Đề cương tổng hợp kiến thức quản trị học | Trường Đại học Thương Mại

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ HỌC Neuvifur CHƯƠNG 1 i
1. Khái niệm quản trị: Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu
quả bằng sự phối hợp hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức - Quản trị là khoa học: + Có tính quy luật
+ Vận dụng các thành tựu nghiên cứu khoa học
+ Phù hợp với nhiều tình huống
- Quản trị là một nghề: + Kỹ năng + Tạo ra thu nhập
- Quản trị là nghệ thuật: + Dùng người + Đàm phán + Bán hàng
2. Các chức năng quản trị
Hoạch định là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng nền tảng của các chức năng
quản trị. Hoạch định là việc xác định mục tiêu của tổ chức, dự tính những cách thức
để đạt được và các nguồn lực cần phải có để đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Những nhiệm vụ của hoạch định bao gồm:
+ Xác định các mục tiêu của tổ chức
+ Xây dựng chiến lược tổng thể và chiến lược bộ phận, cụ thể hóa những chiến lược đó
thành thành các kế hoạch để phối hợp hành động.
- Nhà quản trị cần hoạch định chính xác vì thực tế khi hành động thì luôn thay đổi, có
những sai lệch so với dự tính. Do đó, nhà quản trị cần xác định mục tiêu rõ ràng và dự
báo kĩ càng, chính xác các tình huống có khả năng xảy ra để khi thực hiện có thể xử lý
chúng một cách dễ dàng, thuận lợi, hạn chế rủi ro.
Tổ chức là chức năng thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy, tổ chức công việc và phân Neuvifur
quyền. Chức năng này phải xuất phát từ những yêu cầu, mục tiêu, kế hoạch của hoạch i định.
- Những nhiệm vụ của tổ chức bao gồm:
+ Xác định các việc phải làm và phân công các cá nhân, bộ phận làm.
+ Xác định cách phối hợp hoạt động các cá nhân, bộ phận trong tổ chức.
- Ở chức năng tổ chức, nhà quản trị cần tạo ra môi trường thuận lợi, hài hòa cho các hoạt
động của cá nhân và bộ phận trong tổ chức để đảm bảo thực hiện có hiệu quả các mục
tiêu đặt ra. Khi nhà quản trị biết cách phối hợp, tạo môi trường tốt cho nhân viên thì sẽ
giúp nhân viên làm việc năng suất hơn, kết quả tốt hơn, từ đó mục tiêu đặt ra sẽ hoàn thành xuất sắc.
Lãnh đạo là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn và động viên người thực hiện
nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo thích
hợp để đạt được mục tiêu.
- Lãnh đạo là hoạt động quan trọng, cần thiết trong thực hành quản trị vì không phải ai
trong tổ chức khi đã có kế hoạch, nhiệm vụ cũng sẽ nghiêm túc, chủ động, nhiệt tình làm
việc. Do đó, lãnh đạo sẽ giúp động viên, khiến nhân viên hoàn thành công việc tốt và hiệu quả.
- Nhà quản trị cần luôn định hướng, nhắc nhở, động viên, khích lệ, đưa ra các giải thưởng
và hình phạt để khiến nhân viên làm việc hiệu quả, kết quả tốt tránh làm cho có, làm
chống đối khiến kế hoạch giảm hiệu quả.
Kiểm soát là việc xác định thành quả đạt được trên thực tế so với mục tiêu đã đặt ra
để phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của chúng, từ đó thực hiện các hoạt động
điều chỉnh để đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Chức năng kiểm soát rất cần thiết, quan trọng vì khi thực hiện bất kì kế hoạch nào luôn
sẽ có ít hoặc nhiều sự sai lệch ngoài dự báo, do đó kiểm soát sẽ giúp nhà quản trị phát
hiện ra những sai lệch đó để có những điều chỉnh đảm bảo sự phù hợp với kế hoạch, mục
tiêu đã đặt ra và tránh lãng phí nguồn lực.
- Ở chức năng này, nhà quản trị cần luôn quan sát cẩn thận để phát hiện kịp thời các sai
lệch, sự thay đổi so với kế hoạch để đưa ra các sự điều chỉnh nhanh chóng và phù hợp.
Ngoài ra, sau khi hoàn thành kế hoạch nhà quản trị cần tổng kết lại các thành tựu và sự
thay đổi đã xảy ra, xem xét lại cách thức hoạt động phù hợp hay chưa, từ đó rút kinh
nghiệm cho các kế hoạch tiếp theo. 3. Môi trường quản trị Neuvifur
- Khái niệm: Môi trường hoạt động của tổ chức là tổng hợp các yếu tố, các lực lượng và i
cơ chế hoạt động thuộc bên trong và bên ngoài thường xuyên tác động, ảnh hưởng khách
quan đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Môi trường vi mô (môi trường ngành/môi trường đặc thù)
+ Khách hàng: là những người hay tổ chức có nhu cầu và khả năng mua sản phẩm hay
dịch vụ của doanh nghiệp.
Ảnh hưởng của khách hàng:
Nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi đòi hỏi nhà quản trị cần luôn cập nhật kịp
thời để tìm ra cách phù hợp với nhu cầu mới bởi vì nhà quản trị thực hiện các chức
năng quản trị đều dựa trên cơ sở là nhu cầu, mong muốn, hành vi của khách hàng
và chỉ khi đáp án ứng tốt được nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp mới bán được
hàng và kinh doanh thành công, doanh nghiệp mới phát triển được.
Khách hàng mua số lượng lớn đòi hỏi đủ cung và có giảm giá. Nhà quản trị cần làm:
Luôn chủ động thiết lập kênh thông tin về khách hàng, chủ động trong dự báo về
những thay đổi nhu cầu, hành vi mua của khách hàng.
Cập nhật nhanh chóng, chính xác sự thay đổi nhu cầu của khách hàng để có thể
điều chỉnh kế hoạch phù hợp.
Luôn phải tính đến sự tín nghiệm của khách hàng để tạo dựng, phát triển chữ tín,
độ đáng tin cậy cho thương hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng.
+ Đối thủ cạnh tranh: là những tổ chức, cá nhân có khả năng thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp với cùng một loại sản phẩm, dịch vụ và những sản
phẩm, dịch vụ có khả năng thay thế hoặc bổ sung sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Bao gồm đtct trực tiếp và tiềm ẩn.
Ảnh hưởng: Tạo sức ép thông qua giá cả, chất lượng, các dịch vụ kèm theo, phát triển
sản phẩm mới… khiến doanh nghiệp luôn cần theo dõi, phân tích, tìm ra điểm nổi
trổi, khác biệt của sản phẩm doanh nghiệp của mình để cạnh tranh với doanh nghiệp khác. Nqt cần:
Luôn cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về chiến lược, chiến thuật của dtct để
xây dựng các chiến thuật, chiến lược cạnh tranh hiệu quả hơn.
Luôn cần tạo ra sự khác biệt, đặc biệt, mới lạ của sản phẩm doanh nghiệp mình để
có thể gây ấn tượng với khách hàng, thu hút khách hàng.
Luôn cần xem xét, dự báo đến các đối thủ cạnh tranh tiềm năng để có các biện Neuvifur
pháp đối phó hợp lý, phù hợp. i
+ Nhà cung cấp: cung cấp các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp bao gồm: vốn, lao động,
hàng hóa, nguyên vật liệu, công nghệ, thông tin.
Ảnh hưởng: ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng đầu ra các sản phẩm mà doanh
nghiệp cung ứng cho thị trường, nếu không chọn được nhà cung cấp tốt, chất lượng,
liên tục thì dễ dẫn đến chất lượng sản phẩm bị giảm, kế hoạch kinh doanh bị trì hoãn,
không theo dự tính, xảy ra nhiều sai sót, gây mất uy tín của doanh nghiệp. Nqt cần:
Luôn phải tính đến năng lực của nhà cung cấp, uy tín của họ, đảm bảo được nhà
cung cấp sẽ luôn liên tục, không trì hoãn.
Luôn phải có những phương án dự phòng để đảm bảo hoạt động kinh doanh có thể
diễn ra thường xuyên, đều đặn để đảm bảo hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
Phải tổ chức thiết lập, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp
Luôn phải có những thông tin đầy đủ, chính xác về nhà cung cấp để có quyết định đúng đắn.
+ Cơ quan hữu quan: là những tổ chức có lợi ích đặc biệt ảnh hưởng đến hoạt động của
doanh nghiệp hoặc có thể là tạo sức ép buộc doanh nghiệp phải thay đổi chính sách. VD:
chính quyền địa phương; cơ quan quản lý thị trường, thuế; tổ chức bảo vệ môi trượng;
công an; cơ quan truyền thông đại chúng…
Nqt cần luôn thực hiện đúng quy định pháp luật, quy định của địa phương để hạn chế
sự can thiệp của nhà nước, địa phương hay gây mất chữ tín đs vs khách hàng.
Nqt xem xét đưa ra kế hoạch truyền thông như tình nguyện, bảo vệ môi trường… để
có gây ấn tượng với khách hàng, công chúng, tạo dựng niềm tin và thiện cảm. - Môi trường vĩ mô:
+ Tự nhiên: bao gồm khí hậu, thời tiết, nhiệt độ, độ ẩm, mưa bão, địa lý, nguồn tài nguyên thiên nhiên…
Ảnh hưởng: các doanh nghiệp bị ảnh hưởng nếu các yếu tố tự nhiên thay đổi nên thường
các doanh nghiệp tìm cách đối phó với các biến đổi này theo cách riêng của mình. Môi
trường các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến doanh nghiệp qua các mặt sau: Phát sinh ra thị
trường cung ứng các yếu tố đầu vào cho các doanh nghiệp. Tác động đến quy mô và cơ
cấu thị trường các ngành hàng tiêu dùng. Tác động làm thay đổi nhu cầu việc làm và thu
nhập đại bộ phận nhân dân, do đó ảnh hưởng đến thị phần và sức tiêu thụ hàng hoá mà
doanh nghiệp sản xuất ra. Nqt cần: Neuvifur
Có kế hoạch khoa học, hợp lý để khai thác và bảo vệ tài nguyên, môi trường. i
Thể hiện trách nhiệm xã hội, đạo đức nghề nghiệp, không vì lợi ích riêng mà hủy
hoại môi trường, tàn phá thiên nhiên… + Kinh tế:
Ảnh hưởng: Bao gồm thu nhập quốc dân, lạm phát, tỷ giá hối đoái, lãi suất, công ăn
việc làm, lương, thuế…
Tổng sản phẩm quốc nội (GDP): GDP tăng hoặc giảm thì sẽ gây ảnh hưởng đến
thu nhập của người dân từ đó dẫn đến ảnh hưởng, sự thay đổi trong nhu cầu lựa
chọn, mua bán hàng hóa, dịch vụ từ đó có thể dẫn đến cần điều chỉnh quyết định của nqt để phù hợp.
Lạm phát: khiến các yếu tố đầu vào tăng giá, lạm phát cao cũng khiến thu nhập
của người dân giảm dẫn đến sức mua giảm, nhu cầu thay đổi.
Tỷ giá hối đoái và lãi suất: tỷ giá hỗi đoái ảnh hưởng đến chi phí, giá thành hàng
hóa đặc biệt là trong giao dịch mua bán, kinh doanh thương mại quốc tế. Lãi suất
cũng ảnh hưởng đến chi phí, ảnh hưởng trực tiếp đến đầu vào và đầu ra của DN.
Công ăn việc làm và thu nhập: tác động mạnh mẽ đến quyết định mở rộng hay hạn
chế thuê nguồn nhân lực, thuê lao động, tác động đến chi phí và giá thành sản phẩm.
Thuế: thuế tăng dẫn đến chi phí tăng, giá thành sản phẩm tăng khiến việc kinh doanh trở nên khó khăn. Nqt cần:
Nắm được thông tin quan trọng về tổng sản phẩm quốc nội (GDP) cho các hoạt
động quản trị để đưa ra kế hoạch, chiến lược, mục tiêu phù hợp.
Nắm được thông tin về lạm phát để điều chỉnh chiến lược và chính sách thích hợp
để tránh thua lỗ, hạn chế tác hại, rủi ro của yếu tố lạm phát.
Chú y đến yếu tố lãi suất tiền vay để hoạch định thực thi chiến lược và chính sách
kinh doanh, quản trị phù hợp, hiệu quả.
Cần phải có biện pháp hiệu cho việc sử dụng nguồn nhân lực, tránh lãng phí nhân
lực, giảm hiệu quả kinh doanh.
Chú ý đến vấn đề thuế, linh hoạt trong hoạch định kinh doanh, chiến lược sản
phẩm, thị trường để tránh rủi ro và kinh doanh có lợi.
+ Chính trị - pháp luật:
Ảnh hưởng: Chính trị - pháp luật ổn định giúp kinh tế thuận lợi phát triển vì khi nhà
nước có các quyết định, nghị quyết, chinh sách đúng đắn, phù hợp thì sẽ thúc đẩy hoạt
động DN trog kinh tế thị trưởng, mở cơ hội để kết nối, hội nhập với quốc tế. Tuy Neuvifur
nhiên, khi hội nhập với quốc tế cũng cần rất cẩn thận, tránh vi phạm các quy định của i
WTO, hay vi phạm pháp luật nơi DN kinh doanh. Pháp luật về lâu dài có thể thay đổi,
nên có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh của DN nếu nqt không dự đoán hay không nắm bắt kịp thời. Nqt cần:
Trong chiến lược dài hạn cần dự báo được sự thay đổi của luật, chính sách để
chủ động hoạt định, điều chỉnh chiến lược phát triển.
Tận dụng những cơ hội và hạn chế rùi ro trong môi trường quốc tế. + Văn hóa xã hội:
Ảnh hưởng: Quản trị hay kinh doanh sẽ liên quan rất nhiều đến yếu tố con người, mà
con người thì mỗi người sẽ có các quan điểm khác nhau, ở mỗi nơi họ sống thì cũng
có các văn hóa hay phong tục khác nhau từ đó dẫn đến các hành vi, suy nghĩ khác
nhau. Do đó nếu không hiểu biết về văn hóa, phong tục nhân viên trong cty hay khách
hàng, nhà cung cấp… sẽ dễ đến xung đột, mâu thuẫn.
Nqt cần: Tìm hiểu, nắm bắt rõ về văn hóa, phong tục tập quán nơi mà doanh nghiệp
kinh doanh, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp để tránh gây vi phạm văn hóa, giảm uy tín của doanh nghiệp. + Khoa học công nghệ:
Ảnh hưởng: doanh nghiệp nào có điều kiện kỹ thuật công nghệ và sớm ứng dụng nó vào
sản xuất kinh doanh thì chiếm được lợi thế rất lớn về chất lượng, tốc độ sản xuất..từ đó
tồn tại và phát triển. Hầu như các hàng hoá sản phẩm của thế giới hiện đại được tạo ra
đều dựa trên những thành tựu hay phát minh khoa học kỹ thuật - công nghệ. Có thể nói
rằng, công nghệ càng cao thì giá trị sản phẩm càng cao theo tỷ lệ. Do đó nếu DN không
bắt kịp công nghệ rất dễ bị lạc hậu, lùi lại phía sau.
Nqt cần: Dự báo, phân tích, lựa chọn, tiếp nhận và khai thác thành tựu khoa học, kỹ
thuật công nghệ, và ứng dụng chúng có hiệu quả vào hoạt động kinh doanh và quản trị.
- Môi trường bên trong (nội bộ)
+ Nguồn tài chính: Có ảnh hưởng quan trọng, mọi hoạt động và quyết định quản trị đều
cần phải có nguồn tài chính để thực hiện. Nguồn tài chính đầy đủ, nhiều sẽ tạo thuận lợi
cho việc ra quyết định và triển khai hoạt động của tổ chức tốt hơn, có thể thực hiện nhiều Neuvifur
hoạt động, chiến dịch. Ngược lại khi bị hạn chế về tài chính sẽ dẫn đến khó có thể triển i
khai các hoạt động kinh doanh hiệu quả, luôn phải tính toán chắc chắn cao, hạn chế về
thực hiện chiến lược. Nqt luôn cần chú ý đến nguồn tài chính, quản lý và kiểm tra
nguồn tài chính liên tục.
+ Cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ: Các quyết định quản trị và triển khai hoạt động
của nqt phải dựa trên cơ sở vật chất và kỹ thuật hiện có. Khi csvc tốt, nhiều, hiện đại thì
việc kinh doanh sẽ dễ đàng hơn, phân tích dữ liệu hay quản lý dữ liệu cũng sẽ dễ dàng
hơn, giúp ích cho nqt trong lên kế hoạch và triển khai kế hoạch. Ngược lại nếu csvc kém,
lạc hậu sẽ khó khăn trong việc triển khai hoạt động kinh doanh, các hoạt động sẽ bị chậm
lại, hiệu suất thấp. Nqt cần có chiến lược và triển khai phát triển cơ sở vật chất, kỹ
thuật, công nghệ phù hợp với chiến lược kinh doanh phát triển của tổ chức.
+ Nguồn nhân lực: Quản trị là quản trị con người, làm việc với con người. Do đó, nqt
nếu không biết sử dụng nguồn nhân lực, không nắm được điểm mạnh, yếu, chuyên môn
của cấp dưới, các bộ phận thì rất dễ dẫn đến đưa ra các quyết định quản trị sai, kém hiệu
quả. Ngoài ra nếu 1 DN có nguồn nhân lực dồi dào, chuyên môn cao và nqt biết cách tận
dụng thì sẽ đem lại hiệu quả làm việc, chất lượng công việc vô cùng hiệu quả, chính xác,
giúp DN đạt được mục tiêu đề ra một cách tôi ưu nhất Nqt cần biết cách tạo ra, duy trì,
phát triển và sử dụng, phối hợp các nguồn nhân lực của tổ chức một cách đúng đắn, phù hợp.
+ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức luôn có thể thay đổi, được điều chỉnh để thích ứng,
phù hợp với môi trường thường xuyên biến động, và nqt thì là người thay đổi hoặc điều
chỉnh cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức đúng đắn, phù hợp sẽ đamt bảo hệ thống quản trị
vận hành thuận lợi, hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Ngược lại, nếu cơ
cấu tổ chức không phù hợp sẽ khiến việc quản trị trở nên phức tạp, rắc rối, gây giảm hiệu
quả công việc và dẫn đến khó đạt được mục tiêu nqt luôn cần theo dõi các biến động,
thay đổi từ môi trường để có thể xem xét điều chỉnh cơ cấu phù hợp với tình hình; hoặc
nqt cần thiết lập cơ cấu có tính linh hoạt cao để dễ dàng thích nghi với các tình huống ngoài dự báo xảy ra.
+ Văn hóa tổ chức: văn hóa tổ chức quy định triết lý, các giá trị và chuẩn mực ứng xử…
mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân theo. Văn hóa tổ chức được xây dựng tốt, phát
huy được giá trị cốt lõi thì sẽ tạo nên sự vững chắc, tạo sức cạnh tranh đảm bảo sự tồn tại
và phát triển của DN. Nqt cần duy trì chặt chẽ, nghiêm ngặt văn hóa tổ chức; thúc ép
nhân viên, cấp dưới cần tôn trọng và nghe theo văn hóa tổ chức.
4. Quản trị sự thay đổi (kèm sơ đồ)
Sự cần thiết của quản trị sự thay đổi: Neuvifur i
Mô hình quản trị sự thay đổi: CHƯƠNG 2
1. Khái niệm nhà quản trị: Nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
2. Vai trò nhà quản trị: Neuvifur - Vai trò liên kết: i
+ Nhà quản trị là người đại diện: Nqt là người thể hiện hình ảnh của tổ chức, thay mặt
tổ chức trong các mqh với các các nhân, tổ chức khác và những hành động của nqt khi
thực hiện chức trách không còn là của cá nhân họ mà là đại diện cho tổ chức.
+ Nhà quản trị là người lãnh đạo: Nqt phụ trách bộ phận hay tổ chức nào thì sẽ điều
khiển hoạt động tổ chức, bộ phận đó. Nqt sẽ định hướng hoạt động, phân công công việc,
tổ chức triển khai, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công việc của cá nhân, tổ chức
dưới quyền, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân, bộ phận theo định hướng chung và
thống nhất. Ở vai trò này, nhà quản trị không đơn thuần là điều phối, điều khiển công việc
mà còn cần có nghệ thuật lãnh đạo để tạo cảm hứng, tạo động lực cho các cá nhân, bộ phận và cho tổ chức.
+ Nhà quản trị là người tạo ra các mỗi quan hệ: Nqt có mối quan hệ với các nhân
viên, bộ phận dưới quyền thông qua công việc, phối hợp hoạt động… Do đó nqt là người
tạo ra, kết nối các mqh. Với vai trò này, nqt có cơ sở và điều kiện phát triển hệ thống thu
nhập, xử lý thông tin quản trị để ra quyết định quản trị đúng đắn và kịp thời - Vai trò thông tin:
+ Nhà quản trị là người tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị là người cần chủ động tiếp
nhận các thông tin từ nhiều nguồn như thông tin từ bên ngoài hay thông tin từ bên trong
tổ chức từ đó xem xét, phân tích để nắm bắt được các hoạt động đang diễn ra ở công ty,
các vấn đề đang xảy ra để đưa ra hướng xử lý, giải quyết.
+ Nhà quản trị là người xử lý thông tin: Nhà quản trị là người nắm bắt các thông tin và
sau đó phân tích, chọn lọc, đánh giá xem thông tin nào chất lượng, có lợi, phù hợp từng
giai đoạn để từ đó đưa ra quyết định quản trị tối ưu nhất.
+ Nhà quản trị là người truyền đạt và cung cấp thông tin: Nhà quản trị là người nắm
bắt, chọn lọc thông tin sau đó sẽ truyền đạt lại thông tin dưới hình thức văn bản hoặc
không văn bản cho các bộ phận, các cấp dưới để họ nắm bắt được, hiểu được và thực hiện được. - Vai trò ra quyết định:
+ Nhà quản trị là người phụ trách: Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình,nqt
cần sử dụng các công cụ, phương tiện, đảm bảo các điều kiện để bộ phận mình phụ trách
thực hiện tốt, đầy đủ nhiệm vụ và công việc được giao. Nqt cũng là người chủ trì hoặc
khởi xướng những ý tưởng mới và chỉ dẫn các thành viên trong đơn vị triển khai nhằm Neuvifur
nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. i
+ Nhà quản trị là người loại bỏ các vi phạm: Trong quá trình hoạt động, tổ chức luôn
phải đối mặt với các tình huống phát sinh, do đó nqt phải dự báo các thay đổi của môi
trường, phân tích tác động tích cực và tiêu cực của thay đổi này đối với hoạt động của tổ
chức; chủ động nắm bắt để phòng ngừa các tình huống ngoài kế hoạch; giải quyết các xáo
trộn nhằm đưa tổ chức hoạt động ổn đỉnh.
+ Nhà quản trị là người phân phối các nguồn lực: Trong tổ chức có nhiều nguồn lực
khác nhau, nhà quản trị sẽ là người quyết định phân phối nguồn lực sao cho hợp lý, tối
ưu, phù hợp với các hoạch địch, chiến lược đã đưa ra.
+ Nhà quản trị là người tiến hành các cuộc đàm phán: Nhà quản trị là người thay măt,
đại diện cho tổ chức để đàm phán, bàn bạc, thương lượng với cá nhân hoặc tổ chức khác.
Do đó, nhà quản trị cần có sự hiểu biết nhất định, có năng lực và khả năng phán đoán
nhất định, đưa ra các quyết định đúng đắn.
3. Các cấp bậc nhà quản trị:
- Nhà quản trị cấp cao: là những người giữ vị trí, chức vụ hàng đầu trong tổ chức. Họ là
người xác định các mục tiêu, chính sách và chiến lược hành động, phát triển chung cho tổ
chức và thiết lập các mục đích tổng quát để cấp dưới thực hiện.
+ Nqt cấp cao cũng là người ra quyết định dài hạn, mang tính chiến lược và có ảnh hưởng
đến hoạt động của tổ chức.
+ Nqt cần có khả năng nhận thức, phán đoán để xử lý được lượng thông tin lớn từ môi
trường bên trong và ngoài tổ chức.
- Nhà quản trị cấp trung: là các nqt hoạt động dưới nqt cấp cao và ở trên nqt cấp cơ sở.
Họ là người trực tiếp giám sát, kiểm tra các nqt cấp cơ sở.
+ Nhiệm vụ của nqt cấp trung là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các chiến
lược và chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động và nguồn lực để hoàn thành mục tiêu chung.
+ Nqt cấp trung cần phải linh hoạt, năng động, sáng tạo, biết tạo động lực, biết khuyến
khích sự hợp tác, biết giải quyết các xung đột giữa các cá nhân, các nhóm.
+ Nqt cấp trung cũng như là một đầu mối liên kết, thu thập và cung cấp thông tin phản hồi cho các bộ phận.
- Nhà quản trị cấp cơ sở: là những người trực tiếp theo dõi, giám sát và kiểm tra công Neuvifur
việc của những người thực hành. Họ thường là người trực tiếp tham gia các hoạt động tác i
nghiệp như các nhân viên cấp dưới của họ, thậm chí có khả năng làm tốt nhất những công
việc mà người thực hành phải làm.
+ Nhiệm vụ của nqt cấp cơ sở là xây dựng kế hoạch tác nghiệp, hướng dẫn, đôn thúc,
điều khiển công nhân trong công việc hàng ngày.
+ Nqt cấp cơ sở cần có kiến thức chuyên môn, hiểu biết tốt về công việc, các phương
tiện vật chất kỹ thuật và các phương pháp trong những lĩnh vực cụ thể.
4. Kỹ năng cần thiết của nhà quản trị:
- Kỹ năng chuyên môn hay còn gọi là kỹ năng kỹ thuật (quan trọng với nhà quản trị
cấp cơ sở) là những khả năng cần thiết để thực hiện công việc chuyên môn cụ thể về lĩnh
vực hoạt động của bộ phận do nhà quản trị phụ trách.
+ Kỹ năng chuyên môn giúp nqt: có thể hiểu được các công việc của bộ phận mình phụ
trách, từ đó ra quyết định chính xác về các lĩnh vực chuyên môn, chỉ đạo và hướng dẫn
nhân viên trong công việc; giúp nqt kịp thời xử lý nhanh chóng những tình huống phát sinh.
+ Học bằng cách: học tập trên trường, học tập qua các khóa học, học qua công việc và
học hỏi từ những những người đi trước.
- Kỹ năng nhân sự hay còn gọi là kỹ năng giao tiếp nhân sự (quan trọng với tất cả
quản cấp bậc nhà quản trị) là khả năng làm việc với người khác , khả năng giao tiếp với
người khác và khả năng phối hợp hoạt động giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức. + Lợi ích:
<> tạo thuận lợi, động viên và thúc đẩy các mối quan hệ để thực hiện và hoàn thành công
việc chung theo đúng mục tiêu đã được xác định.
<> là cơ sở hình thành nên năng lực giao tiếp, cho phép các nqt đạt hiểu quả cao khi tác động đến người khác.
<> giúp nqt hiểu rõ nhu cầu, động cơ thúc đẩy hành động của nhân viên, nắm bắt được
tâm lý con người, biết tuyển chọn những người phù hợp vào trong tổ chức, bố trí công
việc phù hợp với năng lực, sử dụng và khai thác được năng lực của nhân viên.
<> biết lắng nghe ý kiến và dung hòa các chính kiến, các quan điểm khác nhau, tạo ra
môi trường làm việc phù hợp cho các cá nhân, kích thích họ năng động, đóng góp ý kiến, chủ động làm việc.
+ Cách học: học tập trên trường, học tập qua các khóa học, học qua công việc và học hỏi Neuvifur
từ những những người đi trước. i
- Kỹ năng tư duy (quan trọng với nhà quản trị cấp cao) là khả năng nhận thức, phán
đoán, hình dung và trình bày những vấn đề ngay cả khi chúng còn trong dạng tiềm ẩn hay trong tương lai. + lợi ích:
<>Giúp nqt có cái nhìn tổng quan về tổ chức, định hướng cho hoạt động của tổ chức.
<> Giúp nqt tư duy có hệ thống, biết phân tích mỗi liên hệ giữa các cá nhân, bộ phận, các
vấn đề, hiểu rõ mức độ phức tạp của MT, biết giảm thiểu sự phức tạp xuống mức độ có thể đối phó được.
<>Giúp nqt có tầm nhìn chiến lược, bao quát được toàn bộ hoạt động của tổ chức trong
mqh vs các yếu tố bên trong, bên ngoài tổ chức, từ đó hoạch định chiến lược, chính sách
phù hợp với sứ mạng, mục tiêu của tổ chức.
<> Giúp nqt phát triển những năng lực cá nhân và nề nếp văn hóa tổ chức
+ Cách học: học tập trên trường, học tập qua các khóa học, học qua công việc và học hỏi
từ những những người đi trước.
5. Trách nhiệm của nhà quản trị: - Trách nhiệm kinh tế - Trách nhiệm pháp lý - Trách nhiệm đạo đức - Trách nhiệm tự do Neuvifur i CHƯƠNG 3 I. Thông tin quản trị.
1. Khái niệm thông tin quản trị: Thông tin quản trị là những tin tức và tín hiệu mới Neuvifur
được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong quá trình quản trị của tổ chức. i
2. Yêu cầu đối với thông tin quản trị:
- Sự thích hợp của thông tin: Thông tin cung cấp các dữ liệu để giúp nhà quản trị xây
dựng phương án và lựa chọn phương án để ra quyết định quản trị. Sự thích hợp của thông tin thể hiện ở chỗ:
+ Thứ nhất, thông tin cần phải cung cấp theo đúng mục tiêu đã được xác định.
+ Thứ hai, thông tin được cung cấp phải là cơ sở khoa học để ra những quyết định quản trị đúng đắn.
+ Thứ ba, thông tin cần phản ánh đúng những dữ kiện có liên quan đến các vấn đề cần phải giải quyết.
+ Thứ tư, thông tin cần tiện lợi cho người sử dụng.
- Chất lượng thông tin: Chất lượng thông tin là mức độ thoả mãn nhu cầu về thông tin của
những người sử dụng thông tin. Thông tin có chất lượng là những thông tin: Rõ ràng và
đầy đủ, Chính xác và trung thực, Hệ thống và tổng hợp, Cô đọng và lôgic.
+ Thông tin có chất lượng mang lại nhiều lợi ích: Tiết kiệm được thời gian, Hỗ trợ ra
quyết định được tốt hơn, Giúp nhà quản trị nhận thức đúng những thay đổi, những xu hướng và phát triển.
+ Chất lượng của thông tin phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố khách quan, chủ quan,
các yếu tố bên trong, bên ngoài hệ thống, nhất là các yếu tố sau: Tiến bộ khoa học kỹ
thuật, công nghệ, Năng lực và khả năng nhận thức của con người, Phương thức thu thập
và truyền đạt thông tin.
- Tính kịp thời của thông tin: Thông tin kịp thời giúp nhà quản trị giải quyết công việc
nhanh chóng, nhiều khi chớp được các cơ hội có lợi cho tổ chức, cho nhà quản trị. Việc
thu thập và xử lý thông tin làm sao đúng lúc người sử dụng cần để ra quyết định, không
quá sớm và không quá muộn. Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không bao quát hết
cả những thay đổi ở giai đoạn sau, điều này sẽ làm giảm giá trị thông tin. Thu thập và xử
lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời, bỏ lỡ thời cơ hoặc làm cho
quyết định trở nên kém giá trị.
- Dung lượng thông tin: Dung lượng thông tin thể hiện nội dung những tin tức được
truyền đi về những sự việc, hiện tượng. Người nhận thông tin luôn cần thông tin cụ thể,
đầy đủ. Thông tin có giá trị là thông tin bảo đảm cung cấp cho nhà quản trị những thông
tin cần thiết và đủ để ra các quyết định đúng đắn, chính xác. Thừa hay thiếu thông tin đều Neuvifur
làm giảm giá trị thông tin. i
3. Các loại thông tin quản trị thông tin quản trị trong tổ chức - Theo nguồn thông tin:
+ Thông tin bên trong: những thông tin phát sinh trong nội bộ tổ chức như thông tin về
nhân sự, báo cáo về tình hình tài chính…
+ Thông tin bên ngoài: những thông tin ở bên ngoài tổ chức như thông tin về thị trường,
văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động tổ chức…
- Theo chức năng của thông tin
+ Thông tin chỉ đạo: là các thông tin mang các mệnh lệnh, chị thị, nhiệm vụ, hướng dẫn
chung cho tất cả thành viên trong tổ chức.
+ Thông tin thực hiện: là các thông tin về tiến trình thực hiện và kết quả thực hiện mục
tiêu của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức. - Theo kênh thông tin:
+ Thông tin chính thức: là những thông tin từ các cấp bậc, các khâu, các bộ phận, đơn vị
và các thành viên trong hệ thống tổ chức chính thức.
+ Thông tin không chính thức: là những thông tin xuất phát từ các nhóm và các mối quan
hệ không chính thức trong tổ chức.
- Theo cách truyền thông tin:
+ Thông tin có hệ thống: là những thông tin được truyền đi theo nội dung và thủ tục đã
được định trước theo định kì và trong thời hạn nhất định.
+ Thông tin không có hệ thống: là những thông tin được truyền đi khi có những tình
huống ngẫu nhiên, ngoài dự kiến, đột xuất xảy ra trong quá trình hoạt động của tổ chức, - Theo nội dung thông tin
+ Thông tin đầu vào: là những thông tin về tình hình các yếu tố đầu vào có thể cung cấp
như: thông tin về nguyên vật liệu, về thị trường lao động, về thị trường vốn…
+ Thông tin đầu ra: là những thông tin về kết quả hoạt động của tổ chức.
+ Thông tin phản hồi: là những thông tin về phản ứng của các thành viên trong tổ chức và
các cá nhân, tổ chức có liên quan.
+ Thông tin về môi trường quản trị: là những thông tin về các yếu tố của môi trường quản Neuvifur
trị như thông tin về chính trị, luật pháp, thiết chế xã hội… i
+ Thông tin về hoạt động quản trị: là những thông tin liên quan đến chủ thể quản trị, đối
tượng quản trị, thông tin về quá trình ra quyết định, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. - Theo mức độ xử lỳ:
+ Thông tin sơ cấp: là những thông tin thu thập ban đầu chưa qua xử lý.
+ Thông tin thứ cấp: là những thông tin đã qua xử lý.
4. Hệ thống thông tin quản trị trong tổ chức
- Là tập hợp các đối tượng (con người) và thiết bị (phàn cứng, phần mềm, dữ liệu) thực
hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin, phục vụ cho hoạt động quản trị. Neuvifur i
5. Nội dung truyền thông trong tổ chức: Neuvifur i
- Người gửi (người phát tin, người mã hoá): Là nguồn phát thông tin và bắt đầu của quá
trình truyền thông. Người gửi là người khởi xướng thông điệp, có ý nghĩ muốn truyền
tin sang người nhận. Người gửi được coi là nguồn thông tin, bắt đầu quá trình thông
tin quản trị. Người gửi có thể là một hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau.
- Thông điệp: Là những tín hiệu, những ý nghĩ mà người gửi muốn truyền cho người
nhận. Thông điệp có thể bao gồm các biểu tượng được thiết kế để truyền những thông
tin mà người gửi muốn truyền đến người nhận. Phần lớn các thông điệp chứa đựng
ngôn ngữ của nó dưới dạng lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiên cũng có thể có những
hành vi phi ngôn ngữ được sử dụng để thông tin về thông điệp, ví dụ như qua ánh
mắt, nụ cười, lắc đầu, nhún vai, nhíu mày...
- Mã hóa: Là quá trình chuyển những thông điệp thành những biểu tượng được sử dụng
để truyền đi. Việc mã hóa có thể rất đơn giản nhưng cũng có nhiều trường hợp việc
mã hóa là rất khó khăn. Mã hóa phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó chủ yếu nhất là
kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa, xã hội của người gửi. Vì thế, cùng
một thông điệp, người gửi mã hóa khác nhau thì nội dung thông tin đến người nhận cũng sẽ khác nhau.
- Kênh: Là con đường đi chuyển thông tin từ người gửi đến người nhận và là phương
tiện mà qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người nhận. Kênh có thể thực
hiện qua giao tiếp trực tiếp giữa hai người, có thể được thực hiện qua phương tiện
truyền thông đại chúng như radio, tivi, báo và tạp chí, fax, internet...
- Người nhận (người nghe, người giải mã): Là người nhận thông tin, có nhu cầu về
thông tin để ra các quyết định. Thông tin sẽ nhận được thông điệp từ người gửi và vì
vậy cần phải giải mã thông điệp.
- Giải mã: Là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn dịch bởi người nhận. Việc Neuvifur
giải mã cũng chịu ảnh hưởng bởi những điều kiện như quá trình mã hóa, nghĩa là i
những điều kiện về kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa - xã hội của người giải mã.
- Phản hồi: Là dòng thông tin nối ngược từ người nhận đến người gửi, là thông điệp từ
người nhận đến người gửi. Phản hồi rất có giá trị để đánh giá được hiệu quả của quá trình truyền đạt
II. Quyết định quản trị
1. Khái niệm quyết định quản trị: Quyết định quản trị là những hành vi sáng tạo của
nhà quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để
giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiệu biết các quy luật vận động khách quan
và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường.
2. Yêu cầu đối với quyết định quản trị:
- Đảm bảo tính khoa học
- Đảm bảo tính thống nhất
- Đảm bảo tính kịp thời
- Đảm bảo tính cụ thể, dễ hiểu
- Đảm bảo tính thẩm quyền
3. Các loại quyết định quản trị:
- Theo tính chất của quy trình ra quyết định:
+ Quyết định được lập trình hóa: là quyết định được đưa
+ Quyết định không được lập trình hóa: là quyết định được đưa ra trong những tình
huống tương đối mới, chứa nhiều yếu tố chưa xảy ra hoặc hiếm xảy ra.
- Theo cách thức ra quyết định của nhà quản trị:
+ Quyết định trực giác: là những quyết định được hình thành xuất phát từ cảm nhận trực
giác của người ra quyết định.
+ Quyết định dựa trên cơ sở lý giải vấn đề: là những quyết định dựa vào sự hiểu biết vấn
đề cũng như kinh nghiệm giải quyết vấn đề.
- Theo chức năng quản trị:
+ Quyết định liên quan đến hoạch định: bao gồm quyết định về sứ mệnh của tổ chức, Neuvifur
quyết định về mục tiêu của tổ chức theo từng thời kỳ và mục tiêu bộ phận, quyết định lựa i
chọn các phương án chiến lược hay các biện pháp tác nghiệp.
+ Quyết định mô hình cấu trúc tổ chức: bao gồm quyết định giao nhiệm vụ và quyền hạn
cho một chức vụ cụ thể, quyết định cách thức phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ
chức, quyết định thành lập hay giải tán một bộ phận nào đó của tổ chức.
+ Quyết định liên quan đến lãnh đạo: bao gồm quyết định áp dụng một biện pháp khen
thường hay kỷ luật, quyết định cách thức tác động tới các nhân viên và bộ phận, quyết
định ra văn bản hướng dẫn nhân viên dưới quyền thực hiện một công việc nào đó.
+ Quyết định liên quan đến kiểm soát: bao gồm quyết định các tiêu chuẩn kiểm soát,
quyết định lựa chọn một phương pháp đo lường kết quả, quyết định hành động điều chỉnh sẽ được áp dụng.
- Theo tầm quan trọng của quyết định:
+ Quyết định chiến lược: là quyết định liên quan đến mục tiêu tổng quát hoặc dài hạn, có
tình chất định hướng tổ chức. Đây là quyết định do nhà quản trị cấp cao đưa ra nhằm xác
định phương hướng hành động cho tổ chức, cho các cá nhân, các bộ phận.
+ Quyết định chiến thuật: là quyết định liên quan đến mục tiêu của các bộ phận chức
năng trong một thời kỳ nhất định. Đây thường là quyết định do nhà quản trị cấp trung đưa
ra nhằm thay đổi tức thì hoạt động có tính chất nội bộ trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược.
+ Quyết định tác nghiệp: là quyết định liên quan đến việc điều hành các công việc hàng
ngày của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Đây thường là quyết định của nhà quản trị
cấp cơ sở nhằm điều chỉnh hoặc bù đắp những thiệt hại nảy sinh.
- Theo cấp ra quyết định:
+ Quyết định cấp cao: là những quyết định được đưa ra bởi nhà quản trị cấp cao, thường
là quyết định chiến lược phát triển cho tổ chức.
+ Quyết định cấp trung gian: là những quyết định đưa ra bởi nhà quản trị cấp trung,
thường là quyết định xác định chiến thuật cho tổ chức.
+ Quyết định cấp cơ sở: là những quyết định được đưa ra bởi nhà quản trị cấp cơ sở,
thường là quyết định các hoạt động tác nghiệp của tổ chức. - Theo thời gian: