiều công ty và doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các công ty và doanh nghiệp
nhỏ và vừa họ thường bị cuốn theo vòng xoáy của công việc phát sinh hằng ngày (sản
xuất, bán hàng, tìm kiếm khách hàng, giao hàng, thu tiền,…) hầu hết những công việc
này được giải quyết theo yêu cầu phát sinh, xảy ra đến đâu giải quyết đến đó chứ
không hề được hoạch định hay đưa ra một chiến lược một cách bài bản, quản lý một
cách có hệ thống và đánh giá hiệu quả một cách có khoa học. Các cấp quản lý họ bị
các công việc “dẫn dắt” đến mức lạc đường lúc nào không biết, không định hướng rõ
ràng mà chỉ thấy ở đâu có lối thì đi, mà càng đi lại càng lạc đường. Đó là cái mà các
công ty và doanh nghiệp Việt Nam cần phải thay đổi trong xu hướng toàn cầu hóa hiện
nay, bởi hiện nay chúng ta đang ngày càng cạnh tranh với các công ty, doanh nghiệp
hùng mạnh trên thế giới và việc các công ty, doanh nghiệp phải xác định rõ ràng được
mục tiêu, hướng đi, vạch ra một con đường hợp lý và phân bổ các nguồn lực một cách
tối ưu để đảm bảo đi đến mục tiêu đã định trong quỹ thời gian cho phép. Và chức năng
tổ chức doanh nghiệp cho phép chúng ta hoàn thiện quá trình đó. Chức năng tổ chức
doanh nghiệp là xương sống của mọi quản trị chuyên ngành. Ở đâu cần có một hệ
thống quản lý bài bản, chuyên nghiệp được vận hành tốt, ở đó không thể thiếu các
cuộc họp quan trọng bàn về tổ chức doanh nghiệp. Vì vậy mà nhiệm vụ hàng đầu của
bất kỳ một nhà quản trị nào là phải hiểu rõ và nhận thức đúng đắn về công việc này để
không để mắc những sai lầm mà đôi khi chúng ta phải trả giá bằng cả sự sống còn của doanh nghiệp.
Trong những năm qua, mặc dù đã phải cạnh tranh với các sản phẩm sữa và các sản
phẩm chế biến từ sữa khác của thị trường trong và ngoài nước. Bằng mọi nỗ lực, công
ty Nutifood đã duy trì được vai trò của mình trên thị trường và vị thế cạnh tranh với
các nhãn hiệu sữa nước ngoài tại Việt Nam. Với mục đích phân tích công ty Nutifood 3
để đưa ra các nền tảng, đồng thời cách thức công ty xây dựng lợi thế cạnh tranh. Vì
vậy nhóm chúng em xin phép dược đưa ra chức năng tổ chức của công ty Nutifood. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG. 1.1. Nhà quản trị. 1.1.1. Khái niệm.
Nhà quản trị có thể được hiểu theo các góc độ và cách tiếp cận khác nhau
- Theo chức năng quản trị: nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Theo hoạt động tác nghiệp: nhà quản trị là người đảm nhận chức vụ nhất định trong
tổ chức, điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền và chịu trách
nhiệm trước kết quả hoạt động.
1.1.2. Vai trò của nhà quản trị.
Nhà quản trị có vai trò quan trọng, quyết định các mối quan hệ trong và ngoài tổ
chức, triển khai các công việc của tổ chức để đạt được mục tiêu đề. - Vai trò liên kết:
+ Nhà quản trị là người đại diện: thay mặt, biểu tượng, hình ảnh tổ chức.
+ Nhà quản trị là người lãnh đạo: định hướng, điều khiển, phân công, tổ chức.
+ Nhà quản trị là người tạo ra các mối quan hệ: phối hợp, cầu nối, tạo các mối liên hệ,.... - Vai trò thông tin:
+ Vai trò tiếp nhận thông tin bao gồm thông tin bên trong và bên ngoài.
+ Vai trò xử lý thông tin: chọn lọc, xử lý thông tin; chuyển hóa thông tin thành dữ liệu quản trị.
+ Vai trò truyền đạt và cung cấp thông tin: truyền đạt thông tin trong nội bộ, cung
cấp thông tin cho cấp trên; cung cấp thông tin ra bên ngoài. - Vai trò ra quyết định: 4
+ Vai trò phụ trách: thực hiện chức năng nhiệm vụ; chủ trì, khởi xướng ý tưởng
mới; dẫn dắt thành viên.
+ Phân phối các nguồn lực: nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất.
+ Vai trò loại bỏ các vi phạm: dự báo thay đổi của môi trường; giải quyết các xáo trộn.
+ Vai trò đàm phán: trao đổi, thỏa thuận; đại diện tổ chức quyết định kết quả đàm phán.
1.2.3. Các cấp bậc nhà quản trị. - Nhà quản trị cấp cao:
+ Là những người giữ các chức vụ, vị trí hàng đầu trong tổ chức.
+ Họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức.
+ Họ đưa ra các chỉ dẫn, phương hướng mang tính chiến lược trong sự cân nhắc
nguồn lực của tổ chức, cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài.
+ Nhà quản trị cấp cao cần có khả năng nhận thức, phán đoán để xử lý được lượng
thông tin lớn từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức.
+ Uy tín của các nhà quản trị cấp cao có ảnh hưởng lớn đến văn hoá và bầu không khí bên trong của tổ chức.
+ Các chức danh của nhà quản trị cấp cao thường là: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội
đồng quản trị, Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc Phó Giám Đốc.
- Nhà quản trị cấp trung:
+ Là các nhà quản trị hoạt động ở dưới các nhà quản trị cấp cao nhưng ở trên các nhà quản trị cấp cơ sở.
+ Họ trực tiếp giám sát, kiểm tra các nhà quản trị cấp cơ sở.
+ Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các chiến lược và
các chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.
+ Nhà quản trị cấp trung phải quản trị nhóm một cách linh hoạt, năng động, khuyến
khích sự hợp tác và giải quyết các xung đột. 5
+ Trong quan hệ với các nhóm khác cũng như bên ngoài, nhà quản trị cấp trung phải
đóng vai trò như là đầu mối liên kết, thu thập và cung cấp thông tin phản hồi cho các bộ phận.
+ Với chức năng liên kết, nhà quản trị cấp trung có trách nhiệm:
Hoạch định và điều phối nguồn lực.
Phối hợp các nhóm làm việc độc lập.
Chỉ đạo việc thực hiện công việc của các bộ phận.
+ Các chức danh của nhà quản trị cấp trung thường là: trưởng bộ phận, chi nhánh,
phòng, ban, đơn vị trực thuộc mà dưới đó còn có các bộ phận nhỏ hơn.
- Nhà quản trị cấp cơ sở:
+ Là những người trực tiếp theo dõi, giám sát và kiểm tra công việc của những người thừa hành.
+ Họ chịu trách nhiệm về việc sử dụng trực tiếp các nguồn lực dành cho họ.
+ Họ phân công các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên thừa hành và đảm bảo công việc
được thực hiện theo kế hoạch đã đề ra.
+ Họ thường là người trực tiếp tham gia các hoạt động tác nghiệp như các nhân viên
dưới quyền họ, thậm chí có khả năng làm tốt nhất những công việc mà những người thừa hành phải làm.
+ Đối với nhà quản trị cấp cơ sở cần có kiến thức chuyên môn, hiểu biết tốt về công
việc, các phương tiện vật chất kỹ thuật và các phương pháp trong những lĩnh vực cụ thể.
+ Các chức danh của nhà quản trị cấp cơ sở thường là: đốc công, tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca.
1.2. Chức năng của nhà quản trị.
1.2.1. Chức năng hoạch định
1.2.1.1. Khái niệm, phân loại và các nguyên tắc hoạch định.
“Hoạch định là quá trình nhà quản trị xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng các
kế hoạch hành động cần thiết để đạt mục tiêu”
- Vai trò của hoạch định: 6
+ Định hướng, thống nhất hoạt động của tổ chức, phối hợp các nỗ lực trong tổ chức.
+ Cơ sở cho phân quyền, ủy quyền và các hoạt động tiếp theo của quá trình quản trị
và triển khai các hoạt động tác nghiệp.
+ Tạo thuận lợi cho kiểm tra đánh giá, giúp làm tăng sự thành công của nhà quản trị và tổ chức.
- Phân loại hoạch định:
+ Theo thời gian: Hoạch định dài hạn; hoạch định trung hạn; hoạch định ngắn hạn.
+ Theo cấp độ: Hoạch định vi mô; hoạch định vĩ mô.
+ Theo lĩnh vực: Hoạch định nhân sự; hoạch định kinh doanh; hoạch định tài
chính; hoạch định marketing,…
+ Theo mức độ: Hoạch định chiến lược; hoạch định tác nghiệp.
+ Theo sản phẩm tạo ra: Hoạch định mục tiêu; hoạch định chiến lược; hoạch định
chính sách; hoạch định thủ tục; hoạch định quy tắc; hoạch định ngân sách; hoạch định chương trình hành động.
- Các nguyên tắc hoạch định: tập trung, dân chủ; khoa học, thực tiễn; hiệu quả; định hướng; linh hoạt.
1.2.1.2. Nội dung hoạch định.
- Hoạch định sứ mệnh, tầm nhìn. - Hoạch định mục tiêu:
+ Mục tiêu chung, mục tiêu bộ phận.
+ Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng.
+ Mục tiêu kinh tế, mục tiêu xã hội.
+ Mục dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
- Hoạch định chiến lược: + Quá trình chiến lược: 7 + Các cấp chiến lược:
Chiến lược cấp công ty.
Chiến lược cấp đơn vị kinh doanh.
Chiến lược cấp chức năng.
- Hoạch định kế hoạch hành động: chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình. - Hoạch định ngân sách:
+ Nhà quản trị cấp cao tuyên bố mục tiêu.
+ Các nhà quản trị bộ phận trực thuộc soạn thảo kế hoạch hành động và xác định chi phí.
+ Các nhà quản trị cấp cao xem xét đề nghị và chỉ dẫn các điều chỉnh cần thiết.
+ Nhà quản trị phê duyệt ngân sách.
1.2.1.3. Một số công cụ hoạch định.
- Mô hình SWOT: Strengths (Điểm mạnh); Weaknesses (Điểm yếu); Opportunities
(Cơ hội); Threats (Nguy cơ). - Mô hình BCG:
+ Mô hình kinh tế lượng.
+ Vận dụng lý thuyết kinh tế lượng.
+ Dự báo biến động của môi trường.
+ Cho phép đánh giá ảnh hưởng của một số biến đến kết quả thực hiện chiến lược
hay kết quả chung của tổ chức như doanh số bán, số lượng khách hàng tiếp cận. 8
1.2.2. Chức năng tổ chức.
1.2.2.1. Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức.
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các
công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân
cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc,
nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của
tổ chức. (Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019). - Vai trò:
+ Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng.
+ Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực hiệu quả nhất, đặc biệt là nguồn nhân lực.
+ Tạo môi trường làm việc thích hợp cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy tốt
nhất khả năng, năng lực.
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức: là một tập hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau có mối
liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá theo từng chức trách,
nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung
đã được xác định của tổ chức. (Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019). - Đặc điểm:
+ Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức
cho các cá nhân hay bộ phận.
+ Tính phức tạp: phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cơ cấu tổ chức.
+ Tính tiêu chuẩn hóa: phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của
mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế,…
- Một số mô hình cơ cấu tổ chức:
+ Cấu trúc tổ chức đơn giản.
+ Cấu trúc tổ chức chức năng.
+ Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm.
+ Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý. 9
+ Cấu trúc tổ chức theo khách hàng.
+ Cấu trúc tổ chức dạng ma trận.
+ Cấu trúc tổ chức hỗn hợp. 1.2.2.3. Phân quyền.
“Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá
nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.” (Nguyễn Thị Bích Loan
& Phạm Công Đoàn, 2019).
- Các hình thức phân quyền: theo chức năng và theo chiến lược.
- Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức:
+ Nhà quản trị cấp dưới gắn trực tiếp với các tình huống hơn.
+ Khuyến khích phát triển các nhà quản trị chuyên nghiệp.
+ Giúp người thừa hành có khả năng thực hiện quyền tự quản nhiều hơn. - Quá trình phân quyền:
+ Xác định mục tiêu phân quyền.
+ Tiến hành giao nhiệm vụ.
+ Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ.
+ Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ.
⇒ Trong quá trình phân quyền, nhà quản trị cần đảm bảo sự cân đối giữa nhiệm vụ và
quyền hạn phân cho cấp dưới.
- Các yêu cầu khi phân quyền: phải biết rộng rãi với cấp dưới; biết sẵn sàng trao cho
cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định; biết tin tưởng ở
cấp dưới; biết chấp nhận thất bại của cấp dưới; biết cách tổ chức, kiểm tra theo dõi cấp dưới.
- Tầm hạn quản trị: gồm tầm quản trị rộng và tầm quản trị hẹp.
Yếu tố tác xác định tầm hạn quản trị: năng lực của nhà quản trị; trình độ của cấp
dưới; mức độ ủy quyền; tính chất kế hoạch của công việc; kỹ thuật và phương tiện truyền đạt thông tin.
1.2.2.4. Hệ thống tổ chức không chính thức.
Hệ thống tổ chức không chính thức (hệ thống tổ chức thứ hai) là hệ thống tổ chức
bao gồm các nhóm và các mối quan hệ không chính thức được hình thành một cách tự 10
phát, tự nguyện, không theo kế hoạch và ý muốn của nhà quản trị. (Nguyễn Thị Bích
Loan & Phạm Công Đoàn, 2019).
- Đặc điểm: có mục tiêu mang tính tự phát; có kỷ luật, có thủ lĩnh nhóm; có kiểm
soát mang tính xã hội; tiềm ẩn các yếu tố chống đối sự đổi mới.
- Sự tồn tại khách quan của hệ thống TCKCT: do nhu cầu về hội nhập; nhu cầu được
bảo vệ và giúp đỡ lẫn nhau; nhu cầu về trao đổi thông tin và do tình cảm cá nhân.
- Tầm quan trọng: khắc phục hạn chế của hệ thống tổ chức chính thức; giúp truyền
đạt thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác; có tác động qua lại với hệ thống tổ chức chính thức.
1.2.2.5. Văn hoá tổ chức.
Văn hoá doanh nghiệp là hệ các giá trị đặc trưng mà một doanh nghiệp sáng tạo ra
và gìn giữ trong suốt quá trình hình thành, tồn tại và phát triển doanh nghiệp, trở thành
chuẩn mực, quan niệm, tập quán và truyền thống thâm nhập và chi phối tình cảm, nếp
suy nghĩ, hành vi ứng xử của mọi thành viên trong doanh nghiệp, tạo nên bản sắc riêng
có của mỗi doanh nghiệp. (PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan, 2020).
Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức:
- Cấp độ thứ nhất : những quá trình và cấu trúc hữu hình.
- Cấp độ thứ hai : những giá trị mong muốn.
- Cấp độ thứ ba : những giá trị ngầm định.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hoá tổ chức: văn hóa dân tộc; nhà lãnh đạo;
quá trình toàn cầu hóa và giao lưu văn hóa.
1.2.3. Chức năng lãnh đạo.
1.2.3.1 Khái niệm và các nguyên tắc lãnh đạo.
“Lãnh đạo là gây ảnh hưởng đến nhân viên hay tổ chức để họ hoàn thành một cách
tự nguyện các mục tiêu của tổ chức.” (Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019).
- Vai trò: Hiện thực hóa các sản phẩm của hoạch định và tổ chức; tạo ra sức mạnh
tinh thần cho tổ chức; nâng cao năng lực làm việc của cá nhân, nhóm trong tổ chức;
tạo bầu không khí tốt trong tổ chức.
- Các nguyên tắc lãnh đạo:
+ Đảm bảo sự kết hợp hài hòa giữa các mục tiêu. 11
+ Nhà lãnh đạo đóng vai trò là phương tiện giúp nhân viên thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của họ.
+ Lãnh đạo phải theo trách nhiệm và quyền hạn.
+ Tuân thủ các nguyên tắc ủy nhiệm và ủy quyền trong lãnh đạo.
1.2.3.2. Phong cách lãnh đạo.
Phong cách lãnh đạo: Là cách thức khá ổn định mà nhà lãnh đạo gây ảnh hưởng
đến người thừa hành để thực hiện mục tiêu.
- Một số phong cách lãnh đạo:
+ Phong cách lãnh đạo chuyên quyền.
+ Phong cách lãnh đạo dân chủ.
+ Phong cách lãnh đạo tự do.
- Các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phong cách lãnh đạo:
+ Đặc điểm của nhà quản trị.
+ Đặc điểm của nhân viên.
+ Đặc điểm công việc. 1.2.3.3. Động cơ.
Động cơ là quá trình tâm lý của con người kích thích họ hành động để đạt được mục
tiêu của cá nhân hay của tổ chức:
⇒ Gây ảnh hưởng đến người khác để họ thể hiện những hành vi nhằm thực hiện mục tiêu đề ra. 12 1.2.3.4. Lãnh đạo nhóm.
Nhóm trong công việc hay trong tổ đội là một tập thể các cá nhân cùng nhau chia sẻ
những chuẩn mực nhất định và cố gắng thỏa mãn những nhu cầu của mình thông qua
việc đạt được mục tiêu của nhóm. - Vai trò:
+ Nhóm là tập thể cá nhân liên kết với nhau vì mục tiêu quản lý và qua đó đạt được
nhu cầu của mỗi người.
+ Nhóm có những quan hệ nội tại giữa các thành viên trong nhóm.
+ Các quan hệ này chi phối hành vi của các thành viên.
- Lãnh đạo trong các giai đoạn phát triển nhóm: Giai đoạn phát Đặc điểm Vai trò người lãnh đạo triển nhóm Hình thành
• Hợp tác ở mức cao nhất
Tìm kiếm sự đồng thuận giữa các thành viên
• Cấu trúc chức năng đầy đủ Sóng gió
• Nảy sinh mâu thuẫn nội • Nhận dạng đúng những mâu thuẫn bộ
• Tăng cường trao đổi thông tin
• Cuối giai đoạn hình • Duy trì ổn định nhóm thành trật tự rõ ràng Chuẩn hóa
• Phát triển các mối quan • Tạo điều kiện cho các thành viên giúp đỡ hệ lẫn nhau 13
• Liên kết nội bộ bền • Chia sẻ thông tin vững
• Tăng cường sự phối hợp, hợp tác Thực hiện
• Hợp tác ở mức cao nhất
Tận dụng năng lực, kỹ năng của mỗi thành
• Cấu trúc chức năng đầy viên để giải quyết nhiệm vụ đã đặt ra đủ Ngừng lại • Nhiệm vụ nhóm hoàn thành • Giải thể
1.2.3.5. Giải quyết xung đột.
Xung đột là sự bất đồng giữa hai hay nhiều bên (cá nhân hay nhóm) mà mỗi bên cố
làm tất cả những gì có thể để bên còn lại chấp nhận quan điểm của mình trong việc
giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích hay các giá trị xã hội
- Xung đột tồn tại trong mọi hệ thống tổ chức.
- Xung đột không phải lúc nào cũng tạo nên ảnh hưởng tiêu cực.
- Phát hiện và giải quyết mâu thuẫn, xung đột là tiền đề cho phát triển bền vững.
- Các nguyên nhân của xung đột: phân phối các nguồn lực không hợp lý; sự phụ
thuộc giữa công việc và nhiệm vụ; khác biệt về mục tiêu giữa các cá nhân, bộ
phận; khác biệt trong quan niệm, nhận thức về các giá trị đạo đức, xã hội; khác
nhau trong cách ứng xử, kinh nghiệm sống; giao tiếp kém làm sai lệch trong truyền đạt thông tin.
- Phân loại: xung đột giữa các cá nhân; xung đột cá nhân với nhóm; xung đột giữa
các nhóm; xung đột bên trong cá nhân.
- Cách thức giải quyết xung đột: né tránh, xoa dịu; cưỡng bức; thỏa hiệp; giải quyết tận gốc vấn đề.
1.2.4. Chức năng kiểm soát.
1.2.4.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát.
Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát
hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối 14
cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định. (Giáo trình Quản trị học, Trường ĐH Thương Mại)
- Bản chất của kiểm soát:
+ Kiểm soát là một quá trình hai mặt.
+ Kiểm soát thường hướng vào các mục đích.
- Vai trò của kiểm soát: đảm bảo tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của cá
nhân hay bộ phận; tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động; đối phó kịp thời
với những thay đổi; thực hiện đúng kế hoạch với hiệu quả cao; thuận lợi phân
quyền và cơ chế hợp tác.
- Các nguyên tắc kiểm soát: công khai, chính xác, hiện thực, khách quan; linh hoạt
và có độ đa dạng hợp lý; mang tính chiến lược và hiệu quả; đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng.
1.2.4.2. Các loại kiểm soát.
- Theo thời gian: kiểm soát trước; kiểm soát trong; kiểm soát sau.
- Theo tần suất: kiểm soát đột xuất; kiểm soát định kỳ; kiểm soát liên tục.
- Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát: kiểm soát toàn bộ; kiểm soát bộ
phận; kiểm soát cá nhân.
- Theo đối tượng: kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật; kiểm soát con người; kiểm soát
thông tin; kiểm soát tài chính.
1.2.4.3. Quy trình kiểm soát.
- Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát.
- Đo lường kết quả hoạt động: hữu ích, tiết kiệm; không lạc hậu; có độ tin cậy cao.
- So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát.
- Tiến hành điều chỉnh.
1.3. Thông tin và ra quyết định quản trị.
1.3.1. Thông tin quản trị.
1.3.1.1. Khái niệm và vai trò của thông tin.
Thông tin quản trị là những tin tức và tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được
đánh giá là có ích trong quá trình quản trị của tổ chức. 15
- Thông tin quản trị được xem xét trên hai mặt: + Dung lượng thông tin. + Chất lượng thông tin.
- Các hình thức thông tin:
+ Lời nói: đây là hình thức thông dụng nhất.
+ Chữ viết: hình thức này rất cần cho những thông tin phức tạp, áp dụng lâu dài.
+ Trung gian điện tử: thông tin này được truyền nhanh chóng, chính xác và tiện lợi
như truyền hình mạch kín, máy tính, fax...
+ Các hình thức khác: cử chỉ, thái độ, hình ảnh... - Vai trò của thông tin:
+ Thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản trị.
+ Thông tin trực tiếp tác động đến việc thực hiện các chức năng quản trị.
+ Thông tin là sợi dây liên lạc giữa nhà quản trị với nhân viên, giữa các cá nhân với
nhau, giữa bộ phận này với bộ phận khác, đảm bảo sự phối hợp ăn khớp giữa các cá
nhân, bộ phận trong tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung.
+ Thông tin là nguồn tài nguyên vô giá của tổ chức.
1.3.1.2. Phân loại thông tin quản trị.
- Theo cách truyền thông tin: thông tin có hệ thống, không có hệ thống.
- Theo nội dung: thông tin đầu vào, đầu ra, phản hồi, thông tin về môi trường.
- Theo mức độ xử lý: thông tin sơ cấp, thứ cấp.
1.3.1.3. Hệ thống thông tin quản trị.
Khái niệm: Hệ thống thông tin quản trị là một tập hợp các đối tượng (con người)
và thiết bị (phần cứng, phần mềm, dữ liệu) thực hiện các hoạt động có chức năng thu
thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ
máy quản trị để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức.
Cấu trúc của hệ thống thông tin quản trị: 16
- Chức năng của hệ thống thông tin quản trị: thu thập thông tin; xử lý thông tin; lưu
trữ thông tin; phân phát thông tin.
- Phân loại hệ thống thông tin quản trị:
+ Hệ thống thông tin quản trị cấp tác nghiệp.
+ Hệ thống thông tin quản trị cấp chiến thuật.
+ Hệ thống thông tin quản trị cấp chiến lược.
1.3.1.4. Truyền thông trong tổ chức.
Truyền thông là sự luân chuyển thông tin và hiểu biết từ một người sang người
khác thông qua những ký hiệu, tín hiệu có ý nghĩa.
- Tầm quan trọng của truyền thông trong tổ chức: truyền thông nội bộ góp phần xây
dựng văn hóa doanh nghiệp; thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan
tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp
phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực.
- Một số lợi ích của truyền thông nội bộ: nhân viên chủ động đưa ra quyết định; nhân
viên xác định tốt hơn các mục tiêu, nhiệm vụ; giảm xung đột; nâng cao mối quan
hệ giữa ban lãnh đạo và nhân viên.
- Mô hình quá trình thông tin quản trị: 17
1.3.2. Quyết định quản trị.
1.3.2.1. Khái niệm và yêu cầu đối với quyết định quản trị.
Quyết định quản trị được hiểu là một lựa chọn hay một phương án hoạt động cho tổ
chức được đưa ra trong số các lựa chọn thay thế có sẵn.
- Đặc điểm của quyết định quản trị:
+ Hướng vào thực hiện mục tiêu của tổ chức.
+ Do nhà quản trị ra quyết định.
+ Khắc phục sự khác biệt giữa tình trạng tất yếu và tình trạng hiện tại của hệ thống.
+ Là sản phẩm trí tuệ mang tính sáng tạo của nhà quản trị.
+ Được thể hiện qua hình thức văn bản và phi văn bản.
- Các chức năng của quyết định:
+ Định hướng theo mục tiêu của tổ chức.
+ Đảm bảo các nguồn lực.
+ Hợp tác và phối hợp các bộ phận trong tổ chức.
+ Cưỡng bức/động viên các thành viên trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
- Yêu cầu của quyết định quản trị: tính khách quan và khoa học; tính thống nhất; tính
kịp thời: tính cụ thể, dễ hiểu; tính thẩm quyền.
1.3.2.2. Các loại quyết định quản trị.
- Theo tính chất của quy trình ra quyết định: theo tính chất của quy trình ra quyết định
và không được lập trình hóa.
- Theo cách thức của nhà quản trị: quyết định trực giác; quyết định dựa trên cơ sở lý
giải vấn đề quyết định.
- Theo chức năng quản trị: liên quan đến hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. 18
- Theo tầm quan trọng của quyết định: quyết định chiến lược; quyết định chiến thuật;
quyết định tác nghiệp.
- Theo cấp ra quyết định: cấp cao; cấp trung gian; cấp cơ sở.
- Theo thời gian: theo dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.
1.3.2.3. Ra quyết định quản trị
Ra quyết định quản trị là việc lựa chọn một hay một số phương án hoạt động cho tổ
chức nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nhằm đạt được những mục tiêu đã định.
- Quá trình ra quyết định quản trị:
+ Bước 1: xác định và nhận diện vấn đề.
+ Bước 2: xây dựng các phương án.
+ Bước 3: đánh giá các phương án.
+ Bước 4: lựa chọn phương án tối ưu.
+ Bước 5: thực hiện quyết định.
+ Bước 6: đánh giá quyết định.
- Các phương pháp ra quyết định quản trị:
+ Các phương pháp định lượng: phương pháp mô hình hóa; phương pháp ma trận
lợi ích; phương pháp cây quyết định.
+ Các phương pháp định tính: phương pháp chuyên gia; phương pháp độc đoán;
phương pháp kết luận cuối cùng; phương pháp nhóm.
- Các nhân tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị:
+ Các nhân tố khách quan: mức độ ổn định của môi trường ra quyết định; thời gian; thông tin.
+ Các nhân tố chủ quan: cá nhân nhà quản trị; sự ràng buộc về quyền hạn và trách
nhiệm; các yếu tố bên trong của tổ chức. CHƯƠNG II: TÌNH HUỐNG.
2.1. Xây dựng tình huống.
Tình huống quản trị của Công ty Cổ phần Thực phẩm dinh dưỡng Nutifood Việt
Nam. Nutifood là một trong những công ty hàng đầu trong ngành hàng sữa và thực 19