lOMoARcPSD| 40651217
TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC THEO 5S CÔNG TY VINAMILK LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiện nay, các
doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sự sơi động của nền kinh tế
thị trường. Đặc biệt kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng nổ, kéo theo sự suy thối
trầm trọng của nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thải càng trở nên
quyết liệt. Vì vậy mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên
thị trường và phát triển một cách bền vững thì cần chọn cho mình một hướng đi
riêng trong kinh doanh cũng như quản lý. Thông qua việc xây dựng, áp dụng
các biện pháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp của mình
để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và sự biến động của thị trường. Tuy
nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh đầu tư như thế nào đi
nữa thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho
doanh nghiệp. Từ lâu tại nhật bản đã xuất hiện phong trào 5s với triết lý con
người là trung tâm của sự phát triển. Nếu làm việc trong một môi trường lành
mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải
mái hơn, năng suất và điều kiện lao động sẽ cao hơn. Hiện nay, có rất nhiều
doanh nghiệp đã áp dụng mô hình 5s trong việc quản lý, sắp xếp chỗ làm việc
cho doanh nghiệp mình và đem lại một môi trường làm việc hiệu quả và nâng
cao năng suất lao động, tiêu biểu trong đó có công ty Vinamilk.
I. LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC 1.1 Mục đích:
Tổ chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp. Nó là sự kết hợp nhiều
yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc,
ánh sáng, trang thiết bị… Trong tổ chức phòng làm việc thì phòng làm việc của
thư ký đáng được quan tâm. Bởi vì ở đây thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp
trong đó người thư ký là người đại diện đầu tiên của doanh nghiệp. Sự gọn
gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hòa, bơ trí phương tiện hợp lý, sạch sẽ, sẽ
làm cho khách có tình cảm tôt đẹp về doanh nghiệp và bản thân người thư ký.
Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất
định. Tùy theo nợi dung, tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ thể của doanh
nghiệp mà mục đích này hay mục đích khác được nhấn mạnh, nhưng nói chung
đều phải xuất phát từ những mục đích chủ yếu dưới đây: -
Tạo ra mơi trường thích hợp cho cơng việc của giám đôc và thư ký. Từ
môi trường làm việc thích hợp đó, người giám đơc và người thư ký có thể phát
huy được khả năng lao đợng, hồn thiện công việc của mình môt cách năng ̣ suất, chất lượng. -
Tạo những tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách của doanh nghiệp có hiệu quả. lOMoARcPSD| 40651217 -
Tạo ra các yếu tô tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính, sở thích, hồn
cảnh xuất thân của người thư ký để nâng cao năng suất lao động và yêu thích nơi làm việc của mình. -
Bảo đảm những nguyên tắc nhất định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ
và những tài liệu, phương tiện khác.
1.2 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc
1.2.1 Đáp ứng nhu cầu sử dụng:
Trước khi bơ trí văn phòng hay cần thay đởi cách bơ trí hiện tại, người
quản lí cần biết rõ nhu cầu về sử dụng măt bằng, máy móc cũng như thiết bị ̣ văn phòng.
Không có môt quy định cụ thể nào về diện tích sử dụng dành cho cá ̣
nhân, nhưng thơng thường vị trí quản lí, người có chức vụ thì thường được bơ
trí măt bằng rợng hơn, tuỳ vào diện tích mặ
t bằng chung mà cơng ty có
được. ̣ Vị trí của văn phòng cũng được chọn tuỳ theo chức năng công
việc. Chẳng hạn, nếu là văn phòng cung tiêu thì nên bơ trí gần xưởng hoăc kho
để ̣ phục vụ sản xuất. Các phòng có chức năng tiếp xúc nhiều với khách hàng
thì nên sắp xếp ở phía trước, gần cởng. . . Việc cung cấp máy móc, thiết bị
cũng cần phù hợp với tính chất công việc và sô người thực hiện công việc.
1.2.2 Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và
thiết bị làm việc:
Trong công việc văn phòng việc sắp xếp, bố trí cũng phải theo hướng
hạn chế sự di chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh đi
xuyên ngang hoăc đi theo đường vòng. Nhờ vào lưu đồ các quy trình nghiệp ̣
vụ, người quản trị sẽ có cách thức bố trí, sắp xếp phòng làm việc thích hợp với
luồng công việc, bằng cách nghiên cứu khoảng cách di chuyển giữa chỗ làm
việc của nhân viên đến chỗ làm việc của lãnh đạo, vị trí bàn vi tính so với máy
in hay khoảng cách từ bàn nhân viên đến tủ hồ sơ,... Những bô phận thực hiện ̣
công việc có liên quan thì nên bô trí gần nhau. Khi bố trí văn phòng cũng cần
lưu ý lôi thoát hiểm trong những trường hợp cấp bách và ngăn ngừa các nguy cơ.
1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng:
Khi lựa chọn bàn ghế, người quản trị cần chú ý tạo ra một môi trường
làm việc thoải mái cho nhân viên. Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với từng vị trí
từng công việc. Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều
chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết. Nói
chung, cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh hưởng năng suất làm
việc mà đến cả sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. lOMoARcPSD| 40651217
1.3Các yếu tố tác đông đến năng suất lao động ̣
Ai cũng biết trong 24 giờ ngồi sơ giờ giành cho việc nghỉ ngơi ăn ng, ít
nhất ai cũng làm việc 8 giờ/ngày và sông tại nơi làm việc và thời gian 8 giờ này
kể ra cũng khá dài. Nếu nhân viên có đủ sự khoan khoái hứng thú trong công
việc, họ sẽ cảm thấy thời gian trên rút ngắn lại. Khi nhân viên hứng thú trong
công việc, năng suất lao đông sẽ cao. Do đó, trong hoạt độ ng văn phòng ̣
cần tạo những điều kiện lao đông để tăng năng suất, hào hứng và an toàn, cũng ̣
như giữ gìn khả năng công tác lâu dài.
Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự
tạo hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh
hưởng đến con người trên hai phương diện tâm lý và sinh lý.
+ Ảnh hưởng sinh lý: Nếu con người tiếp xúc với môi trường thuận tiện
thì con người sẽ khỏe mạnh ít bệnh tật; ngược lại nếu con người tiếp xúc
thường xuyên với môi trường bất tiện như nóng nực, ồn ào, chói mắt, đôc hại, ̣
ẩm ướt, bụi băm, …thì con người sẽ phát bệnh, ảnh hưởng đến sức công tác. ̣
+ Ảnh hưởng tâm lý: Khi làm việc trong môi trường thuận tiện, mát mẻ, sạch
sẽ,…thì con người cảm thấy phấn chấn hẳn lên và sẽ làm việc hăng say.
Các yếu tô tác đông đến năng suất lao động:̣
1.3.1 Không khí
Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Để đảm bảo yếu tô này
phòng làm việc phải rợng, khơng khí trong phòng phải trong sạch và lưu thông.
Người ta tính rằng, trong 4 giờ làm việc trong phòng, môt người cần ̣ 7m3 khơng khí trong sạch.
1.3.2 Nhiệt độ
Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người -
Ở nhiệt đô thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí để chống
lạnh. ̣ Khi nhiệt đợ bên ngồi hạ xuống thì hoạt động trao đổi nhiệt đô và điều
hòa ̣ nhiệt của cơ thể tăng lên, sự hao tổn năng lượng tăng lên, khả năng chú ý
của con người giảm nhanh, dẫn đến giảm năng suất lao đông.̣ -
Ở nhiệt đô cao, cơ thể phải mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ
thê ̣ bình thường. Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhanh, mồ hôi tiết ra nhiều
làm giảm lượng muối trong cơ thể, dẫn đến uể oải, các tác động chậm lại, và
kết quả lao động giảm xuống.
Để có nhiệt đô bình thường, phải có thiết bị phù hợp với thời tiết mỗi mùa: ̣
+ Mùa đông phải có thiết bị sưởi ấm
+ Mùa hè phải có hệ thơng thơng gió, quạt điện, máy điều hòa nhiệt độ
Ngoài ra phải sử dụng hợp lý hài hòa màu sắc trên các bức tường, màu sơn cửa
sở, quần áo thích hợp cho mỗi loại thời tiết và có chế đô nghỉ ngơi phù hợp. ̣
Nhiệt đợ thích hợp với cơ thể con người là khoảng 18 -24 đô C, để theo dõi ̣
nhiệt đô trong phòng ta dùng nhiệt kế để bàn hay treo tường.̣ lOMoARcPSD| 40651217 1.3.3 Âm thanh
Âm thanh ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất lao đông. ̣
-Âm nhạc ảnh hưởng tôt đến thần kinh con người, môt sô bản nhạc có thể ̣ làm
giảm căng thẳng thần kinh, tăng tư duy.
- Trong khung cảnh quá ồn ào, con người sẽ bị đãng trí. Nếu tiếng đợng lớn
và liên tục có thể gây ra tình trạng rôi loạn thần kinh. Để do tiếng đông, người ̣
ta dùng đơn vị deciben, cường đô càng mạnh sô deciben càng lớn. ̣
Văn phòng trung bình có mức ồn từ 45 -50 deciben. Đô ồn trên 90 deciben ̣
có thể gây thương tởn cho thích giác và lâu dần thì ảnh hưởng đến sức khỏe
thần kinh. Môt sô biện pháp có thể làm giảm độ ồn như sử dụng các vật liệu ̣
cách âm hoăc thẩm âm (trần, tường, tấm ngăn, kính cửa,…); kiểm soát âm ̣
thanh của các thiết bị gây ồn ( máy in phun, máy photocopy )bằng cách đăt ̣
chúng ở vị trí thích hợp hoăc điều chỉnh âm thanh (máy điện thoại).̣
1.3.4 Màu sắc
Màu sắc cũng tác đông đến tâm lý con người, ảnh hưởng đến năng śt ̣
lao đợng. Màu sắc được chia thành 2 loại chính:
+ Các màu nóng như màu hồng, đỏ, da cam, vàng và đô đậm nhạṭ
chúng thúc đẩy hoạt đông, ủng hộ nâng cao năng suất lao độ ng ngay lập tức,̣
trong khoảng thời gian ngắn. Những người trẻ tuổi và phụ nữ rất ưa thích các màu này.
+ Các màu lạnh như màu xanh nước biển, xanh lá cây, màu xám và
đô đậm nhạt của chúng giúp vào việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn địnḥ năng suất lao đông.̣
Màu sắc chọn lọc thích hợp sẽ làm tăng cường đợ sáng của phòng làm
việc và biến đổi cảm giác về không gian. Các màu nóng có cảm giác làm nhỏ
không gian. Các màu lạnh có cảm giác làm lớn không gian. Các phòng quá lớn,
trần nhà cao cũng có thể gây cảm giác hạ thấp xuông bằng cách sơn trần nhà với màu nóng.
1.3.5 Ánh sáng
Ánh sáng phải đủ để làm việc nếu không sẽ ảnh hưởng đến thị lực.
Tránh để đèn quá gần hoăc ánh sáng chiếu loé, nên tận dụng ánh sáng tự nhiên.̣
1.3.6 Tiện nghi vệ sinh
Khoảng hơn 1/3 thời gian trong ngày nhà quản trị và nhân viên văn
phòng sông tại nơi làm việc của mình. Vì vậy khi con người cảm thấy dễ chịu và
yêu mến nơi làm việc của mình thì năng suất lao đông sẽ tăng lên rõ rệt. Mộ ṭ
trong những điều kiện để bảo đảm cho con người thoải mái là việc bơ trí tiện
nghi vệ sinh thích hợp, thuận tiện, khơng gây ra những phiền phức, khó chịu. lOMoARcPSD| 40651217
1.3.7 Tư thế và thao tác lao động
Trong lao động của con người trong văn phòng, thường có những
động tác thừa, nếu bỏ được những động tác đó, tăng tốc độ với những tác động
cần thiết thì sẽ tiết kiệm được thời gian và năng lượng hao phí trong lao động.
Các công trình nghiên cứu đã được đưa ra các yêu cầu để cải thiện các tư thế và
thao tác lao động như sau: a) Thay đổi tư thế b) Tơc đợ các thao tác
c) Tính nhịp nhàng trong thao tác
d) Việc sử dụng đồng thời hai tay
e) Tầm với hoạt đông của thao tác phù hợp với góc độ và thể chấṭ
f) Giải lao và ăn uông bổ sung
h) Điều chỉnh hoạt đông khi công việc không có kết quả ̣ i) Phân bô công việc
j) Sắp xếp trật tự khi kết thúc công việc
1.4. Không gian mở của văn phòng:
1.4.1 Hạn chế việc sử dụng phòng riêng:
Ngày nay, khi bơ trí văn phòng xu hướng chung là hạn chế việc sử dụng
phòng riêng cho bợ phận hành chính. Nguyên nhân là vì việc sử dụng phòng
riêng làm tăng chi phí măt bằng, điện, nước;chiếm nhiều diện tích; không linḥ
hoạt trong công việc thay đổi công việc và điều quan trọng hơn cả là không gian
đóng làm trì trệ luồng công việc và khó kiểm tra. Tuy nhiên, thông thường công
ty cũng sẽ có môt sô phòng riêng, thường là phòng dành cho lãnh đạo,̣ cho các
bô phận làm việc cần tập trung hoặ c sự sáng tạo và cho các công việc ̣ cần bảo mật.
1.4.2 Không gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn
Môi trường làm việc công sở có tác đông và ảnh hưởng rất lớn đến hiệụ quả
công việc và tinh thần làm việc nhóm. Vì vậy, các quản trị văn phòng luôn hướng
tới môt hướng tới mộ t không gian mở mà ở đó chỉ có những người và ̣ máy móc
luôn được gắn kết với nhau mợt cách dễ dàng, hồn tồn khơng có cách biệt, ngăn
cách. Mỗi môt không gian đảm bảo riêng tư và tăng tính đợc lập ̣ nhưng khơng
tách biệt. Mợt khơng gian văn phòng thoáng đãng, gọn gàng luôn gây được thiện
cảm với mọi người và tạo hiệu quả cao cho công việc. Thông thoáng trong văn
phòng rất quan trọng vì mật đô người ngồi làm việc thường ̣ lớn. Mật đô tiêu
chuẩn nhất nên nằm trong khoảng từ 0, 8 đến 1, 2 m2 /mộ ṭ người.
Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí
sao cho họ giao tiếp với nhau thuận tiện.
Khi trang trí nội thất cho văn phòng, dựa theo tính chất của công ty mà
phòng thiết kế sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu công ty mang tính chất sang lOMoARcPSD| 40651217
trọng thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều vật liệu gỗ, thảm.
Nôi thất văn phòng phải ưu tiên cho hiệu qủa lao độ ng. Hệ thông ánḥ
sáng, các thiết bị cá nhân của nhân viên phải bơ trí sao cho từng diện tích sử
dụng hiệu qủa nhất mà vẫn tạo ra ngăn nắp. Bàn làm việc của nhân viên của nhân
viên là những vách ngăn cao vừa tầm, đủ lượng ánh sáng làm việc. Để tiết kiệm
điện năng thì thông thường màu sắc của văn phòng là những màu sáng mà không quá chói.
1.5 Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bố trí văn phòng:
1.5.1 Seri - Sàng lọc: loại bỏ những thứ khơng cần thiết
Sàng lọc cũng là nghệ thuật biết loại bỏ. Vận dụng 5S để phân biệt những
thứ thiết yếu và những thứ không cần thiết để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng hơn.
Trước hết hãy quan sát kĩ nơi làm việc của mình cùng môt vài đồng ̣ nghiệp
phát hiện và loại bỏ những thứ không cần thiết. Nếu không tự mình quyết định
thì hãy để ra môt thời hạn xử lý.̣ Chú ý:
a) Khi sàng lọc, không được quên những gì ở trong ngăn tủ.
b) Khi huỷ những thứ thuôc tài sản công ty nên báo cáo cho người có ̣ thẩm quyền biết.
1.5.2 Seiton - Sắp xếp:
Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng Sắp xếp là sắp đăṭ mọi
thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để có thể tìm thấy dễ dàng và nhanh chóng. Khi
sắp xếp các đồ vật có tần suất sử dụng cao ta nên để nó gần tầm với. Do
vậy, hàng ngày cần sắp xếp lại đồ dùng , tài liệu sao cho không mất thời gian tìm
kiếm. Điều quan trọng là tạo ra môt hệ thông thông tin hiệu quả ̣ không bỏ qua
điều kiện an toàn và chất lượng. Như vậy cần phải bơ trí, sắp đăṭ từng vật theo chức năng sử dụng.
Nên dùng màu sắc để phân biệt và mang lại sự nhận diện tức thời. Tài liệu
của hồ sơ nên luôn ln được đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được
lưu trữ nên đăt ở trên cùng của tập hồ sơ.̣
Mỗi hồ sơ cần dán nhãn, kí hiệu để nhanh chóng nhận diện khi cần thiết.
Cần thông nhất với các đồng nghiệp về vị trí của các vật dụng để họ tự sử dụng mà không cần hỏi ai.
Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, căp tài liệu để mọi nguời biết cáị
gì để lưu giữ. Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đăt bình cứu hoả và ̣
những chỉ dẫn cần thiết khác. Chú ý: a) Mục đích của Seiton lOMoARcPSD| 40651217
- Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu quả khi làm việc.
b) Nếu có được tiêu chuẩn quy định mức tôi thiểu và tôi đa lưu giữ vật liệu
hoăc tài liệu thì càng tôt.̣
1.5.3 Seiso - Sạch sẽ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc
Sạch sẽ nghĩa là môi trường làm việc phải luôn vệ sinh. Môt khi mọi thự́ đã
xếp đăt theo đúng trật tự cần phải duy trì nơi làm việc luôn sạch sẽ. Cần phảị
quét dọn rác, bụi bẩn, lau sàn và máy móc thiết bị bởi vì việc này cũng giúp ta
kiểm tra trạng thái hoạt đông của chúng, phát hiện sớm các chi tiết hoạt độ ng ̣
bất thường. Măt khác, môi trường làm việc sạch sẽ đảm bảo nâng cao chấṭ lượng,
đô chính xác của cơng việc.̣
Như vậy, seiso phải được thực hiện hàng ngày đôi khi là trong suốt cả ngày.
Nên dành ba phút mỗi ngày để làm Seiso. Mỗi người đều phải có trách nhiệm
mổi trường xung quanh nơi làm việc. Hãy tạo thói quen sạch sẽ, không vứt rác
bừa bãi. Bô phận làm vệ sinh chịu trách nhiệm ở những khu vực chung.̣ Ngoài
ba phút hàng ngày cho Seiso, hãy có thói quen làm Seiso trong tuần, trong tháng.
Cái lợi do Seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra.
1.5.4 Seiketsu - Săn sóc:
Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức đô cao Săn sóc nghĩa là giữ gìn nơi làm
việc nơi luôn ngăn nắp. Khi ta đã loại bỏ những thứ vơ ích, sắp xếp và dọn dẹp
sạch sẽ vị trí làm việc thì cần phát triển công việc này thành thói quen thường xuyên.
Để duy trì nề nếp cần có môt sô khẩu hiệu, biểu bảng mộ t cách sinh độ ng ̣
để nhắc nhở của môt người. Để khơng lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, không ̣
nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S nói trên.
Hãy tạo ra môt hệ thông nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc ̣
và cần có lịch làm vệ sinh, phát đông phong trào thi đua giữa các phòng ban,̣
phân xưởng để mọi người đều tích cực tham gia thực hiện 5S. Chú ý:
a) Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc
b) Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đôi )̣ 5S của đơn vị thực hiện.
c) Đừng chỉ tìm chỗ chưa tôt để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay,cái tôt để
khen thưởng đông viên.̣
1.5.5 Shiketsuke - Sẵn sàng:
Thực hiện các S trên môt cách tự giác mà khơng cần phải có ai đó nhắc
nhở hay ra lệnh Sẵn sàng nghĩa là duy trì nôi dung quy định mộ t cách chặ t chẽ.̣
Mục tiêu là duy trì nôi dung, quy chế để hệ thông 5S luôn được mọi người tôṇ
trọng, tránh trở lại tình trạng bề bôn, thiếu ngăn nắp. Những điều đã quy địnḥ lOMoARcPSD| 40651217
cần được mọi người thực hiện môt cách nghiêm túc theo phân cấp: Ai làm ?̣ Làm
những việc gì ? Thời gian cần tiến hành công việc ? Phân định trách nhiệm phải
rõ ràng và cụ thể. Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S môṭ cách tự giác
như là môt thói quen hay lẽ sông. Không có cách nào thúc ép thực ̣ hiện 5S hơn
là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S. Cần tạo ra
môt bầu khơng khí lành mạnh để mọi người thấy khơng thệ̉ thiếu 5S. Muôn vậy
cần phải xem nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của mỗi người, nhận thức
được công ty như là nơi tạo ra thu nhập cho bản thân và gia đình. Hãy cô gắng
làm cho nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái và dễ chịu như ở nhà.
II. CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY SỮA VINAMILK
2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần sữa việt nam Vinamilk
2.1.1 Giới thiệu:
TẦM NHÌN “Trở thành biểu tượng mang tầm vóc thế giới trong lĩnh vực
thực phẩm và thức uông, nơi mà tất cả mọi người đăt trọn niềm tin vào sảṇ phẩm
an toàn và dinh dưỡng”.
SỨ MỆNH “Mang đến cho công đồng nguồn dinh dưỡng giá trị nhất bằng ̣
tất cả trân trọng, tình yêu và có trách nhiệm với cuôc sông”̣
- Loại hình :Công ty Cổ phần
- Ngành nghề: Sữa và các chế phẩm từ sữa
- Thành lập: 20 tháng 8 năm 1976 -Trụ sở chính 10 Tân Trào, phường Tân
Phú, quận 7, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Khu vực hoạt đông:Việt Nam, Châu Á-Thái Bình Dương, Châu Âu,̣
Trung Đông, Châu Phi, Bắc Mỹ
- Nhân viên chủ chôt: Lê Thị Băng Tâm
- Chủ tịch Hôi đồng Quản trị, Mai Kiều Liên Tổng Giám đôc ̣
- Dịch vụ: Sữa, phòng khám đa khoa, nước trái cây, đầu tư tài chính
- Doanh thu: 52.629 tỷ đồng (2018)
- Lợi nhuận kinh doanh: 10.206 tỷ đồng (2018) - Sô nhân viên: hơn 8.000
- Khẩu hiệu: Vươn cao Việt Nam - Website: https://www.vinamilk.com.vn
http://www.vuoncaovietnam.com
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, tên khác: Vinamilk, mã chứng khoán
HOSE: VNM, là môt công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữạ
cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam.
Theo thông kê của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quôc, đây là công ty
lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007. Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của
ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh 54,5% thị phần sữa nước,
40,6% thị phần sữa bôt, 33,9% thị phần sữa chua uông, 84,5% thị phần sữạ chua
ăn và 79,7% thị phần sữa đăc trên tồn qc.̣ lOMoARcPSD| 40651217
Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới hơn 220.000 điểm
bán hàng phủ đều 63 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang
43 quôc gia trên thế giới như Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vực Trung
Đông, Đông Nam Á... Sau hơn 40 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk
đã xây dựng được 14 nhà máy sản xuất, 2 xí nghiệp kho vận, 3 chi nhánh văn
phòng bán hàng, môt nhà máy sữa tại Cambodia (Angkormilk) và ̣ môt văn phòng
đại diện tại Thái Lan. 2.1.2 Cơ cấu bô máy tổ chức củạ Vinamilk Sơ đồ tổ chức
của Vinamilk được thể hiện môt cách chuyên nghiệp ̣ và phân bổ phòng ban môt
cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trácḥ nhiệm của mỗi thành viên và
phòng ban trong công ty. Sơ đồ tổ chức giúp cho chúng tôi hoạt đông mộ t cách
hiệu quả nhất, giúp các phòng ban phôi hợp nhaụ chăt chẽ để cùng tạo nên mộ t Vinamilk vững mạnh.̣
2.1.3 Các sản phẩm:
Vinamilk cung cấp hơn 250 chủng loại sản phẩm với các ngành hàng chính:
*Sữa nước: sữa tươi 100%, sữa tiệt trùng bổ sung vi chất, sữa tiệt
trùng, sữa organic, thức uông cacao lúa mạch với các nhãn hiệu ADM GOLD, Flex, Super SuSu. *Sữa chua:
sữa chua ăn, sữa chua uông với các nhãn hiệu SuSu, Probi, ProBeauty.
*Sữa bôt: sữa bộ t trẻ em Dielac, Alpha, Pedia, Grow Plus, Optimum Gold, bộ
ṭ dinh dưỡng Ridielac, sữa bôt người lớn như Diecerna đặ c trị tiểu đường,̣
SurePrevent, CanxiPro, Mama Gold.
*Sữa đăc:̣ Ngôi Sao Phương Nam (Southern Star) và Ơng Thọ. *Kem và
phơ mai: kem sữa chua Subo, kem Delight, Twin Cows, Nhóc Kem, Nhóc Kem Ozé, phô mai Bò Đeo Nơ. *Sữa đậu nành
- nước giải khát: nước trái cây Vfresh, nước đóng chai Icy, sữa đậu nành GoldSoy.
2.2 Công tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại công ty sữa Vinamilk
Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác đông đến trạng thái tâm lí làṃ
việc cũng như hiệu śt cơng việc của nhân viên. Do đó, các nhà thiết kế khuyên
rằng tuỳ theo lĩnh vực công việc cần lựa chọn những kiểu dáng và mô hình không
gian làm việc thích hợp.
Nhân viên nào cũng mong mình được làm việc trong mơi trường năng đợng,
dễ chịu, thoải mái. Ngồi ra, nơi làm việc có sự tiện nghi, được trang bị đầy đủ
thiết bị văn phòng nhằm mục đích hỗ trợ cho hiệu quả công việc. Với môt môi
trường làm việc tôt, không gian thoáng mát và cung cách làm việc ̣ không quá
năng nề sẽ là nguồn độ ng lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa rạ những quyết
định, phương án hoăc cả mộ t chiến lược đúng đắn.̣ lOMoARcPSD| 40651217
Vì vậy, việc tổ chức môi trường làm việc cũng cần đáp ứng môt sô nguyêṇ
tắc cơ bản. Đó là đáp ứng được nhu cầu sử dụng, phù hợp với môi tương quan
giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm việc, và cuôi cùng là bàn
ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng
Theo danh sách “100 nơi làm việc tôt nhất Việt Nam 2018” do Tổ chức công
đồng mạng nghề nghiệp Anphabe vừa cơng bơ, Vinamilk tiếp tục giự̃ vững vị trí
sô 1 trong top 100 nơi làm việc tôt nhất Việt Nam.
Đây là năm thứ 2 liên tiếp Vinamilk đã được vinh danh ở ngôi vị cao nhất
trong top 100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam. Điều này đã chứng minh Vinamilk
là môi trường làm việc lý tưởng của người lao động và cũng chứng tỏ sự bền
vững trong chiến lược nhân sự nói riêng và phát triển nói chung của Vinamilk
trong việc định hướng xác định yếu tô con người là nhân tô then chôt quyết định
đến thành công của doanh nghiệp.
Việc tiếp tục duy trì ngôi vị sô 1 trong 100 nơi làm việc tôt nhất Việt Nam 2
năm liền đã cho thấy Vinamilk tiếp tục đáp ứng tôt các kỳ vọng về triển vọng
nghề nghiệp, môi trường làm việc, sự hấp dẫn của thương hiệu tuyển dụng và
giữ chân nhân tài. Văn phòng của Vinamilk thiết kế theo dạng những ô chữ nhật
lớn tương ứng với mỗi nhóm nhân viên.
Với cách thiết kế như vậy tạo được không gian làm việc thoải mái, tạo được
sự thoáng đãng, gọn gàng gây được thiện cảm và mang lại hiệu quả cao trong
công việc. Nơi làm việc giữa các nhân viên trong cùng môt nhóm không ̣ có vách
ngăn, tiện cho việc trao đởi cơng việc. Ngồi ra nó còn tạo sự đồn kết, trao đổi
trong quá trình làm việc giữa các nhân viên với nhau. Cùng nhau thảo luận bàn
bạc để hồn thành cơng việc. Ngồi ra Vinamilk trang bị đầy đủ các trang thiết bị
hiện đại hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên. Các thiết bị cá nhân được
xắp xếp gọn gàng, phù hợp hỗ trợ cho quá trình làm việc môṭ cách tôt nhất. Có
đầy đủ các trang thiết bị như máy tính, máy in laser, máy in màu, máy
photocopy,…Tài liệu hồ sơ được sắp xếp môt cách gọn gàng ngăṇ nắp, dễ dàng cho việc tìm kiếm.
Sử dụng ghế xoay lưới, văn phòng đã chật hẹp, ghế ngồi lại cứng nhắc, rồi
phải ngồi trong đó hơn 8 tiếng/ ngày,… thật là nỗi cực hình cho nhân viên phải
làm việc . Vì vậy, vinamilk sử dụng những chiếc ghế xoay lưới để dễ dàng linh
hoạt trong di chuyển, cũng như tạo cảm giác thông thoáng, dễ chịu. Vinamilk
tạo môi trường làm việc hiện đại và thoải mái nhất dành cho nhân viên. Bởi lẽ
có rất nhiều yếu tô trong văn phòng ảnh hưởng đến năng suất lao đông. Chẳng ̣
hạn như ánh sáng, Vinamilk sử dụng ánh sáng trắng , đủ lượng ánh sáng làm
việc cho nhân viên. Không gian văn phòng được thế kế theo phong cách sang
trọng với gam màu trắng, xanh lá cây và xanh dương (ba màu trong nhận diện
thương hiệu của Vinamilk) làm gam chủ đạo khi trang trí. Vinamilk sử dụng
những tông màu sáng cho phòng làm việc như màu trắng, xanh nhạt, xanh lá…
bởi chúng sẽ đưa đến cảm giác thoáng đãng, rông rãi hơn cho văn phòng. Kếṭ
hợp màu sắc đồ nôi thất cũng cần giống với màu sơn tường. Màu trắng đem lạị
sự tinh tế sang trọng , màu xanh đem lại sự mát mẻ và dễ chịu. Vinamilk chú
trọng đến màu sắc của không gian làm việc bởi lẽ đây cũng là yếu tô tác đông ̣ lOMoARcPSD| 40651217
đến tâm lý con người và ảnh hưởng đến năng suất. Không gian văn phòng luôn
sạch sẽ thoáng mát. Hoa và cây cảnh được đăt ở nhiều nơi tạo nên mợt bầụ khơng
khí trong lành, mát mẻ hòa nhập với thiên nhiên. Những chiếc bàn tròn nhỏ được
đăt rải rác trong văn phòng, giúp nhân viên có thể họp nhóm hoặ c ̣ thảo luận nhanh.
Các sản phẩm của công ty có măt gần như khắp mọi nơi trong không giaṇ
làm việc, nó sẽ giúp trang trí cho văn phòng làm việc trở nên sinh đông hơn,̣
quảng cáo được hình ảnh các sản phẩm của công ty, tạo nguồn cảm hứng để hình
thành những ý tưởng cho chiến lược hay chính sách phát triển các sản phẩm của
công ty. Phòng làm việc của sếp được bố trí ở vị trí riêng biệt, yên tĩnh không
nên ở chung trong cùng một phạm vi với các nhân viên khác. Sử dụng tường
cách âm để chống ồn tạo sự yên tĩnh và tập trung. Khu vực phục vụ ăn trưa và
giải khát, nghỉ ngơi của các nhân viên luôn gọn gàng sạch sẽ, tạo sự thoải mái
sau những giờ làm việc. 2.3: Kết luận
Như vậy, không gian làm việc ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất lao đông.̣
Môt không gian sạch sẽ, được sắp xếp mộ t cách gọn gàng ngăn nắp sẽ giúp chọ
hiệu quả làm viên của các nhân viên văn phòng đạt kết quả tôt nhất. Không gian
làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Tổ chức
không gian làm việc sao cho đảm bảo sự thuận tiện, thoải mái, an toàn cho nhân
viên trong các thao tác hoạt đông thực hiện nhiệm vụ công việc là ̣ môt yêu cầu
mà người quản trị cần quan tâm và đáp ứng.̣
3.1 Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động
Đối với đôi ngũ lao độ ng đặ c biệt là độ i ngũ cán bộ quản trị, cán bộ văṇ
phòng cần trang bị lại những kiến thức kinh doanh hiện đại, tạo điều kiện cho họ
tham gia các khóa đào tạo bồi dưỡng. Công ty cần đầu tư thỏa đáng để phát triển
quy mô, đào tạo lực lượng lao đông. Việc có được kiến thức, kinh nghiệṃ tiên
tiến là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực như vôn, nhân sự, công
nghệ... cũng như làm chủ được các ́u tơ bên ngồi như thị trường, hạn chế những
lãng phí, tởn thất do khơng hiểu biết gây ra.
Chính sách đào tạo cán bộ công nhân viên theo các hình thức như: - Cử
cán bô công nhân viên đi dự các khóa huấn luyện hoặ c hộ i thảo ợ̉ các công ty
và các trường đào tạo khi có điều kiện. Phải được quản lý chăt chẽ,̣ có định
hướng và kế thừa kinh nghiệm cua người đi trước. -
Tạo cho người lao đông những cơ hộ i để họ sử dụng thời gian nhàn rỗị
của mình mợt cách bổ ích, tạo điều kiện để khún khích người lao động trau dồi
kiến thức trong thời gian rãnh rỗi. -
Nâng cao tiêu chuẩn tuyển chọn lao động, đảm bảo chất lượng lao
động.Khuyến khích người lao đông không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức trìnḥ độ. lOMoARcPSD| 40651217 -
Động viên người lao động làm việc tích cực và hiệu quả, giảm sự laođộng thừa. -
Chính sách khen thưởng những lao động có thành tích tốt, động
viênkhuyến khích để tăng tinh thần làm việc hăng say của họ.
3.1.2 Tăng doanh thu, sản lượng tiêu thụ sản phẩm
Để tăng doanh thu và đem về lợi nhuận cao, công ty cần có các phương án
kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đẩy mạnh cơng tác tiêu thụ sản phẩm,
mở rông kênh phân phôi, các đại lí, cửa hàng để phân phơi lại sản phẩm.̣
Cần phải lựa chọn địa bàn, xây dựng các cửa hàng, nhà kho nhà xưởng và bố trí
mạng lưới phân phối sao cho có thể cung cấp hàng hoá đến cho khách hàng
nhanh nhất, đồng thời bố trí mạng lưới phân phôi ở địa bàn cho phép cung ứng
sản phẩm hàng hoá với khối lượng lớn.
3.1.3 Cải thiện tình hình tài chính và khả năng thanh tốn của cơng ty
Hiện tại tình hình hình tài chính của công ty chưa lành mạnh, sự chênh lệch
cao giữa vôn chủ sở hữu và vôn vay nợ. Giảm tỷ trọng nợ ngắn hạn, tăng nguồn
vôn chủ sở hữu công ty, và sử dụng nguồn vôn công ty môt cách tiếṭ kiệm và
hiệu quả. Nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, tăng lượng tiền măt. Việc thu
hồi nợ nếu được tiến hành có hiệu quả sẽ làm lượng tiền công tỵ tăng lên nhằm
nâng cao khả năng thanh toán tức thời, giúp công ty ứng phó tốt hơn với các
khoản nợ đến hạn của mình. Tăng cường và mở rộng quan hệ cầu nối giữa doanh
nghiệp và xã hội. Doanh nghiệp nào biết khai thác tôt thị trường cũng như các
quan hệ bạn hàng thì sẽ xây dựng nên một mối liên kết chặt chẽ với khách hàng.