lOMoAR cPSD| 48641284
Phân tích công việc
1 .Khái niệm, các kết quả, ứng dụng của PTCV 1.1 Khái niệm
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách
có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong
tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Thu thập thông tin liên quan đến cv Làm rõ bản Đánh giá hệ chất của thống các thông từng tin thu thập được công việc.
PTCV làm rõ 6 vấn đề chính sau :
- Công việc gồm những nhiệm vụ gì? - Công việc đó được thực hiện như thế nào -
Được thực hiện ở đâu?
- Tại sao phải thực hiện?
- Khi nào phải hoàn thành?
- Người lao động cần có những yêu cầu gì để hoàn thành công việc này
Mục đích chính PTCV: 2 mục đích
- Làm rõ bản chất công việc của từng cá nhân trong hệ thống công việc của tổ chức
- Là công cụ quan trọng của hoạt động quản trị nhân lực
1.2 Thông tin cần thu thập để PTCV lOMoAR cPSD| 48641284 Nhiệm vụ, trách nhiệm trong THCV Các yêu cầu đối Thông với người lao động: tin cần Công cụ phục thu thập vụ THCV Phạm vi thực hiện công việc: 1.3
Kết quả của PTCV: 3 bản
- Bản mô tả công việc
- Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Bản mô tả công việc (JD): job description - Khái niệm:
Bản mô tả công việc là một văn bản chính thức nhằm liệt kê tất cả các
nhiệm vụ trách nhiệm, điều kiện làm việc thuộc 1 công việc cụ thể.
• Xác định công việc:
- Xác định chức danh( tên) công việc
- Tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc
- Số người quản lý dưới quyền
- Mã số ngành, mức lương được hưởng
• Tóm tắt công việc
- Tường thuật, viết 1 cách ngắn gọn xúc tích, sử dụng động từ hành động để mô tả cv,
- Nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, mối quan hệ trong thực hiện công việc lOMoAR cPSD| 48641284
• Các điều kiện làm việc: môi trường, trang thiết bị, máy móc, công cụ,
điều kiện vệ sinh, an toàn lao động… * Nội dung của bản mô tả công việc: · Thông tin chung
· Mục đích của công việc · Các trách nhiệm chính
· Tiêu chí đánh giá hoàn thành (KPIs)
· Các yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng, khả năng ( KSAs )
· Các mối quan hệ trong công việc
· Điều kiện, môi trường công việc · Cam kết và xác nhận
Vai trò của JD đối với doanh nghiệp:
• JD là căn cứ để doanh nghiệp tuyển dụng đúng người. Từ bản mô tả công
việc, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, sàng lọc được những ứng viên có tố
chất, năng lực phù hợp vào vị trí còn trống
• Dựa vào JD, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình đào tạo phù
hợp với từng vị trí công việc
• Là cơ sở để xây dựng thang bảng lương cho từng vị trí
• JD cũng góp vai trò trong việc thiết lập bộ máy tổ chức của doanh nghiệp,
xác định các vị trí cần thiết cần có trong từng phòng ban/bộ phận
Vai trò của JD đối với người lao động-ứng tuyển
Dựa vào JD – Bản mô tả công việc mà ứng viên có thể xác định được:
- Bản thân có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không: các tố chất, kỹ
năng, kinh nghiệm cần có…
- Am hiểu công việc đang tuyển dụng, từ đó xác định được mình có đáp
ứng được nội dung công việc như mô tả hay không
- Xem được mức thu nhập có đáp ứng mong muốn của bản thân hay không
- Xác định mục tiêu công việc và định hướng nghề nghiệp trong tương lai Lưu ý lOMoAR cPSD| 48641284
- Không có hình thức chung nào (bản mẫu, quy tắc) chô 1 bản mô tả công việc.
- Các công ty khác nhau, tùy theo hoàn cảnh công việc, đặc điểm kinh
doanh, điều kiện tài chính… mà xây dựng bản mô tả công việc cho thích
hợp nhất. Bản yêu cầu công việc - Khái niệm:
Là một văn bản chính thức, liệt kê những yêu cầu đối với người thực hiện
công việc ở mức độ phù hợp.
Yêu cầu về thể lực và trí lực…
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc - Khái niệm:
Là một văn bản chính thức nhằm liệt kê những chỉ tiêu định lượng, định
tính, phản ánh mức độ hoàn thành các nhiệm vụ trong bản mô tả công việc
- Đối với những công việc sản xuất dễ có tiêu chuẩn định lượng,
- Công việc quản lý, hành chính, lao động gián tiếp thì khó xác định hơn,
nên phaỉ dùng các tiêu chuẩn định tính.
- Ví dụ: quản lý bằng mục tiêu
1.4 . Ứng dụng các kết quả của PTCV trong hoạt động quản trị nhân lực của tổ chức
HĐNL: ứng dụng chủ yếu bản mô tả và yêu cầu công việc, xác định công việc,
loại công việc làm cơ sở cho xác định cung cầu NL
Tuyển dụng: ứng dụng bản mô tả công việc và yêu cầu công việc để xác định
công việc trống cần người bổ sung, thông tin đăng tuyển, tiêu thức sàng lọc ứng viên
Định hướng người lao động: khi tuyển mới vào, người lao động cần nhận được
những kết quả của PTCV để thấy rõ việc phải làm, kết quả công việc cần đạt
được ở mức độ nào, quy trình thực hiện…
- Đánh giá thực hiện công việc: ứng dụng bản mô tả và tiêu chuẩn thực
hiện công việc để xác định tiêu thức đánh giá và tiêu chuẩn mốc so sánh mức độ
- Đào tạo và phát triển: ứng dụng bản mô tả và yêu cầu để xác định nhiệm
vụ đào tạo, nhu cầu đào tạo, và xây dựng một chương trình đào tạo từ đầu thích hợp lOMoAR cPSD| 48641284
- Trả thù lao lao động: ứng dụng bản mô tả và yêu cầu công việc để xây
dựng cấu trúc tiền công, sử dụng bản tiêu chuẩn để có hình thức khuyến khích hợp lý
- Quan hệ lao động: ứng dụng cả 3 bản, là cơ sở để xây dựng HĐLĐ chính xác…
- Các hoạt động khác…
2. Các phương pháp thu thập thông tin PTCV 6 Phương pháp: - Quan sát - Ghi nhật ký công việc
- Ghi chép các sự kiện quan trọng - Phỏng vấn - Sử dụng bảng hỏi - Hội thảo chuyên gia
2.1 . PP quan sát
- Người nghiên cứu quan sát người lao động THCV và ghi lại các nội dung :
• Hoạt động LĐ nào được thực hiện?
• Tại sao phải thực hiện?
• Được thực hiện như thế nào?
-Áp dụng: những công việc giản đơn, dễ thực hiện, dễ quan sát.
- Ưu điểm: Thu được thông tin phong phú, thực tế về CV - Nhược điểm
+ Kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan
+ Không dễ dàng quan sát với một số ngành nghề đặc biệt
2.2 . PP ghi nhật ký công việc
Người LĐ tự ghi chép các loại các hoạt động của mình để THCV.
- Ưu điểm: Thu được thông tin theo sự kiện thực tế - Nhược điểm:
+ Độ chính xác thông tin bị hạn chế lOMoAR cPSD| 48641284
+ Khó đảm bảo việc ghi chép liên tục và nhất quán
2.3 . PP ghi chép sự kiện quan trọng
- Người nghiên cứu ghi lại các hoạt động lao động có hiệu quả và không có hiệu
quả của người LĐ, từ đó khái quát và phân loại đặc trưng của công việc và đòi hỏi của CV
- Ưu điểm: PP này cho thấy tính đa dạng và linh hoạt trong THCV của mỗi
người LĐ - Nhược điểm:
+ Khó khăn trong việc tổng hợp các hành vi đặc trưng
+ Ít có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định các hành vi mang tính trung bình.
2.4 . PP phỏng vấn
- Người nghiên cứu tiến hành phỏng vấn người lao động để xác định các thông tin liên quan đến:
• Nhiệm vụ nào cần phải thực hiện
• Tại sao phải thực hiện nhiệm vụ đó
• Phải thực hiện như thế nào
- Ưu điểm: Giúp so sánh các câu trả lời của những người khác nhau về cùng 1
CV => tìm hiểu sâu về công việc
- Nhược điểm: Tốn thời gian
2.5 . PP sử dụng bảng hỏi
- Người LĐ điền vào danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về nhiệm vụ,
hành vi, kỹ năng, điều kiện làm việc liên quan đến CV. - Mỗi nhiệm vụ hay
hành vi được đánh giá theo các giác độ :
• Có được thực hiện hay không • Tầm quan trọng • Mức độ phức tạp • Thời gian thực hiện
• Quan hệ với sự THCV chung lOMoAR cPSD| 48641284
- Ưu điểm: Lượng hóa được thông tin, dễ dàng xử lý trên máy tính - Nhược điểm:
+ Thiết kế bản câu hỏi tương đối phức tạp, tốn thời gian
+Thông tin thu được đôi khi không chính xác vì người LĐ có thể chưa hiểu rõ câu hỏi.
2.6 . PP hội thảo chuyên gia
• - Các chuyên gia trao đổi ý kiến và làm sáng tỏ, bổ sung thêm những chi
tiết người nghiên cứu không tìm ra từ các phương pháp trên.
• - Ưu điểm: Thông tin thu thập được bổ sung cho sự hạn chế của các pp
trên => có thể phục vụ cho nhiều mục đích
• - Nhược điểm: Tốn thời gian và chi phí.
Các lỗi khi thực hiện PTCV
1. Chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu
2. Mô tả những việc không làm trong thực tế
3. Mô tả quá chi tiết và/hoặc có quá nhiều thông tin :
4. Mô tả các kiến thức, kỹ năng… mà người lao động đang có
5. Sử dụng những thuật ngữ viết tắt, khó hiểu
6. Cho rằng bản mô tả công việc là bất biến và không thay đổi 7. Có mà không dùng
8. Mô tả với mục đích ép công việc vào các hạng, bậc lương mong muốn :
9. Mô tả công việc quá cao và ít người có khả năng đáp ứng
10. Mô tả công việc trùng lắp, chồng chéo giữa các vị trí