Chức năng tổ chức của Công ty Cổ phần Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận PNJ | Bài thảo luận quản trị học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ ----- ----- BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC
Đề tài: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VÀNG
BẠC ĐÁ QUÝ PHÚ NHUẬN PNJ Giảng viên: Chu Thị Hà Nhóm thực hiện: 04
Lớp học phần: 241_BMGM0111_08 Hà Nội, năm 2024
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2024
BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN
Học phần: Quản trị học Giảng viên: Chu Thị Hà Nhóm: 4
I. THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM
1. Thời gian: 20:00, ngày 20 tháng 10 năm 2024
2. Địa điểm: Họp online trên Google Meet II. THÀNH PHẦN THAM DỰ 1. Nguyễn Xuân Hưng Chức vụ: Nhóm trưởng 2. Nguyễn Ánh Hồng Chức vụ: Thành viên 3. Nguyễn Đăng Huy Chức vụ: Thành viên
4. Nguyễn Thị Thanh Huyền Chức vụ: Thành viên 5. Nguyễn Quang Hưng Chức vụ: Thành viên 6. Hoàng Minh Khánh Chức vụ: Thành viên 7. Vũ Vân Khánh Chức vụ: Thành viên 8. Lê Minh Khoa Chức vụ: Thành viên 9. Nguyễn Thị Kim Kiều Chức vụ: Thành viên
Số lượng thành viên tham dự: 9/10 III. MỤC TIÊU CUỘC HỌP
- Thảo luận về đề tài: “Chức năng tổ chức của Công ty Cổ Phần Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận PNJ ”. ii
- Thống nhất ý kiến về đề cương thảo luận.
- Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên. IV. NỘI DUNG CUỘC HỌP
1. Nhóm trưởng yêu cầu các thành viên đưa ra ý kiến về bài thảo luận của nhóm. 2. Phân công nhiệm vụ STT Họ tên Nhiệm vụ 1
Nguyễn Xuân Hưng (Nhóm trưởng)
Chương 1: 1.1+ Thuyết trình 2 Lê Minh Khoa Chương 1: 1.2 và 1.3 3 Nguyễn Quang Hưng Chương 2: 2.1 4 Nguyễn Thị Thanh Huyền
Chương 2: 2.2 + Tổng hợp Word 5 Nguyễn Ánh Hồng Chương 2: 2.3 6 Nguyễn Thị Kim Kiều
Chương 2: 2.4 và Mở đầu 7 Nguyễn Đăng Huy Chương 3 và Kết luận 8 Hoàng Minh Khánh
Thiết kế PowerPoint + Thuyết trình 9 Vũ Vân Khánh Thiết kế PowerPoint 10 Nguyễn Thu Huyền Không tham gia thảo luận
Cuộc họp kết thúc vào lúc: 21 giờ 30 phút, ngày 20 tháng 10 năm 2024. Nhóm trưởng ( Đã ký) Nguyễn Xuân Hưng iii
BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 4 STT Họ tên Mã Nội dung Đánh giá Đánh giá Ký tên sinh công việc quá trình viên thực hiện Thành Nhóm viên tự đánh giá đánh giá 1 Nguyễn Xuân Hưng
063 Chương 1: 1.1 Hoàn thành A A (Đã ký) + Thuyết trình tốt 2 Nguyễn Ánh Hồng
061 Chương 2: 2.3 Hoàn thành A A (Đã ký) tốt 3 Nguyễn Đăng Huy
013 Chương 3 và Hoàn thành B+ B+ (Đã ký) Kết luận 4 Nguyễn Thị Thanh
014 Chương 2: 2.2 Hoàn thành A A (Đã ký) Huyền + Tổng hợp tốt Word 5
Nguyễn Quang Hưng 015 Chương 2: 2.1 Hoàn thành B+ B+ (Đã ký) 6 Hoàng Minh Khánh 113 Thiết kế Hoàn thành A A (Đã ký) PowerPoint + tốt Thuyết trình 7 Vũ Vân Khánh 016 Thiết kế Hoàn thành A A (Đã ký) PowerPoint tốt 8 Lê Minh Khoa
114 Chương 1: 1.2 Hoàn thành B+ B+ (Đã ký) và 1.3 9
Nguyễn Thị Kim Kiều 064 Chương 2: 2.4 Hoàn thành B+ B+ (Đã ký) và Mở đầu iv LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Chu Thị Hà – Giảng viên
giảng dạy học phần Quản trị học. Nhờ sự giảng dạy tâm huyết và hướng dẫn nhiệt tình của
cô, chúng em đã có những tư duy mới hơn, sâu sắc hơn về môn học. Những kiến thức, kinh
nghiệm và lời khuyên của cô đã giúp chúng em hoàn thành bài thảo luận một cách tốt nhất.
Chúng em đã cố gắng vận dụng những kiến thức đã học được trong học kỳ qua để
hoàn thành bài thảo luận. Nhưng do kiến thức hạn chế và không có nhiều kinh nghiệm thực
tiễn nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và trình bày. Rất kính
mong sự góp ý của cô để bài thảo luận của chúng em được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn. Nhóm 4 v LỜI MỞ ĐẦU
Trước bối cảnh nền kinh tế Việt Nam và trên thế giới có nhiều biến động, cạnh tranh
ngày càng gay gắt và tốc độ thay đổi nhanh chóng ,vai trò của quản trị trong các tổ chức
không chỉ dừng lại ở việc điều hành mà còn là nền tảng quyết định đến sự phát triển bền
vững của doanh nghiệp.Trong những năm gần đây, ngành vàng bạc đá quý cũng chịu không
ít ảnh hưởng từ những biến đổi đó. Để vượt qua những khó khăn đó Công ty Cổ phần Vàng
bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ), một trong những thương hiệu trang sức hàng đầu Việt Nam,
đã không ngừng khẳng định vị thế của mình nhờ những chiến lược quản trị hiệu quả và
sáng tạo. Tuy nhiên, để tiếp tục duy trì đà tăng trưởng và đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao
của khách hàng, PNJ cần phải liên tục cải tiến và tối ưu hóa các chức năng quản trị.
Hiểu được tầm quan trọng của vấn để đó, nhóm 4 quyết định thực hiện đề tài “Chức
năng tổ chức của Công ty Cổ phần Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận PNJ”. Bằng cách nghiên
cứu sâu và phân tích cụ thể các phương pháp và chiến lược mà PNJ đã triển khai đối với
chức năng tổ chức. Thông qua đó, chúng ta sẽ thấy rõ hơn về tầm quan trọng của việc áp
dụng các phương pháp quản trị hiện đại nhằm tối ưu hóa hiệu quả, nâng cao sức cạnh tranh,
và củng cố vị thế của PNJ trên thị trường. vi MỤC LỤC
BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN .......................................................................... ii
BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM 4 ................................................................. iv
LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................................... v
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................... vi
DANH MỤC HÌNH ........................................................................................................... ix
DANH MỤC BẢNG ........................................................................................................... x
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN ........................................................................................ 1
1.1. Khái niệm và vai trò .................................................................................................. 1
1.1.1. Tổ chức ............................................................................................................... 1
1.1.2. Cấu trúc tổ chức .................................................................................................. 1
1.1.3. Phân quyền ......................................................................................................... 2
1.1.4. Hệ thống tổ chức không chính thức ................................................................... 4
1.1.5. Văn hóa tổ chức .................................................................................................. 4
1.2. Nội dung của chức năng tổ chức ............................................................................... 5
1.2.1. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức ......................................................................... 5
1.2.2. Các mô hình cấu trúc tổ chức. ............................................................................ 6
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức. ........................................................... 13
1.3.1. Yếu tố bên trong ............................................................................................... 13
1.3.2. Yếu tố bên ngoài ............................................................................................... 14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .............................................. 15
2.1. Tổng quan về công ty PNJ. ...................................................................................... 15
2.1.1. Giới thiệu chung ............................................................................................... 15
2.1.2. Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh ..................................................................... 16
2.1.3. Báo cáo tài chính .............................................................................................. 16
2.2. Thực trạng chức năng tổ chức của PNJ ................................................................... 17
2.2.1. Các nguyên tắc cơ cấu tổ chức ......................................................................... 17
2.2.2. Mô hình cơ cấu tổ chức .................................................................................... 19
2.2.3. Phân công bố trí lao động ................................................................................. 23
2.2.4. Phân quyền và tầm hạn quản trị ....................................................................... 27 vii
2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chức năng tổ chức của doanh nghiệp ........................... 29
2.3.1. Yếu tố bên trong ............................................................................................... 29
2.2.2. Yếu tố bên ngoài ............................................................................................... 29
2.4. Đánh giá việc thực hiện chức năng tổ chức của PNJ .............................................. 30
2.4.1. Thành công ....................................................................................................... 30
2.4.2. Khó khăn .......................................................................................................... 32
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP .................................................................. 33
3.1. Kiến nghị và giải pháp cho mô hình cơ cấu tổ chức ............................................... 33
3.2. Kiến nghị và giải pháp về phân quyền và tầm hạn quản trị .................................... 33
3.2.1. Kiến nghị về một số khó khăn trong việc phối hợp và thống nhất................... 33
3.2.2. Kiến nghị về một số khó khăn cho vấn đề nguy cơ lạm dụng quyền hạn ........ 33
KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 35
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 36 viii DANH MỤC HÌNH
Hình 1. 1. Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản ...................................................................... 7
Hình 1. 2. Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng ................................................................... 8
Hình 1. 3. Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm ............................................................. 9
Hình 1. 4. Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý ................................................... 10
Hình 1. 5. Mô hình cấu trúc tổ chức định hướng khách hàng ............................................ 11
Hình 1. 6. Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận ............................................................. 12
Hình 1. 7. Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp ..................................................................... 13
Hình 2. 1. Logo công ty PNJ .............................................................................................. 15
Hình 2. 2. Một vài sản phẩm trang sức vàng và đá quý của công ty PNJ .......................... 16
Hình 2. 3. Sơ đồ lợi nhuận sau thuế của PNJ qua các quý ................................................. 17
Hình 2. 4. Mô hình cơ cấu tổ chức của PNJ ....................................................................... 19 ix DANH MỤC BẢNG
Bảng 2. 1. Phân công bố trí lao động PNJ .......................................................................... 25 x
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Khái niệm và vai trò 1.1.1. Tổ chức a. Khái niệm
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các
công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng
như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết
lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. (PGS.TS
Nguyễn Thị Bích Loan & PGS.TS Phạm Công Đoàn, 2019) b. Vai trò
- Tổ chức là chức năng có vai trò quan trọng trong quá trình quản trị tổ chức, tạo “nền
móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng.
- Trên cơ sở mục tiêu đó được xác định từ chức năng hoạch định, tổ chức phân bổ,
sắp xếp nguồn lực con người và gắn với con người là các nguồn lực khác, sử dụng có hiệu
quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực.
- Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường làm việc thích hợp cho
mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy tốt nhất khả năng, năng lực thực hiện các nhiệm vụ
được tổ chức phân công, từ đó tạo nên văn hoá tổ chức - nền tảng của sự hợp tác giữa các
thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu.
1.1.2. Cấu trúc tổ chức a. Khái niệm
Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hoá theo những
chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu
chung đã được xác định của tổ chức. (PGS.TS. Nguyễn Thị Bích Loan & PGS.TS. Phạm Công Đoàn, 2019) b. Đặc điểm 1
Cấu trúc tổ chức được thiết kế theo nhiều mô hình khác nhau tùy thuộc vào chức năng,
nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của mỗi tổ chức. Dù cấu trúc tổ chức được thiết kế theo
mô hình nào thì nó cũng có đặc điểm chung sau:
- Tính tập trung: Tính tập trung phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực
của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ
yếu cho một cá nhân (hoặc một bộ phận), tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại.
- Tính phức tạp: Tính phức tạp phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ
chức. Nếu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ đan xen, cấu trúc tổ
chức có tính phức tạp cao và ngược lại.
- Tính tiêu chuẩn hoá: Tính tiêu chuẩn hóa phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt
động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc
hay các nội quy, quy chế... Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. 1.1.3. Phân quyền
a. Khái niệm và các hình thức phân quyền
- Khái niệm: Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và có quyền hạn cho bộ
phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó
- Các hình thức phân quyền:
+ Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm
vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính
+ Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian
phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạng hóa sản phẩm,...
b. Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức
Khi được phân công rõ ràng nhiệm vụ và quyền hạn, nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp
với các tình huống thực tế hơn. Việc trao quyền hạn tương đối lớn sẽ khuyến khích phát 2
triển các nhà quản trị chuyên nghiệp. Phân quyền sẽ giúp người thừa hành có khả năng thực
hiện quyền tự quản nhiều hơn, vì vậy, việc thực hiện công việc nhanh hơn.
Phân quyền làm giảm áp lực về công việc đối với nhà quản trị cấp trên, nhất là đối
với nhà quản trị cấp cao, tạo điều kiện cho họ tập trung vào các vấn đề chiến lược. Phân
quyền giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, đồng thời tạo môi
trường rèn luyện, đào tạo và thử thách các nhà quản trị cấp trung để họ có những chuẩn bị
cần thiết cho sự thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết. c. Tầm hạn quản trị
- Khái niệm: Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát) đó là khái niệm
dùng để chỉ số lượng cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả.
- Phân loại: Tùy theo số tầng nấc trung gian mà tầm hạn quản trị được chia làm hai loại:
Tầm hạn quản trị rộng: Mỗi nhà quản trị phải quản lý trực tiếp nhiều bộ phận hay cá
nhân nhân dưới quyền. Với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng nấc trung gian. Tầm
hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có năng lực, nhiều kinh nghiệm; khi cấp
dưới có trình độ làm việc khá, có công việc tương đối ổn định, ít thay đổi theo một kế hoạch
rõ ràng và được nhà quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều.
Tầm hạn quản trị hẹp: Mỗi nhà quản trị phải quản lý trực tiếp một số ít bộ phận hay
cá nhân dưới quyền. Với tầm hạn quản trị hẹp, tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian. Tầm
hạn quản trị hẹp thích hợp với nhà quản trị có năng lực hạn chế, ít kinh nghiệm quản lý,
trình độ cấp dưới không cao, hoặc công việc cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch.
- Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị:
+ Năng lực của nhà quản trị + Trình độ cấp dưới
+ Mức độ uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới 3
+ Tính chất kế hoạch của công việc
+ Mức độ ổn định của công việc
+ Kỹ thuật và phương tiện truyền đạt thông tin + Tầm hạn quản trị
1.1.4. Hệ thống tổ chức không chính thức
a. Đặc điểm của hệ thống tổ chức không chính thức
Khái niệm: Hệ thống tổ chức không chính thức (hệ thống tổ chức thứ hai) là hệ thống
tổ chức bao gồm các nhóm và các mối quan hệ không chính thức được hình thành một cách
tự phát, tự nguyện, không theo kế hoạch và ý muốn của nhà quản trị. Đặc điểm:
- Có mục tiêu mang tính tự phát, do các thành viên trong nhóm tự đề ra
- Có kỷ luật nhóm và có thủ lĩnh nhóm
- Có hoạt động kiểm soát mang tính xã hội
- Tiềm ẩn những yếu tố chống đối sự đổi mới.
b. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức không chính thức
- Khắc phục những hạn chế của hệ thống tổ chức chính thức
- Giúp thông tin được truyền đạt nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đầy đủ
- Có tác động qua lại, phụ thuộc với hệ thống tổ chức chính thức
- Giúp ích cho hệ thống tổ chức chính thức trong việc đạt được mục tiêu chung 1.1.5. Văn hóa tổ chức
a. Khái niệm: Văn hóa tổ chức là các giá trị đặc trưng mà một doanh nghiệp sáng tạo
ra và gìn giữ trong suốt quá trình hình thành, tồn tại và phát triển doanh nghiệp, trở thành
chuẩn mực, quan niệm, tập quán và truyền thống thâm nhập và chi phối tình cảm, nếp suy
nghĩ, hành vi ứng xử của mọi thành viên trong doanh nghiệp, tạo nên bản sắc riêng có của mỗi doanh nghiệp. 4
b. Các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp
Thứ nhất, yếu tố văn hóa doanh nghiệp hữu hình:
- Đặc điểm cấu trúc: Bao gồm thiết kế các nội thất (không gian phòng làm việc, trang
trí, vị trí các thiết bị …) và thiết kế ngoại thất , là bộ mặt của công ty về mặt kiến trúc.
- Nghi lễ, hoạt động tập thể văn hóa của doanh nghiệp: Các hoạt động, sự kiện văn
hóa- xã hội chính thức, nghiêm trang của một tổ chức nhằm thắt chặt mối quan hệ trong tổ
chức và thường được tổ chức vì lợi ích của những người tham dự.
Thứ hai, yếu tố văn hóa doanh nghiệp vô hình: Biểu tượng, sứ mệnh, tầm nhìn, thương
hiệu, triết lý kinh doanh, khẩu hiệu, giá trị cốt lõi, giá trị và thái độ của các thành viên trong
doanh nghiệp, lịch sử phát triển và truyền thống văn hóa.
c. Các nhân tố ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức
- Văn hóa dân tộc: Mọi tổ chức đều bị ảnh hưởng bởi văn hóa dân tộc. Nó tác động
trực tiếp tới nếp suy nghĩ, phong tục tập quán của mọi thành viên trong tổ chức.
- Nhà quản trị: Là những người hiểu rõ nhất văn hóa tổ chức bởi họ là người xây dựng và phát triển nó.
- Môi trường bên ngoài tổ chức: Những kinh nghiệm tập thể của doanh nghiệp, những
giá trị học hỏi từ tổ chức khác, những giá trị do một hay nhiều thành viên mới đến mang
lại, những xu hướng hoặc trào lưu xã hội,..
1.2. Nội dung của chức năng tổ chức
1.2.1. Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức
- Nguyên tắc 1: Tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm
thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng: “Hình thức phải đi
sau chức năng”. Chẳng hạn như: một doanh nghiệp thương mại không có chức năng sản
xuất sản phẩm thì trong cấu trúc tổ chức sẽ không có bộ phận sản xuất; một doanh nghiệp
sản xuất sản phẩm cung ứng cho thị trường thì không thể không thiết kế bộ phận đảm nhận
chức năng nghiên cứu thị trường… 5
- Nguyên tắc 2: Thống nhất chỉ huy
Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo
cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong
toàn tổ chức. Thực hiện nguyên tắc này, nhà quản trị có thể phát huy tối đa quyền lực quản
trị nhằm thực hiện tốt nhất các quyết định quản trị gắn với thẩm quyền được tổ chức phân công.
- Nguyên tắc 3: Cân đối
Cân đối là tỷ lệ hợp lý giữa các thành phần với nhau trong hệ thống tổ chức. Với
nguyên tắc này, sự cân đối là biểu hiện ở các tỷ lệ hợp lý giữa quyền hạn và trách nhiệm,
cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau trong tổ chức. Cụ thể là: Tỷ lệ hợp
lý giữa các bộ phận, giữa số lượng và chất lượng cán bộ quản trị các cấp: cấp cao, cấp trung,
cấp thấp; sự hợp lý giữa các quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp, các cá nhân trong tổ chức…
- Nguyên tắc 4: Linh hoạt
Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. Để thực hiện nguyên tắc này, trong phạm vi
tổ chức bộ máy, hệ thống tổ chức vừa phải bố trí những bộ phận, những cá nhân có chức
năng, nhiệm vụ tương đối ổn định, đồng thời cũng có những bộ phận, cá nhân ít ổn định
hơn, nhằm đáp ứng một cách linh hoạt trong mọi tình huống.
- Nguyên tắc 5: Hiệu quả
Hiệu quả phản ánh mối tương quan so sánh giữa kết quả hoạt động mang lại với chi
phí bỏ ra để thực hiện công việc đó. Thứ nhất, cấu trúc tổ chức phải thỏa mãn và thực hiện
đúng yêu cầu mục tiêu của tổ chức. Thứ hai, cấu trúc tổ chức phải thỏa mãn và thực hiện
đúng yêu cầu mục tiêu của tổ chức. Thứ ba, số lượng cá nhân, bộ phận, đơn vị và các cấp
trong tổ chức phải đảm bảo tổ chức hoạt động đạt được kết quả cao, đảm bảo sự tương quan
giữa chi phí và kết quả để đạt hiệu quả cao nhất.
1.2.2. Các mô hình cấu trúc tổ chức.
a. Cấu trúc tổ chức đơn giản 6 Đặc điểm:
- Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều.
- Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết
định cũng phát ra từ đó. Ưu điểm: - Gọn nhẹ, linh hoạt. - Chi phí quản lý ít.
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng. Nhược điểm:
- Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc nên đòi hỏi phải
có kiến thức toàn diện; hạn chế sử dụng các chuyên gia giỏi theo từng lĩnh vực.
- Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị khi công việc quản trị ngày càng nhiều lên
hoặc quy mô tổ chức ngày càng lớn.
Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản:
Hình 1. 1. Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản
b. Cấu trúc tổ chức chức năng Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm
nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức.
- Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng. 7 Ưu điểm:
- Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc.
- Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự, không đòi hỏi các nhà quản trị
phải có kiến thức toàn diện.
- Sử dụng được các chuyên gia giỏi ở từng chức năng. - Dễ kiểm soát Nhược điểm:
- Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận.
- Tầm nhìn bị hạn chế; các nhà quản trị chức năng nhiều khi chú ý tới mục tiêu chức
năng hơn là mục tiêu chung của tổ chức.
- Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng và giữa nhà quản trị với các bộ phận
chức năng trong tổ chức.
- Tính hệ thống bị suy giảm. - Kém linh hoạt.
Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng:
Hình 1. 2. Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng
c. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh
theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định. 8
- Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên
môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc. Ưu điểm:
- Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm.
- Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới.
- Rèn luyện kĩ năng tổng hợp cho các nhà quản trị. Nhược điểm:
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
- Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau. - Khó kiểm soát.
- Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:
Hình 1. 3. Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
d. Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức
theo từng khu vực địa lý.
- Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ
theo một vùng địa lý cụ thể. 9 Ưu điểm:
- Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình.
- Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương.
- Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng. Nhược điểm:
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
- Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau. - Khó kiểm soát.
Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:
Hình 1. 4. Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý
e. Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng Đặc điểm:
- Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh
nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.
- Mỗi đơn vị định hướng theo từng đối tượng khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn
nhu cầu của từng nhóm khách hàng chuyên biệt. Ưu điểm:
- Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các đối tượng khách hàng khác nhau.
- Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt kết quả cuối cùng. Nhược điểm:
- Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp. 10