Phân tích chức năng kiểm soát tại doanh nghiệp Đồng phục Hải Anh | Bài thảo luận quản trị học
Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định. Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức. Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời đọc đón xem!
Môn: Quản trị học(QTH1011) 27 tài liệu
Trường: Trường Đại học Thương Mại 1.8 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI --- & ---
BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: Quản trị học
ĐỀ TÀI: Phân tích chức năng kiểm soát tại
doanh nghiệp Đồng phục Hải Anh
Thực hiện : Nhóm 11
Mã lớp học phần : 242_BMGM0111_02
Giảng viên giảng dạy : TS. Dương Thị Thuý Nương
Bảng đánh giá thành viên Stt Mã sinh
viên Họ và tên Công việc Nhận xét Xếp loại 124D100094 Đặng Phương Thảo 224D100044 Nguyễn Kim Thoa (NT) 324D100045 Lê Thị Thanh Thủy 424D100096 Nguyễn Thu Thủy 524D100046 Triệu Thị Mỹ Thư 624D100097 Đỗ Thuỷ Tiên 724D100047 Nguyễn Văn Toàn 824D100048 Nguyễn Thị Trang MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................5
NỘI DUNG...............................................................................................................6
I. Cơ sở lý thuyết.......................................................................................................6
1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát...................................................................6
1.1. Khái niệm kiểm soát...................................................................................6
1.2. Vai trò của kiểm soát..................................................................................6
1.3. Các nguyên tắc kiểm soát..........................................................................7
2. Các loại kiểm soát..............................................................................................7
2.1. Theo thời gian tiến hành kiểm soát............................................................7
2.2. Theo tần suất các cuộc kiểm soát............................................................10
2.3. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát......................................12
2.4. Theo đối tượng kiểm soát.........................................................................14
3. Quy trình kiểm soát..........................................................................................16
3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát...........................................................16
3.2. Đo lường kết quả hoạt động....................................................................17
3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát.............................................................19
3.4. Tiến hành điều chỉnh................................................................................20
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát...............................................................21
4.1. Môi trường kiểm soát...............................................................................21
4.2. Hoạt động kiểm soát................................................................................22
4.3. Thông tin truyền thông.............................................................................23
4.4. Hoạt động giám sát..................................................................................25
II.Thực trạng chức năng kiểm soát tại Đồng phục Hải Anh....................................27
1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp...................................................................27
1.1. Tầm nhìn và sứ mạng...............................................................................27 3
1.2. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................29
1.3. Nhân lực...................................................................................................29
2. Công tác kiểm soát của doanh nghiệp Đồng phục Hải Anh.............................30
2.1. Nguyên tắc kiểm soát...............................................................................30
2.2. Các loại kiểm soát của Đồng phục Hải Anh............................................31
2.3. Quy trình kiểm soát..................................................................................32
2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát của công ty.....................33
III. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát của công ty........................................34
1. Ưu điểm............................................................................................................34
2. Hạn chế............................................................................................................35
3. Mục tiêu phương hướng...................................................................................36
4. Giải pháp (bài học)...........................................................................................36
KẾT LUẬN.............................................................................................................40
DANH MỤC THAM KHẢO.................................................................................42
PHỎNG VẤN.........................................................................................................43 4
LỜI MỞ ĐẦU
Quản trị là hoạt động không thể thiếu của mỗi tổ chức. Từ xưa đến nay, tất cả
các tổ chức nói chung, dù hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào: kinh tế, chính trị, xã
hội, văn hóa … đều tồn tại các hoạt động quản trị. Chẳng hạn, các tổ chức đều phải
xác định xem mình muốn đạt được điều gì trước mắt và tương lai, để đạt được
những kết quả mong muốn đó cần phải có những kế hoạch gì và lập kế hoạch ra
sao, để thực hiện những kế hoạch này cần phải có bộ máy, con người và xác định
trách nhiệm, quyền hạn của những con người đó… Hoạt động quản trị là vô cùng
quan trọng vì nó giúp tổ chức đi đúng hướng, đồng thời sẽ là bộ phận khen thưởng
hoặc xử lí sai phạm, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Hoạt động quản trị có 4 chức năng, bao gồm chức năng hoạch định, chức năng
tổ chức, chức năng lãnh đạo, chức năng kiểm soát. “Kiểm soát” là chức năng vô
cùng quan trọng mà mọi nhà quản trị đều phải thực hiện dù rằng kết quả công việc
của các bộ phận do họ quản lí đều đạt đúng kế hoạch đề ra. Nhà quản trị không thể
xác định mức độ hoàn thành công việc nếu không đo lường việc đã thực hiện và so
sánh tiêu chuẩn. Nó còn giúp các nhà quản trị nhận thấy những khiếm khuyết trong
hệ thống của tổ chức, trên cơ sở đó để đưa ra những quyết định kịp thời. Trong bài
thảo luận này, chúng em xin đề cập đến chức năng quản trị cụ thể là chức năng
kiểm soát với doanh nghiệp Hải Anh Uniforms (Đồng phục Hải Anh). 5 NỘI DUNG
I. Cơ sở lý thuyết
1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm soát
1.1. Khái niệm kiểm soát
Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn,
phát hiện sai lệch và nguyên nhân tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả
cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định.
1.2. Vai trò của kiểm soát
-Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công
việc của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức. Từ đó có sự tác động, điều chỉnh
kịp thời nếu có sự sai sót hay gặp khó khăn, cản trở. Mặt khác, giúp nhà quản trị
đánh giá đúng kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức
để thực hiện tốt chính sách bố trí và sử dụng nhân lực, chính sách đãi ngộ nhân lực.
-Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức. Một
mặt, kiểm soát kiểm tra tính đúng đắn của các chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo; mặt khác, giúp các chức năng này được thực hiện tốt hơn, và đến lượt nó, nó
đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức tuân thủ theo một nề nếp nhất định.
-Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi
trường. Qua quá trình kiểm soát, nhà quản trị phát hiện các cơ hội, nhận diện các
nguy cơ tiềm ẩn để kịp thời có các giải pháp điều chỉnh nhằm tận dụng cơ hội,
phòng ngừa rủi ro, giảm thiểu tổn thất khi rủi ro xảy ra.
-Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch
với hiệu quả cao. Mục đích của kiểm soát là đảm bảo các quyết định, các hành
động, các kết quả theo đúng các chương trình và kế hoạch đó được xây dựng.
-Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác
trong tổ chức. Kiểm soát nhằm đảm bảo cho các thành viên, các đơn vị, các bộ
phận trong tổ chức có ý thức chấp hành nghiêm túc những quy định, nguyên tắc, 6
những thiết chế của tổ chức; xác định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi
cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức.
1.3. Các nguyên tắc kiểm soát
1.3.1. Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả
Hoạt động kiểm soát của các nhà quản trị cấp cao càng cần phải chú ý nhiều
hơn đến tính chiến lược, phục vụ và hướng đến việc thực hiện sứ mạng và các mục
tiêu chiến lược của tổ chức
Muốn đạt được hiệu quả trong kiểm soát, nhà quản trị phải kiên quyết loại bỏ
những yếu tố không cần thiết, tuân thủ các nguyên tắc và quy trình kiểm soát khoa
học với bản lĩnh và tinh thần trách nhiệm cao.
1.3.2. Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng
Khi đã xác định rõ được mục đích của kiểm soát, cần xác định khi nào cần
kiểm soát, đối tượng kiểm soát, kiểm soát ở đâu, kiểm soát như thế nào, phạm vi
kiểm soát ra sao cho phù hợp.
1.3.3. Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan
Tiêu chuẩn kiểm soát, kết quả kiểm soát và cả các biện pháp xử lí (nếu có)
trong nhiều trường hợp cần được công khai cho các đối tượng có liên quan được
biết. Những kết luận kiểm soát đảm bảo chính xác, phản ánh trung thực sự vật, hiện
tượng khách quan; các giải pháp điều chỉnh phải phù hợp, có tính khả thi, không
gây khó khăn, trở ngại cho các đối tượng có liên quan thực thi.
1.3.4. Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
Hoạt động tổ chức luôn có sự tác động của các yếu tố môi trường bên trong
và bên ngoài tổ chức. Các yếu tố này thường xuyên biến động, thay đổi đòi hỏi quá
trình quản trị cũng phải thay đổi theo, điều đó có nghĩa là quá trình kiểm soát cũng
không thể cứng nhắc mà phải linh hoạt, thích ứng với các biến động của môi trường.
2. Các loại kiểm soát 7
2.1. Theo thời gian tiến hành kiểm soát
-Kiểm soát trước (kiểm soát phòng ngừa): Là quá trình được tiến hành trước
khi công việc bắt đầu, nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc Ưu điểm:
Giúp ngăn ngừa sự cố và các vấn đề trước khi chúng xảy ra, từ đó giảm
thiểu rủi ro cho tổ chức.
Tạo ra một môi trường làm việc chủ động, giúp tổ chức sẵn sàng đối mặt
với những thay đổi và biến động. Nhược điểm:
Yêu cầu thời gian và tài nguyên để thu thập thông tin và lập kế hoạch dự đoán, có thể tốn kém.
Đôi khi, không thể dự báo hết tất cả các yếu tố ảnh hưởng, đặc biệt là
những yếu tố thay đổi nhanh chóng và khó lường.
Ví dụ: Trước khi triển khai chiến lược marketing, một doanh nghiệp cần phải
nghiên cứu thị trường, xác định đối tượng khách hàng mục tiêu và các phương thức
quảng cáo phù hợp, xác định các chỉ tiêu cần đạt được (như số lượng khách hàng
tiếp cận, tỷ lệ chuyển đổi, v.v.) và chuẩn bị các biện pháp phòng ngừa rủi ro.
-Kiểm soát trong( kiểm soát tại chỗ): là quá trình được thực hiện trong thời
gian giám sát các hoạt động đang diễn ra trong tổ chức để đảm bảo rằng các hoạt
động đó đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đã đề ra. Kiểm soát trong tập
trung vào việc theo dõi, điều chỉnh các hoạt động khi cần thiết trong suốt quá trình
thực hiện nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện. Ưu điểm:
Giúp phát hiện và điều chỉnh các sai sót hoặc vấn đề ngay lập tức, hạn chế hậu quả tiêu cực. 8
Tăng cường hiệu quả công việc vì các vấn đề được giải quyết ngay khi chúng phát sinh. Nhược điểm:
Có thể gây áp lực cho nhân viên và làm giảm tính tự chủ của họ nếu quá
nhiều sự giám sát diễn ra.
Cần nhiều nguồn lực và sự chú ý liên tục từ các nhà quản lý hoặc người giám sát.
Ví dụ: Trong một dự án xây dựng, nhà quản lý sẽ theo dõi tiến độ thi công thường
xuyên để đảm bảo rằng các công đoạn được thực hiện đúng theo lịch trình đã đề ra.
Nếu có sự chậm trễ, quản lý có thể can thiệp kịp thời, điều chỉnh kế hoạch hoặc
phân bổ lại nguồn lực để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
-Kiểm soát sau (kiểm soát phản hồi): là quá trình được tiến hành giám sát và
đánh giá kết quả của các hoạt động sau khi chúng đã được thực hiện. Mục đích của
kiểm soát sau là để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu, phát hiện vấn đề và đưa ra
các biện pháp cải tiến trong tương lai. Ưu điểm:
Cung cấp thông tin quý giá về hiệu quả công việc và giúp tổ chức học hỏi
từ những thành công cũng như thất bại.
Dễ dàng đánh giá các kết quả đã đạt được, từ đó có thể cải thiện các
chiến lược hoặc kế hoạch cho tương lai. Nhược điểm:
Không thể ngăn chặn các sai sót hoặc vấn đề khi chúng xảy ra, vì kiểm
soát này chỉ được thực hiện sau khi công việc đã hoàn thành.
Có thể quá muộn để sửa chữa các vấn đề hoặc thay đổi chiến lược khi đã
đến giai đoạn kiểm soát sau. 9 Ví dụ: Các phòng trong công ty đưa ra những báo cáo về quá trình hoạt động theo tháng hoặc năm trong
các kỳ họp để nhà lãnh đạo đưa ra các điều chỉnh phù hợp.
2.2. Theo tần suất các cuộc kiểm soát
-Kiểm soát đột xuất là quá trình giám sát và đánh giá các hoạt động của tổ
chức trong những trường hợp đặc biệt, không có lịch trình cố định. Kiểm soát đột
xuất thường xảy ra khi có sự kiện bất ngờ hoặc tình huống khẩn cấp đòi hỏi sự can
thiệp ngay lập tức từ phía quản lý.
VD: Một công ty phát hiện dấu hiệu bất thường trong các giao dịch tài chính. Ban
giám đốc quyết định tiến hành một cuộc kiểm tra đột xuất để xác minh và làm rõ các vấn đề này. Ưu điểm:
Phản ứng nhanh chóng với các vấn đề khẩn cấp, giúp giảm thiểu thiệt hại và rủi ro.
Đảm bảo tổ chức không bỏ qua các vấn đề quan trọng khi xảy ra sự cố bất ngờ. Nhược điểm:
Kiểm soát đột xuất có thể thiếu tính hệ thống và có thể gây áp lực lớn
cho nhân viên khi thực hiện các cuộc kiểm tra không báo trước.
Có thể tốn kém về thời gian và chi phí nếu không có kế hoạch chuẩn bị.
-Kiểm soát định kỳ là quá trình được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến
trong mỗi thời kỳ nhất định ( theo tháng, quý, năm). Loại kiểm soát này giúp tổ 10
chức theo dõi hiệu quả hoạt động và có thể điều chỉnh kế hoạch dựa trên các thông tin đã thu thập.
VD: Các doanh nghiệp sản xuất thường kiểm tra hàng tồn kho định kì 3 tháng (một
quý)/ lần để phát hiện những hao hụt mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng của các
nguyên, nhiên vật liệu hay các hàng hoá nằm trong kho. Ưu điểm:
Giúp tổ chức duy trì sự kiểm soát và theo dõi thường xuyên, từ đó phát
hiện và giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Cung cấp cơ hội để điều chỉnh kế hoạch và chiến lược theo từng giai đoạn cụ thể. Nhược điểm:
Kiểm soát định kỳ có thể gây ra sự trì hoãn trong việc phát hiện vấn đề,
đặc biệt là nếu có sự cố xảy ra giữa các lần kiểm tra.
Có thể thiếu tính linh hoạt khi phải thực hiện theo một thời gian cố định.
-Kiểm soát liên tục là quá trình kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở
mọi địa điểm đối với đối tượng kiểm soát. Loại kiểm soát này thường được áp dụng
trong các hệ thống tự động hóa hoặc trong các môi trường cần kiểm soát chặt chẽ
và thường xuyên như sản xuất, an ninh hoặc hệ thống thông tin.
VD: Trong một dây chuyền sản xuất, các cảm biến và hệ thống phần mềm sẽ theo
dõi liên tục các thông số như nhiệt độ, tốc độ, và chất lượng sản phẩm để phát hiện
các vấn đề ngay lập tức và điều chỉnh tự động khi cần. Ưu điểm:
Đảm bảo phát hiện các vấn đề ngay lập tức, giúp tổ chức phản ứng kịp
thời và giảm thiểu thiệt hại.
Thích hợp cho các hoạt động đòi hỏi mức độ chính xác và kiểm soát cao,
như trong sản xuất, an ninh, hoặc tài chính. Nhược điểm: 11
Yêu cầu đầu tư vào công nghệ và hệ thống giám sát, có thể tốn kém và phức tạp.
Quá trình kiểm soát liên tục có thể gây ra sự xâm phạm hoặc áp lực đối
với nhân viên khi họ cảm thấy bị giám sát liên tục.
2.3. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát
-Kiểm soát toàn bộ là quá trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động của
toàn tổ chức. Đây là loại kiểm soát có phạm vi rộng nhất, liên quan đến việc theo
dõi và điều chỉnh các chiến lược, mục tiêu và kết quả tổng thể của tổ chức, đảm bảo
rằng tất cả các bộ phận, phòng ban và hoạt động trong tổ chức đều đạt được mục tiêu chung. Ưu điểm:
Đảm bảo sự đồng bộ và liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức.
Giúp tổ chức tập trung vào các mục tiêu chiến lược dài hạn và điều chỉnh
kịp thời khi có sự thay đổi trong môi trường bên ngoài. Nhược điểm:
Đôi khi quá tổng quát, khó để đưa ra các quyết định chi tiết cho từng bộ phận cụ thể.
Có thể yêu cầu nhiều thời gian và tài nguyên để giám sát toàn bộ tổ chức.
VD: Ban giám đốc công ty sẽ kiểm soát toàn bộ các hoạt động tài chính của công
ty, như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, và các chỉ số tài chính khác, nhằm đảm bảo
rằng công ty đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu tài chính của mình. Họ có
thể ra quyết định điều chỉnh chiến lược đầu tư hoặc các khoản chi tiêu lớn để đạt
được các mục tiêu dài hạn.
-Kiểm soát bộ phận là quá trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động trong
một bộ phận, phòng ban hoặc đơn vị chức năng của tổ chức. Quá trình này được
tiến hành để nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch của bộ phận đó được
thực hiện đúng cách và đạt hiệu quả. 12 Ưu điểm:
Dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả của từng bộ phận cụ thể.
Giúp bộ phận tập trung vào mục tiêu ngắn hạn và cụ thể, cải thiện hiệu
quả công việc trong phạm vi nhỏ hơn. Nhược điểm:
Kiểm soát bộ phận có thể dẫn đến sự thiếu kết nối giữa các bộ phận, nếu
không có sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác.
Có thể tạo ra sự chênh lệch trong các chiến lược và mục tiêu của từng bộ
phận nếu không được đồng bộ hóa với chiến lược chung của tổ chức.
VD: Trưởng bộ phận marketing sẽ giám sát các chiến dịch quảng cáo, đánh giá hiệu
quả của từng chiến dịch dựa trên các chỉ số như doanh thu, khách hàng tiềm năng,
tỷ lệ chuyển đổi và chi phí quảng cáo. Nếu chiến dịch không đạt được mục tiêu,
trưởng bộ phận sẽ điều chỉnh kế hoạch hoặc thay đổi phương thức quảng cáo.
-Kiểm soát cá nhân là quá trình giám sát và điều chỉnh hiệu suất làm việc
của từng con người trong tổ chức. Kiểm soát này tập trung vào việc đánh giá và
điều chỉnh hành vi, hiệu suất và đóng góp của mỗi cá nhân để đảm bảo rằng họ
thực hiện công việc đúng mục tiêu và đáp ứng kỳ vọng của tổ chức. Ưu điểm:
Giúp đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của từng cá nhân.
Tạo động lực cho nhân viên, khi họ biết rằng công việc của mình sẽ được theo dõi và đánh giá. Nhược điểm:
Kiểm soát cá nhân có thể tạo áp lực lớn cho nhân viên, đặc biệt nếu
không có sự cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân.
Nếu kiểm soát quá chặt chẽ, nhân viên có thể cảm thấy thiếu sự tự do và
sáng tạo trong công việc. 13
VD: Quản lý có thể theo dõi số giờ làm việc của nhân viên, mức độ hoàn thành
công việc, sự tuân thủ quy trình công việc và cách thức họ giải quyết các vấn đề
trong công việc. Các biện pháp điều chỉnh có thể bao gồm việc giao thêm nhiệm
vụ, hoặc thay đổi công việc nếu nhân viên không đáp ứng kỳ vọng.
2.4. Theo đối tượng kiểm soát
Khái niệm: Kiểm soát dựa trên đối tượng kiểm soát là một nguyên tắc trong
quản lý, kiểm toán và an ninh, trong đó các biện pháp kiểm soát được thiết lập dựa
trên đặc điểm, bản chất và rủi ro của đối tượng cần kiểm soát. Phương pháp này
giúp tối ưu hóa việc giám sát và quản lý bằng cách tập trung vào các yếu tố quan
trọng thay vì áp dụng một cách tiếp cận chung chung.
Các nhóm đối tượng kiểm soát chính:
-Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật
Kiểm soát cơ sở vật chất" dùng để chỉ quá trình quản lý và kiểm soát tài
sản vật chất hoặc cơ sở hạ tầng. Quá trình này bao gồm việc tổ chức, giám sát và
điều chỉnh các khía cạnh khác nhau của tài sản vật chất để đảm bảo việc sử dụng
chúng một cách hiệu quả và hiệu quả. Mục tiêu chính của kiểm soát cơ sở vật chất
bao gồm đánh giá thành tích thực tế và so sánh chúng với các tiêu chuẩn đã được
thiết lập, phát hiện bất kỳ sai lệch hoặc khác biệt nào cũng như xác định nguyên
nhân của những khác biệt này. Dựa trên thông tin này, các biện pháp thích hợp có
thể được thực hiện để giải quyết mọi vấn đề và cải thiện việc quản lý và sử dụng tài sản vật chất.
Ví dụ: trong bối cảnh trường học, kiểm soát cơ sở vật chất có thể liên
quan đến việc tiến hành kiểm tra và đánh giá cơ sở vật chất của trường như tòa nhà,
lớp học và thiết bị để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và cung cấp
môi trường học tập thuận lợi cho học sinh. sinh viên. Trong môi trường văn phòng,
kiểm soát cơ sở vật chất có thể liên quan đến việc tổ chức và bảo trì tài sản vật chất 14
của văn phòng, chẳng hạn như đồ nội thất, thiết bị và vật tư, để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả.
-Kiểm soát con người: Kiểm soát con người là quá trình đảm bảo quản lý và
giám sát hoạt động liên quan đến người trong tổ chức. Các hoạt động kiểm soát con
người được thực hiện để đảm bảo tính hiệu quả và bổ sung các quy chuẩn, quy
trình, chính sách và luật pháp liên quan đến nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Cùng với việc quản lý nhân sự, kiểm soát con người còn liên quan đến việc theo
dõi công việc và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đánh giá về năng lực
làm việc, tính cách, phẩm chất đạo đức cũng như tinh thần trách nhiệm trong công
việc, tính trung thực và lòng trung thành…, đảm bảo góp thủ các quy định nội bộ
và pháp luật, xử lý các vi phạm và tăng cường mạnh mẽ tinh thần và trách nhiệm của nhân viên.
-Kiểm soát thông tin: Là việc đánh giá tính đúng đắn của thông tin mà chúng
ta cần xem xét, xác minh thông tin có rõ ràng, logic không. Khi tiếp cận bất kì nguồn
thông tin nào, việc cần làm là đặt câu hỏi phản biện để tìm cách đối chứng thông tin
đó. Các thông tin có thể được kiểm chứng từ những nguồn độc lập đáng tin cậy
không? Các kết luận, nhận định có căn cứ trên các báo cáo, dẫn chứng đáng tin cậy
không? Đảm bảo thông tin thu được phải rõ ràng và đầy đủ, chính xác và trung
thực, hệ thống và tổng hợp, cô đọng và logic. -Kiểm soát tài chính
Kiểm soát tài chính đề cập đến quá trình quản lý và giám sát các hoạt
động tài chính của một tổ chức hay cá nhân nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả các
nguồn tài chính và đạt được các mục tiêu tài chính. Trong kinh doanh, kiểm soát tài
chính bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như lập ngân sách, kiểm soát chi phí,
quản lý dòng tiền, phân tích tài chính, quản lý rủi ro tài chính,... 15
Mục tiêu của kiểm soát tài chính nhằm giúp cho doanh nghiệp đảm bảo
tính thanh khoản, quản lý rủi ro tài chính, kiểm soát chi phí, tối đa hóa lợi nhuận,
bảo vệ tài sản doanh nghiệp và nâng cao giá trị doanh nghiệp,... Ví dụ:
Lập ngân sách và giám sát chi tiêu: Một công ty sản xuất lập ngân sách
chi phí nguyên vật liệu hàng tháng. Nếu chi phí vượt mức dự kiến, bộ
phận tài chính sẽ phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp điều chỉnh.
Quản lý dòng tiền: Một cửa hàng bán lẻ theo dõi dòng tiền hàng ngày
để đảm bảo có đủ tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp và chi phí vận
hành mà không bị thiếu hụt.
3. Quy trình kiểm soát
Sơ đồ quy trình kiểm soát:
3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát chính là các chuẩn mực, hay là mục tiêu, chỉ tiêu mà
chúng ta mong muốn đạt được, dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả
thực tế của hoạt động. Ví dụ: Chỉ số tiêu thụ điện năng hoặc nhiên liệu của một
động cơ nào đó; hoặc thời gian để đáp ứng một đơn hàng ... Tùy theo nội dung và
đối tượng mà tiêu chuẩn kiểm soát có thể sẽ khác nhau. Nếu là kiểm soát việc thực
hiện kế hoạch thì cứ dựa vào các chỉ tiêu mà kế hoạch đã xây dựng để kiểm soát. 16
Tiêu chuẩn kiểm soát có thể là định tính hoặc định lượng, trong đó định lượng thì dễ kiểm soát hơn.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cần phải lưu ý (đáp ứng những yêu
cầu) những vấn đề sau:
-Tiêu chuẩn và mục tiêu: Tiêu chuẩn kiểm soát phải gắn liền với mục tiêu
chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp.
-Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên: Ở mỗi giai đoạn có đặc điểm hoạt
động khác nhau, có điều kiện thực hiện khác nhau và vì vậy có mục tiêu
khác nhau. Tiêu chuẩn đánh giá cho một hoạt động, cho một cá nhân hay
cho một tổ chức phải bao quát hết được các giai đoạn đó.
-Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp: Lựa chọn trong tất cả các tiêu chuẩn có
thể sử dụng những tiêu chuẩn có liên quan đến hướng biêu thị toàn bộ
hoạt động của tổ chức.
-Tiêu chuẩn và trách nghiệm: Mỗi tiêu chuẩn nên được liên kết với bộ
phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện và kiểm soát.
-Xác định mức chuẩn: Mức chuẩn thể hiện những mong muốn về kết quả
đạt được. Mức chuẩn càng được lượng hóa cụ thể càng tốt. Cần tham
khảo các tiêu chuẩn chung trong ngành để đánh giá mức độ cạnh tranh và hiệu quả.
-Sử dụng các tiêu chuẩn định tính: Trong một số trường hợp, khó có thể
đánh giá bằng con số định lượng, chẳng hạn như đánh giá lòng trung
thành của nhân viên, tinh thần trách nhiệm, sự hài lòng của khách
hàng…, khi đó cần phải sử dụng các tiêu chuẩn định tính.Ở một số đối
tượng, một số hoạt động đòi hỏi phải bổ sung tiêu chuẩn định tính bên
cạnh các tiêu chuẩn định lượng mới đánh giá một cách đầy đủ, chính xác và khách quan.
3.2. Đo lường kết quả hoạt động 17
Nội dung của bước này là căn cứ vào những tiêu chuẩn đã xác định trong
bước 1, tiến hành đo lường kết quả thực tế để phát hiện sai lệch. Hiệu quả đo lường
còn phụ thuộc vào phương pháp đo lường. Thực tế cho thấy có những tiêu chuẩn đo
lường rất phức tạp, tốn kém chi phí và thời gian nhưng hiệu quả lại không cao (tức
là độ tin cậy không cao).
Các hình thức đo lường ở bước này gồm:
-Kiểm tra (Check hay checking): là hoạt động như đo, xem xét, thử
nghiệm, định cỡ một hay nhiều đặc tính của đối tượng và so sánh kết quả với yêu
cầu nhằm xác định sự phù hợp của mỗi đặc tính. Kiểm tra nhằm sàng lọc và chỉ ra
những bộ phận không đạt tiêu chuẩn hay quy chuẩn kỹ thuật.
Hoạt động kiểm tra được tiến hành bởi tất cả cá nhân khi tham gia vào
quá trình và được quy định rõ trong thủ tục hay hướng dẫn công việc
mà tổ chức đã ban hành. Trong quản lý quá trình không cho phép các
sản phẩm không phù hợp được triển khai tiếp tục nhằm tránh gia tăng sai sót và lãng phí lớn.
Đối với những điểm kiểm soát chiến lược sẽ trao cho những cá nhân
được đào tạo chuyên môn phù hợp và biết sử dụng trang thiết bị đo
lường - thử nghiệm nhằm chứng minh sự tuân thủ luật pháp.
- Đo lường sự thực hiện thông qua kết quả từ các cuộc đánh giá:
Đánh giá bên thứ nhất còn gọi là đánh giá nội bộ do tổ chức tự tiến
hành hoặc đánh giá kết quả thực hiện từ các nội dung xem xét của lãnh
đạo cũng như các mục đích nội bộ khác.
Đánh giá bên thứ hai được các bên có quan tâm tiến hành như khách
hàng hoặc đại diện của khách hàng thực hiện. Đánh giá bên thứ hai
nhằm chọn lựa người cung ứng tham gia vào quá trình cung cấp sản
phẩm – dịch vụ của tổ chức. 18
Đánh giá bên thứ ba do các tổ chức độc lập bên ngoài tiến hành nhằm
thực hiện chứng nhận đăng ký sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn.
-Đo lường sự thực hiện từ các cuộc xem xét của lãnh đạo: Lãnh đạo cao
nhất phải định kỳ xem xét nhằm đảm bảo hệ thống quản lý luôn thích hợp, thỏa
đáng và có hiệu lực. Hoạt động xem xét này phải chỉ ra cơ hội cải tiến và nhu cầu
thay đổi với hệ thống quản lý, kể cả chính sách chất lượng và các mục tiêu của tổ chức.
3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát
Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu
chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm
nguyên nhân của sự sai lệch đó.
Có 3 trường hợp về sự sai lệch : kết quả thực tế phù hợp với tiêu chuẩn quy
định, kết quả thực tế tốt hơn so với tiêu chuẩn quy định, kết quả thực tế xấu hơn so
với tiêu chuẩn quy định. Sai lệch có thể ở các mức độ khác nhau: sai lệch rất nhiều,
sai lệch nhiều, sai lệch ít, sai lệch không đáng kể (có thể chấp nhận được). Về chiều
hướng có thể sự sai lệch là tốt, có thể sự sai lệch là không tốt.
Sau khi xác định mức độ sai lệch, cần tìm các nguyên nhân của sai lệch đó. Sự
sai lệch nào cũng có nguyên nhân của nó. Cần phải phân tích đâu là nguyên nhân
khách quan, đâu là nguyên nhân chủ quan; tìm hiểu nguyên nhân chính, cơ bản;
nguyên nhân trực tiếp, nguyên nhân gián tiếp…, từ đó mới đề ra được các hoạt
động điều chỉnh thích hợp và khả thi.
Sau khi xác định được các sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên
nhân của sự sai lệch đó, công việc tiếp theo là tiến hành thông báo.
3.3.1. Đối tượng thông báo 19
-Các nhà quản trị cấp trên có liên quan: Là những người thực sự có quyền
quyết định đối với công việc và quyết định trong việc tiến hành các hoạt
động điều chỉnh một cách nhanh chóng và thích hợp.
-Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan: Trước hết là cơ quan có
nhiệm vụ hoạch định, sau đó là các cơ quan tác nghiệp mà hoạt động của
nó có liên quan đến các kết quả đo lường.
-Đối tượng bị kiểm soát: Là những cá nhân, đơn vị, bộ phận nằm trong kế hoạch kiểm tra.
3.3.2. Nội dung thông báo
-Kết quả kiểm soát: bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực
hiện công việc… kèm theo đó là các nhận định, đánh giá.
-Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng.
-Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn.
3.3.3. Yêu cầu khi thông báo -Kịp thời -Đầy đủ -Chính xác -Đúng đối tượng
3.4. Tiến hành điều chỉnh
Tiến hành điều chỉnh là bước cuối của quá trình kiểm soát, bao gồm những
công việc, giải pháp cụ thể tác động trực tiếp đến đối tượng kiểm soát cần điều
chỉnh để hướng chúng đi đến những trạng thái mong đợi (mục tiêu, tiêu chuẩn, yêu
cầu) đã được định ra trong kế hoạch điều chỉnh.
3.4.1. Các hoạt động điều chỉnh
-Điều chỉnh mục tiêu dự kiến: Nếu quá trình kiểm soát phát hiện ra vấn đề
cho phép kết luận những mục tiêu đó được hoạch định là chưa đầy đủ, cần 20
Tài liệu liên quan:
-
Tìm Hiểu Vai Trò và Chức Năng Quản Trị Kinh Doanh | Bài thảo luận Quản trị học
3 2 -
Phân tích tình huống dựa trên cơ sở quản trị của tập đoàn Vingroup | Bài thảo luận quản trị học
7 4 -
Trắc nghiệm Quản trị học đại cương | Trường Đại học Thương Mại
8 4 -
Phân Tích Tình Huống Công Ty Thủy Sản Minh Phú | Bài thảo luận Quản Trị Học
11 6 -
Ngân Hàng Câu Hỏi Ôn Thi Quản Trị Học | Trường Đại học Thương Mại
12 6