lOMoARcPSD|47206521 lOMoARcPSD|47206521
Câu 1. Khái niệm quản trị? Nêu đặc điểm các chức năng quản
trị? Khái niệm quản trị
Mary Parker Follett cho rằng “quản trị học là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.
Robert Kreitner “Quản trị là tiến trình làm việc với hoặc thông qua người khác để đạt
các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi.
Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của
các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm
đạt được mục tiêu đã đề ra
Từ tiến trình trong định nghĩa này biểu thị những hoạt động chính mà nhà quản trị
thực hiện những hoạt động đó là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
Hiệu quả (đạt mục tiêu với hiệu suất cao) và hiệu suất (làm đúng việc và đúng cách)
Có 4 chức năng quản trị:
Hoạch định: là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: xác định mục
tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu và thiết lập một hệ thống
các kế hoạch để phôi hợp các hoạt động.
Hoạch định liên quan đến dự báo tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những
phương thức để đạt được mục tiêu đó.
Tổ chức: là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp mọi người có thể
thực hiện được các kế hoạch đã đề ra và thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức.
Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp
hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành quan hệ giữa các bộ phận được thiết
lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao
Lãnh đạo: bao gồm các hoạt đọng nhắm thúc đẩy mọi người thực hiện những công
việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu của tổ chức
Chức năng lãnh đạo không phải được thực hiện sau khi các chức năng hoạch định và
tổ chức đã hoàn tất mà nó là một yếu tố then chốt của các chức năng này.
Kiểm tra: là quá trình giám sát một cách chủ động đối với một công việc hay một tổ
chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những điều chỉnh cần thiết khi tổ chức không
đạt được hiệu suất mong muốn
Câu 2. Đọc hiểu lịch sử tư tưởng quản trị
Lý thuyết cổ điển về quản trị KH-HC
5000 năm TCN, người Sumerian => Hệ thống cân đo. lOMoARcPSD|47206521
3000 năm TCN, người Ai Cập xây dựng công trình kim tự tháp vĩ đại (kế
hoạch, tổ chức, kiểm soát).
Người Trung Hoa cũng có những định chế chính quyền chặt chẽ.
Ở châu Âu thế kỷ 16: Kỹ thuật và phương pháp quản trị bắt đầu được áp dụng trong kinh doanh.
Thế kỷ 18: Cách mạng công nghiệp -> Hình thức tổ chức sản xuất nhà
máy -> Chú trọng vào khía cạnh kỹ thuật của sản xuất.
Thế kỷ 19: Chú trọng vào khía cạnh lao động trong quản trị.
Đầu thế kỷ 20, Federik W.Taylor đặt nền móng cho quản trị học hiện đại.
Phát triển ở châu Âu và Mỹ vào giai đoạn cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20. Lý
thuyết này phân chia thành 2 hướng chính: Quản trị kiểu khoa học và quản trị hành chính
Thuyết quản trị khoa học
Federik Winslows Taylor (1856-1915), mỹ.
“Những nguyên tắc quản trị một cách khoa học, 1911”.
Nguyên nhân năng suất lao động của công nhân thấp:
Không biết phương pháp làm việc.
Thiếu hăng hái, nhiệt tình trong công việc.
Trách nhiệm thuộc về các nhà quản trị.
4 nguyên tắc quản trị khoa học:
Nhà quản trị nên dành thời gian để lập kế hoạch, tổ chức và kiểm tra hoạt động
nhân viên thay vì tự mình tham gia công việc cụ thể.
Nhà quản trị nên tìm cách thức tối ưu để hướng dẫn nhân viên thay vì để họ tự lựa chọn phương pháp.
Phân chia trách nhiệm giữa nhà quản trị và công nhân để mỗi bên thực hiện tốt chức năng của mình.
Các nhà quản trị nên sử dụng các biện pháp kích thích kinh tế để thúc đẩy công nhân làm việc.
Thuyết quản trị hành chính
Henry Fayol (1841-1925), Pháp.
“Quản trị công nghiệp tổng quát” đề cập đến các nguyên tắc quản trị, 1916.
Năng suất, hiệu quả làm việc của công nhân tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị.
6 loại công việc trong doanh nghiệp:
Công việc kỹ thuật (sản xuất).
Công việc thương mại (mua bán, trao đổi). lOMoARcPSD|47206521
Công việc tài chính ( tạo và sử dụng hiệu quả vốn).
Công việc an ninh (bảo vệ tài sản và nhân viên).
Công việc kế toán, thống kê.
Công việc quản trị (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra).
Max Weber (1864-1920), Đức: hệ thống hành chính là hình thức cần thiết và hiệu quả nhất.
Tổ chức hành chính cần thực hiện 4 điều:
Mọi hoạt động đều căn cứ vào văn bản qui định trước.
Chỉ có người có chức vụ mới được giao quyền quyết định.
Chỉ có người có năng lực mới được giao chức vụ.
Mọi quyết định trong tổ chức phải mang tính khách quan.
Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị
Còn gọi là Lý thuyết quan hệ con người hay Lý thuyết hành vi (thập niên 30-60, Mỹ).
Yếu tố tinh thần, tâm lý xã hội có ảnh hưởng lớn đối với năng suất lao động của nhân viên.
Mary Parker Follett (1868–1933)
Mary Parker đã có những đóng góp quan trọng vào quan điểm quản trị hành vi.
Bà tin rằng quản trị là một quá trình liên tục không ngừng. Bà nhấn mạnh vào (1) Mối
quan hệ giữa các nhân viên trong việc giải quyết vấn đề và (2) Động lực của quản trị,
hơn là những nguyên tắc cứng nhắc.
Thuyết X & Y Mc Gregor (1906-1964)
Lý thuyết định lượng trong quản trị
Còn gọi là lý thuyết hệ thống, điều khiển học.
“Quản trị là quyết định”, muốn quản trị có hiệu quả thì các quyết định quản trị phải
đúng -> Để có quyết định đúng, nhà quản trị cần có quan điểm hệ thống khi xem xét,
thu thập và xử lý sự việc.
Hiệu quả quản trị tuỳ thuộc vào sự đúng đắn trong các quyết định của nhà quản trị.
Lý thuyết định lượng: sử dụng các mô hình toán học - sử dụng máy tính làm công
cụ - chú ý đến yếu tố kinh tế kỹ thuật.
Lý thuyết quản trị theo quá trình
Thực chất cách tiếp cận này đã được đề cập từ đầu thế kỷ 20 qua tư tưởng của Henry
Fayol, nhưng thực sự chỉ phát triển mạnh từ năm 1960 do công của Harold Koontz và các đồng sự. lOMoARcPSD|47206521
Quản trị là một quá trình liên tục của các chức năng quản trị đó là hoạch định, tổ chức,
nhân sự, lãnh đạo và kiểm tra. Các chức năng này được gọi là những chức năng chung của quản trị.
Khảo hướng quản trị hiện đại
Câu 3. Đọc hiểu môi trường hoạt động của tổ chức
Môi trường quản trị là các yếu tố, lực lượng bên ngoài và bên trong tổ chức có ảnh
hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức
Tầm quan trọng của môi trường
Môi trường tạo ra những cơ hội và nguy cơ đe dọa đến các tổ chức.
Nghiên cứu môi trường giúp tổ chức xác định được hướng đi đúng đắn khi ra các quyết định.
Dự báo xu hướng phát triển của thị trường.
Phân loại môi trường:
Môi trường vĩ mô ( ngoài cùng) gồm kinh tế, chính trị - pháp luật, văn hóa – xã
hội, tự nhiên, khoa học kỹ thuật.
Môi trường vi mô ( ở trong vĩ mô) gồm khách hàng, nhà cung ứng, đối thủ
cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn, nhóm áp lực, sản phẩm thay thế.
Môi trường vi mô ( ở bên trong vi mô) gồm nhân lực, R&D, tài chính, văn hóa tổ chức.
Câu 4. Khái niệm quyết định quản trị? Nêu đặc điểm của tiến trình ra quyết
định và giải quyết vấn đề?
Khái niệm: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra
chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín
muồi, trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống thừa hành
và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống.
Đặc điểm Tiến trình ra quyết định và giải quyết vấn đề
Xác định vấn đề: Là công việc phức tạp, cần thận trọng để xác định đúng vấn đề.
Có phải là vấn đề thực sự?
Tính cấp bách như thế nào? Vì sao có vấn đề?
Liệt kê các yếu tố quyết định Các yếu tố vĩ mô Các yếu tố vi mô
Thu thập và chọn lọc thông tin: Cần kiểm tra, đánh giá, chọn lọc và xử lý các thông tin thu thập được. lOMoARcPSD|47206521 Thông tin thị trường Thông tin khách hàng
Thông tin về đối thủ cạnh tranh
Thông tin từ nhân viên bán hàng
Xác định giải pháp
Đưa ra nhiều phương án khác nhau để lựa
chọn So sánh và đánh giá các phương án
Lựa chọn phương án tối ưu
Nhà quản trị phải trực tiếp ra quyết định và chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết định
Thực hiện quyết định: Cần lập kế hoạch cụ thể: Ai thực hiện?
Thời gian bắt đầu và kết thúc? Tiến độ thực hiện? Phương tiện tiến hành?
Đánh giá kết quả thực hiện
Kết quả thực hiện mục tiêu
Các sai lệch giữa thực tế và kế hoạch
Các tiềm năng chưa được sử dụng trong quá trình thực hiện
Các kinh nghiệm và bài học thu được
Câu 5. Khái niệm hoạch định quản trị? Nêu đặc điểm của tiến trình quản trị theo mục tiêu MBO?
Khái niệm: Hoạch định là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của nhà quản
trị. Các chức năng khác đều dựa trên chức năng này.
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể thực hiện
mục tiêu, phát triển các kế hoạch để phối hợp hoạt động.
Để hoạch định có kết quả tốt:
Xuất phát từ cấp cao nhất
Hoạch định có tổ chức
Mục tiêu, chiến lược rõ ràng
Nhà quản trị các cấp phải tham gia.
Hoạch định có 4 mục đích cơ bản
Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu
Ứng phó với sự bất định và thay đổi
Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế Dễ dàng kiểm tra lOMoARcPSD|47206521
Quản trị theo mục tiêu MBO: là hệ thống quản trị toàn diện trong doanh nghiệp
Các bước của quá trình MBO: Đặt mục tiêu:
Xác định mục tiêu dài hạn
Thiết lập mục tiêu của ngành
Thiết lập mục tiêu của công ty
Thiết lập mục tiêu của từng phòng, xưởng
Thiết kế hành động
Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu một các cụ thể. Tự kiểm soát
Thực hiện kế hoạch và tiến hành điều chỉnh những sai lệch
Xét duyệt định kỳ
Xét duyệt các cấp có đạt mục tiêu hay
không Đánh giá kết quả thực hiện
Đưa ra kiến nghị, giải pháp Những lợi ích của MBO: Quản trị tốt hơn
Tổ chức được phân định rõ ràng
Sự cam kết của cá nhân với tổ chức Kiểm tra có hiệu quả
Câu 6. Hãy liệt kê các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị. Phân tích ưu và nhược điểm
của từng loại cơ cấu tổ chức quản trị?
Có 4 kiểu cơ cấu tổ chức quản trị:
1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến Đặc điểm:
Cơ cấu tổ chức trực tuyến có hệ thống quản lý theo chiều dọc, từ trên xuống dưới.
Quyền quyết định và trách nhiệm tập trung vào các cấp quản lý, và mọi quyết
định được truyền đạt trực tiếp từ quản lý cấp cao đến nhân viên cấp dưới theo thứ bậc. Ưu điểm:
Quy trình ra quyết định nhanh chóng và rõ ràng do quyền hạn tập trung vào một đầu mối. lOMoARcPSD|47206521
Dễ dàng kiểm soát và giám sát do cấu trúc đơn giản và phân cấp rõ ràng.
Tạo sự nhất quán trong việc thực hiện các quyết định và chiến lược quản lý. Nhược điểm:
Ít linh hoạt trong việc thích nghi với những thay đổi và cải tiến vì quyền lực tập trung ở trên.
Nhân viên cấp dưới ít có quyền tự quyết, dễ bị mất động lực sáng tạo.
Tạo ra áp lực lớn cho các nhà quản lý cấp cao vì họ phải chịu toàn bộ trách nhiệm.
2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng Đặc điểm:
Cơ cấu này chia tổ chức thành các phòng ban theo từng chức năng cụ thể (như
marketing, tài chính, nhân sự, sản xuất), và mỗi phòng ban được quản lý bởi
một trưởng phòng chuyên trách.
Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong phạm vi chức năng riêng biệt của mình. Ưu điểm:
Phát triển kỹ năng chuyên môn sâu cho nhân viên trong từng bộ phận.
Quản lý dễ dàng hơn do công việc được phân chia rõ ràng theo chuyên môn.
Giúp tăng năng suất và hiệu quả do tính chuyên môn hóa trong từng bộ phận. Nhược điểm:
Khó phối hợp giữa các bộ phận chức năng khác nhau, dễ dẫn đến chia rẽ hoặc cạnh tranh.
Thiếu tính linh hoạt, vì khi môi trường thay đổi, việc đưa ra quyết định hoặc
điều chỉnh có thể chậm trễ.
Có thể gây mất cân bằng nguồn lực và chi phí cao do tập trung vào một số chức năng cụ thể.
3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng Đặc điểm:
Kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, trong đó các phòng ban
chuyên môn (bộ phận chức năng) hỗ trợ cho hệ thống quản lý trực tuyến.
Các nhân viên trong bộ phận chức năng chỉ đưa ra ý kiến hoặc hỗ trợ, nhưng
không có quyền quyết định cuối cùng. Ưu điểm: lOMoARcPSD|47206521
Tận dụng được chuyên môn của các phòng ban chức năng, giúp ra quyết định
dựa trên kiến thức chuyên sâu.
Vừa có tính nhất quán và sự kiểm soát tập trung từ cơ cấu trực tuyến, vừa có sự
hỗ trợ chuyên môn của các bộ phận chức năng.
Dễ dàng thích nghi với sự thay đổi vì có thể tận dụng các bộ phận chức năng để phân tích và hỗ trợ. Nhược điểm:
Tốn kém chi phí do phải duy trì cả bộ phận chức năng lẫn hệ thống quản lý trực tuyến.
Dễ xảy ra xung đột giữa các nhà quản lý trực tuyến và chức năng vì sự không
rõ ràng trong trách nhiệm.
Quy trình ra quyết định có thể phức tạp do sự tham gia của các phòng ban chức năng.
4 Cơ cấu tổ chức quản trị ma trận Đặc điểm:
Kết hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu theo dự án, trong đó nhân viên có thể
làm việc đồng thời trong nhiều dự án và báo cáo cho cả quản lý chức năng và quản lý dự án.
Nhân viên báo cáo cho hai cấp quản lý, một từ phòng ban chức năng và một từ dự án. Ưu điểm:
Tăng cường tính linh hoạt, nhân viên có thể chuyển đổi giữa các dự án tùy theo nhu cầu.
Thúc đẩy sự hợp tác và chia sẻ kiến thức giữa các bộ phận, đồng thời giúp tận
dụng tối đa tài nguyên con người.
Giúp thích ứng nhanh với các dự án và môi trường thay đổi liên tục. Nhược điểm:
Cấu trúc phức tạp, dễ gây nhầm lẫn hoặc mâu thuẫn về quyền hạn và trách nhiệm.
Nhân viên có thể bị áp lực do phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước hai quản lý.
Khó duy trì sự cân bằng giữa các mục tiêu của dự án và các chức năng, đòi hỏi
hệ thống quản lý chặt chẽ để tránh xung đột. lOMoARcPSD|47206521