Ôn tập Chương 3 môn Quản trị học đại cương | Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Câu hỏi tự luận chương 3 1.
Anh/chị hãy trình bày khái niệm và mục đích của chức năng tổ chức?
 Chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc
phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những
kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và
những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.
Như vậy, bản chất của chức năng tổ chức là thực hiện sự phân công lao động hợp lý (cả lao
động quản lý và lao động cụ thể) để phát huy cao nhất khả năng của nguồn nhân lực nhằm
thực hiện hiệu quả mục tiêu chung. Vì thế, tổ chức là một công việc chuyên môn vừa mang
tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.
 Mục đích của chức năng tổ chức là nhằm thiết lập ra một hệ thống các vị trí cho mỗi cá
nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất
để thực hiện mục tiêu của tổ chức. 2.
Anh/chị hãy trình bày khái niệm, vai trò và các nội dung của chức năng tổ chức?  Khái niệm
+ Chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công
việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về
những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo
cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.
+ bản chất của chức năng tổ chức là thực hiện sự phân công lao động hợp lý (cả lao động
quản lý và lao động cụ thể) để phát huy cao nhất khả năng của nguồn nhân lực nhằm
thực hiện hiệu quả mục tiêu chung. Vì thế, tổ chức là một công việc chuyên môn vừa
mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.  vai trò :
+ Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp giữa các bộ
phận. Từ đó, có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm tối đa sự lãng phí trong việc vận
hành hoạt động của bộ máy tổ chức.
+ Phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên
+ Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực
+ Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.
 Nội dung : bao gồm 3 nội dung
+ Tổ chức cơ cấu: là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành hiệu quả nhằm đạt được
các mục tiêu của tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý và xác định nhiệm
vụ cho mỗi bộ phận trong cơ cấu.
+ Tổ chức quá trình: là việc thiết kế quá trình quản lý bao gồm việc xác định mối quan
hệ quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế hợp tác nội
bộ và giữa các bộ phận.
+ Tổ chức nhân sự: Lựa chọn cán bộ cho bộ máy quản lý. 3.
Chức năng tổ chức gồm mấy nội dung? Đó là những nội dung nào? Theo anh/chị,
trong số các nội dung đó, nội dung nào quan trọng nhất? Tại sao?
- Chức năng tổ chức tổ chức có 3 nội
+ Tổ chức cơ cấu: là việc thiết kế một cấu trúc tổ chức vận hành hiệu quả nhằm đạt được các
mục tiêu của tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý và xác định nhiệm vụ cho
mỗi bộ phận trong cơ cấu.
+ Tổ chức quá trình: là việc thiết kế quá trình quản lý bao gồm việc xác định mối quan hệ
quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế hợp tác nội bộ và giữa các bộ phận.
+ Tổ chức nhân sự: Lựa chọn cán bộ cho bộ máy quản lý.
- Theo em nôi dung quan trọng nhất là tổ chức nhân sự bởi công tác tổ chức về bản chất là việcphân
công lao động. Muốn công tác tổ chức tốt thì trước hết phải chọn được phù hợp nhất với từng
công việc. Như Bác Hồ từng nói “ tuổi nhỏ làm việc nhỏ tùy theo sức của mình”, mỗi người có
một thế mạnh và năng lực làm việc khác nhau, nếu đạt một người không có năng lực ổ các vị trí
quan trọng thì họ không đủ năng lưc hoàn thành công việc còn nếu để người có năng lực tốt làm
những công việc nhỏ nhặt sẽ lãng phí tài năng của họ. Do đó, trước hết phải sắp xếp công việc
hợp lý hay tổ chức nhân sự tốt đã. 4.
Anh/chị hãy trình bày khái niệm chức năng tổ chức? Chức năng này trong một doanh
nghiệp tư nhân và một bệnh viện công về bản chất có khác nhau không? Tại sao?
 Chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc
phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những
kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và
những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.
 bản chất của chức năng tổ chức là thực hiện sự phân công lao động hợp lý (cả lao động quản
lý và lao động cụ thể) để phát huy cao nhất khả năng của nguồn nhân lực nhằm thực hiện
hiệu quả mục tiêu chung. Vì thế, tổ chức là một công việc chuyên môn vừa mang tính khoa
học, vừa mang tính nghệ thuật.
 về bản chất thì việc tổ chức ở một doanh nghiệp tư nhân và một bệnh viện là không khác
nhau. Dù là bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào thì muốn hoạt động hiệu quả cũng cần có
công tác tổ chức. Bởi công tác tổ chức là việc phân công lao động sao cho hợp lý. Nếu có sự
khác nhau thì chỉ khác nhau ở lĩnh vực hoạt động hay công việc chính, cụ thể là trong doanh
nghiệp tư nhân thì các cong việc xoay quanh việc sản xuất kinh doanh còn bệnh viện thì là nơi khám chữa bệch. 5.
Anh/chị hãy trình bày logic của công tác tổ chức?
Logic của công tác tổ chức phải tuân theo 4 bước
+ B1 : phải xuất phát từ mục tiêu kế hoạch
+ B2 : nhóm các hoạt động có cùng tính chất chức năng
+ B3 : chọn lãnh ddạo nhóm
+ B4 : ràng buộc các mối quan hệ giữa các nhóm 6.
Anh/chị hãy trình bày logic của công tác tổ chức? Giải thích tại sao khi thực hiện công
tác tổ chức, người ta phải xuât phát từ mục tiêu kế hoạch?
- Khi thực hiện công tác tổ chức cho doanh nghiệp, người ta tuân theo các bước có tính logic sau dây:
+ Phải xuất phát từ mục tiêu kế hoạch để để ra các hoat động cấn thiết.
+ Nhóm các hoạt động có cùng một tính chất hoặc cùng một chức năng để hình thành nên các
nhóm của doanh nghiệp: nhóm tổ chức, nhóm nhân sự, nhóm sản xuất, v.v. Đây chính là các phòng ban, phân xưởng.
+ Với mỗi nhóm người ta sẽ chon ra lãnh đao nhóm và giao cho họ những nhiệm vụ cần hoàn
thành và quyển đế có thế thưc hiện những nhiệm vụ ấy.
+ Ràng buộc mối quan hệ giữa các nhóm thông qua các quy định về trao đối vật chất, thông
tin trong quá trình thực hiện các kế hoach của doanh nghiệp.
- Khi thực hiện công tác tổ chức người ta phải xuất phát từ mục tiêu kế hoạch bởi mực tiêu kế hoạch
là căn cứ để đề ra cá hoạt động cần thiết từ đó mới có cơ sở để đánh giá phân công công việc sao cho phù hợp 7.
Anh/chị hãy trình bày logic của công tác tổ chức? Tại sao khi thực hiện công tác tổ
chức, ta phải ràng buộc các mối quan hệ giữa các nhóm thông qua các quy định về
trao đổi vật chất, thông tin trong quá trình thực hiện các kế hoạch của doanh nghiệp?
- Khi thực hiện công tác tổ chức cho doanh nghiệp, người ta tuân theo các bước có tính logic sau dây:
+ Phải xuất phát từ mục tiêu kế hoạch để để ra các hoat động cấn thiết.
+ Nhóm các hoạt động có cùng một tính chất hoặc cùng một chức năng để hình thành nên các
nhóm của doanh nghiệp: nhóm tổ chức, nhóm nhân sự, nhóm sản xuất, v.v. Đây chính là các phòng ban, phân xưởng.
+ Với mỗi nhóm người ta sẽ chon ra lãnh đao nhóm và giao cho họ những nhiệm vụ cần hoàn
thành và quyển đế có thế thưc hiện những nhiệm vụ ấy.
+ Ràng buộc mối quan hệ giữa các nhóm thông qua các quy định về trao đối vật chất, thông
tin trong quá trình thực hiện các kế hoạch của doanh nghiệp.
- khi thực hiện công tác tổ chức, ta phải ràng buộc các mối quan hệ giữa các nhóm thông qua các
quy định về trao đổi vật chất, thông tin trong quá trình thực hiện các kế hoạch của doanh nghiệp do
doanh nghiệp là một tổ chức thống nhất luôn hướng đến một mục đích chung để đạt được mục đích
thì phải có sự phối hợp hoạt động giữ các nhóm, phòng ban. Trong quá trình tổ chức có thể phân
chia để dẽ dàng quản lý và tập chung chuyên môn hóa xong phải có sự trao đổi giữa các nhóm
phòng ban để đảm bảo tiến độ mục tiêu chung của doanh nghiệp 8.
Đối chiếu giữa nội dung và logic của công tác tổ chức? Các bước logic nào ứng với các
nội dung tương ứng? Giải thích. Nội dung
Logic của công tác tổ chức Giải thích công tác tổ chức Tổ chức cơ
• Phải xuất phát từ mục tiêu kế hoạch để • Tổ chức cơ cấu bao cấu
để ra các hoat động cấn thiết. gồm việc thiết kế cơ
• Nhóm các hoạt động có cùng một tính
cấu tổ chức quản lý và
chất hoặc cùng một chức năng để hình xác định nhiệm vụ cho
thành nên các nhóm của doanh nghiệp: mỗi bộ phận trong cơ
nhóm tổ chức, nhóm nhân sự, nhóm sản cấu.
xuất, v.v. Đây chính là các phòng ban, phân xưởng. Tổ chức quá
• Ràng buộc mối quan hệ giữa các nhóm
• Tổ chức quá trình bao trình
thông qua các quy định về trao đối vật
gồm việc xác định mối
chất, thông tin trong quá trình thực hiện quan hệ quyền hạn,
các kế hoạch của doanh nghiệp. trách nhiệm giữa các bộ phận và xây dựng nội quy, quy chế hợp
tác nội bộ và giữa các bộ phận. Tổ chức
• Với mỗi nhóm người ta sẽ chon ra lãnh
• Tổ chức nhân sự là lựa nhân sự
đao nhóm và giao cho họ những nhiệm chọn cán bộ cho bộ
vụ cần hoàn thành và quyển đế có thế máy quản lý.
thưc hiện những nhiệm vụ ấy. 9.
Khi thực hiện công tác tổ chức, ta cần phải chú ý những nội dung nào?
Những chú ý khi thực hiện công tác tổ chức
+ lựa chọn những người phù hợp nhất để đưa vào cơ cấu tổ chức
+ phải chi rõ những quyên lực mà cán bộ quản lý các cấp có thế sử dụng trong việc điều hành
các hoạt động hàng ngày của mổi bộ phận
+ Phải nhìn nhân tổ chức là một quá trình, do vây phải luôn luôn hoàn thiện cơ cấu tố chức
cũng như các quy chế trong doanh nghiệp do môi trường doanh nghiệp luôn biến động không ngừng
+ Thiết kế sao cho phù hợp nhất với cá nhân mỗi nhà quản lý để phù hợp mỗi nhà quản lý bởi
các nhà quản trị có năng lực và phong cách lãnh đạo khác nhau 10.
Khi thực hiện công tác tổ chức, ta cần phải chú ý những nội dung nào? Tại sao phải
lựa chọn những con người phù hợp nhất đề đưa vào cơ cấu tổ chức?
Những chú ý khi thực hiện công tác tổ chức
+ lựa chọn những người phù hợp nhất để đưa vào cơ cấu tổ chức
+ phải chi rõ những quyên lực mà cán bộ quản lý các cấp có thế sử dụng trong việc điều hành
các hoạt động hàng ngày của mổi bộ phận
+ Phải nhìn nhân tổ chức là một quá trình, do vây phải luôn luôn hoàn thiện cơ cấu tố chức
cũng như các quy chế trong doanh nghiệp do môi trường doanh nghiệp luôn biến động không ngừng
+ Thiết kế sao cho phù hợp nhất với cá nhân mỗi nhà quản lý để phù hợp mỗi nhà quản lý bởi
các nhà quản trị có năng lực và phong cách lãnh đạo khác nhau
phải lựa chọn những con người phù hợp nhất đề đưa vào cơ cấu tổ chức bởi
+ công tác tổ chức có liên quan đến yếu tố con người mà mỗi người có một thế mạnh riêng, có
năng lực nhất định, có lối sống và tích cách khác nhau.
+ Nếu chọn một người không đủ năng lực sẽ gây ảnh hưởng đến kết quả và tiến độ của công
việc, chọ người có năng lực vượt quá chức vụ được giao sẽ lãng phí tài năng của nhân viên
thậm chí nhân viên có thể sẽ vượt quyền nếu cấp trên có năng lực thấp hơn anh hoặc khi
chọn một người có văn hóa mâu thuẫn với văn hóa doanh nghiệp rất dễ gây ra mâu thuẫn
nội bộ giữa các nhân viên với nhau.
=> Do đó cần lựa chọn người phù hợp nhất để đưa vào cơ cấu tổ chức. 11.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có phải mang tính bất biến không? Tại sao?
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp không mang tính bất biến bởi môi trường kinh doanh luôn biến
động không ngừng do đó nhà quản trị phải nhìn nhận tổ chức là một quá trình, do vây phải luôn
luôn hoàn thiện cơ cấu tố chức cũng như các quy chế trong nội bộ doanh nghiệp sao cho phù hợp
với thay đổi môi trường. 12.
Có ý kiến cho rằng khi thay đổi lãnh đạo cấp cao thì bộ máy quản lý cũng có thể thay
đổi. Trình bày quan điểm của anh/chị về ý kiến trên.
Em đồng tình với quan điểm “khi thay đổi lãnh đạo cấp cao thì bộ máy quản lý cũng có thể thay
đổi” bởi công tác tổ chức cũng là một chức năng của quản lý mà mỗi nhà quản lý có thể sử dụng để
thực hiện mục tiêu của mình. Vì vậy nó phải được thiết kế sao cho phù hợp nhất với cá nhân mỗi
nhà quản lý. Do đó khi thay dổi lãnh dao cấp cao thì bộ máy quản lý trong nhiều trường hợp có thể cũng sẽ thay đổi theo. 13.
Anh/chị hãy trình bày khái niệm cơ cấu tổ chức? Cần đảm bảo các yêu cầu có tính
nguyên tắc nào khi xây dựng cơ cấu tổ chức?
- Khái niệm : cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận Có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau,
được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo
những cấp, những khâu khác nhau, nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu chung đã xác định.
- Khi thực hiện xây dựmg cơ cấu tổ chức quản lý cấn đảm bảo các yêu cầu có tính nguyên tắc sau đây
+ Tinh tổi ưu của hệ thống: đòi hỏi sự phân chia các bộ phận trong doanh nghiệp phải đạt được
sự tối ưu. Nếu chia ra qua nhiều bộ phận thì bộ máy quản lý sẽ Cổng kênh, còn nếu quá ít thì
quy mộ các bộ phận sẽ quá lớn làm cho các nhà quản lý trung gian khó kiểm soát công việc.
+ tính linh hoạt : đòi hỏi thông tin quản lý có thể truyền đi một cách nhanh nhất
+ độ tin cậy trong hoạt động : đòi hỏi khi xây dựng cơ cấu quản lý người ta phải xây dựng cơ
chế để kiểm soát mỗi soát mỗi bộ phận trong cơ cấu để đảm bảo các hoạt dộng trong cơ cấu
hướng đến mực tiêu chung cũng như thông tin do mỗi bộ phận đưa ra là chính xác
+ tính kinh tế : đòi hỏi cơ cấu phải được xây dựng sao cho chi phí quản lý doanh doanh nghiệp là nhỏ nhất có thể 14.
Anh/chị hãy cho biết tại sao phải đảm bảo tính tối ưu của hệ thống khi xây dựng cơ cấu tổ chức?
phải đảm bảo tính tối ưu của hệ thống khi xây dựng cơ cấu tổ chức bởi nếu chia ra
qua nhiều bộ phận thì bộ máy quản lý sẽ Cổng kênh khó quản lý, còn nếu quá ít thì quy mộ
các bộ phận sẽ quá lớn làm cho các nhà quản lý trung gian khó kiểm soát công việc. Vì vậy
để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp cần đảm bảo tính tối ưu của hệ thống. 15.
Anh/chị hãy cho biết tại sao phải đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống khi xây dựng cơ cấu tổ chức?
phải đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống khi xây dựng cơ cấu tổ chức bởi tính năng này đòi
hỏi thông tin quản lý có thể truyền đi một cách nhanh nhất nhằm đảm bảo thông tin quản lý
có thể kịp thời đến với người cần nắm bắt được thông tin để nhanh chóng đưa ra phương
hướng hành động kịp thời, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp, tổ chức 16.
Anh/chị hãy cho biết tại sao phải đảm bảo tính kinh tế của hệ thống khi xây dựng cơ cấu tổ chức?
phải đảm bảo tính kinh tế của hệ thống khi xây dựng cơ cấu tổ chức bởi tính kinh tế đòi hỏi
cơ cấu phải được xây dựng sao cho chi phí quản lý doanh doanh nghiệp là nhỏ nhất có thể,
điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí gia tăng được nguồn vốn đầu tư sản xuất kinh
doanh. Từ đó, nâng cao hiệu kết quả hoạt động của doanh nghiệp 17.
Anh/chị hãy cho biết tại sao phải đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động khi xây dựng cơ cấu tổ chức?
phải đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động bởi độ tin cậy trong hoạt động đòi hỏi khi xây dựng
cơ cấu quản lý người ta phải xây dựng cơ chế để kiểm soát mỗi soát mỗi bộ phận trong cơ
cấu để đảm bảo các hoạt dộng trong cơ cấu hướng đến mục tiêu chung cũng như thông tin
do mỗi bộ phận đưa ra là chính xác. Nếu mục tiêu tiêu của bộ phận không đồng nhất với
mực tiêu chung của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thậm chí là thành bại của mục
tiêu chung còn nếu thông tin được đưa ra không chính xác thì các quyết định được đưa ra
dựa trên những thôg tin đó có thể là các quyết định sai lầm. Do đó ccần đảm bảo độ tin cậy
trong hoạt động của doanh nghiệp 18.
Trình bày những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức và các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức?
Khi thực hiện xây dựmg cơ cấu tổ chức quản lý cấn đảm bảo các yêu cầu có tính nguyên tắc sau đây
+ Tinh tổi ưu của hệ thống: đòi hỏi sự phân chia các bộ phận trong doanh nghiệp phải đạt được
sự tối ưu. Nếu chia ra qua nhiều bộ phận thì bộ máy quản lý sẽ Cổng kênh, còn nếu quá ít thì
quy mộ các bộ phận sẽ quá lớn làm cho các nhà quản lý trung gian khó kiểm soát công việc.
+ tính linh hoạt : đòi hỏi thông tin quản lý có thể truyền đi một cách nhanh nhất
+ độ tin cậy trong hoạt động : đòi hỏi khi xây dựng cơ cấu quản lý người ta phải xây dựng cơ
chế để kiểm soát mỗi soát mỗi bộ phận trong cơ cấu để đảm bảo các hoạt dộng trong cơ cấu
hướng đến mực tiêu chung cũng như thông tin do mỗi bộ phận đưa ra là chính xác
+ tính kinh tế : đòi hỏi cơ cấu phải được xây dựng sao cho chi phí quản lý doanh doanh nghiệp là nhỏ nhất có thể 19.
Trình bày quá trình thiết kế tổ chức. Quá trình đó chỉ sử dụng cho xây dựng cơ cấu
mới hay cả cho việc hoàn thiện cơ cấu đang tồn tại?
Quá trình thiết kế tổ chức bao gồm các bước sau
• Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức
• Bước 2: Xác định các hoạt động cần thiết
• Bước 3: Phân chia tổ chức thành các hoạt động
• Bước 4: Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận
Quá trình trên không chỉ dùng khi xây dựng cơ cấu mới mà còn dùng cho việc hoàn thiện cơ cấu
đang tồn tại bởi môi trường luôn biến động không ngừng nên doanh nghiệp cần xem xét tính phù
hợp của cơ cấu hiện tại nhằm thay đổi kịp thời khi không phù hợp nhằm thích ứng kịp thời dưới tác
động của môi trường để không bỏ lỡ cơ hội và hạn chế rủi ro có thể gặp phải. 20.
Anh/chị cho biết tầm hạn quản trị là gì? Tầm hạn quản trị và cấp quản trị có mối quan
hệ với nhau như thế nào?
+ Tầm hạn quản trị là số người và/hoặc bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả
+ Cấp quản trị là cấp được quyền ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định
+ Tầm hạn quản trị và số cấp quản trị có mối quan hệ nghịch biến 21.
Anh/chị hãy vẽ sơ đồ và trình bày những nguyên tắc, ưu điểm, nhược điểm và phạm vi
ứng dụng của mô hình cơ cấu kiểu trực tuyến.
 Sơ đồ cơ cấu trực tuyến
 Nguyên tắc xây dựng: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến quyền lực trong
doanh nghiệp là đường thẳng. Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất.  Ưu điểm
• Quá trình trao đổi thông tin nhanh chóng.
• Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ dàng quy trách nhiệm khi có sai lầm xảy ra.
• Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh.  Nhược điểm
• Không chuyên môn hóa do vậy nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện.
• Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ.
• Dễ dẫn đến phong cách quản lý gia trưởng.
• Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên thì các bộ phận trực thuộc cũng tăng lên dẫn đến việc khó kiểm soát.
 Phạm vi ứng dụng : Cơ cấu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt
động đơn giản, số lượng sản phẩm ít. 22.
Anh/chị hãy vẽ sơ đồ và trình bày những nguyên tắc, ưu điểm, nhược điểm và phạm vi
ứng dụng của mô hình cơ cấu kiểu chức năng.
 Sơ đồ cơ cấu chức năng
 Nguyên tắc xây dựng: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến quyền lực trong
doanh nghiệp là đường thẳng. Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất.  Ưu điểm
• Nhà lãnh đạo cấp cao được sự trợ giúp của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao;
• Có sự chuyên môn hóa trong quản lý nên chất lượng mỗi loại quyết định có thể tăng lên;
• Không đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có kiến thức toàn diện;
• Nhân viên có thể học hỏi từ những người khác làm công việc giống nhau trong một bộ phận chức năng;
• Trưởng bộ phận chức năng dễ giám sát và đánh giá nhân viên;
• Giữ được uy tín và sức mạn các trưởng bộ phận chức năng…  Nhược điểm
• Vi phạm nguyên tắc một thủ trưởng (người quản lý cấp dưới phải nhận mệnh lệnh từ
nhiều cấp trên nên có thể sẽ có sự không thống nhất giữa các quyết định);
• Chế độ trách nhiệm không rõ ràng;
• Dễ mâu thuẫn giữa các bộ phận chuyên môn.
 Phạm vi ứng dụng : Cơ cấu này được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát
triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, phù hợp với doanh nghiệp có đặc thù cao,
khi mà hoạt động giữa các bộ phận là độc lập với nhau: ngân hàng, bảo hiểm, du lịch…
nhưng hiện nay rất ít được áp dụng. 23.
Anh/chị hãy vẽ sơ đồ và trình bày những nguyên tắc, ưu điểm, nhược điểm và phạm vi
ứng dụng của mô hình cơ cấu kiểu trực tuyến - chức năng.
 Sơ đồ cơ cấu trực tuyến chức năng
 Nguyên tắc: Người ta kết hợp hai loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng để tận dụng
những ưu điểm của hai cơ cấu đó. Người ta vẫn tổ chức ra các bộ phận chức năng nhưng
những bộ phận này không trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc mà chủ yếu
làm nhiệm vụ tham mưu cho người quản lý cấp cao trong quá trình chuẩn bị ban hành và
thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình.
 Ưu điểm: Cơ cấu này đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh, đảm bảo chất lượng của
các quyết định quản lý, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao cũng như có thể quy
trách nhiệm cụ thể nếu có sai lầm.
 Lưu ý: Khi thiết kế nhiệm vụ cho các bộ phận chức năng thì người quản lý cấp cao phải chỉ
rõ nhiệm vụ mà mỗi bộ phận này phải thực hiện, cũng như mối quan hệ về nhiệm vụ giữa
các bộ phận chức năng với nhau, tránh sự chồng chéo trong công việc hoặc sự đùn đẩy giữa
các bộ phận. Ngoài ra, các bộ phận chức năng cũng phải trực tiếp chỉ đạo các bộ phận trực
thuộc trong quá trình thực hiện các kế hoạch thuộc phạm vi chuyên môn của mình. Trong
một số trường hợp, nhận được sự ủy quyền của người quản lý cấp cao thì bộ phận này có thể
trực tiếp ra quyết định.
 Phạm vi ứng dụng: Cơ cấu này được áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. 24.
Anh/chị hãy vẽ sơ đồ và trình bày những nguyên tắc, ưu điểm, nhược điểm và phạm vi
ứng dụng của mô hình cơ cấu kiểu trực tuyến – tham mưu.
 Sơ đồ cơ cấu trực tuyến tham mưu
 Nguyên tắc: Đối với một số đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp thì có thể áp dụng mô hình
trực tuyến tham mưu, tức là bộ máy quản lý vẫn được thiết kế theo nguyên tắc trực tuyến,
nhưng ở mỗi cấp quản lý người ta tổ chức các bộ phận tham mưu có nhiệm vụ giúp người
quản lý đó trong quá trình chuẩn bị, ban hành, và thực hiện tất cả các quyết định thuộc chức
năng chuyên môn. Cơ cấu này xuất phát từ trong quân đội và ít được áp dụng trong quản lý kinh tế
 Ưu điểm : thuận lợi dễ thực hiện yêu cầu từ một thủ trưởng. Bước đầu biết khai thác chức
năng của cơ quan tham mưu.
 Nhược điểm: Để đưa ra bất kỳ quyết định nào người quản lý phải mất thời gian hỏi ý kiến
bộ phận tham mưu. Đôi khi dẫn đến tình trạng ra quyết định chậm và đánh mất cơ hội trong kinh doanh.
 Phạm vi ứng dụng : Cơ cấu này xuất phát từ trong quân đội và ít được áp dụng trong quản lý kinh tế 25.
Anh/chị hãy vẽ sơ đồ và trình bày những nguyên tắc, ưu điểm, nhược điểm và phạm vi
ứng dụng của mô hình cơ cấu kiểu dự án.
 Sơ đồ cơ cấu dự án
 Nguyên tắc: Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều sản phẩm giống nhau,
mỗi sản phẩm có giá trị lớn và thực hiện ở những địa điểm khác nhau thì bộ máy quản lý tổ
chức theo kiểu dự án. Trong mỗi dự án, tùy quy mô, người ta có thể chọn cơ cấu theo kiểu
trực tuyến hoặc trực tuyến chức năng.
 Đặc điểm: Việc tổ chức cơ cấu quản lý theo kiểu dự án là sự phát triển của cơ cấu trực
tuyến hoặc trực tuyến chức năng. Lưu ý là cơ cấu quản lý trong mỗi dự án chỉ tồn tại cùng
với thời gian tồn tại của dự án. Khi dự án hoàn thành thì cơ cấu đó được giải thể. Ngoài ra,
theo kiểu cơ cấu này thì một người cùng một lúc có thể tham gia vào nhiều dự án khác nhau.
 Phạm vi ứng dụng : doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều sản phẩm giống nhau, mỗi
sản phẩm có giá trị lớn và thực hiện ở những địa điểm khác nhau 26.
Anh/chị hãy vẽ sơ đồ và trình bày những nguyên tắc, ưu điểm, nhược điểm và phạm vi
ứng dụng của mô hình cơ cấu kiểu ma trận
 Sơ đồ cơ cấu ma trận
 Nguyên tắc: Với một doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều chi nhánh khác nhau hoặc
nhiều thành viên khác nhau thì bộ máy quản lý có thể tổ chức theo kiểu ma trận. Trong đó,
các bộ phận chức năng được thiết kế giúp người quản lý cấp cao trong các công việc thuộc
chức năng đó ở quy mô doanh nghiệp lớn.
 Ưu điểm: Cơ cấu này có tính năng động cao, dễ di chuyển các cán bộ bộ phận tới các dự án
khác nhau. Ngoài ra nó còn tận dụng được các cán bộ có chuyên môn cao, giảm cồng kềnh cho bộ máy tổ chức.
 Nhược điểm: mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp như vậy dễ xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh
đạo dự án và lãnh đạo chức năng. Và cơ cấu này chỉ sử dụng trong các dự án trung hạn và dài hạn
 Phạm vi ứng dụng : Kiểu cơ cấu này phù hợp với những tổng công ty, công ty đa quốc gia. 27.
Anh/chị hãy so sánh mô hình cơ cấu kiểu trực tuyến và mô hình cơ cấu kiểu chức năng.
Tiêu chí Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu chức năng so sánh Nguyên
• Bộ máy quản lý được xây
• Để giảm bớt gánh nặng cho người tắc thiết
dựng sao cho các tuyến quyền
quản lý cấp cao, người ta tổ chức ra kế
lực trong doanh nghiệp là
các bộ phận chức năng (phòng chức đường thẳng. năng).
• Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý
• Các bộ phận này sẽ trực tiếp ra quyết
trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ
định xuống các bộ phận trực thuộc 1 cấp trên duy nhất.
trong phạm vi chuyên môn của mình. Ưu
• Quá trình trao đổi thông tin
• Nhà lãnh đạo cấp cao được sự trợ điểm nhanh chóng.
giúp của các chuyên gia có trình độ
• Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ chuyên môn cao
dàng quy trách nhiệm khi có
• Không đòi hỏi nhà quản lý cấp cao sai lầm xảy ra.
phải có kiến thức toàn diện;
• Đảm bảo nguyên tắc thống
• Nhân viên có thể học hỏi từ những nhất trong mệnh lệnh.
người khác làm công việc giống nhau
trong một bộ phận chức năng;
• Trưởng bộ phận chức năng dễ giám
sát và đánh giá nhân viên;
• Giữ được uy tín và sức mạn các
trưởng bộ phận chức năng… Nhược
• Không chuyên môn hóa do vậy
• Vi phạm nguyên tắc một thủ trưởng diểm
nhà quản lý cần có kiến thức
(người quản lý cấp dưới phải nhận toàn diện.
mệnh lệnh từ nhiều cấp trên nên có
• Hạn chế việc sử dụng các
thể sẽ có sự không thống nhất giữa chuyên gia có trình độ. các quyết định);
• Dễ dẫn đến phong cách quản
• Chế độ trách nhiệm không rõ ràng; lý gia trưởng.
• Dễ mâu thuẫn giữa các bộ phận
• Khi quy mô doanh nghiệp tăng chuyên môn.
lên thì các bộ phận trực thuộc
cũng tăng lên dẫn đến việc khó kiểm soát. Phạm vi
• Cơ cấu này chỉ phù hợp với
• Cơ cấu này được hầu hết các tổ chức ứng
những doanh nghiệp quy mô
sử dụng trong một giai đoạn phát dụng
nhỏ, hoạt động đơn giản, số
triển nào đó, khi tổ chức có quy mô lượng sản phẩm ít.
vừa và nhỏ, phù hợp với doanh
nghiệp có đặc thù cao, khi mà hoạt
động giữa các bộ phận là độc lập với
nhau: ngân hàng, bảo hiểm, du lịch…
nhưng hiện nay rất ít được áp dụng. 28.
Anh/chị hãy giải thích tại sao mô hình cơ cấu kiểu trực tuyến - chức năng lại được phổ
biến rộng rãi tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
mô hình cơ cấu kiểu trực tuyến - chức năng lại được phổ biến rộng rãi tại các doanh nghiệp
Việt Nam hiện nay bởi cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu kiểu trực tuyến và cơ cấu kiểu
chức năng. Do đó cơ cấu này ra đời nhằm khắc phục nhược điểm của các cơ cấu trực tuyến,
chức năng và được áp dụng rộng rãi phổ biến cho các doanh nghiệp. Theo cơ cấu này, người
lãnh đạo cao nhất của tổ chức được sự giúp đỡ của những người lãnh đạo chức năng để
chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn, và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Cơ cấu trực
tuyến - chức năng đã lợi dụng được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Dù
có xuất hiện những nhược điểm mới nhưng nó lại có thể dễ dàng được giải quyết bằng cách
sử dụng ban tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ một người trợ lý nào đó. 29.
Anh/chị cho biết một cơ cấu tổ chức có thể cung cấp những thông tin nào?
Một cơ cấu tổ chức có thể cung cấp 4 loại thông tin sau đây:
• Nhiệm vụ: Cơ cấu tổ chức cho thấy sự phân chia nhiệm vụ trong một tổ chức nào đó.
• Các bộ phận: mỗi ô trong một lược đồ tổ chức có trách nhiệm đảm đương, hoàn thành
một phần hoạt động, công việc chung của toàn bộ tổ chức.
• Các cấp quản lý: lược đồ quản lý cũng chỉ rõ thứ bậc quản lý từ cao nhất đến thấp nhất.
• Các tuyến quyền hạn: các đường thẳng đứng trong cơ cấu tổ chức cho thấy quyền hạn
của một vị trí quản lý đối với vị trí khác trong toàn bộ tổ chức.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức cũng chưa cho thấy những thông tin tiềm ẩn khác: vấn đề truyền thông,
các quyền hạn cụ thể, do vậy nếu cơ cấu tổ chức mà không được giải thích cặn kẽ sẽ dẫn đến sự
hiểu lầm về nhiệm vụ và quyền hạn. 30.
Anh/chị cho biết trong tổ chức tồn tại những mối quan hệ quyền hạn nào? Việc sử
dụng các loại quyền hạn sẽ dẫn đến những mô hình tổ chức nào? Lấy ví dụ minh họa. Mối Khái niệm Mô hình tổ Ví dụ quan hệ chức quyền hạn Quyền
• là quyền hạn cho phép Cơ cấu tổ
Nhà quản trị giao công việc trực hạn trực
người quản trị ra quyết chức trực
tiếp cho nhân viên vào nhận báo tuyến định và giám sát trực tuyến cáo từ họ
tiếp đối với cấp dưới.
• Mỗi nhà quản trị với
quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định
cho cấp dưới trực tiếp
và nhận báo cáo từ họ. Quyền
• là quyền trao cho một
Cơ cấu chức Giám đốc công ty giao nhiệm vụ hạn chức cá nhân ra quyết định năng
cho các phòng ban chức năng năng và kiểm soát những
thông qua trưởng nhóm của
hoạt động nhất định của
phòng ban đó và nhận báo cáo các bộ phận khác.
công việc qua trưởng nhóm các
phòng ban. Trưởng nhóm các
hòng ban có trách nhiệm phân
chia và giám sát nhân viên để
hoàn thành mục tiêu được giao Quyền
• bản chất của mối quan
Cơ cấu trực Khi gặp vấn đề mà nhà quản trị hạn
hệ tham mưu là cố vấn. tuyến tham cần có sự cố vấn từ những người tham Chức năng của các mưu
có chuyên môn cao để đưa ra mưu tham mưu là điều tra,
quyết định thì những ý kiến này khảo sát, nghiên cứu,
chỉ mang tính tham khảo chứ phân tích và đưa ra
không mang tính quyết định. những ý kiến tư vấn
Người đưa ra quyết cuối cùng
cho người quản trị trực vẫn là nhà quản trị. tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. 31.
Anh/chị cho biết định nghĩa và so sánh các khái niệm phân quyền, tập quyền và ủy quyền
trong quản trị một tổ chức? Tiêu chí so sánh Phân quyền Tập quyền ủy quyền Định nghĩa là quá trình phân là xu hướng tập là quá trình các nhà chia quyền lực và trung và duy trì quản trị giao quyền quyền hạn trong tổ
quyền lực và quyền hành động và ra
chức cho các cán bộ hạn trong tổ chức quyết định trong quản lý cấp thấp vào tay các nhà những phạm vi nào hơn. quản lý cấp cao. đó cho cấp dưới. Ưu điểm Tính linh hoạt của
Đảm bảo quyền lực Khuyến khích sự cơ cấu tổ chức không bị phân tán phát triển cá nhân phát huy tiềm năng Biểu hiện lòng tin của cấp dưới, đào Các hoạt động, Gia tăng chất lượng tạo nguồn cán bộ chiến lược được của quyết định cho tương lai. thực hiện nhất quán Nhược điểm phân tán quyền lực Chuyên chế, độc tài Khó đạt hiệu quả nên dễ gay tranh như kỳ vọng chấp nội bộ
hạn chế tính linh Dễ dàng gây ra mâu Không có sự đồng hoạt thuẫn bộ, thống nhất trong Tinh thần chịu trách tổ chức nhiệm thấp 32.
Thế nào là tập quyền, phân quyền và ủy quyền trong quản trị các tổ chức? Hãy nêu
quá trình ủy quyền và những tiền đề để có thể thực hiện quá trình đó có hiệu quả?
 Phân quyền là quá trình phân chia quyền lực và quyền hạn trong tổ chức cho các cán bộ quản lý cấp thấp hơn
 Tập quyền là xu hướng tập trung và duy trì quyền lực và quyền hạn trong tổ chức vào tay
các nhà quản lý cấp cao.
 ủy quyền là quá trình các nhà quản trị giao quyền hành động và ra quyết định trong những
phạm vi nào đó cho cấp dưới.
 quá trình ủy quyền thường diễn ra theo các bước sau
• Xác định mục tiêu cần đạt được.
• Chọn người ủy quyền • Giao quyền hạn
• Yêu cầu đảm bảo hoàn thành công việc • Theo dõi và đánh giá
 Để bảo quá trình ủy quyền có hiệu quả cần đảm bảo các nguyên tắc sau
• Giao quyền theo mục tiêu.
• Ủy quyền theo chức năng.
• Ủy quyền theo nguyên tắc bậc thang.
• Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
• Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và nhiệm vụ. 33.
Anh/chị cho biết vai trò của ủy quyền và quá trình ủy quyền trong các tổ chức? Ủy
quyền cần phải đảm bảo các nguyên tắc nào? Vai trò của ủy quyền
• Giảm bớt gánh nặng cho quản lý cấp cao
• Tăng tính linh hoạt của cơ cấu, làm cho việc ra quyết định nhanh hơn
• Phát huy tiềm năng của cấp dưới
• Đào tạo cán bộ, chuẩn bị nguồn lực cán bộ bên trong cho việc tổ chức nhân sự được liên tục
Quá trình ủy quyền thường diễn ra theo các bước sau
• Xác định mục tiêu cần đạt được.
• Chọn người ủy quyền • Giao quyền hạn
• Yêu cầu đảm bảo hoàn thành công việc • Theo dõi và đánh giá
Để bảo quá trình ủy quyền có hiệu quả cần đảm bảo các nguyên tắc sau
• Giao quyền theo mục tiêu.
• Ủy quyền theo chức năng.
• Ủy quyền theo nguyên tắc bậc thang.
• Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm
• Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và nhiệm vụ. 34.
Theo anh/chị, nhà quản trị nên sử dụng quản trị tập quyền hay quản trị phân quyền? Tại sao?
 Đối với doanh nghiệp nhỏ khối lượng công việc và số lượng nhân viên ít nên sử dụng quản
trị tập quyền tránh cho quyền lực bị phân tán
 Đối vơi các doanh nghiệp vừa và lớn thì nên sử dụng quản trị phân quyền để giảm bớt gánh
nặng cho nhà quản trị cấp cao đồng thời đào tạo nguồn cán bộ cho tương lai 35.
Tổ chức nhân sự trong bộ máy quản lý là công việc gì? Hãy nêu bản chất và ý nghĩa
của tổ chức nhân sự.
Tổ chức nhân sự là quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp mà doanh nghiệp đã
xây dựng được thông qua hàng loạt các hoạt động như tuyển chọn, đào tạo, sắp xếp, sử dụng, đánh
giá, đề bạt các cá nhân trong từng vị trí của cơ cấu tổ chức quản lý.
Bản chất của quá trình tổ chức nhân sự là
• Củng cố và duy trì đầy đủ số lượng & chất lượng người lao động phục vụ đòi hỏi và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Tìm kiếm và phát triển các hình thức, phương phát tốt nhất để mọi nhân viên có thể đóng
góp tốt đa cho doanh nghiệp.
• Tạo cơ hội để cá nhân phát triển và tự khẳng định. Ý nghĩa
• là một khâu của quá trình quản lý mà nếu không thực hiện tốt thì cơ cấu tổ chức quản lý sẽ
khó có thể thực hiện được.
• Ngoài ra việc thực hiện tốt chức năng định biên sẽ làm tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả
cán bộ quản lý ở các cấp và thực hiện các chức năng về lãnh đạo hay phối hợp sau này. 36.
Anh chị hãy trình bày những nội dung liên quan đến hoạt động tổ chức nhân sự.
Nội dung của tổ chức nhân sự bao gồm
• Chuẩn bị và tiếp nhận nhân lực
• Phân tích và thiết kế công việc
• Lập kế hoạch nhân lực • Tuyển dụng
• Tổ chức và sử dụng có hiệu quả nhân lực
• Phân công, tổ chức quản lý, trả công lao động, cải thiện đk lao động;đánh giá, có hình thức khen thưởng, kỷ luật • Phát triển nhân lực
• Đạo tạo – tái đào tạo; thay đổi vị trí, chức vụ làm việc • Các hoạt động khác
• Cung cấp thông tin; công đoàn và giải quyết tranh chấp; phúc lợi và chia lợi nhuận 37.
Anh/chị hãy nêu các nguồn để tuyển chọn cán bộ quản lý? So sánh ưu, nhược điểm của mỗi nguồn.
Nguồn Nguồn bên trong Nguồn bên ngoài tuyển chọn Ưu  Tiết kiệm thời gian; 
Tránh hiệu ứng gợn sóng; điểm 
Tiết kiệm chi phí quảng cáo, 
Ứng viên là những người đăng tin tuyển dụng;
được trang bị kiến thức tiên 
Tổ chức có đầy đủ thông tin để tiến;
đánh giá toàn diện được ứng 
Họ có khả năng làm thay đổi, viên;
mang tới điều mới mẻ, không 
Các ứng viên sẽ được thử thách
lặp lại một cách hệ thống như
về mức độ, lòng trung thành
phương pháp làm cũ của tổ
cùng thái độ, trách nhiệm làm chức; việc; 
Tránh tính trạng chia bè phái, 
Nhân viên được bổ nhiệm thiên vị trong tổ chức;
nhanh chóng thích nghi với 
Đáp ứng được mục tiêu cũng
công việc cũng như môi trường
như nhu cầu phát triển nhanh
làm việc của doanh nghiệp; chóng của đơn vị; 
Động viên, tạo động lực cho 
Nếu tuyển được nhân viên
nhân viên tích cực, sáng tạo hơn
giàu kinh nghiệm thì doanh trong công việc;
nghiệp sẽ tiết kiệm cho mình chi phí đào tạo; Nhược 
Dùng nguồn nhân lực trong nội 
Tiêu tốn thời gian lọc, tìm điểm
bộ sẽ tạo ra hiệu ứng gợn sóng.
cũng như xác định điểm
Tức là khi thuyên chuyển nhân
mạnh, yếu, tính cách của nhân
viên từ vị trí này lên vị trí trống
viên mới. Đồng thời, nhà
sẽ tạo ra một vị trí trống mới do
tuyển dụng cũng cần hướng
nhân viên cũ được điều đi. Đơn
dẫn cho nhân viên mới để họ
vị lại phát sinh vị trí tuyển dụng
thích nghi được với môi mới.
trường làm việc của doanh 
Với tổ chức đang trên đà phát nghiệp.
triển, mở rộng quy mô thì cung  Tốn chi phí tuyển dụng.
nội bộ không thể đáp ứng nổi  Không khuyến khích, tạo
nhu cầu về nguồn nhân lực. động cho nhân viên trong
Chúng khiến cho nhân viên công ty phấn đấu.
được thăng tiến khi bản thân họ 
Các ứng viên có thể là những
còn chưa sẵn sàng cho vị trí
người giỏi về chuyên môn mới.
nhưng lòng trung thành kém, 
Kiềm chế sự đa dạng, phong
họ có thể dễ dàng nhảy việc
phú trong lực lượng lao động của doanh nghiệp. 
Dễ dẫn tới sự thiên vị trong công tác tuyển dụng. 
Những ứng cử viên giỏi có thể
bị kìm hãm, giữ lại thay cho
việc được đề bạt lên vị trí mới. 38.
Thế nào là một nhà quản trị? Phân loại các nhà quản trị? Cho biết vai trò của nhà
quản trị trong một tổ chức? Khái niệm
+ Nhà quản trị là những người trực tiếp tham gia vào việc chỉ huy trong bộ máy điều hành của
tổ chức, doanh nghiệp. Họ có nhiệm vụ thực hiện các chức năng của quản trị trong phạm vi
đã được phân công, giao nhiệm vụ để điều khiển công việc của người khác và là người chịu
trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đã được giao công việc.
+ Bên cạnh đó nhà quản trị còn là những người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra về
con người, tài chính, cơ sở vật chất và các nguồn thông tin có trong tổ chức nhằm đảm bảo
mang tới hiệu quả giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu. Phân loại
+ Phân loại theo cấp bậc
• Nhà quản trị cấp cao
• Nhà quản trị cấp trung
• Nhà quản trị cấp cơ sở
+ Phân loại theo tính chủ thể và khách thể
• Nhà quản trị điều hành
• Nhà quản trị thực thi nhiệm vụ
+ Phân loại theo tính chất chuyên môn hóa công việc
• Nhà quản trị chuyên môn hóa
• Nhà quản trị đa năng
Vai trò của nhà quản trị :
a) Nhóm giao tiếp - cung cấp thông tin và ý tưởng gồm các vai trò:
1. Tấm gương: một nhà quản trị phải có các trách nhiệm xã hội, nghi lễ và pháp lý; bạn được
mong đợi là nguồn cảm hứng và được nhìn như một người có thẩm quyền, một tấm gương sáng.
2. Lãnh đạo: nhà quản trị có vai trò lãnh đạo đội nhóm, phòng ban hay toàn bộ tổ chức của
mình; cũng như quản lý hiệu suất và trách nhiệm của mọi người trong nhóm.
3. Liên lạc: nhà quản trị phải liên lạc với các yếu tố bên ngoài và bên trong, cần có khả năng
liên kết mạng lưới thay mặt cho tổ chức một cách hiệu quả.
b) Nhóm thông tin - liên quan tới việc xử lý thông tin gồm các vai trò:
4. Giám sát: luôn tìm kiếm thông tin liên quan tới tổ chức và ngành của mình, tìm kiếm những
thay đổi liên quan đến môi trường; đồng thời, theo dõi đội nhóm/tỏ chức về năng suất và lợi ích của họ.
5. Thông báo: nhà quản trị có kỹ năng giao tiếp, truyền tải những thông tin hữu ích cho đồng
nghiệp và đội nhóm/tổ chức.
6. Người phát ngôn: người quản trị đại diện và nói chuyện cho tổ chức của mình, chịu trách
nhiệm truyền tải thông tin về tổ chức và mục tiêu của nó tới những người ở bên ngoài
c) Nhóm ra quyết định - liên quan đến việc sử dụng thông tin gồm các vai trò:
7. Doanh nhân: nhà quản trị có trách nhiệm giải quyết các vấn đề, tạo racác ý tưởng mới, và thực hiện chúng
8. Giải quyết xung đột: khi đội nhóm/ tổ chức gặp phải một rào chắn bấtngờ, nhà quản trị cần
phải đứng ra chịu trách nhiệm và cũng cần phải hòagiải những tranh chấp, xung đột có thể xảy ra trong
9. Phân bổ nguồn lực: xác định cách sử dụng các nguồn lực của tổ chứcsao cho hiệu quả nhất,
điều này bao gồm việc phân bổ ngân sách, cũngnhư chỉ định nhân viên và các nguồn lực khác
10. Người đàm phán: nhà quản trị cần phải tham gia trực tiếp các cuộc đàmphán quan trọng
trong đội nhóm, phòng bạn hoặc tổ chức của mình. 39.
Trong những yêu cầu đối với cán bộ quản trị, theo anh/chị, yêu cầu nào quan trọng
nhất, yêu cầu nào có thể bỏ qua? Tại sao?
Những yêu cầu đối với nhà quản trị • Trình độ • Nhận thức • Kỹ năng • Quan hệ
Tùy vào vị trí cấp bậc của nhà quản trị mức dộ quan trọng của các yêu cầu cũng khác nhau do đó
không có một quy tắc nào thật cụ thể để xác định đâu là yêu cầu quan trọng hay yêu cầu có thể bỏ qua 40.
Trong tổ chức có những loại cán bộ quản trị nào? Họ giữ vai trò gì đối với tổ chức?
Có 3 cấp quản trị trong nghiệp
+ Quản trị viên cấp cao (Top Managers): Chủ tịch HĐQT, Tổng GĐ, GĐ…có nhiệm vụ
xây dựng CL, KH hành động & phát triển của tổ chức
+ Quản trị viên cấp trung (Midlle Managers): Trưởng phòng, Quản đốc…có nhiệm vụ đưa
ra QĐ chiến thuật để thực hiện KH & CS của TC
+ Quản trị viên cấp cơ sở (First–line Managers) : Tổ trưởng, Nhóm trưởng…..có nhiệm vụ
hướng dẫn, đốc thúc, điều khiển nhân viên trong công việc hàng ngày 41.
Theo Anh/Chị, nhà quản trị cần những kỹ năng gì để hỗ trợ tốt các vai trò đã nêu ra?
Để thực hiện tốt các chức năng, vai trò của quản trị thì các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng cơ bản :
Kỹ năng chuyên môn, Kỹ năng nhân sự, Kỹ năng tư duy. Tuy nhiên, mức độ quan trọng của mỗi kỹ
năng tùy thuộc vào cấp bậc quản trị trong cấu trúc tổ chức của nhà quản trị.
1. Kỹ năng nhân sự
 Đây là khả năng làm việc với các nhân viên ở trong tổ chức của các nhà quản trị. Thông
qua các nhân viên, các nhà quản trị có thể đạt được mục tiêu cho tổ chức. Kỹ năng nhân
sự cần thiết nhất với quản trị viên cấp trung gian.
 Kỹ năng này bao gồm: Khả năng động viên, thúc đẩy nhân viên Khả năng tạo điều kiện
thuận lợi, phương tiện tối ưu cho nhân viên Khả năng điều phối, sắp xếp, lãnh đạo nhân
viên Khả năng giải quyết mâu thuẫn, truyền thông cho tổ chức
 Quản lý nhân sự chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Nhà quản trị là người biết dụng nhân đúng lúc, đúng chỗ.
 Một nguyên tắc mà nhà quản trị nhất thiết phải có là: đừng gửi con vịt tới trường học của
đại bàng. Đặt đúng người, đúng việc để bại bàng có thể tung cánh và vịt có thể thỏa sức bơi lội.
2. Kỹ năng nhận thức
 Đây là khả năng cần có sự hiểu biết của nhà quản trị. Họ cần nhận thức được mọi góc độ
của tổ chức và quan hệ, liên kết giữa các nhân viên, các bộ phận. Kỹ năng nhận thức cần
thiết nhất với quản trị viên cấp cao.
 Kỹ năng nhận thức bao gồm: Khả năng tư duy chiến lược, có tầm nhìn dài hạn và tổng
thể Xử lý thông tin rõ ràng Hoạch định kế hoạch chi tiết Nắm rõ hoàn cảnh, giảm thiểu rủi ro
 Kỹ năng nhận thức là khả năng dựa trên sự hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng
thể và mối quan hệ giữa các bộ phận.
3. Kỹ năng chuyên môn – kỹ năng kỹ thuật
 Đây là trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị. Kỹ năng này có thể học tập
và rèn luyện để có được. Kỹ năng chuyên môn cần thiết nhất đối với quản trị viên cấp cơ sở.
 Kỹ năng kỹ thuật bao gồm: Khả năng tinh thông về các phương pháp, kỹ thuật, thiết bị
Khả năng hiểu biết chuyên môn Khả năng phân tích, sử dụng kỹ thuật để giải quyết vấn đề