Phân Tích Chức Năng Kiểm Soát | Bài thảo luận quản trị học

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ HỌC
Đề tài: Phân tích chức năng kiểm soát Giảng viên: Chu Thị Hà Nhóm: 7 Mã LHP: 2305BMG0111 1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU
.............................................................................................................. ... .. 4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
.......................................................................... ... ... 6
1. Khái niệm, vai trò kiểm soát
......................................................................... ... ... . 6 1.1. Khái niệm
......................................................................... ... ... .... ... ... .... ... ... ... 6
1.2. Vai trò của kiểm soát
..................................................................................... 7 2.
Nguyên tắc kiểm soát, phân loại kiểm soát
................................................... ... ... . 8
2.1. Nguyên tắc kiểm soát
................................................................... ... ... .... ... .... 8
2.2. Phân loại kiểm soá t
.................................................................................. ... ... 9 3. Tiến trình kiểm soát
.................................................................. ... ... .... ... ... .... ... ... 11
3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
...................................................... ... ... . 11
3.2. Đo lường kết quả hoạt động
.................................................. ... ... .... ... ... ..... 12
3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát ....... ......... ........ ......... ........ .. ... .. .. ... .. ... .. .. . 12
3.4. Tiến hành điều chỉnh
....................................................... ... ... .... ... ... .... ... .... 13 4.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chức năng kiểm soát
................................ ... ... .... ... .. 14
4.1. Bên trong doanh nghiệp
.............................................................................. 14 4.2. Bên ngoài doanh nghiệp ... ......... ......... ......... ........ ...... ... .. ... .. .. ... .. ... .. .. ... .. .. .. 14
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CỦA VINAMILK .... ...15 1. Giới thiệu về Vinamilk
................................................................. ... ... .... ... ... ....... 15
2. Hoạt điểm kiểm soát của V inamilk ....... ......... ........ ......... ....... ... .... ... .... ..... ... .... .. 16
2.1. Các loại kiểm soát của Vinamilk
...................................................... ... ... ....16 2.2. Quy trình kiểm soát
.............................................................. ... .... ...... .... ..... 18 2
2.3. Nguyên tắc kiểm soát
.............................................................. .... ... ...... .... ... 20
3. Các yếu tố ảnh hưởng
.......................................................................................... 22 3.1. Môi trường bên tr ong
....................................................... ... ... .... ... ... .... ... ... 22
3.2. Môi trường bên ngoài
......................................................... ... ... .... ... ... .... .... 27
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THÀNH CÔNG, HẠN CHẾ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
CỦA VINAMILK VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ....... ......... ........ ............... ..... ..... .. ..... ... . 3 1
1. Đánh giá thành công, hạn chế
........................................................................... .. 31 1.1. Thành công
................................................................................. ... ... .... ... .... 31 1.2. Hạn chế
..................................................................................... ... .... ... ... ...... 33 2. Đề xuấ t giải pháp
....................................................................................... ... ... .... 34
3. Phương hướng của doanh nghiệp
....................................................................... 35 3 LỜI MỞ ĐẦU
Chức năng kiểm soát là chức năng cuối cùng trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp,
sau ba chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo. Chức năng này có nhiệm vụ giám sát và
đánh giá chất lượng công việc nhằm hạn chế tối đa các sai sót trong hoạt động quản trị để
đạt được mục tiêu đã định. Do vậy có thể nói kiểm soát là mối nối cuối cùng trong chuỗi
các hoạt động của nhà quản trị. Kiểm soát là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có
đạt được mục tiêu của tổ chức hay không cũng như nguyên nhân không đạt được mục tiêu.
Trong thực tế, kiểm soát có tác động rất mạnh đến các hoạt động. Một công việc, nếu
không được kiểm soát thì chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót hơn so với công việc đó nếu
được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là
giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu
trình quản lý (tự lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo). Kiểm tra cũng không phải là hoạt
động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Nó là
yếu tố thường trực của nhà quản lý ở mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên nhiều nhân viên hay
khách hàng thường không bằng lòng với những hoạt động kiểm tra, kiểm soát bởi vì họ
cảm thấy chúng ảnh hưởng đến giá trị của sự tự do và tính cá nhân. Vì lý do này, kiểm soát
thường là tâm điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách trong tổ chức. Tuy
nhiên, kiểm soát là cần thiết và hữu ích. Kiểm soát hiệu quả là một trong số các bí quyết
để gia tăng lợi nhuận của các công ty lớn.
Kiểm soát là một chức năng mà mọi nhà quản trị đều phải thực hiện để kết quả của công
việc của các bộ phận do quản lý đều đạt đúng theo kế hoạch đề ra. Nhà quản trị không thể
xác định mức độ hoàn thành công việc của bộ phận nếu không đo lường được việc đã thực
hiện và so sánh với tiêu chuẩn. Nó còn giúp các nhà quản trị nhận thấy những khiếm
khuyết trong hệ thống của tổ chức, trên cơ sở đó có thể đưa ra những quyết định điều
chỉnh kịp thời. Mặt khác, các hoạt động kiểm soát đảm bảo cho sự tồn tại và duy trì tính
hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức. Một hệ thống kiểm soát
hữu hiệu sẽ thúc đẩy và cho phép mỗi nhân viên tự kiểm soát bản thân hơn là chịu sự
kiểm soát từ người khác. Chính sự tự giác sẽ giúp công việc được hiệu quả hơn.
Như vậy, kiểm soát gắn liền với quá trình giám sát nhưng đồng thời cũng sẽ chỉ ra những
biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệch của kế hoạch. Do đó, có thể nói chức
năng kiểm soát là một chức năng cơ bản của quản trị. Và có thể nói, kiểm soát là bước
quan trọng cuối cùng để đánh giá hoạt động quản trị có diễn ra thuận lợi và đạt được mục
đích đã xác định ngay từ ban đầu hay không. Chính vì sự quan trọng và cần thiết của chức
năng kiểm soát, nhóm đã quyết định chọn chức năng kiểm soát của Vinamilk để làm bài thảo luận của nhóm.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. Khái niệm, vai trò kiểm soát 1.1. Khái niệm
Sau khi các mục tiêu đã được xác lập, các kế hoạch đã được hoạch định, cơ cấu tổ chức
được xác định và nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và khuyến khích làm việc thì sai sót
vẫn có thể xảy ra. Để đảm bảo cho việc đi đúng hướng, nhà quản trị phải giám sát và đánh
giá kết quả công việc. Kết quả thực tế phải được so sánh với những mục tiêu đã xác lập
trước đó để nhà quản trị có thể đưa ra những hoạt động cần thiết đảm bảo hoạt động của
doanh nghiệp, tổ chức đi đến quỹ đạo. Quy trình giám sát, so sánh và hiệu chỉnh và những nội dung của kiểm soát.
Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự
kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra. Nói cách khác, quá trình
kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động xảy ra và đang xảy ra cho đến khi kết thúc.
Quá trình đó được thông qua ba hình thức kiểm soát khá phổ biến trong tổ chức đó là:
kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau khi công việc hoàn thành.
Tất cả các nhà quản trị đều có trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát cho dù các bộ phận
của họ có được thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa. Các nhà quản trị không thể thực
sự hiểu hết các bộ phận của họ đã được thực hiện đúng hay chưa cho đến khi họ đánh giá
những hoạt động nào đã hoàn thành và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó.
=> Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát
hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù
hợp với mục tiêu đã được xác định.
1.2. Vai trò của kiểm soát
Kiểm soát có vai trò quan trọng trong quá trình quản trị. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần phải có kiểm soát.
- Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến bộ và chất lượng thực hiện công việc
của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức. Từ đó có sự tác động, điều chỉnh kịp thời, nếu có
sai sót hay gặp khó khăn, cản trở. Mặt khác giúp nhà quản trị đánh giá được kết quả thực
hiện của công việc của từng cá nhân, từng bộ phận trong tổ chức
- Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn trong mọi hoạt động trong tổ chức. Một mặt
kiểm soát, kiểm tra tính đúng đắn các chức năng hoạch định của của tổ chức lãnh đạo.
Mặt khác, giúp các chức năng này được thực hiện tốt hơn và đảm bảo mọi hoạt động của
tổ chức tuân thủ theo một nguồn hướng nhất định không đi chệch hướng mục tiêu của tổ chức.
- Kiểm soát chất nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường.
Mà từ đó phát hiện các cơ hội, nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn để có các giải pháp điều chỉnh phù hợp.
- Kiểm soát đảm bảo các quyết định các hành động các kết quả theo đúng chương
trình, kế hoạch được xây dựng nhằm phát hiện các sai lệch giữa hoạt động thực tế với
mục tiêu của các chương trình, kế hoạch và kịp thời điều chỉnh các sai lầm đó.
- Kiểm soát tạo thuận lợi cho việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức
nhằm đảm bảo cho các thành viên, các đơn vị các bộ phận trong tổ chức có ý thức chấp
hành nghiêm túc những quy định, nguyên tắc, thiết chế của tổ chức, xác định rõ trách
nhiệm nhiệm vụ quyền hạn của mỗi cá nhân, bộ phận trong tổ chức.
- Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Nhờ hệ
thống này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng của tổ chức mình và kiểm soát chỉ
phát huy tác dụng khi nhà quản trị thực hiện nghiêm túc, làm việc khoa học, có sự nhận
thức đúng đắn để đưa ra quyết định kịp thời chính xác.
2. Nguyên tắc kiểm soát, phân loại kiểm soát
2.1. Nguyên tắc kiểm soát
Dựa vào yêu cầu khách quan của kiểm soát, được thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu dựa
phát triển của tổ chức, nên được chia thành 4 nguyên tắc cơ bản dựa theo các nguyên tắc
của Giáo sư Koontz và O’Donnell (1993):
- Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả: Cơ sở để tiến hành kiểm soát bà dựa vào
những chiến lược đã hàm chứa các mục tiêu cụ thể của tổ chức trong từng giai đoạn. Vì
vậy, các tiêu chuẩn kiểm soát, các công cụ đo lường, các phương pháp phân tích, các
hành động điều chỉnh phải được thiết kế theo chiến lược hoạt động của tổ chức, đặc biệt
hoạt động kiểm soát của các nhà quản trị cấp cao càng cần chú ý nhiều hơn đến tính chiến
lược, phục vụ và hướng đến việc thực hiện sứ mạng và các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
- Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng: Khi đã xác định rõ được mục đích của
kiểm soát, các nhà quản trị cần xác định thời gian, đối tượng và phạm vi kiểm soát, công
thức kiểm soát như thế nào để phù hợp. Nếu như không xác định chính xác thời gian, đối
tượng và khu vực trọng điểm ở thời gian phù hợp có thể dẫn đến kiểm soát trên mặt phạm
vi quá rộng hoặc không đúng thời điểm cần thiết sẽ gây lãng phí về thời gian và tiền bạc.
Mặt khác, đánh giá đúng các đối tượng cần căn cứ vào tiêu chuẩn đặt ra theo chức năng,
nhiệm vụ của từng đối tượng từ đó ra quyết định phù hợp.
- Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan: Tiêu chuẩn kiểm soát và các biện
pháp xử lý trong nhiều trường hợp cần được công khai cho các đối tượng liên quan được
biết. Những kết luận kiểm soát đảm bảo chính xác phản ánh trung thực sự vật hiện tượng
khách quan, các giải pháp điều chỉnh không phù hợp, không có tính khả thi sẽ gây khó
khăn, trở ngại cho các đối tượng liên quan đến thực thi. Đây là mục tiêu, yêu cầu để đảm
bảo cho hoạt động kiểm soát thực sự có ý nghĩa trong quá trình quản trị.
- Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý: Trong quá trình kiểm soát không thể cứng
nhắc mà phải linh hoạt thích ứng với các biến động của môi trường, có thể điều chỉnh
thời gian, phạm vi, nội dung kiểm soát, hành động điều chỉnh đa dạng hóa các hình thức,
công cụ kiểm soát sao cho phù hợp với đối tượng và phù hợp với điều kiện hoàn cảnh
môi trường diễn ra hoạt động kiểm soát. 2.2. Phân loại kiểm soát
a. Theo thời gian tiến hành kiểm soát
- Kiểm soát trước: Kiểm soát trước là là kiểm soát được tiến hành trước khi công
việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra cho công việc. Biện pháp này các
nhà quản trị luôn cố gắng dự báo tiến trình để có thể điều chỉnh các nhân tố tác động đến
kết quả trước khi quá muộn. Cơ sở của kiểm soát là những thông tin có được từ sự phân
tích môi trường bên trong và bên ngoài được nhận thức khi chúng có nhiều thay đổi biến
động hoặc những dự báo về sự thay đổi của các yếu tố môi trường trong tương lai.
- Kiểm soát trong: Kiểm soát trong là kiểm soát được thực hiện trong thời gian
tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc. Kiểm soát được
thực hiện nhằm đảm bảo rằng mọi việc đang diễn ra đúng theo mục tiêu, được thực hiện
chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của nhà quản trị, thông qua những thông qua
việc quan sát trực tiếp tại chỗ, nhà quản trị sẽ xác định được việc làm của những người
khác có diễn ra theo những chính sách và thủ tục quy định hay không.
- Kiểm soát sau: Kiểm soát sau được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành
nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra.Được kiểm soát này nhà quản trị mong muốn xác
định rõ ràng thực trạng và rút ra những bài học kinh nghiệm để cải thiện trong các quá
trình làm việc tiếp theo trong tương lai.
=> Mối quan hệ giữa các loại kiểm soát: Cuốn sách trước sau vào trong khi thực hiện công
việc được hoàn thành có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ nhau nhằm đảm bảo thực hiện mục
tiêu hay tiêu chuẩn đã được xác định.
b. Theo tần suất các cuộc kiểm soát
- Kiểm soát liên tục: Là kiểm soát thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối
tượng được kiểm soát.
- Kiểm soát định kỳ: Là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong
mỗi thời kỳ nhất định, có thể theo tháng, quý, năm nhằm phát hiện những mất mát, hư
hỏng, giảm chất lượng của các nguyên, nhiên vật liệu hay các hàng hóa nằm trong kho.
- Kiểm soát đột xuất: Là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ không theo
kế hoạch. Nhà quản trị có thể kiểm tra đột xuất ở bất cứ khâu nào và bất cứ thời điểm nào
của các hoạt động khi dự báo có dấu hiệu cần phải điều chỉnh hoặc khi cần có sự đánh giá
khách quan về một sự vật, hiện tượng nào đó thì chúng sẽ giúp nhà quản trị đưa ra quyết
định nhanh chóng và đúng đắn.
c. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát
- Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động,
các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung.
- Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động,
từng bộ phận, từng khâu, từng cấp.
- Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức.
d. Theo đối tượng kiểm soát
- Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: Kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình
hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng máy móc, thiết bị.
- Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên
các mặt như: năng lực, tính cách, phẩm chất, kết quả thực hiện công việc, tính trung thực,
lòng trung thành, tinh thần trách, nhiệm sự thỏa mãn với công việc.
- Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của
thông tin trong hoạt động của tổ chức trên các mặt như: rõ ràng và đầy đủ, chính xác và
trung thực, hệ thống và tổng hợp, cô đọng và logic.
- Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài
chính của tổ chức như: đánh giá các nguồn vốn, tình hình cân đối thu chi, tình hình thực
hiện ngân sách, công nợ. 3. Tiến trình kiểm soát
3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
- Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể
đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động.
- Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tiêu chuẩn và mục tiêu: Tiêu chuẩn kiểm soát phải gắn với mục tiêu của tổ
chức hay phải hướng đến một mục tiêu của tổ chức
Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên: Tiêu chuẩn đánh giá của mỗi tổ chức
trong mỗi hoạt động đều có chu kỳ. Vì vậy nhà quản trị cần bao quát được
các giai đoạn đó và lựa chọn thế nào để đặc biệt lưu tâm đến các đoạn giai
đoạn đầu của tiến trình.
Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp: Nhà quản trị cần lựa chọn trong tất cả các
tiêu chuẩn có thể sử dụng trong những tiêu chuẩn có liên quan hướng đến
biểu thị toàn bộ hoạt động của tổ chức.
Tiêu chuẩn và trách nhiệm: Khi xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát phải xác
định được quan hệ giữa tiêu chuẩn và người chịu trách nhiệm về tác nghiệp được kiểm soát.
Xác định mức chuẩn: Xác định mức chuẩn là định mức cho những tiêu
chuẩn đó thể hiện những mong muốn về kết quả đạt được, tuy nhiên mức
chuẩn không được quá cứng ngắc mà phải chấp nhận một quyền tự do hành
động nào đó để có thể tính đến những điều kiện thay đổi mà một tác nghiệp phải chịu.
Sử dụng các tiêu chuẩn định tính: Việc sử dụng tiêu chuẩn định tính kết hợp
với tiêu chuẩn định lượng mới có thể đánh giá một cách đầy đủ chính xác và khách quan.
3.2. Đo lường kết quả hoạt động
- Yêu cầu đối với đo lường kết quả: Hữu ích Có độ tin cậy cao Không lạc hậu Tiết kiệm
3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát
- Kết quả so sánh có thể xảy ra 3 trường hợp sau:
(1) Kết quả thực tế phù hợp với tiêu chuẩn quy định.
(2) Kết quả thực tế lớn hơn so với tiêu chuẩn quy định.
(3) Kết quả thực tế nhỏ hơn so với tiêu chuẩn quy định.
Ở trường hợp (2) và (3) được coi là sai lệch, khi đó cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch
đó và tiến hành thông báo. - Đối tượng thông báo:
Các nhà quản trị cấp trên có liên quan.
Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan.
Đối tượng bị kiểm soát. - Nội dung thông báo:
Kết quả kiểm soát và kèm theo nhận định, đánh giá.
Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng.
Dự kiến các biện pháp điều chỉnh. - Yêu cầu khi thông báo: Phải kịp thời Phải đầy đủ Phải chính xác Phải đúng đối tượng
3.4. Tiến hành điều chỉnh
Bao gồm những công việc, giải pháp cụ thể tác động trực tiếp đến đối tượng kiểm soát cần
điều chỉnh để hướng chúng đi đến những trạng thái mong đợi đã được định ra trong kế hoạch điều chỉnh.
- Các hoạt động điều chỉnh:
Điều chỉnh mục tiêu dự kiến.
Điều chỉnh chương trình hành động.
Tiến hành những hành động dự phòng. Không hành động gì cả.
- Yêu cầu của hành động điều chỉnh:
Phải nhanh chóng, kịp thời
Điều chỉnh với liều lượng thích hợp
Điều chỉnh phải hướng tới kết quả
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chức năng kiểm soát 4.1. Bên trong doanh nghiệp
- Năng lực của nhà quản trị: Một nhà quản trị tốt là nền tảng phát triển lâu dài dài
của các doanh nghiệp. Thông qua những công việc cơ bản của một nhà quản trị bao gồm
việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, phân công lao động và kiểm soát hoạt động, ta có
thể đánh giá được năng lực của nhà quản trị. Ngược lại,, nếu nhà quản trị còn yếu về
năng lực, thiếu minh bạch trong các khâu là một trong những nguyên nhân dẫn tới thất bại của doanh nghiệp.
- Văn hóa doanh nghiệp: đóng vai trò như một “hệ điều hành” có tác động điều
chỉnh từ các hoạt động thường nhật, sự phối hợp giữa các cá nhân, các bộ phận cho đến
việc hoạch định cơ cấu tổ chức hay lựa chọn chiến lược hoạt động của mình. Vì vậy, khi
văn hóa doanh nghiệp được thực hiện theo một hướng nhất định, chức năng kiểm soát sẽ
được thực hiện dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí.
4.2. Bên ngoài doanh nghiệp
- Yếu tố môi trường, văn hóa - xã hội: Nhà quản trị cần theo dõi, nắm bắt phong
tục tập quán, văn hóa xã hội, cách thức sinh hoạt tại mỗi địa phương, mỗi vùng miền để
có những kế hoạch, quyết định hợp lý và từ đó, chức năng kiểm soát có thể đạt hiệu quả tối ưu nhất.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CỦA VINAMILK
1. Giới thiệu về Vinamilk
Công ty Vinamilk có tên đầy đủ là Công ty cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy
Products Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ
sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam. Mã giao dịch trên sàn giao dịch
chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh là VNM. Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của
ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh 75% thị phần sữa tại Việt Nam. Hệ thống
phân phối rộng nhất trong nước với mạng lưới 240 nhà phân phối và trên 140.000 điểm
bán hàng phủ đều 63 tỉnh thành. Bán hàng qua tất cả các hệ thống Siêu thị trong toàn
quốc. Sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang nhiều nước Úc, Campuchia, Irắc,
Philippines và Mỹ… Sau hơn 40 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây
dựng được 8 nhà máy 1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy mới, với sự đa dạng
về sản phẩm Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa tiệt trùng thanh trùng và các sản
phẩm được làm từ sữa. Tính theo doanh số và sản lượng Vinamilk là nhà sản xuất sữa hàng
đầu tại Việt Nam Danh mục sản phẩm của Vinamilk bao gồm sản phẩm chủ lực là sữa
nước và sữa bột sản phẩm có giá trị cộng thêm như sữa đặc yoghurt ăn và yoghurt uống,
kem và pho mát Vinamilk cung cấp cho thị trường một trong những danh mục các sản
phẩm hương vị và qui cách bao bì có nhiều lựa chọn nhất.
Phần lớn sản phẩm của Công ty cung cấp cho thị trường dưới thương hiệu Vinamilk,
thương hiệu này được bình chọn là một “Thương hiệu Nổi tiếng" và là một trong nhóm
100 thương hiệu mạnh nhất do Bộ Công Thương bình chọn năm 2006. Vinamilk cũng
được bình chọn trong nhóm "Top 10 Hàng Việt Nam chất lượng cao từ năm 1995 đến năm 2007”.
Công ty sở hữu một mạng lưới phân phối rộng lớn trên cả nước, đó là điều kiện thuận lợi
để Vinamilk đưa phần lớn sản phẩm đến người tiêu dùng. Các mặt hàng của Vinamilk
cũng được xuất khẩu sang một số quốc gia như Campuchia, Philippines, Úc và một số
nước Trung Đông. Hoạt động kinh doanh chính của Vinamilk bao gồm chế biến,
sản xuất và mua bán sữa tươi, sữa đóng hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa chua, sữa đặc,
sữa đậu nành, thức uống giải khát và các sản phẩm từ sữa khác.
Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và
sức khỏe phục vụ cuộc sống con người“.
Sứ mệnh: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng
cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc
sống con người và xã hội”.
2. Hoạt điểm kiểm soát của Vinamilk
2.1. Các loại kiểm soát của Vinamilk
a. Kiểm soát lường trước
Kiểm soát chiến lược việc lập kế hoạch kinh doanh trung – dài hạn, việc thực hiện các dự
án đầu tư vào các nhà máy, tài sản lớn dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh chính.
Các chiến lược phát triển được xây dựng dựa trên những thông số và xu hướng phát triển
kinh tế vĩ mô được lấy từ các báo cáo, dự báo của các tổ chức uy tín trên thế giới như ngân
hàng thế giới, IMF và các nghiên cứu chuyên ngành. Các kế hoạch thực hiện cho từng nội
dung chiến lược đều được hoạch định chi tiết, dựa trên những quan sát và dự báo thị
trường sát thực do các phòng ban liên quan trọng Vinamilk và các công ty tư vấn chuyên
ngành cung cấp, được tổng hợp qua nhiều cấp từ dưới lên trên và có sự kiểm tra, soát xét
chéo để đảm bảo tính hợp lý, khả thi của dự án. Các dự án đầu tư cơ bản được hoạch định
đều tập trung vào các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính trong ngành sữa và mang tính
khả thi cao Ứng dụng Hệ thống quản lý rủi ro và khủng hoảng ở cấp tập đoàn (ERM)
trong hoạt động kinh doanh. b. Kiểm soát hiện hành
- Kiểm tra tỉnh tuân thủ trong hoạt động kinh doanh.
- Thành lập bộ phận Pháp Chế dưới sự quản lý của trưởng phòng Kiểm Soát Nội
Bộ nhằm chuẩn hóa các văn bản pháp lý và nâng cao tính tuân thủ pháp luật trong kinh doanh của Vinamilk.
- Hệ thống văn bản, quy trình kiểm soát hoạt động của công ty vẫn tiếp tục được hoàn thiện và bổ sung.
- Vinamilk sử dụng chủ yếu 2 công cụ kiểm soát chất lượng sản phẩm là HACCP
và quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000:
HACCP: HACCP là viết tắt của cụm từ Hazard Analysis and Critical Control Point
System, và có nghĩa là "Hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn", hay hệ
thống phân tích, xác định và tổ chức kiểm soát các mối nguy trọng yếu trong quá trình sản
xuất và chế biến thực phẩm" Đó là công cụ phân tích nhằm đảm bảo an toàn về sinh và
chất lượng thực phẩm HACCP bao gồm những đánh giá có hệ thống đối với tất cả các
bước có liên quan trọng quy trình chế biến thực phẩm, đồng thời xác định những bước
trọng yếu với an toàn chất lượng thực phẩm. Công cụ này cho phép tập trung nguồn lực kỹ
thuật chuyên môn vào những bước chế biến có ảnh hưởng quyết định đến an toàn chất
lượng thực phẩm Phân tích HACCP sẽ đưa ra danh mục những kiểm soát trọng yếu CCPs
cùng với những mục tiêu phòng ngừa, các thủ tục theo dõi giám sát và những tác động
điều chỉnh từng kiểm soát trọng yếu. Để duy trì an toàn, chất lượng liên tục cho sản phẩm,
các kết quả phân tích sẽ được lưu giữ Phương pháp nghiên cứu HACCP phải thường
xuyên thay đổi tùy vào những thay đổi của quá trình chế biến. HACCP là một hệ thống có
cơ sở khoa học và có tính logic hệ thống HACCP có thể thích nghi dễ dàng với sự thay đổi
như những tiến bộ trong thiết kế thiết bị, quy trình chế biển hoặc những cải cách kỹ thuật.
Hệ thống HACCP có khả năng độc lập với những hệ thống quản lý chất lượng khác. Xây
dựng hệ thống HACCP của nhà máy Vinamilk gồm 12 bước:
Bước 1: Tổ chức nhóm HACCP
Bước 2+3: Mô tả sản phẩm và mục đích sử dụng
Bước 4: Thuyết minh quy trình công nghệ
Bước 5: Thẩm định quy trình bước 4
Bước 6+7: Phân tích và lập danh mục các mối nguy hai và các biện pháp
phòng ngừa xác định các CCps-điểm kiểm soát giới hạn
Bước 8: Thiết lập các ngưỡng tới hạn cho từng CCP
Bước 9: Thiết lập hệ thống kiểm soát theo dõi cho từng kiểm soát
Bước 10: Thiết lập các hành động khắc phục
Bước 11: Thiết lập các thủ tục kiểm tra Bước 12 Thiết lập bộ tài liệu và lưu giữ hồ sơ HACCP
Quản lí theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000: ISO 9001 là 1 phương thức quản lý hay cách khác
là hệ thống quản lý chất lượng chữ không phải chỉ là chất lượng sản phẩm. Triết cơ bản
ISO phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay. ISO 9001 để cao vai trò của chất lượng dịch
vụ của việc nghiên cứu sản phẩm.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 trong toàn công ty. c. Kiểm soát lượng sau
- Phối hợp với công ty kiểm toán chuyên nghiệp ( KPMG ) để thực hiện kiểm toán
tình hình tài chính mỗi cuối năm.
- Họp HĐQT để đánh giá kết quả. 2.2. Quy trình kiểm soát
2.2.1. Tiêu chuẩn kiểm soát chung
Với sản phẩm sữa của Vinamilk, các tiêu chuẩn về chất lượng được cụ thể như sau:
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 2008 trong toàn công ty.
- Tiêu chuẩn HACCP nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm: An toàn vệ sinh
thực phẩm là một trong những chính sách chất lượng hàng đầu mà Vinamilk đặt ra
trong hoạt động của mình. Vinamilk áp dụng đa dạng các phương pháp kiểm soát
nhưng chủ yếu là thu thập thông tin, giám sát chặt chẽ, nghiêm túc đồng thời xử lý
kịp thời các hành vi gây cản trở hoạt động kiểm soát.
- Tiêu chuẩn ISO 17025:2005 đối với các phòng kiểm nghiệm.
- Tiêu chuẩn ISO 14001:2004 đối với hệ thống quản lý môi trường theo các
nhà máy – Các chỉ tiêu giới hạn và phương pháp kiểm nghiệm tuân theo các tiêu
chuẩn của FAO (Tổ chức Lương thực và Nông nghiệp Thế giới) và FDA (Cục
Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ). 2.2.2. Kiểm soát đàn bò
- Chủ thể kiểm soát trực tiếp:
+ Bộ phận Điều hành sản xuất: Phòng thí nghiệm, phòng thú y.
+ Bộ phận Chuỗi cung ứng về Nhập khẩu giống bò. - Tiêu chuẩn
+ Giống bò tốt, nguồn gen quý được chọn lọc kỹ lưỡng với phả hệ nòi giống tiêu
chuẩn trong sức khỏe sinh sản, đảm bảo cho ra loại sữa tốt nhất.
+ Bê: được thụ tinh từ những nguồn tinh trùng tốt nhất trên thế giới đảm bảo giống
bò cho sản lượng sữa cao, đảm bảo hàm lượng chất béo, protein,… trong sữa, dễ
đẻ, có khả năng sinh sản cao và miễn nhiễm tốt. - Quy trình:
+ Khi bộ phận chuỗi cung ứng thực hiện nhập khẩu các giống bò cùng các chuyên
gia của phòng thí nghiệm, cần kiểm soát chất lượng giống bò đúng các tiêu chuẩn
trên. Chỉ khi kết quả cho thấy giống bò đã thỏa mãn những tiêu chí đưa ra thì
những chú bò này mới được chuyển về Việt Nam. Theo như các tiêu chuẩn trên thị
trường hiện nay, Vinamilk đã chọn nhập khẩu bò sữa từ các nơi nổi tiếng về chăn
nuôi như Đức, Úc, Mỹ và Nealand. Giống bò được nhập là giống bò HF cao cấp
100%, phả hệ 3 đời thuần chủng, được kiểm tra kĩ lưỡng từ khâu chọn giống đến
sinh sản, chế độ dinh dưỡng, chăm sóc sức khỏe.
+ Sau khi bò về nước, trước khi nhập chuồng, công tác kiểm tra số lượng cùng các
tiêu chuẩn quan trọng cũng sẽ được thực hiện thêm một lần nữa để chắc chắn 100%
giống bò đạt tiêu chuẩn.
+ Định kỳ hàng tháng sẽ kiểm soát định kỳ chất lượng giống bò để kiểm tra theo
dõi sức khỏe đàn bò, đánh giá các tỉ lệ cho ra sữa, chất lượng sữa của các giống bò
khác nhau. Giống bò biểu hiện tốt sẽ được nhập khẩu nhiều hơn cho đợt sau hoặc
có thể tăng số lượng giống bò đó lên và ngược lại giống bò nào không tốt thì bộ
phận kiểm soát sẽ cân nhắc để thay đổi phương án chọn giống phù hợp nhất.
2.3. Nguyên tắc kiểm soát
- Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả:
Tầm nhìn: Trở thành biểu tượng mang tầm vóc thế giới trong lĩnh vực thực
phẩm và thức uống, nơi mà tất cả mọi người đặt trọn niềm tin vào sản phẩm an toàn dinh dưỡng.
Sứ mệnh: Mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng giá trị nhất bằng tất
cả sự trân trọng, tình yêu và có trách nhiệm với cuộc sống.
Chính sách chất lượng: Luôn thỏa mãn và có trách nhiệm với khách hàng
bằng cách đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo chất lượng, an toàn
vệ sinh thực phẩm với giá cả cạnh tranh, tôn trọng đạo đức kinh doanh và tuân theo luật định.
- Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan: Giá trị cốt lõi của vinamilk là trở
thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khoẻ phục